Spiller din økonomiavdeling på lag med teknologien?

Transkript

1 Spiller din økonomiavdeling på lag med teknologien? PwCs benchmark av fakturahåndteringsprosessen i norske økonomiavdelinger November 2015

2 Innhold Contents Digitalisering av regnskapet 3 Prosess for håndtering av inngående faktura 4 Oppsummering 5 Hva kjennetegner de beste virksomhetene? 6 Hvordan komme i gang med e-faktura 12 De vanligste begrepene 15 2 PwC Benchmark Effektiv håndtering av inngående faktura 2015

3 Digitalisering av regnskapet Den digitale revolusjonen har skapt en rekke effektiviserende muligheter for økonomi- og regnskapsfunksjonen. Flere forskningsrapporter, både internasjonale og norske, viser at digitalisering vil ha spesielt stor innvirkning på nettopp regnskapsfunksjonens arbeidsoppgaver. Rapporten «Computerization and the Future of Jobs in Norway» konkluderer med at opptil én av tre norske jobber vil bli digitalisert i løpet av de neste tjue årene. 1 Regnskapsmedarbeidere er en gruppe som er spesielt utsatt, denne gruppen forventes å bli digitalisert i løpet av de neste tjue årene med en sannsynlighet på 97 %. Digitaliseringen av regnskapsfunksjonen er sterkt knyttet opp til håndtering av inngående faktura. Denne prosessen er for mange virksomheter fremdeles en av de mest ressurskrevende oppgavene for en regnskapsfunksjon. Tidsbesparelse gjennom automatisering av arbeidet gir derfor også grunnlag for store besparelser, både i tid og i kroner. Statlig virksomhet krevde fra 2012 at nye leverandører skal levere e-faktura og i 2014 innførte Oslo kommune tilsvarende krav til alle sine leverandører. Øvrige kommuner følger på, samt at stadig flere private bedrifter krever e-faktura. Vi har gjennomført en analyse hvor vi har sett på hvor effektive virksomhetenes regnskapsfunksjon er til å håndtere inngående fakturaer. Målet med analysen er å avdekke hva som kjennetegner en effektiv fakturahåndteringsprosess og mulige besparelser ved å effektivisere prosessen. I undersøkelsen har 26 norske virksomheter deltatt. Disse varierer i størrelse og opererer i et bredt spekter av bransjer. Vi vil presisere at vi har sett etter likhetstrekk mellom virksomheter som er effektive, uavhengig av størrelse og bransje. Avvik kan forklares ut fra bransje, ulik organisering, størrelse eller strategi disse forklaringsvariablene har vi ikke sett nærmere på i denne studien. Utvalget av virksomheter i vår analyse er begrenset, men svarene i analysen bekrefter de inntrykk vi får som rådgiver, internrevisor og eksternrevisor. PwCs analyse viser at de fleste virksomhetene har et betydelig effektiviseringspotensial gjennom å utnytte mulighetene som ligger i systemene. Dette gjelder selve behandlingen av inngående faktura, i tillegg til utnyttelsen av de elektroniske- og systemtekniske løsningene. Vi ønsker å belyse potensielle tids- og kostnadsbesparelser i tillegg til å gi råd om hvordan denne prosessen kan effektiviseres ytterligere. 1. Pajarinen, Rouvinen og Ekeland (2015) Computerization and the Future of Jobs in Norway PwC Benchmark Effektiv håndtering av inngående faktura

4 Prosess for håndtering av inngående faktura Benchmarkanalysen kan gi din virksomhet en oversikt over styrker og svakheter, samt danne et utgangspunkt for å måle fremtidig forbedring. Vi tar for oss hvordan inngående fakturaer registreres og hvordan prosessen for behandling av inngående fakturaer forøvrig er organisert. Gjennom undersøkelsen har vi kartlagt i hvilken grad virksomhetene har tatt i bruk teknologi som muliggjør effektivisering av prosessen. Helt overordnet kan fakturahåndteringsprosessen deles inn i fire delprosesser; mottak, registrering, godkjenning og betaling. For hver delprosess skiller vi mellom virksomheter som mottar sine inngående fakturaer på e-faktura, pdf eller papir. Vi har kartlagt gjennomsnittlig tidsbruk per faktura for hver del av prosessen hos de 26 virksomhetene i undersøkelsen. Mottak Registrering Godkjenning Betaling Mottak: I denne delprosessen har virksomhetene tre metoder for å motta faktura på; som e-faktura, på PDF eller på papir. E-faktura leses automatisk inn i systemet, mens det for PDF og papir ofte er tilknyttet mer tidkrevende arbeid som manuell overføring til system, posthåndtering og skanning. Registrering: Denne delprosessen omfatter to aktiviteter: Registrering av inngående faktura inn i forsystem samt selve konteringen/bokføringen. Virksomhetene deles inn etter hvilken grad av automatisering de har i denne prosessen. Godkjenning: Delprosessen består av to aktiviteter; tilordning av attestant/ godkjenner av inngående faktura samt oppfølging av ikke-godkjente/ikke-attesterte fakturaer. Virksomhetene deles inn etter hvilken grad av automatisering de har i denne prosessen. Betaling: Delprosessen består av innbetaling bank. Dette kan på den ene siden av skalaen utføres helt automatisk når fakturaen godkjennes i systemet, alternativt helt manuell registrering av betaling av hver enkelt faktura i nettbank. Samlet utgjør disse fire delene prosessen for håndtering av inngående fakturaer. 4 PwC Benchmark Effektiv håndtering av inngående faktura 2015

5 Oppsummering Vår analyse viser store forskjeller mellom de mest effektive virksomhetene og de med minst effektive prosesser for håndtering av inngående faktura. Virksomheten med den mest effektive prosessen har en samlet kostnad på 12 kroner per inngående faktura og bruker i snitt 2,1 minutter per faktura. Denne virksomheten har en e-fakturaandel på 70%. Til sammenligning har gruppen som ikke bruker e-faktura en kostnad per faktura på 83 kroner per faktura. Våre tall understøttes av flere internasjonale undersøkelse hvor manuell behandling er estimert til å ta mellom 14 og 25 minutter. 2 Estimatene kan variere avhengig av forutsetninger; en analyse av offentlig virksomhet i Norge har kommet frem til at virksomheter kan spare 18 minutter på overgang fra papirfaktura til e-faktura og videre 3 minutter fra skanning til e-faktura. 3 Virksomhetene med de mest effektive prosessene har også et potensiale for forbedringer da analysen viser at andelen e-faktura er på kun 35%. 2. Penttinen, Esko (Editor) Electronic Invoicing Initiatives in Finland and in the European Union Helsinki School of Finance, Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet, Samfunnsøkonomisk analyse av å innføre elektronisk faktura (e-faktura) i staten, 2011 Analysen viser noen kjennetegn som går igjen for de virksomhetene med mest effektive prosesser. Disse virksomhetene har: tatt i bruk e-faktura. automatisk matching av inngående faktura mot innkjøpsordre. helautomatisk kontering av faktura eller kun delvis manuell kontering da noen faste data ligger inn (eksempelvis konto og mva-kode) utnytter automatiserte løsninger i ERP-systemet ERP-systemet foretar purring og oppfølging etter gitte regler. automatisk overføring av betalingen til nettbank. I tillegg til bedriftsøkonomiske innsparinger innebærer en overgang til e-faktura også samfunnsøkonomiske gevinster. Norges Bank har estimert en besparelse for samfunnet på 25 mrd. kroner i året. Best praksis gir en kostnad på 12 kr per faktura Virksomheter som ikke bruker e-faktura har en gjennomsnittskostnad på 83 kr per faktura De 25 % mest kostnadseffektive regnskapsfunksjonene har 62% lavere kostnader enn de 25 % dårligste i analysen. 50% av virksomhetene i undersøkelsen benytter e-faktura, totalandelen utgjør likevel bare 19%. PwC Benchmark Effektiv håndtering av inngående faktura

6 Hva kjennetegner de beste virksomhetene? De beste 25 % bruker e-faktura og utnytter mulighetene i ERP-systemet for å automatisere registrerings-, godkjennings- og betalingsprosessene. I tillegg ser vi at de beste virksomhetene i større grad har standardiserte rutiner og prosesser. Dette gjør dem i stand til å levere bedre kvalitet til en lavere kostnad. Håndtering av e-faktura er vesentlig mindre ressurskrevende enn andre former for håndtering av inngående faktura. Grafen viser en klar sammenheng mellom kostnad per faktura og andelen e-faktura av inngående faktura. Figure 1: E-faktura er den viktigste driveren for en mer kostnadseffektiv fakturaprosess 35% Som kostnad mener vi i denne sammenheng kostnader til manuell fakturabehandling, det vil si regnskapsmedarbeidernes antatte tidsbruk. Antall minutter er deretter multiplisert med gjennomsnittskostnad for en regnskapsmedarbeider. De beste har en e-fakturaandel på ca. 35 % og et kostnadsnivå på ca 32 kroner per faktura. Grafen viser at de som ikke benytter e-faktura har et kostnadsnivå på ca 83 kroner per faktura. Videre tilsier best praksis at kostnader per faktura kan gå ned til ca 12 kroner. Dette viser et stort potensiale for kostnadsbesparelser ved effektivisering av denne prosessen. Ved å øke andelen av e-faktura kan også de beste i undersøkelsen spare betydelige beløp. I tabellen på neste side bryter vi ned potensiell innsparing i hver delprosess og sammenligner med best praksis. 8% Beste 25 % Middels 50 % Dårligste 25 % Kostnader per faktura Andel e-faktura 6 PwC Benchmark Effektiv håndtering av inngående faktura 2015

7 Figure 2: Tidsbruk i delprosessene Resultatene i undersøkelsen viser at beste praksis bruker totalt 2,1 minutter for hele prosessen. Ved bruk av e-faktura kan ressursbruken ved mottak og registrering reduseres til tilnærmet ingen tid per faktura. Det kan likevel tenkes at en som mottar papir og registrerer manuelt, har effektive prosesser Mottak Registrering Godkjenning Betaling for godkjenning og betaling grunnet optimaliserte prosesser på dette området. Vi ser derimot at de beste i undersøkelsen som benytter e-faktura, ofte også er mer effektive på godkjenning og betaling. Dette viser at de som er gode på å effektivisere ved hjelp av e-faktura også har oppdaterte systemer og større fokus på å effektivisere de ulike aktivitetene i regnskapsfunksjonen. Videre understreker dette at den viktigste driveren for en mer kostnadseffektiv fakturaprosess ligger i bruken av e-faktura. Papir 3 min 3-5 min 0-7 min 0-3 min Pdf 2 min 2-5 min 0-7 min 0-3 min E-faktura X X 0-7 min 0-3 min Beste praksis 0,8 min 0,6 min 0,7 min 0,01 min PwC Benchmark Effektiv håndtering av inngående faktura

8 Mottak Figure 3: Hvordan mottar virksomheten fakturaen? E-faktura benyttes av alle de beste 25 %. I snitt er e-fakturaandelen i denne gruppen 35 %, med en spenn fra % e-fakturaandel. De minst effektive benytter ikke e-faktura og papirfaktura utgjør en vesentlig andel av den samlede fakturamengden. De beste bruker i snitt 1,55 minutter på å behandle en inngående faktura, som er over et minutt mindre enn de minst effektive. Virksomheten med kortest tid på denne prosessen har en e-fakturaandel på 70 %, og bruker i snitt 0,8 minutter med tilhørende kostnad på 4,4 kroner. Bruk av e-faktura reduserer tidsbruk og effektiviserer mottaksprosessen. 8 PwC Benchmark Effektiv håndtering av inngående faktura 2015

9 Registrering Figure 4: Hvordan registreres faktura inn i forsystem? Registrering De beste virksomhetene registrerer i snitt 32 % av sine inngående fakturaer automatisk via e-faktura, resterende ved skanning. Disse virksomhetene bruker i snitt 1,05 minutter på registreringen. De virksomhetene som ikke bruker e-faktura har en papirandel på 88 % og bruker nesten tre ganger så lang tid på registreringsprosessen. Våre funn understøttes av en finsk studie som viser at registreringsprosessen tar 5 minutter ved manuell håndtering, mens ved bruk av e-faktura brukes det 1 minutt. 4 Virksomheten som bruker kortest tid på denne prosessen i vår undersøkelse registrerer 70 % av fakturaene automatisk via e-faktura og bruker i snitt 0,5 minutter per faktura tilsvarende 2,8 kroner per faktura. Ved å ta i bruk e-faktura eller øke andelen av e-faktura vil den enkelte virksomhet kunne spare betydelige beløp. Figure 5: Hvordan konteres/bokføres faktura? Kontering De beste benytter en kombinasjon av predefinert kontering og delvis manuell kontering i forsystem. Undersøkelsen viser at store besparelser kan oppnås ved å redusere den manuelle bokføringen i regnskapssystemet. De beste virksomhetene benytter i snitt 0,40 minutter på å bokføre en faktura, mens de minst effektive bruker nesten fire ganger så lang tid. Ytterligere innsparinger kan oppnås med større andel av predefinert kontering i forsystemene. Virksomheten som bruker kortest tid på denne prosessen i bruker i snitt 0,1 minutt med tilhørende kostnad på ca. 0,6 kr. 4. Penttinen, Esko (Editor) Electronic Invoicing Initiatives in Finland and in the European Union Helsinki School of Finance, 2008 PwC Benchmark Effektiv håndtering av inngående faktura

10 Godkjenning Figure 6: Hvordan tilordnes attestant/godkjenner av fakturaen? Tilordning attestant De beste benytter i snitt 78 % automatisk matching mot innkjøpsordre eller automatisk mot faste data i forsystem. De minst effektive bruker internpost for tilordning av attestant på 80 % av sine fakturaer. Undersøkelsen viser at den største innsparingen generes ved å minimere bruken av internpost. Virksomheten som bruker kortest tid på denne aktiviteten har en andel av automatisk matching mot innkjøpsordre på 60 %, mens resterende 40 % automatisk mot faste data i forsystem. Denne virksomheten bruker i snitt 0,2 minutter, som innebærer en kostnad på kr 1,1 pr. faktura. Jo, større andel av fakturaene som går over på automatisk matching mot innkjøpsordre i forsystem fremfor manuelt tilordning i forsystem, jo mer vil man spare inn per faktura. Figure 7: Hvordan følges fakturaer som ikke er attestert/godkjent opp? Oppfølging De beste bruker i snitt 1,15 minutter på å følge opp fakturaer som ikke er godkjent. De kontrollerer manuelt fakturaer hvor forsystem foreslår purring etter faste regler, i tillegg til noe bruk av matching og godkjenning mot innkjøpsordre. De minst effektive bruker i hovedsak manuell oppfølging, og bruker i snitt 4,52 minutter per faktura. Virksomheten som bruker kortest tid på denne prosessen i vår undersøkelse bruker i snitt 0,8 minutter per faktura. Denne virksomheten er opp i en automatisk matching på kun 20 % og resterende følges opp via forsystem som foreslår purring etter faste regler. 10 PwC Benchmark Effektiv håndtering av inngående faktura 2015

11 Betaling Figure 8: Hvordan utføres betaling av faktura? Den beste virksomheten i undersøkelsen bruker tilnærmet ingen tid på betalinger i banken ettersom alle inngående fakturaer overføres automatisk til nettbank. De beste bruker i snitt 1,02 minutter på betaling av en faktura. Her er det lite som skiller de beste og de middels virksomhetene. De minst effektive virksomhetene bruker i snitt 1,87 minutter på betaling av fakturaer, og her gjøres 43 % av betalingene manuelt i nettbanken. En automatisering av betalinger vil redusere tidsforbruk og kostnader. PwC Benchmark Effektiv håndtering av inngående faktura

12 Hvordan komme i gang med e-faktura Hva må virksomhetene gjøre? Gjennomgå alle aktiviteter knyttet til mottak og registrering av faktura: Avklar om du har et økonomisystem som kan motta e-fakturaer. På Difi sine hjemmesider 5 finnes en oversikt over økonomisystemer som støtter dette formatet. Inngå avtale med aksesspunkt. Valg av riktig aksesspunkt («elektronisk postkontor») er kritisk for å få en kostnadseffektiv løsning. Kostnadene for bruk av aksesspunkter varierer. Test om du kan motta faktura fra aksesspunkt. Informer din virksomhet om at alle må sette krav til elektronisk faktura ved innkjøp, krev e-faktura som fakturaformat ved inngåelse av nye leverandøravtaler. Varsle dine eksisterende leverandører at dere heretter kun mottar fakturaer på e-fakturaformat. Jobb målrettet og systematisk med å få konvertert alle leverandørene over på e-fakturaformat. For leverandører som ikke har mulighet/vilje til dette, så kan man vurderes å benytte postmottak hos tredjepart som konverterer til e-fakturaformat. Gjennomgå alle aktiviteter knyttet til godkjennelse og betaling av fakturaer: Gjennomgå rutiner for purring og oppfølging av faktura: -- Er aktivitetene manuelle og/eller automatiske og -- er det faste rutiner knyttet til dette? Påse at nøkkelpersonell har tilstrekkelig opplæring og kunnskap om systemene Gjennomgå rutiner og aktiviteter for betaling av faktura 12 PwC Benchmark Effektiv håndtering av inngående faktura

13 Suksessformelen De beste virksomhetene bruker e-faktura og innkjøpssystem som støtter full 3-way match, stiller krav til leverandører om bruk av e-faktura, predefinerer kontering der dette er mulig, har effektive prosesser for purring og oppfølging av faktura, har automatisk godkjenning av fakturaer, har automatisk overføring av betaling til bank. PwC Benchmark Effektiv håndtering av inngående faktura

14 Øvrige undersøkelser rundt håndtering av e-faktura støtter PwCs funn Analyse 6 for statlig virksomhet viser at tidsbesparelsen ved overgang fra papirfaktura til pdf er 18,3 minutter, og fra pdf til e-faktura er den 3,2 minutter. Visma antyder at en bedrift kan spare kostnader på mellom kroner per faktura fra mottak og behandling til ferdig arkivering. Om lag 20 kommuner i Sunnhordaland har estimert besparelse på 18 minutter på hver faktura ved omleggelse til e-faktura, noe som gir en beregnet besparelse på 34 årsverk. 7 Den finske stat og et utvalg finske selskaper har estimert at en inngående faktura koster mellom 30 og 40 euro for mottakende selskap Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet, «Samfunnsøkonomisk analyse av å innføre elektronisk faktura (e-faktura) i staten», Computerworld, publisert første gang 17. april Penttinen, Esko (Editor) «Electronic Invoicing Initiatives in Finland and in the European Union» Helsinki School of Finance, PwC Benchmark Effektiv håndtering av inngående faktura 2015

15 De vanligste begrepene EHF: Elektronisk handelsformat Offentlig fastsatt standardformat basert på europeisk standard (PEPPOL-BIS) e-faktura Strukturert dataformat for elektronisk overføring Importeres i fakturamottakers økonomisystem og behandles maskinelt PEPPOL Prosjekt for forenkling av handel mellom offentlige oppdragsgivere på tvers av landegrensene i Europa Samhandling via felles infrastruktur Utviklet standardformat for elektronisk faktura (PEPPOL-BIS) Aksesspunkt Fungerer som «elektroniske postkontorer» Norske aksesspunkt er knyttet opp mot PEPPOL aksesspunkter ELMA: Elektronisk mottaker adresseregister Norsk register med oversikt over mottakere som kan motta elektronisk faktura PwC Benchmark Effektiv håndtering av inngående faktura

16 Kontakt Marianne Brusdal Partner Sidsel Marie Roxrud Senior Manager PwC. Med enerett. I denne sammenheng refererer PwC seg til PricewaterhouseCoopers AS, Advokatfirmaet PricewaterhouseCoopers AS, PricewaterhouseCoopers Accounting AS og PricewaterhouseCoopers Skatterådgivere AS som alle er separate juridiske enheter og uavhengige medlemsfirmaer i PricewaterhouseCoopers International Limited.