Registrering av utvalgsbehandlinger

Transkript

1 Oppdatert Slik oppretter du politisk sak i ESA Du er saksbehandler og det forventes at du vet hvordan man gjør dette. Dette er en del av jobben din :-) :-) Det er svært viktig at behandlinger registreres og saksfremlegg opprettes på den måten som fremgår under. Logg på ESA Søk frem arkivsaken som saksutredningen skal skrives i (eller opprett ny arkivsak dersom denne ikke finnes fra før). Stå på saksnivå (gul bakgrunn) Registrering av utvalgsbehandlinger Velg fanen Utvalgsbehandling (dersom denne fanen ikke vises, finner du den under Flere saksdetaljer) Merk deg at det videre er to alternativer alt etter om dette er første utvalgssak i arkivsaken, eller om det finnes utvalgssaker (saksfremlegg) / behandlinger som er registrert fra før: Alt. 1: Dersom det IKKE er tidligere behandlinger knyttet til arkivsaken: Klikk Ny behandling Velg utvalg. NB NB!!!! Hverken møtedato eller andre felt i dette bildet skal gjøres noe med. Klikk OK Lagre Dersom saken skal behandles i flere utvalg, klikk Legg til og velg neste utvalg. Gå videre til avsnittet Produser saksfremlegg

2 Alt. 2: Dersom det ER tidligere behandlinger knyttet til arkivsaken: Klikk + Ny behandling Velg utvalg. NB NB!!!! Hverken møtedato eller andre felt i dette feltet skal gjøres noe med. I nederste felt på siden Runde går du på nedtrekkespilen og endrer til Velg ny runde. Klikk OK Lagre Dersom saken skal behandles i flere utvalg, klikk Legg til og velg neste utvalg. Denne behandlingen skal da ha samme rundenummer som den første du la inn. Gå videre til avsnittet Produser saksfremlegg Produser saksfremlegg Stå fortsatt på saksnivå (gul bakgrunn) Klikk Nytt saksfremlegg: I neste bilde klikker du Neste (dvs: ikke endre hverken mal eller type!!) Du kommer så inn i registreringsbildet for ny journalpost: Tittelen fra arkivsaken kommer automatisk opp som Innhold (tittel) på journalposten. Vurdér om denne - som da blir tittel i selve tekstdokumentet - bør endres. Husk at det er avgjørende viktig at det er samsvar mellom tittel i tekstdokument og journalpostregistrering. Dvs at dersom du endrer på tittelen når du kommer inn i tekstdokumentet, så må du huske å endre i ESA etterpå. Legg samtidig inn evt. inn gradering. Velg knappen Lagre og prod. dok. Du kommer nå over i tekstdokumentet / word, og kan skrive saken.

3 NB! Husk å fylle inn i toppteksten (som er noe endret i forbindelse med overgang til digitale sakspapirer): Behandlinger: F.eks.: ER, FRF, OU, FT NB! Skal samsvare med de behandlinger du registrerer i ESA. Vedlegg: 1 (navn på vedlegg) 2 (navn på vedlegg) Dersom det ikke er vedlegg, skriv: Ingen NB! Skal samsvare med de vedlegg du registrerer i ESA. Andre henvisninger: F.eks: St.prp 59:16 (=tilsvarer tidligere «Utrykte vedlegg») Dersom det ikke er andre henvisninger, skriv: Ingen Ikke rør de blå og røde setningene (flettetegn). Bruk «utvalgsnøytrale» formuleringer i Forslag til vedtak: Skriv: Saken tas til orientering. i stedet for: Samferdselsutvalget tar saken til orientering Dersom du nå ønsker en pause i skrivingen, eller for den saks skyld er ferdig med saken og det bare gjenstår å legge til vedlegg (se Tilknytte vedlegg under), er det svært viktig å lagre i ESA: Klikk ESA-knappen og klikk Arkiver. Velg korrekt lagring ofte Lagre og lukk Du kommer nå tilbake til journalposten i ESA. Skal du deretter inn i dokumentet for å fortsette skrivingen, husk å velge Endre dokument (velger du Vis dokument har du ingen mulighet for å lagre evt. endringer du gjør.) Tilknytte vedlegg Det er to alternative måter å tilknytte vedlegg på, alt etter om du har dokumentet lagret lokalt eller om det skal hentes fra ESA: Alt. 1: Du har vedlegget lagret lokalt Velg Nytt vedlegg Skriv inn Dokumenttittel på vedlegg i samsvar med den betegnelse du ga vedlegget inne i tekstdokumentet!! 1 (navn på vedlegg) Sjekk at Dok.kategori står oppført som Vedlegg generelt vedlegg Dersom det er flere vedlegg velger du Legg til og legger inn ny dokumenttittel: 2 (navn på vedlegg)

4 Klikk OK Lagre og Oppfrisk Du har nå registrert vedlegget, og kan knytte til dokumentet: Klikk på pila til venstre på linja der vedlegget ble registrert: Velg Tilknytt fil Finn dokumentet Velg Bare arkivering av dokument Klikk Lagre, Avbryt, Oppfrisk Alt. 2: Vedlegget skal hentes fra ESA Velg Flere valg Og videre: Hent dokument Søk frem saken, finn dokument og klikk OK. Lagre, Oppfrisk Hva så. Når DU er helt ferdig med saken, dvs at du har: - registrert alle behandlinger i ESA - skrevet et godt saksfremlegg og lest korrektur inkludert føyd til utvalgsbehandlinger og vedlegg i toppen av saksfremstillingen - registrert alle vedlegg og knyttet til dokument i ESA så åpner du dokumentet igjen ved å velge Endre dokument Du trenger ikke gjøre noen endringer i dokumentet nå, men velg Ferdig, til navngitt leder for godkjenning. Da vil leder få dokumentet opp på sin oppgaveliste, og kan godkjenne, evt sende i retur til deg for omarbeiding. Dersom leder mener at alt er ok, så har du nå gjort din jobb i forkant av behandlingen(e).

5 Etter at saken er behandlet Når saken er ferdig behandlet og protokollen skrevet, vil du få en oppgave i ESA, under Mine oppgaver / Andre oppgaver, der det står at Saken er ferdig behandlet i NN utvalg. Som saksbehandler er det da din oppgave å følge opp videre. Status for utvalgsbehandlingen står nå i IIV (ikke iverksatt). Arkivsaken vil ikke kunne avsluttes av dokumentsenteret før du har endret denne statusen til IV (iverksatt) Har du spørsmål, så ta kontakt med en av utvalgssekretærene: Ragnhild (FU, FT) Unni (RKU, AU/AUL, HAMU, SAMU, AMUS) Torunn (OU, Inntaksnemnda) Vera (SU, Klagenemnda) Chalotte (YON, ER, FRF)