Vi presenterer vår robotiseringsløsning (Robotic Process Automation) med fokus på automatisering av prosesser rundt inngående faktura.

Transkript

1 1 Vi presenterer vår robotiseringsløsning (Robotic Process Automation) med fokus på automatisering av prosesser rundt inngående faktura. VI SER PÅ REALISERTE CASER MED BRUK AV RPA-TEKNOLOGI PHU NGUYEN & HELJARD GUTTORMSEN

2 Hva er RPA? Brukerscenarioer fra kunder for inngående faktura Hvordan identifisere gode kandidater? Hvordan komme i gang?

3 Robotisert prosessautomasjon (RPA) i media

4 Demonstrasjon Systembolaget Utarbeide rapport Excel, Word, Service Now, Vinet, og Outlook Spart tid, bedre prosessflyt, kjekkere hverdag

5 5 Hva er robotisert prosessautomasjon (RPA), og når bruker man det?

6 Hva er egentlig robotisert prosessautomatisering? Tolker og arbeider i brukergrensesnittet Smart Fysisk programvare! robot? Det er ikke en fysisk robot Utfører handlinger om igjen og om igjen, basert på bestemte regler Den er ikke kognitiv og gjør ingen komplekse vurderinger

7 Hva er egentlig robotisert prosessautomatisering? RPA er RPA er ikke Tolker og arbeider i brukergrensesnittet (GUI) Smart Fysisk programvare! robot? Det er ikke en fysisk robot Robotprogrammet Les Legge til Kan utføre her.. disse handlingene om igjen og om igjen Om basert igjen på..her.. og om igjen regler en setter opp Det er ikke noe som kan erstatte mennesker fullstendig..og her Trykk

8 Stavanger kommune: Fakturakontroll Anvist faktura Nei Totalbeløp faktura over ? Nei Utenlands leverandør? Nei Importmetode =EHF Henta data fra faktura Ja Kreditnota? Nei Artikkel nummer kontroll Nei MVA kontering = MVA faktura? Nei Foreldet MVA? Fokusområde? Ja Omfattet av regler for automatisk kontroll? Ja Ja Ja Nei Ja Ja Ja Nei Behandles i kontrollbildet Overføringsbildet 8

9 STAVANGER 9 KOMMUNE - RPA PILOT Brukercase Norges Forskningsråd - Fra papir til automatisering for betaling av prosjektregnskap

10 eregnskap - prosjektregnskapsrapport 10 FØRST 2019

11 Demonstrasjon Norges Forskningsråd Gjennomføre saksbehandling Digitalt arbeidsbord Unngå å bruke tid på enkle, repeterbare saker

12 Logikk for å vite når leverandør skal opprettes, og med hvilke retningslinjer som skal følges 12

13 Demonstrasjon Norges Forskningsråd Registrere ny leverandør Digitalt arbeidsbord, UBW Unngå å bruke tid på enkle, repeterbare saker

14 Demonstrasjon Norges Forskningsråd Foreta utbetaling med eksisterende leverandør Digitalt arbeidsbord, UBW Unngå å bruke tid på enkle, repeterbare saker

15 Inngående faktura og UBW - Opprette leverandør - Manglende ekstern referanse - Prekontering - Arbeidsflyt - Administrere inaktive brukere 15

16 16 Manglende leverandør ved importert EHF

17 RPA- roboten finner aktuelle feil i kategorien «ikke identifisert leverandør» 17

18 Henter orgnr og bankkontonr fra importert EHF for å gjøre oppslag Organisasjonsnummer og bankkonto er unike identifikatorer for leverandør 18

19 19 Ugyldig eller manglende ekstern ref ved importert EHF

20 RPA- roboten finner aktuelle feil i kategorien «ugyldig verdi angitt i Deres ref» 20

21 Steg i prosessen for å finne ekstern ref Identifisert manglende ekstern ref ved EHF import 1. Identifiserer faktura Finner faktura med manglende ekstern ref i TEIN Åpne XML og foreta leting Undersøker ressnr og/eller PO-nummer i XML-tagger 3. Åpne vedlegg (pdf) Undersøker ressnr og/eller PO-numer i PDF Overordnet løsningsbeskrivelse Kategorisert som feil under «vedlikehold elektronisk faktura (TEIN001)» etter import av EHF via EIN01 og EIN02. RPA-roboten vil identifisere ugyldig ekstern ref. Åpner tilhørende XML og foretar sjekk av ressnr og/eller PO-nummer i andre XML-tagger. Ved treff: Match mot ressursregister og/eller PO-nummer. Oppdater feltet ekstern ref på tilhørende importert EHF. 4. Gjør oppslag mot ressursregister Identifiserer match av ressnr (evt navn) 5. Gjøre oppslag mot PO-nummerserie Identifisere gyldig POnummer Ikke treff: Åpne tilhørende vedlegg (pdf) og let etter ressnr og/eller PO-nummer. Gjør matching, og deretter oppdater ekstern ref på tilhørende importert EHF. Dersom RPA-robot ikke finner noe som matcher så kan den gi beskjed, EHF blir liggende i TEIN001. Oppdater og lagre ekstern ref på importert EHF

22 Leter etter ekstern ref (ressnr eller PO-nummer) i andre XML-tagger for tilhørende XML 22

23 Leter etter ekstern ref (ressnr eller PO-nummer) i tilhørende vedlegg (PDF) Gjennomfører matching mot eksisterende ressurser og gyldig PO-nummer i UBW. Avvikshåndtering dersom det ikke oppstår match. Faktura blir liggende i TEIN

24 24 Prekontere inngående faktura

25 Felleskjøpet kontering av EHF Match EHF og ordrebekreftelse på referansenummer Forutsetning: blitt tatt varemottak Legge inn kontering og sende til attestant 25 FØRST 2019

26 26 Arbeidsflythåndtering ved inaktive brukere

27 Flytte oppgaver fra inaktive brukere til nye person/ stedfortredere/ bli liggende i poster til oppfølging 27 FØRST 2019

28 28 Opprydding av inaktive brukere

29 Fjerne stedfortredere, roller, tilganger, relasjoner og så parkere bruker. 29 FØRST 2019

30 Hvilke fordeler har RPA? Gir bedre prosessflyt Jobber 24/7 Øker kvaliteten Gir bedre arbeidsmiljø Lettere å skalere en prosess

31 Hva kjennetegner en prosess som kan automatiseres? Repetitive oppgaver Den samme oppgaven utføres om og om igjen, på samme måte Regelbaserte oppgaver Oppgave utføres basert på logiske kriterier. Ja Nei Stabil prosess Hvor ofte endres prosessen? En prosess som endres ofte, er en dårlig kandidat for automatisering. Strukturert informasjon Informasjonen som skal leses av har likt format hver gang.

32 Hvordan komme i gang? I dag Avklaringsmøte Kartleggingsmøte RPA Workshop Klar for å sette i gang med et RPA-prosjekt!

33 Takk for deres tid! Phu Nguyen Heljard Guttormsen