Elektronisk faktura i Forsvarsbygg

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Elektronisk faktura i Forsvarsbygg"

Lauritz Eggen
8 år siden
Visninger:

1 Elektronisk faktura i Forsvarsbygg e2bforum Frokostmøte 30 september Laila Morønning Seniorrådgiver Konsernstab Økonomistyring og analyse laila.moronning@forsvarsbygg.no Administrasjons- og lagerbygg, Vatneleiren Treningssenter for Ingeniørvåpnet, Rena leir Oscarsborg Festning, Drøbak

2 FORSVARSBYGG Forsvarssektorens egen eiendomsekspert En profesjonell, offentlig eiendomsaktør som bygger, drifter og selger eiendom for Forsvaret

3 Historien om e-handel i Forsvarsbygg inkl. elektronisk faktura

4 Ordinær kommunikasjon Telefon / Fax / Mail / Oppmøte Virksomheten Leverandører

5 Leverandører E-handelsbasert kommunikasjon Virksomheten

6 Handelsmeldinger Info skjema Etablering leverandør FB Innkjøpsordre EDI Portal Ordre bekreftelse Format XML (portal) PDF (ikke portal) Pakkseddel Varekatalog Bilder Vedlegg Katalog fabrikk Faktura

7 E-handel i Forsvarsbygg Prosjekt - elektronisk faktura NESUBL e2b - Ehandel.no (2010) Agresso Produksjonssatt høsten (2009) Agresso Hovedprosjekt (2009) Agresso Hovedprosjekt (2008) Agresso Forprosjekt (2007) Prosjekt - elektronisk faktura Portalleverandører (2003, ) Web rekvisisjon (2004) Proceedo innkjøpsportal (2006) Agresso Invoice Manager Scanning, tolking, arbeidsflyt (2003) Ny e-handelsmodul Utsatt i påvente av ny e-handelsmodul

Forprosjekt (2007) Prosjekt - elektronisk faktura Portalleverandører (2003,2007-2009) Web rekvisisjon (2004) Proceedo

8 Elektronisk faktura i FB Bakgrunnen for prosjektet: Automatisere fakturamottak - fase ut scanning (på sikt) Forenkle utsendelse av faktura til Forsvaret Elektronisk faktura - obligatorisk

9 Mål for prosjektet 80% av alle fakturaer til/fra FB går elektronisk i 2012 Effektivisering hos Fellestjenester tilsvarende 1,5 stilling Redusere feilmerking av faktura fra 25 % til 10% fra involverte lev. Redusert tid til sortering, klargjøring, skanning, validering med > 50 % Redusere rentenotaer og inkassosaker med 30% Klare for mottak av filer i ehandel.no format Klare for utsendelse av filer i ehandel.no format

Redusert tid til sortering, klargjøring, skanning, validering med > 50 % Redusere rentenotaer og inkassosaker

10 Metodisk forenkling ERP system 1. Erstatte scanning innlesning med totalbeløp og betalingsinfo (ikke på varelinjenivå) 2. Benytte Agresso XML-format ABWInvoice med PDF-image 3. Prioritere leverandører med høyt antall faktura og/eller med mange sider vedlegg 4. Matching varemottak mot fakturasum, ikke på varelinjenivå

varelinjenivå) 2. Benytte Agresso XML-format ABWInvoice med PDF-image 3.

11 Rammeavtaler: Tools Tools Maske Maske.... Lev Lev 3 3 Lev.4 Lev.4 Lev.5 Lev.5 Lev.6 Lev.6 Konvertering/mapping, validering, retur til lev e- post til FB og lev. Legger ut image i pdf. M1 M3 Meldings sentral EDB IT Meldings sentral nr 2 M2 Automatisk henting FTP XML Agressoformat ABWINVOICE m/pdf image Helelektronisk fakturaflyt inngående Biz- Talk Agress o BizTalk flytter filene og oppretter en mappe pr faktura. Agresso leser automatisk inn fakturafiler og distribuerer til attestant. Lev Lev 7 7 Meldings sentral nr 3? Gjelder innlesing av faktura og kreditnota

M1 M3 Meldings sentral EDB IT Meldings sentral nr 2 M2 Automatisk henting FTP XML Agressoformat ABWINVOICE m/pdf image Helelektronisk

12 Krav til meldingssentral Motta filer fra leverandører/meldingssentraler Kvalitetssjekk av innhold i fakturafilen mot Forsvarsbyggs Implementeringsguide (IG) Konvertere til Agresso format Sørge for image til XML filene i PDF format, lage eller videreformidle Legge ut fakturafil og bilde på FTP område Returnere filer til leverandør ved feil

Konvertere til Agresso format Sørge for image til XML filene i PDF format, lage

13 Krav til BizTalk Hente filer fra EDB - automatisk Hente bilde i pdf-format og Agresso XML faktura Arkivere filene i tre mapper konvertert, pdf og original. Opprette en filsti til imaget i XML Legge XML på Agresso import området

filene i tre mapper konvertert, pdf og original.

14 Krav til format (DIFI) Gjeldende fra UBL 2.0 XML Schema Bransje Ehandel.no e2b Tilgjengelig format som benyttes av mange leverandører

15 Pilot leverandører: 1. Norengros: e2b filer EDB lager fakturabildet 2. Datarekvisita: NESUBL (Utvidet versjon av ehandel.no). EDB lager fakturabildet 3. YIT: e2b med vedlegg i pdf NB! Ikke noen i pilot med rent ehandel.no format

16 Veien videre Høste erfaringer med pilotleverandører Få inn en ekstra pilot med ehandel.no formatet Sjekke ut løsning fra ERP-leverandør Sjekke ut tilbud fra DIFI vedr Aksesspunkter etc Konsentrere videre innsats om ehandel.no formatet Beslutning i styringsgruppen - ikke gå videre med e2b formatet

no formatet Sjekke ut løsning fra ERP-leverandør Sjekke ut tilbud fra DIFI

17 Takk for oppmerksomheten

Like dokumenter

Elektronisk faktura i det offentlige

Elektronisk faktura i det offentlige Olav A. Kristiansen Seniorrådgiver Avd. for offentlige anskaffelser Det gode innkjøp AGFA-rapporten - høring høsten 2008 Fokus på elektronisk faktura. NESUBL ble nevnt