Nasjonal løsning for elektronisk faktura og e-handel

Transkript

1 Nasjonal løsning for elektronisk faktura og e-handel Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Olav Kristiansen, prosjektleder - elektronisk faktura, Difi Per Martin Jøraholmen seksjonssjef, DFØ

2 Agenda Difi og DFØ Historien om elektronisk faktura Standard prosesser Formater og status Kom i gang Utbredelse

3 Regjeringen Regjeringen Solberg KMD - Kommunal- og moderniseringsdepartementet Finansdepartementet Jan Tore Sanner Siv Jensen Difi - Direktoratet for forvaltning og IKT DFØ - Direktoratet for økonomistyring

4 Difi - Direktoratet for forvaltning og IKT Difi utviklar offentleg sektor. Vi bidreg spesielt der det offentlege står ovanfor store og tverrgåande utfordringar. Difor er digitalisering av offentleg sektor og betre offentlege anskaffingar sentrale område i åra som kjem.

5 Virksomhetsidé Som statens ekspertorgan skal DFØ, med utgangspunkt i regelverket for økonomistyring, legge til rette for god styring i staten. DFØs unike rolle er å ivareta statens behov for en helhetlig tilnærming på området. Direktoratet for økonomistyring

6 DFØ fakturamottak Volum i Pr. 13. oktober 2014 mottatt elektroniske fakturaer Mottar på vegne av 160 statlige virksomheter/departement Feilprosent pr. 13. oktober 1,4 % Direktoratet for økonomistyring

7 Historien om elektronisk faktura

8 Historien KLIKK KRØLL KAST EHF = Elektronisk Ny 1 juli «Det = gode kreve innkjøp» Kommunene DFØ validator, handelsformat endrer ny reglementet ELMA mottak av EHF for Fokuserte på hele kommer verdikjeden AGFA økonomistyring 1. rapporten: juli = kunne i motta Staten EHF Difi startet e-faktura prosjektet EHF Rundskriv 2.0 krev EHF 1,1 milliard over 10 år Stortingsmelding 36 ( )

9 Mobiltelefon ladere Iphone alle andre mobiler

10 Presset på offentlig sektor øker Regjering jakter på tidstyvene i offentlig sektor Regjeringen leter etter tiltak som kan gi de større økonomisk handlingsrom Digitalt førstevalg Effektivisering gjennom bruk av digitale løsninger Offentlige virksomheter skal kreve elektronisk faktura fra sine leverandører

11 Krav elektronisk faktura Krav fra I avtaler som inngås etter skal statlige virksomheter kreve at deres leverandører av varer å tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk, slik at virksomheten mottar dokumentene i henhold til standard format.

12 Digitaliseringsrundskrivet 26. august Bruk av elektronisk faktura Ved inngåelse av nye avtaler skal virksomhetene kreve at deres leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk, slik at virksomheten mottar dokumentet i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF). Fra utenlandske leverandører skal det stilles et tilsvarende krav om at dokumenter skal mottas i samsvar med standarden PEPPOL BIS. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) anbefaler offentlige virksomheter å benytte infrastrukturen Difi forvalter for formidling av elektroniske handelsdokumenter. Virksomhetene skal påse at kontaktinformasjon om fakturering er oppdatert i Elektronisk mottakeradresseregister (ELMA) tråd med kravet om elektronisk faktura på EHF- eller PEPPOL BIS-format.

13 Kommunene kommer Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning: 10. Forvaltningsorganer plikter å ta i mot faktura og kreditnota på standarden Elektronisk handelsformat (EHF) 12. Overgangsregler: 10 gjelder for fylkeskommunene og kommunene fra 1. januar 2015

14

15

16 Kystverket krever EHF

17 Spørsmål Hva gjør jeg når jeg får en papirfaktura?

18 Erfaring tilsier: Vi kan behandle elektronisk faktura EHF men vi krever det ikke.

19 Slik fungerer elektronisk faktura

20 Tradisjonell utvekslingsmåte

21 Ny standard utvekslingsmåte

22 Løsningen inneholder Leverandør Virksomhet som har solgt varer og tjenester. Denne virksomheten må kunne produsere en EHF faktura. SML SML er et register over alle adresseregister. Kjøper Virksomhet som har kjøpt Mottakeren varer og tjenester. register Denne virksomheten må ELMA kunne behandle en EHF faktura og kreditnota, samt kreve EHF ved kjøp. ELMA er et adresseregister over Aksesspunkt alle norske mottakere av dokumenter. Aksesspunkt er en virksomhet som sender dokumenter basert på informasjon fra ELMA.

23 Hvem kan motta? Kontroller og oppdater kunderegisteret mot ELMA Kan gjøres automatisk, eller manuelt som her:

24 30000 ELMA Invoice receivers Antall mottakere sep.13 okt.13 nov.13 des.13 jan.14 feb.14 mar.14 apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14

25 Hvem kan motta internasjonalt?

26 PEPPOL identifikatorer

27 Løsningen funger slik Leverandør SML Kjøper EHF Mottakerregister ELMA EHF Aksesspunkt A Aksesspunkt B

28 Spørsmål Hva er infrastruktur og hva er format?

29 BII vs. PEPPOL BIS vs. EHF EHF er basert på Europeisk arbeid i regi av BII og PEPPOL/OpenPEPPOL CEN BII Europeiske krav PEPPOL BIS En tilpassing av BII Grensekryssende faktura EHF En tilpassing av PEPPOL BIS Tilrettelagt for norsk lovverk

30 EHF-standardene Omfatter faktura, katalog, ordre og pakkseddel Sendes og mottas via aksesspunkt Trenger kun å knytte seg opp til ett aksesspunkt Enklere, raskere og billigere implementering av digital samhandling

31 EHF faktura 2.0 EHF faktura og kreditnota 2.0 utgis for å imøtekomme krav fra markedet og økt samsvar med BII/PEPPOL Representerer en videreføring av tidligere arbeid Ny funksjonalitet Støtter fakturering av privatpersoner Fakturering i annen valuta eller mva Utvidet varelinje informasjon Periode Produsent Opprinnelsesland

32 Status

33 Antall EHF pr. måned okt.13 nov.13 des.13 jan.14 feb.14 mar.14 apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14

34 Hvordan sende elektronisk faktura?

35 Sende fra økonomisystem Ta kontakt med din leverandør av økonomisystemet har de allerede en løsning klar? Inngå avtale med aksesspunkt Kan være samme som ERP leverandør Test mot eget aksesspunkt Både DFØ og Difi har web-basert filtester

36 Økonomissystemer tilpasset EHF Se også:

37 Sende fra WEB-portal Finn en løsning som passer for deg Fakturaportal enkel løsning Web-basert økonomisystem

38

39

40 Web fakturaportaler med EHF Se også:

41 Pris? Det er stor variasjon på priser og tjenester Integrasjoner kan variere fra kr. 0,- til kr ,- Portaler (enkle og komplette) kan variere fra kr. 0,- til f.eks. kr. 32,- pr. faktura, eller en fast sum og fri bruk.

42 Alle kan sende, mange muligheter EHF uten visning Stilark benyttes EHF med visningskopi Vedlagt visning (PDF) vises Begge alternativ kan inneholde andre vedlegg

43 EHF-fil før innlesing

44 Faktura med stilarkvisning

45 Faktura med skannet visning Firma A

46 Statlige virksomheter

47 Kommuner og EHF bruk

48 Ledelsesfokus hos offentlige 56% Ja Nei Vet ikke

49 Blir du etterspurt elektronisk faktura? 89% Ja, som oftest I blant Nei, sjeldent Nei, aldri

50 For å lykkes må det offentlige: Øke ledelsesfokus Endre interne innkjøpsrutiner Når skal vi kreve elektronisk faktura? Skal vi godta papirfaktura? Informere leverandører Sende ut informasjon Oppdatere nettsider Organisasjonsnummer (ELMA) Bestillerreferanse (deres ref.)

51 Vanlige feilsituasjoner Feil organisasjonsnummer Øreavrundinger «Deres ref.» Det brukes PEPPOL BIS mellom norske aktører

52 Utfordringer Finnes gode løsninger / tilbud til de små leverandørene Forståelse av hva en elektronisk faktura er Kvalitet på EHF filene og vedlegg Informasjon til leverandører Ledelsesfokus Mottak av fakturaer uten forhåndstest Nye versjoner av EHF Rett organisasjonsnummer Tolkning av DIFIs veileder

53 Gevinster for leverandører Standard format implementer en gang Når alle elektronisk mottakere Et aksesspunkt Tilfredsstiller nasjonale og internasjonale krav ELMA gir tilgang til alle mottakere

54 Gevinster for mottaker Kun EHF dokumenter Et grensesnitt Mindre feil Lettere å få leverandører til å komme i gang Mer fokus på elektroniske samhandling

55 Nyttige adresser hos Difi Kontakt Difi på: eller Adresser: EHF diskusjon på LinkedIn

56 Nyttige adresser hos DFØ Kontakt DFØ på: Adresser:

57 Takk for oppmerksomheten.