Robotisering ved UiB

Transkript

1 Robotisering ved UiB FS kontaktforum 2 april 2019 Nina Fox, Studieadministrativ avdeling

2 Fem grunnleggende strategier. 1. En gjennomgående digitalisert infrastruktur 2. Brukerorienterte digitale tjenester 3. Det digitalt inviterende universitet 4. Det administrativt selvbetjente universitet 5. En kultur for endrings- og gjennomføringsevne

3 Pilotprosjekt utprøve mulighetene for å automatisere repeterende administrative oppgaver ved hjelp av robotbasert teknologi

4 Pilot høsten 2017 Tverrfaglig Workshopbasert Støtte fra eksterne konsulenter Valg av prosesser Prosesskartlegging Utvikling Opplæring

5 Valg av robotprosesser Regelstyrt Volum Ingen integrasjon Tidkrevende Flere manuelle steg Gevinstanalyse

6 Studenter Må fylle inn opplysninger som UiB allerede har om dem (navn, emner osv) Må skrive ut dokumentasjon og sende per post eller levere i SA-postkasse SA - Administrasjon Alle tilretteleggingstiltak må registreres i FS per student / eksamen Perioder med høy arbeidsmengde klarer ikke å få ut vedtak raskt Håndtere papirdokumentasjon som skal inn i ephorte Søknad om tilrettelegging Ofte lang responstid Noen ganger feil i registrert tilrettelegging Må derfor kontakte SA Behandle henvendelser pga lang svartid og feil i registrering Cirka 600 søknader per år

7 Beskrivelse og vurderinger Steg og systemer Overordnet beskrivelse av prosessflyt ephorte FS m. API Word Manuell behandling Persontilpasning registreres ( i tillegg til eksamenstilpasning) Ja Ja Søknad saksbehandles og valideres manuelt Start Søknad åpnes Persontilpasning? Eksamenstilpasning registreres Produksjon av Svarbrev Utsending av svarbrev Feiler digital forsendelse? Nei Slutt Nei Starter i Mine restanser i ephorte, hvor man kommer inn på studentens mappe Det som er søkt om registreres i FS, HVOR det registreres er avhengig av om studenten skal ha persontilpasnin g eller ikke. Alle søknader skal ha svarbrev. Tilrettelegging og evt emnekoder limes inn i malen. Svarbrev ferdigstilles ved innsjekk i ephorte Brevet sendes da ut elektronisk. Hvis digital utsendelse feiler kreves manuell behandling av saksbehandler.

8 Klargjøring til skoleeksamen Prosessen i tall IT-systemer som brukes Navn: Beskrivelse: Navn: Teknologi: Tid pr eksamensdag i dag: 3-7 timer Antall saker i året: Ca. 200 FS MS Excel Remote app (trenger API) Windows: Delt nettverksmappe Leveransetid pr dato i dag 48 timer MS Word Windows: Delt nettverksmappe Ønsket leveransetid pr sak: 48 timer Adobe PDF reader Regelmessighet Ca. 3-4 dager i uken SIDE 8

9 Klargjøringsroboten Roboten Gandalf: Gjenkjenner faste elementer i programmet med bilde, og kombinerer dette med relative posisjoner (koordinater) Bruker dette til å trykke/skrive som et «vanlig menneske.» Jobber gjennom remote app. Den kunne også vært installert på klienten å jobbet direkte mot programkoden og identifisert på attributter på hvert element i programmet. Hvorfor valgte vi det vekk? Input Output SIDE 9

10

11 Realisering av gevinster

12 Generelt - Støtter prosessforbedring og forenkling - Samarbeid på tvers i virksomheten - Fokus på verdi for studenter og virksomheten - Arbeid på tvers av institusjoner

13 Robotene Tilretteleggingsrobot Støtter standardisering Mindre feil Kortere responstid på enkle saker Mindre tid på kjedelige manuelle oppgaver kompetanseheving Kontrollrutiner, feilsøk og endringer Klargjøringsrobot Sparer MYE tid Etterkontroll Kvalitetssikring av prøver i vurderingssystemet

14 Sikker skjema løsning og RPA teknologi jobber sammen

15 Digitalskjema og Robotisering Pålogging IDporten Dataporten Skjemaportalskjema Digitalisering/OCR Skjemamotor Integrasjonsgrensesnitt (EIS) Robotisert analyse/ registrering Automatisert registrering i Sak-/ arkivsystem Robotisert saksbehandling e-signering Digitalskjema bidrar til robotisering ved å klargjøre for saksbehandling i sak- /arkivsystem (XML metadata reg. i ephorte i ny/eksisterende sak) Legger til rette for selvbetjening Legger til rette for kvalitetssikring av inndata Sikker håndtering av sensitive data Kan kobles på fremtidig (BOTT) system

16 SIDE 16

17 Fra FS

18 SIDE 18

19 Hvordan jobber vi videre med robotisering på UiB?

20 Fremtiden for roboter på UIB RPA én av flere automatiseringsmuligheter Det handler om prosessene og ikke om teknologi! Søknader om poststudierett Søknader om reservasjon av studieplass Gode løsninger for brukerne og virksomheten, - hva gir VERDI for brukerne? Nasjonale initiativ (BOTT)

21