Presentasjon av e-handelstjenesten til SSØ for kundeforum Jon A Kveen SSØ Hamar

Transkript

1 Presentasjon av e-handelstjenesten til SSØ for kundeforum 2011 Jon A Kveen SSØ Hamar Senter for statlig økonomistyring Side 1

2 1) STATUS Side 2

3 Fra og med tilbyr SSØ e-handel som en del av sin tjenesteportefølje Innføring av e-handel er organisert som et prosjekt

4 I forbindelse med pilotdrift har vi tatt opp følgende virksomheter på e-handel Skatteetaten (SITS og Skatt Øst var piloter) Fylkesmannen i Hedmark Statped Vest Vi er i ferd med på ta opp følgende virksomheter på e- handel Statistisk Sentralbyrå Sjøfartsdirektoratet Arbeidstilsynet

5 Det er generelt stort fokus på e-handel i markedet. Både hos kunder og leverandører Tabellen under viser utvikling e-handel siste 12 måneder (Ehandelsplattformen til DIFI)

6 SSØ samarbeider med DIFI om innføring av e-handel Videreutvikling av innføringsmetodikk Dialog vedrørende funksjonalitet på Ehandelsplattformen

7 1) BAKGRUNN FOR TJENESTEN Side 7

8

9 Bakgrunn for SSØ s e-handelstjeneste Fase 0 Utarbeidet e-handels strategi for SSØ (Q307 til Q407) Mål for tjenesten - Bedre, sikrere og enklere innkjøp Anbefaling - Felles e-handelstjeneste fra SSØ Nøkkelferdig løsning Skal dekke prosessen fra bestilling til betaling Fase 1 - Anskaffelses prosjekt (Q108 til Q4209) Basware ble valgt som e-handels løsning Pilot ble gjennomført med SITS i Skatteetaten Utvidet fase 1 (Q309 til Q410) Målsetning å høste ytterliggere erfaring på e-handel før eventuelt tjenesten skulle tilbys SSØ sine øvrige kunder Pilot med resten av Skatteetaten, Fylkesmannen i Hedmark og Statped Vest Fra blir e-handel tilbudt som en tjeneste til SSØ sine kunder

10 2) E-HANDELSTJENESTEN TIL SSØ Side 10

11 Prosjektgjennomføring målgruppe

12 Løsningen dekker prosesser fra bestilling til betaling 1) Etablere varekataloger Kundens ansvar EHP Forhandling Avtale inngåelse Varekataloger Innkjøpsbehov 2) Bestilling / fakturahåndtering / betaling Anmodning Godkjenning (BDM) Ordre utsendelse Varemottak Fakturamottak papir e-post e-faktura Som idag Regnskapsføring/ utbetaling Kataloger EHP (Ehandelsplattformen DIFI) Leverandører Matching av bestilling mot faktura Agresso ( Leverandørregister, konti, begreper/relasjoner)

13 Løsningen dekker prosesser fra bestilling til betaling

14 E-handelstjenesten til SSØ ulike innkjøpsmetoder gjennom e-handel Interne kataloger Elektroniske kataloger tilrettelegges i innkjøpssystemet) Eksterne kataloger (punchout) Fritekst Sluttbrukeren blir styrt fra e-handels løsningen til leverandørens webshop hvor de varene som skal bestilles plukkes og føres tilbake til e-handelsløsningen Engangskjøp av produkter eller tjenester, herunder engangskjøp Spesielle kategoribaserte innkjøp Foreløpig rekvisisjon, blomster og konsulent etc. Kontrakts matching Automatisk behandling av periodiske/repeterende fakturaer basert på at man på forhånd registrerer og godkjenner en kontrakt med en betalingsplan Planbaserte innkjøp Forhåndsgodkjente budsjetter for innkjøp Ikke bestilling gjennom e-handel (bestilles som i dag, vanlig faktura behandling)

15 E-handels tjenesten til SSØ Hva er egnet for bruk gjennom e-handel? Egnet 1) Alle bestillinger hvor leverandør vil sende faktura Det er et krav at alle bestillinger, inklusive alle avrop på kontrakter, skal gå gjennom innkjøpssystemet! 2) Repeterende faktura egnet for kontraktsmatching Eksempler er: Abonnementer, leie, renhold, serviceavtaler, vakthold og lignende. Uegnet Utlegg som skal gjøres opp over reiseregning eller refusjonsbilag For eksempel kredittkortkjøp og kontantutlegg Entrepriser Systemet kan benyttes til dette for å oppnå enkelte fordeler, men er uegnet inntil rutine er laget og kommunisert Kjøp hvor fakturaen skal innom lønn for innrapportering til skattemyndighetene Kjøp som krever bruk av leverandørens webshop og som ikke er tilrettelagt som punchout i innkjøpssystemet. Side 15

16 3) HVORFOR INNFØRE e-handel? Side 16

17 Hvorfor innføre e-handel Målsetningen med å innføre e-handel SSØ har satt følgende mål for e-handels tjenesten Statlige virksomheter skal komme raskt og enkelt i gang med e-handel og gjennom dette oppnå bedre, sikrere og enklere innkjøp over tid.

18 Hvorfor innføre e-handel effektmål Hvorfor skal den enkelte virksomhet innføre e- handel? spare prosesskostnader totalt sett oppnå bedre innkjøpsbetingelser overholde økonomi- og anskaffelsesregelverket oppnå tidsriktig og korrekt styringsinformasjon bidra til at staten samlet sett oppnår sine mål om elektroniske innkjøp

19 Hvorfor innføre e-handel gevinster Prosessene mer i overensstemmelse med lovverk og virksomhetens vedtatte retningslinjer Effektivitet gjennom automatisering og gjenbruk Innkjøpene styres mot inngåtte kontrakter Effektiv publisering av nye og endrede kontrakter (kataloger) Kostnadskontroll før bestilling (tillatelse vs tilgivelse) Slipper godkjenning etter at faktura er mottatt Sanntid oversikt over alle kjøp Disposisjonsregnskap

20 Hvorfor innføre e-handel nytteverdier 1) Reduserte kostnader ved innkjøpsfunksjonen: Resultatet av dette er en mer effektiv innkjøpsprosess som resulterer i redusert tidsforbruk på hvert innkjøp 2) Reduserte driftsutgifter: Det vil være mulig å spare penger på hver innkjøpstransaksjon på for eksempel porto, telefon etc., som resulterer i reduserte driftskostnader. 3) Reduserte innkjøpskostnader: Mer effektive innkjøp vil resultere i lavere innkjøpskostnader. 4) Bedre informasjon til virksomhetens ledelse: Et e-handelsverktøy med full sporbarhet i alle prosesser fra bestilling til betaling og disposisjonsregnskap gir et godt grunnlag for god styringsinformasjon. Side 20

21 Hvorfor innføre e-handel nytteverdier 5) Bedre utnyttelse av kompetanse og ressurser i virksomheten (høyere kompetanse): Innkjøp bør være et eget kompetanseområde. Side 21

22 Hvorfor innføre e-handel nåsituasjon prosess - ønsket situasjon Ledende organisasjoner har fokus på helheten Side 22

23 4 PROSJEKTGJENNOMFØRING Side 23

24 Prosjektgjennomføring 4 faser Fase 0 Innsalg Fase 1 Fase 2 Implementering Fase 3 Forprosjekt Gevinstrealisering Presentere metode Presentere tjenester Tilrettelegge for forprosjekt Deltakere: Beslutningstakere Utarbeide e- handels- strategi Utarbeide prosjektplan Utarbeide prosjektavtale Intensjonsavtale Deltakere: Prosjekt gruppe Iverksette e-handelsstrategien Oppsett av løsningen Idriftssetting e-handel - Utrulling EFB - Utrulling innkjøp Kundeavtale Deltakere: Prosjektgruppen (kurs og test) Måling og oppfølging med tiltak Revidere målestrukturen Deltakere: Prosjektgruppen MP0 - Beslutning om å starte forprosjekt MP1 - Beslutning om å iverksette strategi MP2 - System, rutiner og bemanning er operative MP3 Revidert målestruktur godkjent Side 24

25 Utvikle e-handelsstrategi Forutsetter at en innkjøps- / anskaffelsesstrategi er laget og godt forankret Side 25

26 Prosjektgjennomføring ressursbehov kunde Kalendertid X-X måneder Faktisk tidsbruk for kunde: Fase1: x dager Analyse, møter og rapport. Fase2: x dager Kurs og kundetest. Fase3: x dager Analyser og gevinstrealisering Prosjektgruppe: Prosjektleder hos kunde 2-3 personer med ansvar for innkjøp og kategorier hos kunde 1 person fra økonomi/regnskap 1 person med teknisk ansvar Liten virksomhet -3 4 måneder Middels virksomhet måneder Stor virksomhet måneder

27 5) Hva kreves av kunden for å innføre e-handel Side 27

28 Hva kreves av kunden for å innføre e-handel? Det er krevende å innføre e- handel! Et vellykket e-handelsprosjekt er mer krevende enn for eksempel et EFB prosjekt. En grunn er at fakturaprosessen har blitt standardisert gjennom mange år kontra innkjøpsprosessen som har vært mer tilfeldig og mindre organisert Side 28

29 Hva kreves av kunden for å innføre e-handel? - modenhetsanalyse Mål med tjenesten Hvorfor ønsker kunde å implementere denne tjenesten? Hva er målene og forutsetningene? NB: Ulike organisasjoner kan ha ulike behov og forutsetninger. Disse punktene kan gi et grunnlag for å si noe om modenhet. Side 29

30 Hva kreves av kunden for å innføre e-handel? - modenhetsanalyse Eksisterende rammeavtaler. Finnes disse og hvor mye brukes de? Hva er kriteriet for opprettelser av rammeavtaler? Hva er strategien for bruk av rammeavtaler? Hvordan kommuniseres disse til kjøperne/ansatte? Er lojalitet til avtaler viktig? Måles bruken av avtaler i dag? Hvordan? Side 30

31 Hva kreves av kunden for å innføre e-handel? - modenhetsanalyse Kategoriansvarlige Finnes det ansvarlige personer for ulike kategorier/avtaler? Hvordan jobbes det med å sikre lojalitet til avtaler? Hvem er ansvarlige for avtalene i en driftsfase/avtalens eksistens? Hvordan er belastningen til disse ressursene i dag? Hvem sikrer at avtalene brukes i organisasjonen? Side 31

32 Hva kreves av kunden for å innføre e-handel? - modenhetsanalyse Mottaksapparat/organisasjon Hvordan ser kunde for seg egen organisering etter idriftssettelse av tjenesten? Hvem vil jobbe med leverandøraktiveringer/avtaler og tekniske avklaringer? Strategi for utrulling til organisasjonen? Brukeraktiveringer? Hvordan stiller organisasjonen seg til endringer av rutiner/ansvar (Lokalt / sentralt)? Har organisasjonen ressurser til å jobbe med forvaltning av innhold og support av løsning? Hvor vil eierskapet til løsningen ligge naturlig i din organisasjon? Finnes det dokumenterte innkjøpsprosesser i organisasjonen og brukes disse? Side 32

33 Drift Driftstjenestene knyttet til systemløsningen som benyttes for e-handel følger inngått tjenesteavtale (SLA). Se denne for en detaljert beskrivelse. For de virksomhetene som tar i bruk e-handel vil 1.linje brukerstøtte bli ivaretatt av virksomhetene selv. 2. linje og 3. linje brukerstøtte blir gitt fra e- handels prosjektet. Brukerstøtten vil omfatte både innkjøpsmodulen (e-handel) og modulen for elektronisk fakturabehandling (EFB).

34 Drift I tillegg vil det bli gitt løpende veiledning i bruk av løsningen. Opplæring, utover den som gis i løpet av innføringsprosjektet, tilbys behovsprøvd. Når det gjelder kurs i anskaffelser og/eller kurs som gir kompetanse knyttet til innkjøp anbefaler vi kundene å benytte DIFI sertifiserte kurs.

35 Kostnader SSØ sin e-handelstjeneste er bevilgningsfinansiert. Dette betyr at investeringskostnader og driftskostnader knyttet til tjenesten samt SSØs egne personalkostnader er dekket av SSØ. Kunden må dekke følgende kostnadselementer: Egne prosjektrelaterte kostnader. Kostnader for å knytte seg opp mot DIFI sin Ehandelsplattform (priser fastsatt i avtale mellom DIFI og CPS)

36 For mer kontakt Skriv en e-post til

37 6) DEMO (Gjennomgås ikke) Side 37

38 Typisk innkjøps- og fakturaprosess Anmoder Oppretter anmodning i innkjøpssystemet Vare levert, varemottak utføres Godkjenner Godkjenne anmodning i innkjøpssystemet Auto/ manu Manuell bestilling Fakturasystem: Manuell matching av faktura mot bestilling Fakturasystem: Godkjenning av faktura Innkjøper Automatisk bestilling Innkjøper mottar anmodningen, sjekker, kompletterer og sender ut denne Leverandør Anmodning omgjort til bestilling og sendt leverandør (fax/epost/xml) Avvik Regnskap Dagens fakturasystem: Faktura mottas og matches mot bestilling OK? Ja Utbetaling og regnskapsføring Side 38

39 Startsiden Side 39

40 Kataloger Side 40

41 Produktinformasjon Side 41

42 Sammenligning av produkter Side 42

43 Handlekurv Side 43

44 Oppretting av rekvisisjoner Side 44

45 Bestillingslinjer Side 45

46 Kommentarer til leverandøren Side 46

47 Godkjenning/sende til godkjenning Side 47

48 Godkjenning/kontroll av rekvisisjoner Side 48

49 Registrere varemottak Side 49

50 Mine rekvisisjoner Side 50

51 Rapportering Side 51

52 Brukerhåndtering Grunnlagsdata som registreres pr bruker Standardverdier som skal gjelde for brukeren Side 52

53 Brukerroller Side 53

54 Avtaleforvaltning/ Godkjenning av varekataloger Side 54

55 Automatisk matching av faktura mot bestilling Side 55

56 Automatisk behandling av periodiske/repeterende fakturaer (CM) Basware tilbyr også moduler for effektiv behandling av periodiske eller avtalefestede fakturaer, som f. eks Husleie Strøm telefon abonnement Rammeavtaler leasingavtaler etc. Basware CM forenkler og automatiserer håndtering av periodiske fakturaer gjennom matching av faktura mot predefinerte betalingsplaner og kontrakter. Basware CM vil effektivisere håndteringen av regelmessige fakturaer i hele organisasjonen, og vil i tillegg være et meget nyttig hjelpemiddel for regnskapsavdelingen for å kunne automatisere kontroll, kontering og godkjenning av innkomne fakturaer. Basware CM (Contract Matching) har som funksjon å forenkle prosesseringen av inngående fakturaer med følgende kjennetegn: Periodisk/gjentakende Forutsigbare Ofte ingen skriftlig kontrakt Lik arbeidsflyt og behandlingsrutine Lik kontering fra gang til gang Side 56

57 Fakturagodkjenning (1) Side 57

58 Fakturagodkjenning (2) Side 58

59 Måltallsrapportering med Basware KPI Reporting Tool Side 59