Froland kommune. Brukerveiledning for produksjon og oppfølging av politiske saker i ephorte

Transkript

1 Froland kommune Brukerveiledning for produksjon og oppfølging av politiske saker i ephorte 1

2 Saksfremlegg i ephorte Denne veiledningen tar for seg saksgangen for en sak som skal behandles politisk. Innhold Saksfremlegg i ephorte... 2 Første fase - saksbehandler oppretter og melder sak til politisk behandling... 3 Opprette saksfremlegget... 3 Vedlegg til saksfremlegg... 5 Sende saksfremlegg til godkjenning hos rådmannen Andre fase saksbehandler skal følge opp politisk vedtak Hvordan se at en sak er ferdigbehandlet: Legge særutskrift i saksmappa som x-notat: Lage partsbrev med særutskrift som vedlegg

3 Første fase - saksbehandler oppretter og melder sak til politisk behandling Opprette saksfremlegget 1. Finn fram saken hvor du skal opprette saksfremlegg. 2. Klikk på ikonet på arkfanen Journalposter 3. Fyll inn overskrift i feltet innhold. Husk at store bokstaver kun skal brukes ved egennavn. 4. Saken meldes opp til behandling via arkfanen Behandlinger. I denne figuren ser du eksempel på sak som først skal behandles i Kommunestyrekomité for oppvekst før kommunestyret behandler saken: Innholdet som skrives her blir overskrift i saksfremlegget, samt flettet inn i sakslisten for det politiske møtet. Sakstype. Vanligvis: PS=politisk sak, eller OS= Orienteringssak Sett inn hvilket utvalg som skal behandle saken. NB! Viktig at de settes inn i den rekkefølge de skal behandles.! Status skal alltid være Registrert som sak for utvalget, saksbehandler når saksfremlegg opprettes. Møtedato som saken ønskes behandlet kan hentes ved å klikke på forstørrelsesglasset. Det er frivillig om en vil legge inne møtedato eller ei. 5. Veien videre for å produsere saksfremlegg deler seg nå i to: Dersom det skal følge med noen vedlegg klikker du nå på knappen "Lagre" og hopper videre til kapittelet Vedlegg til saksfremlegg Dersom det ikke skal tilknyttes vedlegg fortsetter du å følge denne veiledningen. 3

4 6. Dersom det ikke skal tilknyttes vedlegg kan du sette i gang med å skrive saksfremlegget. Klikk derfor på knappen Lagre og nytt dokument 7. Velg malen Saksfremlegg- til politisk utvalg klikk så OK. 8. Alle registreringsopplysningene du la inn i journalposten flettes nå inn i malen for saksfremlegg (worddokument). 9. Skriv saksfremlegget. NB! Ikke fjern den blå skriften Det er et bokmerke som MÅ ligge der for at møteinnkalling og møteprotokoll skal bli riktig. Husk å lagre underveis mens du skriver saksfremstillingen. 10. Når du har skrivet ferdig saksfremstillingen avslutter du ved å klikke på fanen Tillegg og knappen Tilbake til ephorte web. Svar JA på spørsmål om du vil lagre endringer. 11. I Innsjekkingsboksen som dukker opp klikker utfør. NB! Ikke marker som ferdig! 12. Saken er nå klar for å sendes rådmann for godkjenning. Du kan nå hoppe videre til kapittelet "sende saksfremlegg til godkjenning hos rådmann". 4

5 Vedlegg til saksfremlegg Det er to varianter av vedlegg: - Nytt vedlegg: Da henter du vedlegg fra Utforsker. - Vedlegg hentet fra annen sak/journalpost i ephorte: Du kobler da dokumentet fra den andre saken sammen med saksfremlegget. Nytt vedlegg 1. Når du er i journalpostbildet for saksfremlegget klikker du på dokumentikonet på arkfanen Dokumenter. Her velger du Nytt vedlegg. 2. Gi vedlegget et beskrivende navn. 3. Klikk Lagre og nytt dokument 4. Velg malen Hent vedlegg fra Utforsker og klikk OK. 5. Du kommer da over i utforsker. Finn aktuell fil som du ønsker å legge til som vedlegg til saksfremlegget. Klikk på Åpne. 6. Du kommer da tilbake til ephorte igjen. Vedlegget kan du se har lagt seg sammen med hoveddokumentet til saksfremlegget. 5

6 7. Klikk nå på dokumentikonet til hoveddokumentet. Velg Nytt tekstdokument. NB! Dersom du allerede har laget worddokument og skrevet saksfremlegget må du velge Flett på nytt og ikke Nytt tekstdokument. 8. Velg malen Saksfremlegg- til politisk utvalg og klikk OK. 9. Skriv saksfremlegget. NB! Ikke fjern den blå skriften Det er et bokmerke som MÅ ligge for at møteinnkalling og møteprotokoll skal bli riktig. Husk å lagre underveis mens du skriver saksfremstillingen. 10. Når du har skrivet ferdig saksfremstillingen avslutter du ved å klikke på fanen Tillegg og knappen Tilbake til ephorte web. Svar JA på spørsmål om du vil lagre endringer. 11. I Innsjekkingsboksen som dukker opp klikker utfør. NB! Ikke marker som ferdig! 12. Saken er nå klar for å sendes rådmann for godkjenning. Du kan nå hoppe videre til kapittelet "sende saksfremlegg til godkjenning hos rådmann". 6

7 Vedlegg hentet fra annen sak/journalpost 1. Dersom vedlegget ikke ligger i samme saksmappe som saksfremlegget er det er lurt om du noterer deg saks- og dokumentnr før du begynner på denne prosessen. 2. Når du er i journalpostbildet for saksfremlegget klikker du på dokumentikonet på arkfanen Dokumenter. Her velger du knytt til eksisterende dokument. 3. Klikk på forstørrelsesglasset (Oppslag): 4. a) Dersom dokumentet ligger i samme saksmappe: Velg aktuell journalpost i venstremarg. Hak så av for aktuelt dokument. Klikk til slutt på Legg til valgte rader 7

8 b) Dersom dokument ligger i annen saksmappe: Klikk på Dokumenter i venstremarg. Fyll inn saksnr. i søkebildet og klikk på søk nå. Hak av for det aktuelle dokumentet i nederste del av bildet (søkeresultatet) og klikk på Legg til valgte rad 5. Klikk på Lagre : 6. Du kommer da tilbake til ephorte igjen. Vedlegget kan du se har lagt seg sammen med hoveddokumentet til saksfremlegget. 7. Klikk nå på dokumentikonet til hoveddokumentet. Velg Nytt tekstdokument. NB! Dersom du allerede har laget worddokument og skrevet saksfremlegget må du velge Flett på nytt og ikke Nytt tekstdokument. 8

9 8. Velg malen Saksfremlegg- til politisk utvalg og klikk OK. 9. Skriv saksfremlegget. NB! Ikke fjern den blå skriften Det er et bokmerke som MÅ ligge for at møteinnkalling og møteprotokoll skal bli riktig. Husk å lagre underveis mens du skriver saksfremstillingen. 10. Når du har skrivet ferdig saksfremstillingen avslutter du ved å klikke på fanen Tillegg og knappen Tilbake til ephorte web. Svar JA på spørsmål om du vil lagre endringer. 11. I Innsjekkingsboksen som dukker opp klikker utfør. NB! Ikke marker som ferdig! 12. Saken er nå klar for å sendes rådmann for godkjenning. Du kan nå hoppe videre til kapittelet "sende saksfremlegg til godkjenning hos rådmann". 9

10 Sende saksfremlegg til godkjenning hos rådmannen Før sak oversendes Rådmann for godkjenning er det viktig at: - Alle nødvendige vedlegg er tilknyttet journalposten 1. Klikk på redigeringsknappen for journalposten til saksfremlegget og velg "Send på godkjenningsrunde". 2. I feltet Saksbeh fyller du inn brukernavnet til Rådmannen (wihæg), trykk så på tabulator. Rådmannens navn og adm.enhet fylles da ut automatisk. 3. Klikk på "Lagre". Rådmannen mottar da saken til godkjenning. 10

11 4. Så lenge saken er "til godkjenning" hos rådmannen vil du selv kunne finne den i søket "Sendt til godkjenning" i venstremarg. 5. Når Rådmann har behandlet (godkjent/ikke godkjent) saksfremstillingen vil det legge seg i søket "Flytoppgaver" i venstre marg. Frem til flytoppgaven er lest av deg, vil søket være markert med fet skrift og antall i parantes. 6. Du henter opp saksflyten ved å klikke på "Flytoppgaver". 7. Klikk så på "konvoluttikon" for å få opp rådmannens behandling. 11

12 8. Du vil da få opp bilde som viser rådmannens beslutning: (Dersom rådmannen ikke har godkjent saksfremstillingen, må du kontakte ham snarest for å få avklart hvilke endringer som må utføres.) 9. Det er viktig at du ferdigstiller saksflyten. Du gjør dette ved å klikke på redigeringsikonet på nederste linje og velge "Marker som fullført". 10. Når saksfremstilling er godkjent av Rådmann må du ferdigstille journalpost og melde det til politisk behandling. For å gjøre dette klikker du på redigeringsikonet for journalposten, velg så "Rediger". 12

13 11. Påse at status på journalpost er F-ferdig og sendt. I behandlingsfanen endrer du status til Klar fra saksbehandler og godkjent av leder. Dette må gjøres for alle utvalgene som skal behandle saken. 12. Klikk Lagre. Saken er nå sendt politisk sekretariat som vil sørge for at saken blir behandlet av de politiske utvalgene. Når saken er behandlet i de politiske utvalg kan du følge opp vedtak ved å følge veiledning i kapittelet Andre fase saksbehandler skal følge opp politisk vedtak 13

14 Andre fase saksbehandler skal følge opp politisk vedtak Saksbehandler har ansvar for å følge opp, og underrette eventuelle parter om de politiske vedtak i saken. Sekretariatet sender ut e-post for å varsle når protokoll er ferdigstilt. Hvordan se at en sak er ferdigbehandlet: For å se om en sak er behandlet i politisk utvalg må du inn på arkfanen Behandlinger. Dersom en sak er ferdigbehandlet i utvalg vil det ligge en protokoll i pdf-format helt til høyre på linjen for utvalgsbehandling. NB! Dersom protokollen er i wordformat betyr det at den ikke er ferdigstilt fra politisk sekretariat ennå. Legge særutskrift i saksmappa som x-notat: 1. Hent opp arkfanen Behandlinger på aktuell saksfremstilling. 2. Klikk på redigeringsikon på arkfanen 3. Velg Opprett samlet saksfremstilling som X-dokument 4. Særutskrift av saksfremstilling, med protokoll fra politisk behandling, opprettes nå i worddokument. 5. Får å få det sjekket inn i ephorte velger du Tillegg, deretter Tilbake til ephorte. Svar ja på spørsmål om du vil lagre endringer. 6. Marker dokument som ferdig før du klikker utfør. 14

15 Lage partsbrev med særutskrift som vedlegg 1. Hent opp arkfanen Behandlinger på aktuell saksfremstilling. 2. Klikk på redigeringsikon på arkfanen 3. Velg Lag partsbrev (fullstendig saksgang) 4. Skriv en overskrift i innholdsfeltet og fyll inn navn og adresse på mottaker. Trykk så på Lagre og nytt dokument. 3. Når innhold og avsender er fylt ut klikker du Lagre og nytt dokument 1. Skriv overskrift i innholdsfeltet. 2. Fyll inn navn og adresse på mottaker. 5. Velg brevmalen Utgående brev og trykk OK. 6. Du kommer da over i word og kommunens brevmal. På side to i worddokumentet finner du særutskriften fra den politiske behandlingen av saken. 7. Skriv ferdig brevet (husk å lagre underveis). For å komme tilbake til ephorte velger du Tillegg og Tilbake til ephorte. Svar ja på spørsmål om du vil lagre endringene. 8. Hak av for at brevet er ferdig før du trykker Utfør. 9. Saken er nå ferdig behandlet. Dersom det ligger restanser i tilknytning til denne saken kan du avskrive de på vanlig måte med Til etteretning/orientering. 15