1. Generelt. FM-OA, Kompletterende undervisning Innledning Stikkord Prosessen. Spec 2, datert

Transkript

1 1. Generelt 1.1. Innledning Det skal utvikles en databasert løsning for å lette arbeidet rundt tilskudd til kompletterende undervisning i fagene norsk, samfunnsfag og kristendomskunnskap med religions- og livssynsorientering. Tilskuddet gis til norske barn som bor i utlandet og til norske barn som går i utenlandske skoler i Norge Stikkord Ca. 500 søknader pr. år Omfatter ca elever Søknadsfrist to ganger pr år (10. juni og 5. desember) Utbetaling to ganger pr. år (nov/des og april/mai) I prinsippet regelstyrt tilskudd, men det er en ramme som kan være litt styrende for hvordan tilskudd i hver enkelt sak blir gitt. Rammen kan justeres noe ved behov. Budsjett : 19 mill. Tilskudd gis til enkeltelever eller grupper. I grupper gis det tilskudd for færre timer pr. person. Det finnes regler for dette, med det utøves også stor grad av skjønn Den globale skolen er i en særstilling og søker for nærmere 400 elever Det gis max pr. elev 2 timer pr. uke, 60 timer pr. skoleår I gruppe kan inntil 5 elever på samme årstrinn få 2 timer Satsen er for kalenderåret 2005: kr. 320,- pr. time Tilsagnet gis med 85% av gjeldende sats 1.3. Prosessen 1. Søknad Ansvarlig for undervisningen søker for en eller flere elever med gitte lærekrefter og gitt opplegg. Det kan være flere vedlegg til søknaden. 2. Kontrollere Sjekke om all nødvendig informasjon er med i søknaden Hvis det er mangler sendes det ut orientering til søker om dette. 3. Foreløpig svar ut Det gis et foreløpig svar til alle søkere. 4. Saksbehandling Hvis det er avslag (vanligst pga overskredet frist) gis det orientering om dette. Hvis søknaden kom for sent på høsten, settes den automatisk opp på våren. 5. Tilsagn Tilsagnsbrevet gir detaljert informasjon om tilsagnet. Det kreves bekreftelse på tilsagnet og rapport ved skoleårets slutt. 6. Bekreftelse Søker må sende inn en bekreftelse på at undervisning er blitt satt i gang. Der informeres igjen om antall elever, kontonummer og hvem tilskuddet skal utbetales til. 7. Utbetaling Det gjøres en utbetaling pr. semester. 8. Rapport Rapporten skal sendes inn ved skoleårets slutt og inneholde hvor mange som faktisk fikk undervisning. Waade Information System AS UFD, database for friskoler Side 1

2 1.4. Tilbud WIS har timepris på kr. 690,- eks. mva. Vi regner 7,5 timer pr. dagsverk. Administrasjon Søknadsskjema på Internett Databasen Integrasjon med Ephorte Integrasjon med Agresso Sum Administrasjon Dette omfatter reiser, møter, spesifikasjoner, avklaringer. Det er tatt med reise/oppholdskostnader til to møter i Oslo á kr ,-. Søknadsskjema på Internett på Internett der søker kan legge inn alle opplysninger. Databasen Dette omfatter utvikling av databasen med alle tabeller, skjema, rapporter, rutiner og prosedyrer. Integrasjon med Ephorte Etablere kommunikasjon med Ephorte slik at alle inn og utgående aktiviteter automatisk føres i Ephorte. I tillegg til journalopplysninger skal selve dokumentet være med. Kostnader hos FMOA er ikke med i vårt tilbud. Integrasjon med Agresso Etablere kommunikasjon med Agresso slik at utbetalinger kan overføres som fil slik at en slipper å taste alt inn. Kostnader hos FMOA er med i tilbudet Tidsplan / prioritering Når det gjelder selve utviklingen gjøres denne i små steg og med tett kontakt til oppdragsgiver. Punkt Tid Ansvar Innledende møte Alle Levere utkast til spec WIS Spec ferdig justert og tilbud levert WIS/FM Beslutning om oppstart / bestilling WIS/FM Søknadsskjema ferdig Database klar til test Database tas i bruk Kommunikasjon med Ephorte klar Kommunikasjon med Agresso klar Prosjektet ferdig levert 2. Søknadsskjema på Internett Dette omfatter arbeid med å lage et skjema på Internett der brukere kan legge inn all informasjon. Informasjonen lagres i en database hos WIS og leveres når databasen hos FM spør etter nye søknader. Waade Information System AS UFD, database for friskoler Side 2

3 2.1. Kostnader Lage skjema på nett 1, Lage database og knytte til skjema 1, Lage system for å søke opp søknad på nett 0, Lage datafil som skal til databasen 0, Validere Sum Lage skjema på nett Design av skjema Støtte for dynamisk å legge på flere lærere og elever Lage database og knytte til skjema Opprette tabeller i database på WIS web-server Knytte til skjema slik at data lagres i basen Lage system for å søke opp søknad på nett Mulighet for å velge lagre Systemet genererer kode som kan brukes for å søke opp uferdig søknad Gi mulighet for å søke opp og fortsette på søknaden Lage datafil som skal til databasen Bestemme format og lage datafil som skal leveres når databasen spør System for å validere at søknadene har blitt mottatt i databasen (sett overført) Validere I papirskjemaet, som det er i dag, er det naturlig nok ingen validering - bruker skriver fritt. På et Internett-skjema kan en legge inn validering av innhold i feltene. Dette kan skje "foran" (brukerne får melding umiddelbart) eller "bak" (brukeren får melding når han prøver å sende). Hvis vi legger opp til at bruker skal kunne lagre søknaden før den sendes, må det være mulig å lagre med feil i dataene, men ikke å sende med feil i dataene. Validering er ikke noe som må være med. Aktuelle valideringer er: Felter som må fylles ut (dette gjelder de fleste feltene) Gyldig fødselsnummer (bruker de to siste kontrollsiffer) Klassetrinn for elever (1-10) 2.2. Prinsipp Bruker går på nettsiden og finner en link til skjemaet Bruker fyller inn alle felt Mulighet for å lagre søknaden for å fortsette på den siden Da genererer systemet en kode som kan benyttes for å hente opp søknaden igjen for å fortsette på den. Det skal være en mulighet for å skrive ut søknaden Klikke "Send søknad" - Det gis tilbakemelding på skjermen om at søknaden er lagt til behandling - Data lagres i databasen - Det sendes bekreftelse på e-post til søker om at søknaden ligger til behandling - Det sendes melding til saksbehandler om at en søknad er levert inn Databasen har et valg om å sjekke etter nye søknader. Den sjekken gjøres automatisk når programmet starter opp. Da hentes nye søknader inn og merkes overført. Waade Information System AS UFD, database for friskoler Side 3

4 2.3. Innhold i skjemaet Søker Navn, adresse, by, land, telefon, e-post Undervisningssted Adresse, by, land Tidsrom Skoleår, høst/vår/hele Utbetaling Kontonummer, navn, adresse Læreren/lærerne Navn på hver enkelt Elever Navn, fødselsnummer, klassetrinn Klassetrinn Antall elever pr. klassetrinn og hovedtrinn (barnetrinn/ungdomstrinn). Dette kan beregnes fra elevlista Antall timer Antall timer det søkes om på barnetrinn og ungdomstrinn. Vedlegg Vedlegg tas ikke med i første omgang. Det blir bare en markering av hvilke vedlegg som blir sendt i post. Senere er det aktuelt å gi mulighet for å laste inn vedlegg. Dokumentasjon på lærer Opplysning om undervisningsopplegget Rapport for undervisning for foregående skoleår Andre vedlegg (spesifiseres) Underskrift Sted, dato, signatur 2.4. Hjelp på skjema Det legges inn litt hjelp i skjemaet der det er nødvendig Validering Det legges inn noen enkle kontroller av dataene før innsending. Dette kan f.eks. være sjekk av fødselsnummer Lagring Alle data fra skjema lagres på webserver hos WIS. Når de overføres til databasen blir de merket overført Sikkerhet Det eneste punktet på skjemaet som inneholder data som krever spesiell behandling er fødselsnummer på elever. Vi legger opp til en webside med https. Dette gir kryptert overføring mellom klient og server slik at ingen kan gå inn å lese overføringen. Overføring til databasen Data på vår Webserver kan bare nås gjennom de kanaler vi setter opp. Databasen skal hente ned fil med søknadsdata. For å sørge for at denne skjermes, må databasen sende med en kode som godkjennes av webserveren før den lager filen. Denne koden kan f.eks. involvere dato slik at koden endres automatisk hver dag. Waade Information System AS UFD, database for friskoler Side 4

5 3. Database Dette omfatter utvikling av en Access-base som støtter hele prosessen fra søknader til utbetaling og prognoser Kostnader Rammeverk i Access Søknad Logg Søker Lærere Elever Mottakere System Omlegging til SQL-server Import av data Sum Rammeverk Rammeverket er en basis for applikasjonen som WIS har utviklet. Ved å bruke den vil vi spare 5-10 dagsverk i utvikling. Vi selger den for en fast pris. Rammeverket inneholder: Brukerstyring Menyer pr. brukergruppe Rapportstyring System for å åpne velgere og skjema samt historikk Automatisk formattering av skjema-elementer Søknad, Søker, Lærere, Elever, Mottakere Tabeller, skjema, rapporter, rutiner og prosedyrer på hvert område. System Lage tabeller/skjema for faste opplysninger Lage enkel systemdokumentasjon Omlegging til SQL-server Før systemet tas i bruk overfører vi alle data over til Microsoft SQL-server. Vår jobb er å tilpasse systemet til å tilknytte seg data fra SQL-serveren. Selve opprettelsen og overføring av tabellene fra Access til SQL-server gjøres enklest hos lokal IT-avdeling. Import av data Det er regneark pr. år, og det vil være mulig å legge inn data derfra. Noe kan tas automatisk, mens mye må tas manuelt. En må vurdere kostnad/nytte. Setter opp kostnad for import av ett år. Pr. år antar vi ca. 1 dagsverk Verktøy Alternativer Det er flere alternativer til verktøy: Windows-program (Delphi eller Visual Basic) Applikasjon (Access) Webløsning Konklusjon Access front med SQL database. Waade Information System AS UFD, database for friskoler Side 5

6 Under utvikling benytter en Access både til front og database. Dette muliggjør enkel oversending av testversjoner og enkel import av data Access er et system som mange leverandører kan jobbe med, og en er fri til velge partner for drift og endringer Access gir god mulighet for å foreta raske endringer WIS har mye erfaring med komplekse Access-baser Hvis en senere skulle vurdere en webløsning, vil Access-basen være et svært nyttig grunnlag Søknad Velger Lister opp alle søknader pr. status Mulig å søke etter bestemte søknader, f.eks. de som er mangelfulle Velge skoleår Knapp for ny søknad (for manuell registrering) Viser alle data på søknaden Flipp for lærere Flipp for elever Flipp for logg Flipp for Tilskudd Flipp for Vedlegg - Direkte linket til dokument - Linket til scannet versjon av dokumentet - Info om arkiv-referanse der det er aktuelt Det skal være mulig å markere at vedlegg mangler. Vurder kobling til søker Vurder kobling til mottaker Antall timer som skal bevilges må ha flere felt: - Søknad - Beregning - Tilskudd - Utbetaling Den siste er den gjeldende. Bør være mulig å knytte lærer til lærer-registeret. Innhenting av data fra "Den Globale Skolen" Det er to måter å støtte denne prosessen på: Den globale skolen oversende sine elever på regneark. FM tilpasser regnearket noe og lagrer det f.eks. som tekstfil. I databasen lager vi en import fra filen slik at elevene kommer inn. Den Globale Skolen legger inn elevene sine på søknaden på Internett, og den behandles på samme måte som andre søknader. Antar at det første totalt sett er enklest, og dette legges inn i databasen. Tildeling av timer Det er diskusjon om denne prosessen skal automatiseres. Foreløpig konklusjon er at systemet anbefaler et gitt antall timer på hovedtrinnene, og at dette kan justeres av saksbehandler. Vi antar 3-5 rapporter. Disse spesifiseres underveis i prosjektet. Waade Information System AS UFD, database for friskoler Side 6

7 3.4. Logg Generelt Kan være som en journal som ligger på søknaden. Mulig også at denne vises på søker/mottaker. Dato Type (e-post, tlf. brev osv.) Retning (inn/ut/intern) Meldinger Tilsagn Utbetalinger Statistikk Prognoser 3.5. Søker Generelt Det er ønskelig at en søker finnes en gang i systemet. Dette krever at en på nye søknader sjekker om søker finnes, og evt. knytter til. Dette gir en mye bedre sammenheng i systemet. Velger Liste opp alle søkere med ulike statuskoder Søk etter søker Enkelt skjema på søker Flipp for søknader (med mulighet for hopp til søknad) 2-3 rapporter 3.6. Lærere Alle lærere som er med i søknader. Mulig å knytte til utdanning og status. Mulig å godkjenne. Må vurdere sterkere kobling til søknaden (i dag er det bare navn). Vise kobling til søknader (krever kobling) Enkelt skjema på lærer Flipp for søknader (med mulighet for hopp til søknad) 2-3 rapporter 3.7. Elever Alle elever som er med i søknader: Vise historikk pr. elev (alle søknader som er registrert på eleven) Vise alle elever der samme semester er registrert på flere søknader Vise elever med ugyldige fødselsnummer Vise elever som har feil årstrinn i henhold til alder eller tidligere søknader Svært få opplysninger Flipp for søknader Waade Information System AS UFD, database for friskoler Side 7

8 2-4 rapporter Mottaker Eget register over alle mottakere Viser alle søknader pr. mottaker (krever kobling til mottaker) Svært få opplysninger Flipp for søknader 2-3 rapporter 3.9. System Dette gjelder oppsett av faste opplysninger: Postadresser Land Satser med flere 4. Integrasjon med Ephorte Ephorte er saksbehandlingssystemet som brukes hos Fylkesmannen. Målet er at all kommunikasjon mellom databasen og ytre kontakter skal logges som en journalføring i Ephorte Prinsipp Det er flere kontaktpunkter med Ephorte: Søknad inn Databasen lager et dokument av søknaden (Word eller PDF) og sender dette til Ephorte sammen med info om søknaden. Alle utgående meldinger Databasen lager et dokument av meldingen (Word eller PDF) og sender dette til Ephorte sammen med info om meldingen. Alle inngående meldinger Dette avklares i prosjektet 4.2. Kostnader Antatt tidsforbruk Sum Integrasjon med Agresso 5.1. Prinsipp Når det er klart for utbetalinger, lages det en fil i databasen som kan importeres i Agresso. Format avklares i prosjektet Kostnader Waade Information System AS UFD, database for friskoler Side 8

9 Antatt tidsforbruk Sum Waade Information System AS UFD, database for friskoler Side 9