Elektronisk fakturabehandling

Transkript

1 Elektronisk fakturabehandling Per Martin Jøraholmen Direktoratet for økonomistyring Side 1

2 DFØ fakturamottak Organisering av fakturamottaket (EFB)

3 DFØ fakturamottak Oppstart høsten virksomheter med årlig fakturamengde Seksjon EFB: 3 årsverk 140 virksomheter med årlig fakturamengde Seksjon EFB: 22 årsverk 149 virksomheter med årlig fakturamengde Seksjon EFB: 24 årsverk 156 virksomheter med årlig fakturamengde Seksjon EFB: 23 årsverk 160 virksomheter med årlig fakturamengde Seksjon EFB: 21 årsverk Senter for statlig økonomistyring Side 3

4 Akkumulert oversikt pr

5 Papirbilag per måned

6 DFØ fakturamottak Postmottak Posten blir levert daglig ca kl 10. Brevmengden varierer fra ca brev Sortering Alle virksomhetene har sin egen hylle Hver virksomhet «finsorteres» og legges i omslagsark fordelt på fakturatype som f.eks faktura med vedlegg, faktura med bakside, eller enkeltsidig faktura. Dirketoratet for økonomistyring Side 6

7 DFØ fakturamottak Skanning Fakturaene skannes inn i Readsoft og tolkes Verifisering Fakturaene kontrolleres slik at rett informasjon er med før overføring til Contempus eller Basware Arkivering Fakturaene lagres hos oss i minimum 14 dager Loomis fjernlagrer fakturaene i 2 måneder og kjører fakturaene deretter til forbrenning

8 Elektronisk faktura

9 Historien KLIKK KRØLL KAST Stortingsmelding 36 Kommunene kommer Ny 1 Ehandel.no juli validator, = kreve = ny mottak EHF ELMA av Fokuserte på hele verdikjeden. EHF AGFA 1. Juli rapporten: = kunne motta EHF EHF DFØ 2.0 øk.regelverk Rundskriv 1,1 milliard over krev 10 EHF år

10 Virksomheter som kan motta EHF

11 Utvikling EHF i Norge (totalt)

12 Krav til bruk av EHF Kravet om bruk av EHF er forankret i siste revisjon av «Forskrift om ITstandarder i offentlig forvaltning» gjeldende fra 15. mars Krav til elektronisk faktura og kreditnota Forvaltningsorganer skal kunne ta i mot faktura og kreditnota på standarden Elektronisk handelsformat 1 (EHF). Leverandører av varer og tjenester som sender elektronisk faktura eller kreditnota til forvaltningsorganer skal sende disse slik at de kan mottas av forvaltningsorganet i Elektronisk handelsformat (EHF). 12. Overgangsregler 10 gjelder for fylkeskommunene og kommunene fra 1. januar 2015.

13 Fra 1. juli 2012 DFØ er tilknyttet aksesspunkt og PEPPOL Alle elektroniske fakturaer til DFØ og DFØs kunder skal leveres via infrastrukturen

14 Leverandøraktivering Ny informasjon på DFØs websider Infobrosjyre Guide til leverandører og ny filtester Guide til kunder (papir vs elektronisk) Brevmal til kunder som sendes til leverandører med krav om elektroniske faktura

15 EHF PEPPOL BIS BII EHF er basert på Europeisk arbeid i regi av BII og PEPPOL/OpenPEPPOL. CEN BII En veileder som dekker generelle krav fra det europeiske markedet. PEPPOL BIS EHF En veileder som er tilrettelagt for grenseoverskridende handel i Europa. En tilpasning (customization) av CEN BII. DFØ er medlem i OpenPEPPOL En veileder som er tilrettelagt for handel, primært med offentlig sektor, innenfor Norge. En tilpasning av PEPPOL BIS. DFØ deltar i utviklingen av EHF

16 Utvikling per type Faktura per type per år Elektronisk Epost Papir Papir Epost Elektronisk Totalt

17 Utvikling hittil i år

18 Akkumulert oversikt pr

19 Utvikling siden

20

21 DFØ fakturamottak Utfordringer: Mottak av fakturaer uten forhåndstest Kvalitet på XML filene og vedlegg Feilhåndtering Rett organisasjonsnummer Informasjon til leverandører Ledelsesfokus Forståelse av hva en elektronisk faktura er Gode løsninger / tilbud til de små leverandørene «Stadig» nye versjoner Tolkning av DIFIs veileder

22 Effektiv Feilhåndtering Aksesspunkt validerer filene Filer med feil leses inn i nytt feilhåndteringssystem for analyse Epost sammen med analyse av feil samt opprinnelig fil sendes til leverandør Leverandøren bli påminnet dersom ikke ny faktura kommer Vår kunde og kundeansvarlig varsles om avvist faktura når leverandøren får påminnelse

23 Feilhåndtering Parallell automatisk prosess Leverandør Innlesing av filer med feil fra Akesspunkt/SAP PI/CI/BW Lagring av EH_fakturaer uten teknisk feil Kunde Kundeansvarlig Leverandøren varsles om feil, og bes om å sende ny faktura Innlesing av en eller flere Filer med feil for bearbeiding i portalen Innlesing av ZIP-fil med utvalgte fakturaer for bearbeiding i portalen og kontroll av innholds-feil Leverandøraktivering av leverandører som leverer både EHF og papir Purring til leverandør samt informasjon til kundeansvarig (automatisk/manuellt) Automatisk testning av innleste filer pluss -Oppdatering av feillogg -Oppdatering av parter -Oppdatering av relasjoner Feilliste for utsendelse (manuellt automatiskt) - Mail til leverandør Mail til kundeansvarlig Purring til leverandør Underlag OK Mailadresse feil eller mangler Oppdatering av purring status til OK ved treff i feilliste Oppdatere mail-adresse i grunndata Innlesing av CSV rapport fra CI/BW om leverandører som leverer både EHF og papir

24 Automatisert feilhåndtering

25 Oppsummering Ledelsesfokus er nødvendig for leverandøraktivering og krav Effektiv feilhåndtering er ressursbesparende PEPPOL er en suksess for DFØ Per Martin Jøraholmen (+47) For mer informasjon

26 Utgående elektroniske fakturaer Hege Frisvold Direktoratet for økonomistyring Side 26

27 Status utgående fakturaer utgående fakturaer pr.august elektroniske fakturaer (2,6 % av total) 50 % av fakturaene går til andre DFØ kunder. Årsaker til lav andel Mange ikke-statlige kunder Kunder kan/kunne ikke motta elektroniske fakturaer Type fakturaer Oppstartsproblematikk Manglende prioritering

28 Ti på Topp Topp 10 i antall EHF fakturaer Topp 10 i % av utgående faktura Firma EHF Firma EHF Direktoratet for økonomistyring DFØ 1660 Direktoratet for økonomistyring DFØ 84,74 % Statped 437 Senter for internasjonalisering av utdanning 73,77 % Senter for internasjonalisering av utdanning 374 Direktoratet for forvaltning og IKT 68,11 % Direktoratet for forvaltning og IKT 363 Utdanningsdirektoratet 62,79 % Fylkesmannen i Vestfold 350 Fylkesmannen i Vestfold 61,19 % Direktoratet for nødkommunikasjon 236 VEA - Statens fagskole 59,77 % Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen 230 Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen 54,89 % VEA - Statens fagskole 208 Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenest 47,83 % Fylkesmannen i Rogaland 149 Helsedirektoratet 38,41 % Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten 88 Direktoratet for nødkommunikasjon 34,81 %

29 Prosessen

30 Mulige feilsituasjoner Stopp i Agresso -Virksomhet kontrollerer statuskode i fakturaoversikt Stopp inn til aksesspunkt -Aksesspunkt melder fra til DFØ -DFØ analyserer og gir tilbakemelding til virksomhet -Papirfaktura skrives ut, evt kan opprinnelig faktura krediteres før faktura sendes på nytt elektronisk Stopp hos mottaker -Epost mottas når DFØ-virksomhet er mottaker

31 Eksempel på første epost fra DFØ

32 Eksempel XML melding (1av12 sider) <?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="no"?> - <Invoice:Invoice xmlns:invoice="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:invoice-2" xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:invoice-2" xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:commonaggregatecomponents-2" xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:commonbasiccomponents-2" xmlns:e2b=" xmlns:ext="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:commonextensioncomponents-2" xmlns:inv="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:invoice-2" xmlns:ns2=" xmlns:ns3=" xmlns:ns4=" <cbc:ublversionid>2.0</cbc:ublversionid> <cbc:customizationid>urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:invoice- 2::Invoice##urn: ura:ver1::2.0</cbc:customizationid> <cbc:profileid>urn: <cbc:id> </cbc:id> <cbc:issuedate> </cbc:issuedate> <cbc:invoicetypecode>380</cbc:invoicetypecode> <cbc:note>kostnadssted : / Bestiller : Pakkes på halv pall!</cbc:note> <cbc:documentcurrencycode>nok</cbc:documentcurrencycode> <cac:additionaldocumentreference> <cbc:id>1</cbc:id> <cbc:documenttype>commercial Invoice</cbc:DocumentType> - <cac:attachment> <cbc:embeddeddocumentbinaryobject filename="image-13392_ </cac:attachment> </cac:additionaldocumentreference> <cac:accountingsupplierparty> - <cac:party> <cbc:endpointid>9908: </cbc:endpointid>

33 Eksempel på andre epost fra DFØ

34 Fakturering Oppstart av elektroniske utgående fakturaer: Se brukerhåndbok Agresso, kapittel 7 vedlegg 6 Oppsett klargjøres av DFØ Massesalgsordre er tilgjengelig Samlefakturering støttes ikke av EHF formatet Liten gevinst av samlefakturering ved elektronisk fakturering Fakturaer med vedlegg på PDF er tilgjengelig Beskrevet i vedlegget Oppsett klargjøres av DFØ Privatpersoner

35 ELMA ELMA er elektronisk mottaker register På DIFI sin nettside finner man oversikten Totalt nesten 5000 virksomheter som kan motta EHF

36 Registering av EHF kunde Oppsett på kunder for å motta EHF Org.nummer Relasjon

37 Oppfølging kunderegister Viktig med kontinuerlig oppdatering av egne kunder DFØ jobber med forenkling av oppdatering Organisasjonsnummer på kunder

38 Takk for oppmerksomheten