Hva er Sak. Hva er Journalpost

Transkript

1 ESA

2 Innhold Hva er Sak... 3 Hva er Journalpost... 3 Lage en ny sak... 5 Registrere en ny journalpost Svar på Journalpost ( svar på brev/innkommen post ) Arkiver e-post Registrere dokument fra lokal PC / hjemmekatalog inn i ESA Avskriv med kode Opprettelse av Personalsaker SKRIVE POLITISK SAK

3 Hva er Sak Med Sak menes en elektronisk sak, hvor alle journalposter/dokumenter tilhørende et bestemt tema/sakstittel knyttes til. Det registreres én saksansvarlig, men det kan være ulike saksbehandlere på Journalposten/dokumentene i saken, på tvers av organisasjonsenhetene. Hva er Journalpost En journalpost kan bestå av flere dokumenter: Hoveddokument Vedlegg Hvert dokument har egen status for om de er under behandling (B) eller ferdig (F). Ved ferdigstillelse av Journalposten skal alle dokumenter være ferdigstilt. 3

4 ARKIV/ESA ARKIVDEL SAK Journalpost Vedlegg 4

5 Lage en ny sak OBS! Følg alt som er markert med gul farge Du kan registrere en ny sak ved å klikke Ny sak under Sak i navigeringsområdet. Sakstittel Her gir du en mest mulig beskrivende tekst for saken du registrerer. Tittel består av 2 felt/linjer det må være registrert noe i felt/linje 1 for at du skal kunne lagre saken. Tittelen brukes i overskrifter, saksoversikter, osv. Hak av for Skjermet dersom innholdet i linje 2 under tittelfeltet ikke skal vises i den offentlige journalen. Merknad Her kan du om ønskelig fylle inn generelle kommentarer om denne saken. 5

6 Arkivkoder Her angir du hvor saken skal arkiveres. Når du har valgt arkivkode under knappen Flere arkivkoder endres knappen til Ny arkivkode slik at du kan legge inn flere koder. Disse vises i en liste. Velg: Type- Kodeklasse Velg: Verdi 6

7 Velg OK Velg: Lagre /Neste Hvis Saken ikke skal graderes kan du lagre. Eller Knappen Neste>> tar deg til fanen Gradering 7

8 Gradering Når du har lagt inn alle verdiene du ønsker, og klikker Lagre, tildeler ESA et saksnummer Velg: Parter og Ny Part 8

9 Gratulerer! Du har lagret Ny sak 9

10 Registrere en ny journalpost Følg alt som er markert med gul farge Når du skal lage en ny journalpost blir du veiledet gjennom tre vinduer. Du kan starte registreringen av en ny journalpost fra en sak ved å klikke på knappen Ny journalpost Vindu 1: Fanen Tilhørende sak er delt inn i områdene Tilhørende sak, Dokumentmal og eventuelt en liste over dokumenter. Klikk Neste Vindu 2: Detaljer og Avs/Mott Under fanen Detaljer og Avs/Mott angir du mottaker(e), og andre journalpostdetaljer. Enkelte felt fylles ut 10

11 automatisk. Vinduet er delt inn i områdene Ekstern mottaker (eller avsender), Ansvarlig og Journalpostdetaljer. Ekstern mottaker (eller avsender) Hvis Søkefeltet ikke gir noe resultat, klikk på knappen ny mottaker. Fyll ut minimum felter markert med gult. OBS! Type ID velg kun et av valgene Hvis Avsender/Mottaker ikke er registrert i adresseregisteret, Klikk på knappen, Legg til adr.reg. Hvis adressen er feil registrert i adresseregisteret velg knappen Oppdater adr.reg OK for videre registrering 11

12 Journalpostdetaljer Feltene i dette området arver informasjon fra saken. Innhold: beskriv innholdet av dokumentet, skal ikke ha samme tekst som sakstittel. På linje to legges skjermet informasjon. Merknad Her kan du om ønskelig fylle inn generelle kommentarer om denne journalposten. Hvis journalposten ikke skal graderes eller skal ha vedlegg kan du nå lagre og produsere dokumentet. Eller Klikk Neste>> igjen hvis du vil legge inn gradering eller vedlegg i journalposten. 12

13 Vindu 3: Gradering og Dokumenter Under fanen velger du gradering for journalposten, og kan legge til dokumenter. Velg gradering Nederst i dette området velger du hvilke felt som skal skjermes. Vedlegg I dette området kan du beskrive og legge dokumenter til journalposten. Knappen Nytt vedlegg. 13

14 Lagre og prod. dok. lagrer journalposten og starter dokumentproduksjonen av hoveddokumentet 14

15 15

16 Når en journalpost er gradert, blir journalpostsymbolet utstyrt med en hengelås. Gratulerer!! Du har lagret Ny Journalpost 16

17 Svar på Journalpost ( svar på brev/innkommen post ) Følg alt som er markert med gult Fra Hovedvinduet i ESA Klikk på pila foran saken og velg - lag svar. Velg Dok.mal, Type skal være U-utgående Klikk Neste Fyll ut eventuelt manglende informasjon og klikk på knappen Oppdater adr.reg 17

18 Hvis journalposten ikke skal graderes eller skal ha vedlegg kan du lagre og produsere dokumentet. Eller Klikk Neste>> hvis du vil legge inn gradering eller vedlegg i journalposten Dokumentet er produsert. Her starter du å skrive brevet som skal sendes til mottakeren 18

19 Velg Esa, Arkiver Velg- Dokumentet er ferdig og ekspedert 19

20 Oppfrisk Gratulerer!! Du har svart på et brev 20

21 Arkiver e-post Velg epost som skal arkiveres 2. Velg ESA fane 3. Velg arkiver ikonet 4. Innlogging informasjon, Brukernavn og passord 5. velg Ok 6. I eksisterende sak 21

22 Skrive saksnr. Eks( 16/.) 8. Søk sak eller klikk på knappen 9. velg Journal 9 22

23 10. Endre Hoveddokument Husk- meldingstekst en er hoveddokument bare når e-posten ikke har vedlegg. Fjern haken foran alt som har Image(logo) Endre Tittel 23

24 velg Gradering 13 24

25 13. velg Avs/Mottak 14. Kontroller avsender/mottaker, skal være navn på person eller firma. OBS!! e-postadresse på avs/mott skal ALDRI brukes. 15. velg arkiver Velg Arkiver og lukk 17. ok 18. ok

26 Oppfrisk 19 Gratulerer, du har registrert Journalposten fra Outlook inn i ESA 26

27 Registrere dokument fra lokal PC / hjemmekatalog inn i ESA 1. velg område 2. velg fil/dokument 3. klikk på Esa fane 4. klikk på Arkiver nytt i arkivet 5. velg: Arkiv esaprodmo, Brukernavn, Passord 27

28 6. I eksisterende sak skriv inn Saksnr. Eks. 16/.. 7. klikk på 8. Journaltype 9. Tittel 10. velg Avs/Mott 28

29 11. Arkiver 12. Dokumentet er ferdig og ekspeder 13. Ok 29

30 Hvis du velger U-Utgående Journaltype. 30

31 31

32 32

33 Avskriv med kode Følg etter de som er markert med gul farge Fra Saksnivå: klikk på pila foran (I- inngående dokument) Velg: Avskriv med kode Avskrivingsmåte Velg: TE brevet er tatt til etterretning 33

34 Klikke Lagre Under fanen avs. resultat TE Statuskoder på journalposter: 34

35 Opprettelse av Personalsaker 35

36 Legg til journalposter. 36

37 SKRIVE POLITISK SAK FRA EKSISTERENDE SAK ELLER OPPRETTE HELT NY SAK Følg gule markeringer 1. Hent eksisterende sak eller velg ny sak 2. Klikk på Utvalgsbehandling 3. Velg behandlingstype PS Politisk behandling MEGET VIKTIG 4. Klikk på Ny behandling 5. Velg utvalg saken skal behandles 6. Klikk OK 7. Dersom saken skal behandles i flere utvalg, legg til ny behandling og klikk på OK 37

38 8. Når du har lagt inn de utvalgene saken skal behandles i, klikk Lagre 9. Velg Nytt Saksframlegg 10. Du får bilde av ny journalpost Klikk på Neste 11. Klikk på Neste i dette bildet også 38

39 12. Klikk på Lagre og produsere i dette bilde 39

40 Du vil da få opp denne malen, som teksten/saken skal skrives i 13. RØDE OG BLÅ MÅ IKKE RØRES det er de som styrer all videre prosess, og vi får ikke kjørt sakspapirer dersom disse røres. 14. Skriv inn all tekst i saksmalen 40

41 15. Dersom du skal ha med vedlegg eller ikke er ferdig med saken, velg Arkiver og lukk. Skal du ha med et vedlegg fra en sak i ESA, klikk på fanen Flere valg og hent vedlegg Skriv saksnummer på saken du skal hente vedlegg fra og klikk søk 41

42 Marker i ruta foran vedlegget du ønsker og klikk på OK Vedleggene du har valgt legger seg under saken. Klikk Lagre Skal du hente vedlegg utenfor ESA, klikk Nytt vedlegg Viktig å skrive riktig navn på vedlegget og klikk på OK 42

43 Navn på vedlegg, men uten innhold legger seg under saken. Klikk Lagre Teksten til ved vedlegget må hentes der du har lagret det. Klikk på pilen foran navn på vedlegg og velg Tilknytt fil 43

44 Klikk på Browse Velg dokumentet du skal ha som vedlegg og klikk på Open 44

45 Klikk Lagre Når saken her helt ferdig fra saksbehandler Klikk på Flere valg Velg Saksfremlegg er ferdig. Sendes leder for godkj. 45

46 Velg navn på den som godkjenner dine saker Klikk OK Er du sikker på at saken er ferdig? Ja eller Nei Godkjennes saken av leder, får du ingen beskjed gjennom ESA.. Godkjennes ikke saken, får du tilbakemelding under mottatt post i mine oppgaver. Klikk på pilen foran saken du har fått tilbake fra leder, klikk på vis kommentar for å se hva du skal gjøre videre med den. 46

47 Les kommentaren fra leder og klikk på Avbryt. Gjør de endringene i saksframlegget du skal. Klikk på Saksfremlegg er ferdig og sendes leder til godkjenning på nytt., 47

48 Saksfremlegg er fullført. 48