Kurs for saksbehandlere. EDB Sak og Arkiv. Kurs for saksbehandlere Versjon 8.0. EDB ErgoGroup ASA

Transkript

1 Kurs for saksbehandlere EDB Sak og Arkiv Kurs for saksbehandlere Versjon 8.0 EDB ErgoGroup ASA

2 EDB ErgoGroup Postboks 640 Skøyen 0214 OSLO Telefon: (sentralbord) Telefaks: (resepsjon) Avfotografering eller annen reproduksjon av dokumentet for videre distribusjon er ikke tillatt uten særskilt avtale med EDB ErgoGroup EDB ErgoGroup. Med enerett.

3 Innholdsfortegnelse 1 Velkommen til EDB Sak og Arkiv Viktige begrep Starte programmet Pålogging Ulike saksbehandler-roller Endre passord EDB Sak og Arkiv forside Oppgaveliste Lese / endre dokument Endre frist på oppgave Fordele oppgave Utføre oppgave Oppgavevinduet Avskrive med kode Lag svar/foreløpig svar på mottatt dokument Lage oppgave For kommentar til Sak eller Journalpost Kommentere oppgave Se på kommentar som er gitt Se på oppgaver på journalpost Se på oppgaver på sak Søk Søk etter kjent saks- eller journalnummer Ordsøk sak Ordsøk journalpost Fritekstsøk (IntelliSearch) Hent sak Hent journalpost Søk etter saker eller journalposter Spesifiserte søk Søk etter saker Søk etter journalposter Regler for utfylling av felt i søkebildene Forhåndsdefinerte søk Egendefinerte søk Utskrift Offentlighetsvurdering Offentlighetsvurdere sak Offentlighetsvurdere journalpost Gradere/skjerme informasjon Gradere sak eller journalpost Gradere vedlegg Gradere kommentar Foreløpig ledig kapittel (tomt) Registrere mottakere av journalpost Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 3

4 11.1 Registrere ekstern mottaker Adresseinformasjon er registrert i adresseregisteret Adresseinformasjon er IKKE registrert i adresseregisteret Registrere intern mottaker Lese/endre dokument Lage ny journalpost og nytt dokument Lage eller knytte vedlegg til journalpost Arbeide med journalpost Lage kopi av journalpost for å produsere nytt dokument Endre innholdsbeskrivelse, merknad, status m.m Endre informasjon om ekstern avsender/mottaker Slette avsender/mottaker Registrere kommentarer Slette kommentarer Tilknytte dokument fil er ikke laget i EDB Sak og Arkiv Arkivere ikke arkiverte /reserverte dokumenter Slette hoveddokument eller vedlegg Avskrive journalpost med kode Kopiere referanse til dokument Arbeide med sak Om arkivkoder Registrere ny sak Slette arkivkode på sak Lage kopi av sak Endre informasjon om sak Registrere part i sak Endre part i sak Slette part i sak Registrere referanse Utvalgsbehandling av saker Ny utvalgsbehandling Lage nytt saksframlegg Referere dokument i utvalg Lage melding om vedtak i politisk sak Lage melding om vedtak fra utvalgsbehandling Lage melding om vedtak fra oppgavelista Lage melding om vedtak i delegert sak Sende dokumenter som e-post Ekspedere en ferdig journalpost Send kopi av et dokument Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 4

5 1 Velkommen til EDB Sak og Arkiv Med EDB Sak og Arkiv (ESA) har du som saksbehandler fått tilgang til et verktøy som hjelper deg til å kunne drive korrekt og hurtig saksbehandling. EDB Sak og Arkiv inneholder funksjoner for på en enkelt måte å: Følge opp og utføre tildelte oppgaver Opprette saker Lage brev og notater Lage behandlingsplan, saksframlegg og melding om vedtak Besvare mottatte brev og notater Søke etter journalposter og saker Lese og endre tekstdokumenter Sende dokumenter som e-post Definisjoner av organisasjon, brukere og rettigheter til saker og journalposter samt maler for tekstdokumenter ligger definert i systemets administratorprogram. Det er systemansvarlig for EDB Sak og Arkiv i din organisasjon som er ansvarlig for å vedlikeholde dette. EDB Sak og Arkiv er tett integrert med det tekstbehandlingsprogrammet som organisasjonen bruker. I denne kursdokumentasjonen finner du beskrivelse av viktige begrep og tips for navigering i systemet. I tillegg finner du korte oppskrifter på hvordan ulike oppgaver kan løses. Systemet inneholder en egen hjelpfunksjon som gjør det mulig for deg å få hjelp på skjermen under veis. I hjelpfunksjonen finner du en beskrivelse av alle felt og menyer som kan benyttes i de ulike skjermbildene. Før du tar i bruk systemet anbefaler vi at du gjør deg kjent med hvilke rutiner som gjelder for registrering og oppdatering av informasjon i EDB Sak og Arkiv i din organisasjon. Lykke til her har du fått tilgang til et verktøy som kan bidra til å forenkle og effektivisere din arbeidshverdag. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 5

6 2 Viktige begrep I et NOARK basert sak-/arkivsystem skal alle journalposter knyttes til en sak. Nedenfor finner du en forklaring på saksbegrepet samt andre viktige begrep som benyttes. Enkelte begrep er i systemet knyttet til et symbol. Symbolene for begrepet er vist i venstre kolonne nedenfor. Begrep Arkivdel Arkivkode (Arkiv)Type (Arkiv)Verdi Avskrive Behandlingsansvarlig Behandlinger Dokument Dokumentnummer Dokumentlager Ekstern mottaker Ekstern avsender Gradering Hoveddokument Forklaring En vilkårlig definert del av et arkiv hvor alt materiale er inndelt og ordnet etter samme primærnøkkel. Arkivkoden angir den fysiske plasseringen innenfor arkivdelen. Type arkiv. Eksempel for emnearkiv basert på K-koder: FE fellesklasse FA fagklasse TI tilleggskode Eksempel for objektbasert arkiv: FDA fødselsdato Felt som benyttes for å angi verdi som er tillatt innenfor valgt arkivtype. Eksempel for emnearkiv basert på K-koder: FE 076 (Gaver, stipend) Eksempel på objektbasert arkiv: FDA Registrering av opplysninger om når og hvordan en inngående journalpost har blitt håndtert, herunder også mottatt e-post og notater. Saksbehandler som er ansvarlig for at journalposten blir behandlet. Det er alltid kun en 1 behandlingsansvarlig på en journalpost. Behandlinger presenteres på sak og viser hvilke utvalg, komiteer etc. en sak er eller skal behandles i. Felles betegnelse for hoveddokument og/eller vedlegg. Entydig begrep som bygges opp av saksnummeret og journalpostens nummer i saken (åå/nnnnn-xxx). Navn på hvor tekstdokumentet lagres. Mottaker/avsender av journalpost, hvor mottaker/avsender ikke registrerer i samme NOARK base. Journalposter og saker som inneholder sensitive opplysninger kan graderes for å skjerme innsyn. Graderte saker og journalposter er merket med at symbolet for konvolutt og saksmappe får en liten hengelås nede i sitt høyre hjørne. Ved gradering må man henvise til lovhjemmel samt avmerke hvilke felt som skal skjermes. Felt som skjermes merkes med rosa bakgrunnsfarge for personer som har rettigheter til innsyn, mens andre uten disse rettighetene bare ser utstjernete felt.. Til en journalpost kan det registreres ett Hoveddokument og evt. ett eller flere vedlegg. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 6

7 Begrep Intern mottaker Intern avsender Journalenhet Journalpost Org.enhet Sak Saksnummer Tilgang til sak, journalpost og dokument. Status Tilgangsgruppe Tilleggsinformasjon Utvalg Utvalgsbehandling Vedlegg Forklaring Mottaker/avsender av journalpost, hvor mottaker/avsender registrerer i samme NOARK base. En arkivorganisatorisk enhet som fører journal. Informasjon som er felles for hoveddokument og vedlegg. Eksempelvis saksbehandler og informasjon om mottaker/avsender. En journalpost inneholder alltid ett hoveddokument og kan i tillegg inneholde vedlegg. Eksempel på journalpost kan være Søknad om byggetillatelse med vedlegg, Søknad på stilling med vedlegg etc. Org.enhet viser hvilken organisasjonsenhet (avdeling/seksjon) saksansvarlige/saksbehandler tilhører. En sak tilsvarer en saksmappe/saksomslag. En sak kan inneholde en eller flere journalposter. På saken registreres opplysninger som er felles for alle journalpostene og dokumentene i saken. Hver sak tildeles et entydig saksnummer. Entydig begrep (åå/nnnnn) som automatisk tildeles en sak når denne opprettes i systemet. Saksansvarlig har automatisk lesetilgang til alle journalposter og dokumenter i saken. Mottaker og kopimottaker har lesetilgang til den journalposten han står som mottaker/kopimottaker av. Hvis journalpost har status R reservert/konsept, har saksansvarlig, saksbehandler, medavsender og leder tilgang. Feltet Status vises på både sak, journalpost og dokument Eksempel på status på sak: B under behandling Eksempel på status på journalpost: E ekspedert Eksempel på status på dokument: F ferdig Alle saker og journalposter knyttes til en tilgangsgruppe. Tilgangsgruppe styrer hvem som skal ha tilgang til å endre og ha fullt innsyn i saken/journalposten utover saksansvarlig/saksbehandler/mottaker. En saksbehandler kan være medlem i en eller flere tilgangsgrupper. Tilleggsinformasjon kan benyttes for å registrere/vise informasjon som er definert spesielt for din organisasjon. Definering av hva som skal være mulig å registrere som tilleggsinfo. gjøres i EDB Sak og Arkiv Administrator. Tilleggsinfo. kan registreres i en egen fane både på sak og på Journalpost. Slik info.kan graderes og skjermes Fellesbetegnelse på kollegiale organer (styrer, råd, komiteer, utvalg og liknende). Oversikt over type utvalgsbehandling (delegert eller politisk), samt hvilke styrer, råd, komiteer, utvalg og liknende en sak skal behandles i. Oversikten ligger ifm. egen fane på saken. I tillegg til et hoveddokument kan en journalpost også inneholde ett eller flere vedlegg. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 7

8 3 Starte programmet Hvis du er usikker på hvor oppstartsikonet for EDB Sak og Arkiv ligger på din PC må du ta kontakt med systemansvarlig for EDB Sak og Arkiv i din organisasjon. Når du har funnet oppstartsikonet kan du dobbeltklikke på dette. Du kommer da inn til bildet for pålogging til EDB Sak og Arkiv. 3.1 Pålogging For å tilfredsstille offentlige krav til sikkerhet, settes systemet opp slik at du som bruker må logge deg på med brukerident og passord. Ident og passord får du tildelt av systemansvarlig i din organisasjon. Passordet vises som stjerner på skjermen av sikkerhetsmessige grunner. Slik logger du deg på systemet: Fyll inn Brukerid og trykk TAB-tasten Brukerid fylles ut og markøren hopper til neste felt Fyll inn Passord Feltet passord fylles ut med for hvert tegn du skriver. Du kommer til EDB Sak og Arkiv forside Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 8

9 3.2 Ulike saksbehandler-roller Hvis du fordeler din arbeidstid mellom to eller flere klart definerte roller, f.eks. på to ulike avdelinger, eller du arbeider delvis som møtesekretær, dels som saksbehandler, kan du i EDB Sak og Arkiv være definert med flere ulike roller. Roller benyttes eksempelvis hvis du er ansatt i to stillinger som er knyttet opp mot ulike organisasjonsenheter. Når du har logget inn vises brukernavnet ditt i skjermbildets øvre høyre hjørne Der vil standardrollen vises i parentes. Har du flere roller, bytter du rolle ved å klikke på rollenavnet og velge fra listen som vises. Merk: Vær oppmerksom på at du i en gitt rolle ikke nødvendigvis har de nødvendige rettigheter til å utføre alle funksjoner. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 9

10 3.3 Endre passord Slik kan du endre ditt passord: 1. skjermbilde etter pålogging linken Endre passord. Dette ligger bak valget Brukeradministrasjon i skjermbildets venstre kolonne. (Se skjermutklipp under) Fyll inn Nytt passord og trykk TABtasten Fyll inn Gjenta nytt passord og trykk TAB-tasten Du får frem popup-bildet Endre passord. Feltet Nytt passord fylles ut med * for hvert tegn du skriver. Feltet Gjenta nytt passord fylles ut med * for hvert tegn du skriver. Du får beskjed om at Passord er endret kan klikke OK og kommer tilbake til EDB Sak og Arkiv forside. Dersom organisasjonen er satt opp med Single sign-on gjelder ikke disse mulighetene for å endre passordet i ESA. Da vil nettverkspassordet sørge for at brukeren kommer rette inn, uten at det er nødvendig å skrive inn passord først. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 10

11 4 EDB Sak og Arkiv forside Etter pålogging kommer du alltid til EDB Sak og Arkiv Forside. Hvilke valgmuligheter forsiden viser, er til dels avhengig av tilgjengelige moduler og hvordan systemet er satt opp i din organisasjon. Bildet nedenfor viser hvordan forsiden vanligvis vil se ut.. Øverst på forsiden finner du en bannerlinje med et sentralt søkefelt litt til venstre for midten. Denne bannerlinjen er tilgjengelig i alle skjermbilder. Til høyre på den samme bannerlinjen finner du navnet til den som er pålogget, samt valget for å logge ut av systemet. I menyen til venstre i bildet (venstre kolonne) finner du de forskjellige valgene for alternative oppgaveoversikter, og valgmenyer ifm. Sak, Journalpost, Utvalg, Hjelp og Brukeradministrasjon. Menyene under hvert punkt blir her ekspandert når du klikker på den lille haken til venstre for ordet. Til høyre på forsiden finner du en kalender for inneværende måned. Om du vil ha frem en kalender for tidligere eller kommende måneder, så kan du klikke på en av de to blå pilene som befinner seg foran og bak navnet på inneværende måned. Du kan også klikke på de datoene i kalenderen som er markert for å få opp mer info om den aktuelle oppgave. Hvis kalenderens klokke-symbol er gul, så ligger det en eller flere oppgaver med frist på dagens dato. Hvis symbolet er rødt, ligger det en eller flere oppgave på denne datoen, men hvor fristen er overskredet. Ved grønt symbol, så handler det om en oppgave som har frist frem i tid. Ved bare å la markøren hvile på et av disse symbolene, så får du også frem info om datoens oppgaver. I skjermbildets midtparti, bak symbolet og under overskriften Mine oppgaver, ligger en eller flere lister over den påloggede brukerens oppgaver. (Se neste avsnitt) Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 11

12 5 Oppgaveliste Oppgavelisten under overskriften Mine oppgaver viser oppgaver som er knyttet til deg som saksbehandler. Listen kan fremkomme ordnet med følgende gruppeoverskrifter: Ikke arkiverte dokumenter Mottatt post Under arbeid Milepæler Til godkjenning Til arkivering Saker Andre oppgaver Eksempel på oppgaver tilhørende disse gruppene kan være: Mottatt post Her vises journalposter hvor du er saksbehandler/behandlingsansvarlig eller mottaker/kopimottaker. Saker og evt. journalposter du skal kommentere eller har fått en kommentar på finner du også her. Under arbeid Her vises dokumenter du har startet på, men som du ikke er ferdig med. Milepæler Her vises milepæler som du er ansvarlig for i en saksgang og som er klar til å utføres Andre oppgaver Her vises oppgaver som forteller at sak til politisk behandling er ferdigbehandlet i aktuelt utvalg og at melding om vedtak kan sendes. Valget Ufordelte oppgaver (i venstre kolonne) viser oppgaver som ikke er knyttet til en spesiell saksbehandler, men for eksempel til en organisasjonsenhet. Valget nedenfor heter Mine utsatte oppgaver Her vises oppgaver du har utsatt, dvs. at Utsatt dato er registrert på oppgaven. Valget Min enhets oppgaver forekommer bare hvis du er registrert med lederrettigheter i administratorprogrammet. Knappen Oppfrisk (ovenfor kalenderen) frisker opp både oppgavelisten og kalenderen. Lister over oppgaver blir automatisk gruppert og sortert slik at bare de 5 nyeste oppgavene innenfor hver gruppe er synlige. Disse er da sortert med nyeste oppgave øverst. Ønskes motsatt sortering eller å synliggjøre alle oppgavene innenfor en gruppe, så kan dette velges via valget Oppgavevisning. Dette valget ligger rett ovenfor oppgavelistene. Se utklippet ifm dette valget under her: Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 12

13 Standard sortering er i ESA8.0 valgt for hele organisasjonen. De gangene du ønsker motsatt kronologi kan du velge sortering i feltet Sortering på forsiden. Dette valget blir tilbakestilt ved avlogging. Nedtrekkslisten bak symbolet til venstre på hver oppgaverad har valg for handlinger du kan utføre, f.eks. å vise saken eller lage et dokument. Hvilke valg som vises avhenger av type oppgave. Herfra kan du velge hvilke handlinger du vil utføre videre. Ikoner på en rad viser om det er knyttet dokumenter til oppgaven. er du på eller, så åpnes dokumentet, klikker du på vises en liste over aktuelle vedlegg. Du kan også klikke på en rad for å vise et oppgavevindu med valg for videre handlinger. Dette fungerer ikke helt på samme måte for oppgave-gruppen ikke-arkiverte dokumenter. I de følgende kapitlene er det beskrevet hvordan du utfører ulike oppgaver fra oppgavelista. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 13

14 5.1 Lese / endre dokument For å kunne lese et dokument som er knyttet til en journalpost er det enkleste å klikke på det tilhørende dokumentsymbolet. (, eller ) Systemet holder selv rede på hvilke tilganger du har til dokumentet, dvs. har du tilgang til å redigere dokumentet, hentes dokumentet opp i redigeringsmodus (du har tilgang til knappen Arkiver Dokument EDB Sak og Arkiv i tekstbehandleren), har du ikke tilgang til å redigere dokumentet, hentes dokumentet opp i vis-modus og du kan ikke lagre endringer. Slik kan du hente fram et dokument for å endre lese/endre det: Forside EDB Sak og Arkiv forside på symbolene, eller. Du kommer over i tekstbehandleren eller visningsprogrammet. (Vær obs på at det kan skje at det fremhentede dokumentet legger seg bak selve ESA-programmet, slik at du må synliggjøre det derfra). Hvis du har anledning til å redigere dokumentet: EDB Sak og Arkiv som ligger som en fanetopp i tekstbehandlerens menylinje når du har gjort ønskede endringer. på Arkiver-knappen som er til venstre i word-fanen EDB Sak og Arkiv. Nå fremkommer diskett-symbol med valget Arkiver helt øverst til venstre i dette wordfane-bildet. Du vil nå alltid etter å ha trykket på Arkiver få frem minimum følgende 2 valg (+ofte flere andre valg). Avmerk en valgknapp til venstre for aktuell aktivitet i neste popup-bilde. (eller behold forhåndsvalgt avmerking) Eksempel på aktuelle valg: o Bare arkivering av dokumentet o Arkiver og fortsett med redigeringen o Alle dokumenter er ferdige og ekspedert o Alle dokumenter er ferdige og sendes leder for godkjenning. så på Endringene du har gjort blir lagret, og du får tilbake EDB SAK og Arkiv på skjermen igjen. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 14

15 Hvis du IKKE har anledning til å redigere dokumentet: Uten redigeringsadgang til dokumentet er Arkiver-symbolet grået ut. Da kan du kun lukke dokumentet når du er ferdig med å lese det. Bruk funksjonen Lukk i tekstbehandler for å lukke dokumentet Ikke redigeringsadgang på lukk i word Tekstbehandleren eller visningsprogrammet lukker seg og du får tilbake EDB SAK og Arkiv på skjermen igjen. 5.2 Endre frist på oppgave Slik kan du endre frist eller utsette en oppgave: Forside Velg hvilken oppgave som du vil endre frist på og klikk på på symbolet foran den aktuelle oppgaveraden. deretter på valget Fordel / Endre oppgave i menyen som er fremkommet. EDB Sak og Arkiv forside Du får frem en liste med aktivitetsalternativer. Detaljbilde for Oppgave vises Fyll inn dato i feltet Utsatt til Ny dato registrert i feltet Utsatt til Detaljbilde for Oppgave vises. Oppgaven skal automatisk nå være blitt flyttet til oversikten Mine utsatte oppgaver i forsidebildets venstre kolonne. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 15

16 5.3 Fordele oppgave Brukere som har rettigheter til å endre saksansvarlig/saksbehandler, kan benytte denne funksjonen for å fordele en oppgave til en saksbehandler. Slik fordeler du en oppgave til en saksbehandler: Forside Velg hvilken oppgave som du vil fordele og klikk på på symbolet foran den aktuelle oppgaveraden. på Fordel / Endre oppgave i menyen som fremkommer når du trykker på symbolet foran den aktuelle oppgaveraden. EDB Sak og Arkiv forside Du får frem en liste med aktivitetsalternativer. Dette skjermbildet fremkommer da: Flytt markøren inn i feltet Fordel til, og skriv inn initialer eller navn på ny saksbehandler. Velg et navn / en bruker-id. så Alle interne brukere som passer til de innskrevne data fremkommer i en liste (vha funksjonen autocomplete ) Oppgave fordelt Enkelte oppgavetyper kan fordeles til flere enn en mottaker. Hvis du har hentet frem en slik oppgave og ønsker å gjøre en slik fordeling, kan du klikke på knappen Fordel til flere (Se utklipp under) Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 16

17 5.4 Utføre oppgave Oppgavevinduet Når du klikker på raden til f.eks. en journalpost, vises dette sammendraget. x Valgene i vinduet virker slik: Saksnummeret, f.eks. 10/12, er en lenke som åpner saken i et eget vindu. Dokumentnummeret, f.eks. 10/12-4, er en lenke som åpner journalposten i et eget vindu. er du på tekstbehandlerikonet til et dokument åpnes dokumentet. Valgene i feltet Oppgave iverksettes med knappen Utfør. Valgene i feltet er de samme som i nedtrekkslisten for samme journalpost: Valgene under den nederste delestreken i listen er alltid spesifikke for den enkelte organisasjon, journalpoststatus og journalpostflyt, for eksempel Alle dokumenter er ferdig, Sendes leder for godkjenning. og Alle dokumenter er ferdig og Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 17

18 ekspedert. Slik kan du velge å utføre en aktivitet i forhold til en oppgave direkte fra oppgavelista: Forside Alt.a: på raden (tekstlinja) til en oppgave. Alt.b: Alternativt kan du klikke på symbolet (pila) forrest på oppgaveraden. Velg (marker) aktuell aktivitet blant valgalternativene i bildet. Ved Alt a: må du også trykke for å komme videre. Beslutningsalternativene i popupen vurderes og et av de tilgjengelige valg utføres.(dette kan være alternativene Ja, Nei, Lagre eller Avbryt ). Alt.a: Oppgavens oppgavevindu fremkommer. (Som for eksempel i det første bildet ovenfor) Alt.b: Her vil nedtrekkslisten med aktuelle oppgaver fremkomme. (Som i det nederste bildet ovenfor) Aktuelt valg aktiveres. Ny popup fremkommer. Ved valgalternativet Ja settes oppgaven til utført, dvs. fjernes fra oppgavelista og valgt aktivitet utføres 5.5 Avskrive med kode Funksjonen benyttes i de tilfellene hvor man ikke skal lage et svarbrev til mottatt journalpost (dokument), men ferdigbehandle journalposten (dokumentet) ved for eksempel å ta det til etterretning eller lignende. Journalpost avskrives ved å påføre kode for avskriving, eksempelvis TE tatt til etterretning. Når journalposten er avskrevet, blir den borte fra mottakernes oppgaveliste. Fra oppgavelista (Oppgavegruppa Mottatt post ) avskriver du med kode slik: Forside Sørg for at oppgavegruppa Mottatt post er synlig i skjermbildet. Velg en oppgave og gjør valget a) eller b) fra matrisen ovenfor, for å få frem oppgavens aktivitetsalternativer. Velg Avskriv med kode blant de synlige alternativer. Legg inn aktuell avskrivningskode i feltet Avskrivningsmåte. (F.eks. TE Brevet er tatt til etterretning ) på knappen Velg Oppfrisk i oppgavelistebildets øvre, høyre hjørne. EDB Sak og Arkiv forside. Oppgavene i oppgavegruppa Mottatt post er synlige og valgbare. Listen over oppgavens aktivitetsalternativer fremkommer, og et av disse er alternativet Avskriv med kode. Skjermbilde (popup) med overskriften Avskriv med kode fremkommer. Avskrivningsmåte fylt ut Journalposten blir avskrevet. Oppgaven blir da umiddelbart borte fra din oppgaveliste Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 18

19 5.6 Lag svar/foreløpig svar på mottatt dokument Funksjonen Lag svar benyttes i de tilfellene hvor svaret (produksjon av utgående journalpost) gjør at mottatt journalpost er ferdig behandlet. Funksjonen gir automatisk avskriving av mottatt journalpost, og mottatt journalpost blir fjernet fra din oppgaveliste. Funksjonen Lag foreløpig svar benyttes i de tilfellene hvor svaret (produksjon av utgående journalpost) IKKE bidrar til at mottatt journalpost er ferdigbehandlet, men hvor utgående journalpost kun er et foreløpig svar. Funksjonen gir automatisk foreløpig avskriving av mottatt journalpost, men journalposten blir ikke fjernet fra din oppgaveliste. Slik kan du lage svar evt. foreløpig svar på mottatt dokument: Forside Sørg for at oppgavegruppa Mottatt post er synlig i skjermbildet. på symbolet (pila) forrest på den oppgaveraden du velger EDB Sak og Arkiv forside. Oppgavene i oppgavegruppa Mottatt post er synlige og valgbare. Nedtrekkslisten med aktuelle oppgaver fremkommer. Lag svar evt. Lag foreløpig svar i den fremhentede oppgavelisten. Sjekk at feltet Dokumentmal er korrekt, evt. fyll inn korrekt dokumentmal Sjekk at feltet Type er korrekt evt. fyll inn korrekt dokumenttype Sjekk at journalposten du skal besvare har hake i avkryssingsboksen til venstre. Popup-bildet Ny journalpost fremkommer. Velg journalpost(er) som skal besvares. Journalpost som besvares er automatisk markert med en hake til venstre. Feltet dokumentmal utfylt Eksempelvis: U eller N Hvis dokumentet du lager skal være svar på flere inngående dokument: i avkryssingsboksen til venstre for de dokumentene du skal besvare. Rediger teksten i feltet Innhold hvis nødvendig. Hake i avkryssingsboksen til venstre for journalposten som besvares. Skjermbildet Ny journalpost fremkommer. Det du har skrevet i feltet Innhold blir overskrift på utgående dokument. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 19

20 Fyll inn evt. Merknad Kontroller om det som står under til/fradata ifm avsender eller mottaker bør endres eller suppleres. Sjekk videre om innholdet i de andre feltene i dette bildet ser OK ut. (Skjerming, datering, status, deres ref. osv) Feltet kan stå blankt. Feltet Status: Helst ikke innhold i statusfeltet manuelt. Dette vil vanligvis endres automatisk når dokumentet er ferdig produsert. Dokumenter med Status R reservert/konsept er ikke ferdige og kommer derfor heller ikke på postlista. Feltet Fra: Her står du automatisk som avsender. Feltet Til: Her står automatisk avsender på mottatt brev. Feltene: Tilgangsgruppe, Registreringsdato, Datert, Dokumentkategori og Dokumentlager er automatisk fylt ut. Hvis dokumentet du lager har flere mottakere: evt. i avkryssingsboksen til venstre for Dokument for fletterbrev. Avkryssingsboksen Flett adresser vil være ferdig avhuket dersom du har registrert flere mottakere. Om du ønsker å lagre journalposten uten (i denne omgang) å produsere selve tekstdokumentet: Fjern haken som er forhåndssatt i avkrysningsboksen foran tekstent Produser dok. ved lagring Når avkrysningsboksen blir tom vil knappen rett nedenfor endre tekstinnhold fra Lagre og Produser til Lagre Skriv dokumentet. deretter på word-fanen som ligger i toppen av word-bildet (vanligvis litt til høyre for midten). Du kommer over i tekstbehandleren. Informasjon fra journalen er lagt inn iht. malen du valgte. Arkiver-valgene for ESA8 fra word synes da til venstre i bildet (Innenfor faneinnholdet til fanen Edb Sak og Arkiv Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 20

21 på diskett-symbolet Arkiver. valgknapp til venstre for aktuell aktivitet i popup-boksen. Eksempel på aktuelle valg: o Arkiver og lukk o Arkiver og fortsett med redigeringen o Ferdig, ekspederes av saksb, sendes arkivet for godkjenning. o Ferdig, sendes videre til godkjenning. (Om dette siste alternativet velges, må en intern ID (eller navn) hentes frem i skrivefelt til høyre for valgalternativet) Ved alle andre valg enn om du hadde valgt Arkiver og fortsett med redigeringen, så vil word nå lukke seg. En popup-boks med flere valgalternativer vil fremkomme. Bortsett fra valget Arkiver og lukk og valget Arkiver og fortsett med redigeringen, så er de resterende alternativene bestemt og satt opp av egen organisasjon. Valgt aktivitet utført. Du får EDB Sak og Arkiv opp på skjermen igjen. Hvis dokumentet du laget var registrert med flere mottakere, kan du kan du flette inn adressatene i dokumentet slik: Hent frem journalposten og ha fanen Dokumenter i fokus. (Se bildet ovenfor) på pilen til venstre for dokumentbeskrivelses-linja. Flett adresser inn i flettebev Les eller skriv ut og deretter lukk word. Du ser journalpostens dokumenter i bildet. Du får frem de aktuelle aktivitetsalternativene til det valgte dokumentet. De som er valgbare står med vanlig tekst, de resterende er skyggelagte. Word starter og dokumentet fremkommer med adressater ferdig innflettet. Du får EDB Sak og Arkiv opp på skjermen igjen. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 21

22 5.7 Lage oppgave For kommentar til Sak eller Journalpost Du kan be om en kommentar til sak/journalpost ved å registrere dette som en oppgave. Mottaker av oppgaven får denne i sin oppgaveliste under oversikten mottatt post. Slik lager du en oppgave for kommentar på sak/journalpost: Journalpost eller Sak symbolet som står rett bak teksten Alle oppgaver i kolonnen til høyre i skjermbildet. på valget Ny oppgave Fyll inn tekst i feltet Beskrivelse. (Er mulig å legge inn max 60 tegn). Fyll inn evt. fristdato dersom du vil at oppgaven skal bli synlig på mottakerens kalender. Fyll inn tegn for saksbehandler, org.enhet eller tilgangsgruppe i feltet Fordelt til. Dette er et sk. Autocomplete-felt. (Grå bakgrunnsfarge) Skriv inn min. 3 tegn for å få opp valgalternativer. Velg mottaker fra resultatliste som fremkommer etter autocomplete - søket. Oversiktsbildet Journalpost eller Sak Ifm. Sak kommer alternativene: Vis alle oppgaver Vis oppgaver kun for sak Vis mine oppgaver Vis mine oppgaver kun for sak Ny oppgave Ifm Journalpost kommer alternativene: Vis alle oppgaver Vis mine oppgaver Vis journalpostflyt Ny oppgave Popup-bildet for Ny oppgave fremkommer med oppgavetypeteksten For kommentar forhåndsutfylt. (I det samme typefeltet kan det også velget oppgavetypen Annet ). Teksten du fyller inn her kommer opp i mottakers oppgaveliste Kalenderen til mottaker får opp et symbol på fristdatoen. Liste over alternativer fremkommer. o Feltet fylles nå ut med den valgte mottaker Oversiktsbildet for Oppgaver: Oppgaven kommer nå på mottakers oppgaveliste. Skal du gi samme oppgave til flere brukere kan du benytte knappen Kopier til flere nederst til venstre i det samme bildet for Ny oppgave. 5.8 Kommentere oppgave Hvis noen har bedt deg om å kommentere en journalpost/sak, får du dette som en oppgave i din oppgaveliste under oppgavegruppen Mottatt post. Du kan registrere en kommentar slik: Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 22

23 Forside Hent frem forsidebildet i EDB Sak og Arkiv og fokuser på oppgavegruppen Mine oppgaver. på pilen til venstre for dokumentbeskrivelses-linja. EDB Sak og Arkiv forside Om dette er en oppgave hvor det er bedt om kommentar så fremkommer disse alternativer. Trykk på valget Kommenter Tilsvarende valg fremkommer om det er bedt om kommentar ifm. en sak istedenfor Journalpost. (i 1. linje står det da Vis sak istedenfor Vis journalpost ) Popup-bildet under fremkommer nå. Skriv inn din kommentar i kommentarfeltet. Du får da frem en oversikt over kommentarer på denne journalposten / saken. Om du vil endre din kommentar, kan du bare klikke på den aktuelle kommentarlinja. Kommentar lagret. Saksbehandler som ba om en kommentar får nå beskjed i sin oppgaveliste at kommentar er gitt og han kan lese din kommentar. 5.9 Se på kommentar som er gitt Hvis du har bedt om en kommentar på en sak eller journalpost, vil du i din oppgaveliste i kolonnen til høyre innenfor det aktuelle sak eller JP-bildet, få oversikt over ubesvarte kommentarer (oppgaver) som er gitt og de svar/kommentarer som er kommet tilbake. Du må altså åpne det aktuelle saks- eller journalpost-bildet og se i oppgavelista (høyre kolonne) der. Der vil det da fremkomme i oppgavegruppen Mottatt post oppgave(r) som heter Kommentar gitt. Ved å klikke på nedtrekks-symbolet til venstre for denne teksten, vil Vis kommentar komme frem som ett av valgene. (Se under) Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 23

24 Ved å klikke på Vis kommentar her, vil du få oversikt over, og kan lese alle kommentarer som er knyttet til den valgte sak/journalpost. Det er naturligvis også mulig å få sett på alle kommentarene ved å gå utenom oppgavelista, og rett inn på fanen Kommentarer på riktig sak/journalpost Se på oppgaver på journalpost Du kan se alle ikke utførte oppgaver knyttet til en journalpost fra oversiktsbildet for journalpost. Bildets høyre kolonne inneholder denne oversikten. Her kan du bl.a. få frem hvem en oppgave er sendt til og hvem som har gitt oppgaven. Mye av denne infoen fremkommer ved bare å la markøren hvile over oppgaveteksten Se på oppgaver på sak Du kan se alle ikke utførte oppgaver knyttet til en sak fra oversiktsbildet for sak. Bildets høyre kolonne inneholder denne oversikten. Her kan du bl.a. få frem hvem en oppgave er sendt til og hvem som har gitt oppgaven. Mye av denne infoen fremkommer ved bare å la markøren hvile over oppgaveteksten. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 24

25 6 Søk Ved hjelp av søkefeltet som ligger helt øverst i ESA-skjermbildet, kan du hurtigsøke etter saker og journalposter. Forhåndsinnstillingen ifm. dette søkefeltet er på Ordsøk ifm sak, men ved å klikke nedtrekkspila ved siden av teksten kan man velge 4-5 andre alternativer. (Valget Fritekstsøk er ikke med i standard-pakken ) 6.1 Søk etter kjent saks- eller journalnummer Dersom du kjenner nummeret på saken eller journalposten du trenger kan du velge søkstype fra listen, f.eks. Hent sak, skrive nummeret i søkefeltet, og deretter klikke lupeknappen. Med dette søket vil fanen til sak 10/9 vises.. Velger du å utføre søket fra type Søk vises også fanen til sak 10/9, men i tillegg vises da fanene for resultat ordsøk etter sak og journalpost samt IntelliSearch (fritekstsøk). Du kan også søke etter en journalpost ved å skrive for eksempel 10/12-1, (se fig. under), 123/10 eller (intern ID lik filnavn på dokumentene). Den relevante kolonnen i dokumentlisten heter Dok.ref. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 25

26 6.1.1 Ordsøk sak Du kan ved søkevalget Ordsøk sak få søkt etter ord som befinner seg i feltene for sakstittel, feltene for parter i en sak og feltene for merknader Ordsøk journalpost Du kan ved søkevalget Ordsøk journalpost få søkt etter ord som måtte befinne seg i feltene innhold, eksterne avsendere og mottakere og merknader Fritekstsøk (IntelliSearch) Hvis din organisasjon har installert modulen Fritekstsøk (IntelliSearch) kan du søke i all tekst i saksdokumenter i tillegg til standardsøkene nevnt ovenfor. Du kan skrive søkeordet i søkefeltet som ligger helt øverst i ESA-skjermbildet, og så klikke Fritekstsøk fra nedtrekkslisten, eller la feltet stå blankt og heller skrive ordet i søkefeltet til Intellisearch som nå vises. på lenken til ønsket sak, for eksempel 08/492, for å vise saken i arbeidsområdet Hent sak Henter og viser fanen for det saksnummeret du skriver inn (f.eks. 10/9 eller 109) Hent journalpost Henter og viser fanen for det journalpostnummeret du skriver inn (f.eks. 10/9-1 eller 109-1). Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 26

27 6.2 Søk etter saker eller journalposter Velger du Søk under Sak eller Journalpost i navigeringsområdet (venstre kolonne i åpningsbildet) åpnes et eget vindu med de avanserte søkekriteriene. Hvilke redigeringsfelt som vises er definert av søket. Feltene blir beskrevet lengre ut i kapitlet. Under Velg søk vises en liste med forhåndsdefinerte søk. Hvert av disse henter et utvalg av saker i arkivet, etter ulike kriterier. Begge har underliggende valg som normalt er bestemt for din organisasjon/organisasjonsenhet (av EDB Sak og Arkiv administrator), men som kan tilpasses av den enkelte bruker ved hjelp av Windowsklienten. Ved hjelp av Windowsklienten eller EDB Sak og Arkiv Administrator har den enkelte bruker mulighet for å få innstilt hvilke søk som skal vises i listen Spesifiserte søk Hvis ingen av de forhåndsdefinerte søkene passer, eller de er så upresise at resultatlisten blir for lang, kan du velge Søk i søkelisten, og spesifisere dine egne søkekrav. (Se søkebilder nedenfor eller detaljerte bilder i brukerhåndbokens kapittel Feil! Fant ikke referansekilden. og Feil! Fant ikke referansekilden.) Vilkårlige felt kan være blanke, så lenge minst ett av dem har verdi. Som regel fyller du inn flere av søkefeltene, og da må alle disse verdiene finnes i en sak (for eksempel) om den skal være med i resultatet. Hvis du f.eks. vil søke etter saker uansett hvem som er saksbehandler, må du blanke ut autofullførfeltet Saksbehandler. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 27

28 For å velge organisasjonsenhet kan du blanke feltet Org.enhet og for eksempel taste minst ett mellomrom for å få opp en liste med underliggende enheter til enheten. Du kan også skrive inn tre bokstaver. Som for søk i saksbehandler-registeret må du også her velge et av treffene før du klikker OK. Hvis du ikke velger en enhet, blir den gamle søkeverdien stående i feltet. Andre søkefelt har nedtrekkslister der innholdet hentes fra hjelperegistre som angir alle tillatte verdier. Innholdet i registrene er tilpasset din organisasjon, og kan derfor avvike fra eksemplene her. For feltet Status kan listen se ut som dette: I trefflisten må du klikke på det innslaget du ønsker å bruke. Legg merke til at du i enkelte nedtrekkslister kan velge blankt for å angi at det ikke skal tas hensyn til dette feltet. 6.3 Søk etter saker I arbeidsområdet vises et søkeskjema der du kan angi verdier som må finnes i de tilsvarende feltene i sakene som skal vises i trefflisten. Eksemplet nedenfor er for søk på sak. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 28

29 Feltene i vinduet: Legg merke til at autofullførfeltene Saksbehandler og Org.enhet er forhåndsutfylt med dine initialer og din enhet, og at tidsintervallet er satt til én måned. Nullstill hvis du ønsker å starte med blanke felt. Søkeord Her kan du spesifisere ord som må finnes i enten Sakstittel, Merknad eller Part i saken. Hvis du angir flere ord, er det tilstrekkelig at ett av disse blir funnet. Saksart og Sakstype Her velger du fra en nedtrekksliste. Status og Gradering Her velger du fra en nedtrekksliste. Fra dato og Til dato Disse er automatisk fylt inn og dekker foregående måned. Du kan skrive inn andre datoer, eller klikke kalender-knappen og velge derfra. Obsdato fra og Obsdato til Dette er oppfølgningsdatoer som saksbehandler eller leder selv har lagt inn, for å fortsette behandlingen av saken på en bestemt dato. Saksbehandler Feltet er automatisk fylt inn med dine initialer, men du kan skrive inn en annen saksbehandlers initialer eller søke i saksbehandler-registeret ved hjelp av autofullførfunksjonen. Du kan hake av for om du vil ha med historiske navn i søket. Org. enhet Feltet er automatisk fylt inn med din enhet, og endres dersom du i Saksbehandler-feltet søker opp en annen saksbehandler i hjelperegisteret. Du kan skrive inn en annen enhet eller søke i hjelperegisteret for organisasjonsenheter ved hjelp av autofullførfunksjonen. Hvis du ikke har slettet verdien i Saksbehandler er det sjelden meningsfylt å velge en annen organisasjonsenhet enn den hvor saksbehandleren hører til, og som blir fylt inn automatisk ved søk i hjelperegisteret. Du kan hake av for om du vil ha med underliggende og/eller historiske org.enheter i søket. Under Sakspart i Etternavn/firma skriver du etternavnet eller navnet på firmaet du søker. Du kan også spesifisere Fornavn. Under Tilleggsinformasjon kan du velge Info.type fra en nedtrekksliste. I Tilleggsinfo. skriver du inn stikkord som er relevante for det du vil finne. Under Arkivkode kan du velge Type fra en nedtrekksliste. I Verdi skriver du inn en verdi som er relevant for valgt type, eller du kan klikke lupeknappen for å søke etter en verdi. Nullstill hvis du ønsker å starte med alle felt blanke. Det følgende er resultatet av et søk på saker hvor FJO (Finn Johansen) er saksbehandler og fradato ble satt til 4. februar Er listen så lang at det er vanskelig å finne den posten du ønsket, kan du begrense søket ved å spesifisere flere av søkefeltene, eventuelt innsnevre datoområdet, og søke på nytt. knappen Søk på nytt for å hente opp søkebildet igjen med de verdiene du brukte. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 29

30 6.4 Søk etter journalposter Feltene i vinduet: I feltet Søkeord kan du spesifisere ord som må finnes i enten Innhold, Merknad, eller ekstern avsender eller mottaker. Hvis du angir flere ord, er det tilstrekkelig at ett av disse blir funnet. Nullstill hvis du ønsker å starte med alle felt blanke. Saksbehandler Feltet er automatisk fylt inn med dine initialer, men du kan skrive inn en annen saksbehandlers initialer eller søke i saksbehandler-registeret ved hjelp av autofullførfunksjonen. Du kan hake av for om du vil ha med historiske navn og/eller behandlingsansvarlig i søket. Org. enhet Feltet er automatisk fylt inn med din enhet, og endres dersom du i Saksbehandler-feltet søker opp en annen saksbehandler i hjelperegisteret. Du kan skrive inn en annen enhet eller søke i hjelperegisteret for organisasjonsenheter ved hjelp av autofullførfunksjonen. Hvis du ikke har slettet verdien i Saksbehandler er det sjelden meningsfylt å velge en annen organisasjonsenhet enn den hvor saksbehandleren hører til, og som blir fylt inn automatisk ved søk i hjelperegisteret. Du kan hake av for om du vil ha med underliggende og/eller historiske org.enheter i søket. Status Her kan du velge journalposter med en spesifisert behandlingsstatus. Fra dato og Til dato Disse avgrenser søket til journalposter registrert innenfor en gitt tidsperiode. Feltene blir automatisk satt til å omfatte alle poster én måned bakover i tid fra dagens dato. Dette vil ofte være en passende standardverdi, men du kan endre begge datoene fritt. Standardverdien er å søke på datoen da journalposten ble registrert, men hvis du søker etter poster der det kan ha gått lang tid fra datering til registering, kan du forandre søkingen fra Registrert til Datert ved å klikke valgknappen. Merk at datert dato normalt bare er satt for mottatt post. Gradering Her velger du fra en nedtrekksliste. Journaltype Her velger du fra en nedtrekksliste. Under Ekstern avsender/mottaker i Etternavn/Firma skriver du etternavnet eller navnet på firmaet du søker. Du kan også spesifisere Fornavn. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 30

31 Under Tilleggsinformasjon skriver du inn Info.type og Tilleggsinfo. for å velge ut journalposter etter kriterier tilpasset din organisasjon. ESA administrator kan definere et sett verdinavn som kan brukes for verdier som ikke passer inn i standardfeltene, f.eks. registreringsnummer for bil, personnummer, blodtype eller vilkårlig annen verdi av betydning for saksbehandlingen. En viktig anvendelse av slik informasjon er for søking. Informasjonstypen velges fra nedtrekkslisten, verdien angis i feltet Tilleggsinfo. Hvis en verdi er spesifisert, må verdien finnes eksakt i journalposten (med unntak av forskjeller i store/små bokstaver, og om du har brukt jokertegn) om den skal bli med i resultatet. Under Detaljert skriver du inn Saksnr (År/nr) som begge må være fylt ut om det skal tas i betraktning. Du kan velge journalposter der dokumentet er av en gitt type, f.eks. FAKTURA eller VEDTAK i Dok. kategori. Alternativene i nedtrekkslisten er alle kategorier som er definert for din organisasjon. EDB Sak og Arkiv leveres med et sett standardkategorier, men din EDB Sak og Arkiv administrator kan legge til eller fjerne alternativer etter organisasjonens behov. Hvis du haker av Med vedlegg vil du finne også journalposter der vedlegget har angitt dokumentkategori. Nullstill hvis du ønsker å starte med alle felt blanke. Eksemplet nedenfor viser resultatet av et søk på journalposter hvor FJO (Finn Johansen) er saksbehandler og fra-dato ble satt til 5. februar Er listen så lang at det er vanskelig å finne den posten du ønsket, kan du begrense søket ved å spesifisere flere av søkefeltene, eventuelt innsnevre datoområdet, og søke på nytt. knappen Søk på nytt for å hente opp søkebildet igjen med de verdiene du brukte. 6.5 Regler for utfylling av felt i søkebildene Følgende regler gjelder for hvordan du kan fylle ut feltene i søkebildet: Søk skiller ikke mellom store og små bokstaver slik at disse kan brukes om hverandre. Du kan benytte jokertegnet * sammen med tekst hvor som helst i søkebildene. Hvis du for eksempel skriver Vold*, vil søkeresultatet inneholde for eksempel både Voldsveien og Voldgata. Både * og % kan benyttes som jokertegn. Blank mellom ord benyttes for å angi enten eller. Eksempel: avfall søppel. Søket finner alle saker evt. journalposter hvor enten ordet avfall eller ordet søppel forekommer. & mellom ord benyttes for å angi både og. Eksempel: avfall & miljø. Søket finner alle saker evt. journalposter hvor både ordet avfall og ordet miljø forekommer. Det er pr. dato ikke mulighet for å søke på blankt (tomt) felt. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 31

32 6.5.1 Forhåndsdefinerte søk Med valget Velg søk får du presentert samtlige søk som er forhåndsdefinert i din organisasjon. Eksemplet nedenfor er fra Sak. Når du klikker på et av valgene vises en liste med de relevante sakene eller journalpostene. Typiske eksempel på et forhåndsdefinert søk kan for eksempel være Nye saker eller Egne journalposter. på ønsket søk, og resultatet vises i arbeidsområdet. Teksten i fanen forteller hvilket søk som ble utført: Sorteringsorden i resultatlisten er spesifisert i definisjonen av søket. Sakene kan for eksempel være sortert på fallende saksnummer (dvs. nyeste øverst), etter tittel eller etter enhet. Du kan endre listen som beskrevet i kapittel Feil! Fant ikke referansekilden.. Noen søk ber om parametere før de utføres, for eksempel søket Byggesaker gitt adresse, hvor du må skrive inn eiendommens adresse og så klikke Søk. Definisjon og lagring av forhåndsdefinerte søk må gjøres i Windowsklienten. Disse søkene kan angi mer detaljerte kriterier og teste andre felt enn det som kan spesifiseres i webklienten. Alle søk kan likevel utføres fra webklienten. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 32

33 6.5.2 Egendefinerte søk Fra listene over forhåndsdefinerte søk etter sak og søk etter journalpost kan du velge opp til ti stykker fra hver som du vil at skal vises under Sak og Journalpost. Disse valgene må (som tidligere) fremdeles gjøres fra Windowsklienten. I dette eksemplet er Egne saker, Egne ubesvarte og Egne under arbeid valgt. 7 Utskrift Utskrift av ulike oversikter og søkeresultat fra systemet gjøres ved å klikke på knappen Utskrift ( )ovenfor søkeresultatet.. Utskrift av dokumenter gjøres fra verktøyet det er laget i (for eksempel Word). Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 33

34 8 Offentlighetsvurdering Hvis organisasjonen ønsker å benytte utsatt offentlighetsvurdering, kan saker og journalposter som ikke er offentlighetsvurdert registreres med graderingskode XX. Nedenfor finner du en beskrivelse av hvordan du i EDB Sak og Arkiv opphever midlertidig skjerming/gradering av sak eller journalpost når utsatt offentlighet er benyttet. 8.1 Offentlighetsvurdere sak Hvis utsatt offentlighet er benyttet på en sak, kan du oppheve midlertidig skjerming/gradering av saken slik: EDB Sak og Arkiv Forside med fokus på Oversiktsbildet for Mine oppgaver. Hent frem og åpne en gradert sak som har grad.kode XX (for utsatt offentlighetsvurdering) Dette er synlig i oppgavelisten ved at kode XX - Midlertidig skjermet, synes i listens kolonne for gradering Hent frem saksmappens fane som heter Gradering, ved å klikke på fanetoppen/fanenavnet. på teksten/knappen Offentlighetsvurder sak i fanens øvre høyre hjørne. Oversiktsbildet Sak..Visning av Mine oppgaver Saksmappen fremkommer (og har symbol for en liten hengelås på saksmappesymbolet øverst i bildets venstre hjørne.. Sakstittelens 2. tekstlinje har rosa bakgrunn. Innholdet i fanen Gradering synes og fanens datafelter kommer forrest i bildet. Feltet graderingskode inneholder kode XX og tilhørende hjemmel m.m. er utfylt. Alle felter i graderingsfanen blir blanket ut og teksten på knappen som het Offentlighetsvurder sak, blir nå endret til Avgrader sak. Hvis saken IKKE skal graderes: Trykk hjørne) (Nede i høyre Saken blir lagret uten gradering. Hvis saken skal graderes: Gå inn i tekstfeltet bak Velg gradering i graderingsfanens øverste linje. Velg graderingskode fra nedtrekkslisten der. Fyll ut hvilke felt som skal skjermes ved å merke av i avkrysningsboksene Skjerm alle, Sakstittel, linje 2, Merknad og Objektkode. Velg også om parter i saken skal være skjermet. Trykk til slutt på (Nede i høyre hjørne) De 5 øverste linjene i graderingsfanen får automatisk innhold. (Noen ganger med unntak av feltet avgrad.kode avh. av oppsett) Det blinker forbi en beskjed om at Saken er lagret. Deretter blir lagre-knappen nede i høyre hjørne skyggelagt / inaktiv. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 34

35 8.2 Offentlighetsvurdere journalpost For å oppheve den midlertidige skjermingen, gjør du slik: Hent frem en Journalpost med påført graderingskode for utsatt offentlighetsvurdering Hent frem journalpostens graderingsfane som heter Gradering, ved å klikke på fanetoppen/fanenavnet på teksten/knappen Offentlighetsvurder journalpost i fanens øvre høyre hjørne. Du ser oversiktsbildet for journalpost. Øverst til venstre i journalpostfanen ser du symbolet (liten hengelås på konvolutt) som markerer at journalposten er gradert eller ikke offentlighetsvurdert. Innholdet i fanen Gradering er synlig og fanens datafelter kommer forrest i bildet. Feltet graderingskode inneholder kode XX og tilhørende hjemmel m.m. er utfylt Alle felter i graderingsfanen blir blanket ut og teksten på knappen som het Offentlighetsvurder journalpost, blir nå endret til Avgrader journalpost. Hvis journalpost IKKE skal graderes: Trykk hjørne) (Nede i høyre Saken blir lagret uten gradering. Hvis journalposten skal graderes: Gå inn i tekstfeltet bak Velg gradering i graderingsfanens øverste linje. Velg graderingskode fra nedtrekkslisten der. Plasser markøren i feltet Velg gradering og velg aktuell gradering fra rullgardinlisten Fyll ut hvilke felt som skal skjermes ved å merke av i avkrysningsboksene Skjerm alle, Innhold linje 2 og Merknad. Velg også om Eksterne adressater skal være skjermet. Trykk til slutt på (Nede i høyre hjørne) De 5 øverste linjene i graderingsfanen får automatisk innhold. (Noen ganger med unntak av feltet avgrad.kode avh. av oppsett). Feltene for Hjemmel, Graderingskode, Avgraderingskode og Avgrader dato fylles ut automatisk. Feltet Hjemmel kan du redigere hvis du ønsker det. For Adressater kan du velge mellom Alle, Ingen eller Noen. Valgene Alle og Noen skjermer automatisk alle adressater. Det blinker forbi en beskjed om at Journalposten er lagret. Deretter blir lagre-knappen nede i høyre hjørne skyggelagt / inaktiv. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 35

36 9 Gradere/skjerme informasjon 9.1 Gradere sak eller journalpost For å skjerme innsyn i saker eller journalposter, kan du gradere sak eller journalpost. Hvis en sak eller journalpost skal graderes, må hjemmel for gradering registreres. Saker og journalposter som er gradert, er merket med symbolene og øverst til venstre i oversiktsbildet for sak/journalpost. Forskjellen på disse symbolene og de tilsvarende for ugraderte saker og journalposter, er at de som symboliserer gradering har et lite hengelåssymbol nede i det høyre hjørnet sitt. En sak som er gradert kan inneholder journalposter som ikke er gradert. Slik graderer du en sak eller journalpost: Sak eller Journalpost Oversiktsbildet for en sak (gul bakgrunnsfarge i toppen) eller oversiktsbildet for en journalpost. (Blå bakgrunnsfarge i toppen) Velg (aktiver) fanen som heter Gradering. (Vanligvis nr 4 fra venstre) nedtrekksmenyen til høyre for feltet Velg gradering Velg en av graderingskodene. Merk av hvilke felt som skal skjermes ved å hake av / velge i de 4 (5) nederste feltene i graderingsfanen. Sett evt. hake i øverste felt Skjerm alle dersom alle valgbare felt skal skjermes. Valgene Alle og Noen (i feltet helt nederst) skjermer automatisk alle adressater/parter Trykk på lagreknappen. Feltene i fanen Gradering blir synlige. Disse feltene er like for sak og journalpost (med et lite unntak for objektkode i saksbildet) Organisasjonens graderingskoder fremkommer og blir valgbare. Hjemmel, Graderingskode, Avgraderingskode og Avgraderingsdato fylles ut automatisk. (De 2 feltene ifm. avgradering kan i enkelte tifeller være tomme) Det blinker forbi en melding som sier at Saken er lagret, og lagreknappen blir deretter skyggelagt. Følgende felt skjermes: Adressater/parter i sak/jp journalpost/sakstittel linje 2, Merknad og objektkode. Skjermede felt merkes med rosa bakgrunn. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 36

37 9.2 Gradere vedlegg En journalpost som ikke er gradert kan inneholde vedlegg som er gradert. Slik graderer du et vedlegg: Journalpost på fanen Dokumenter (fanen ligger vanligvis helt til venstre i journalpostens fanerekke) Oversiktsbildet Journalpost. (blå fanetopp) Fane med oversikt over dokumenter og vedlegg fremkommer. Popup-bildet Endre vedlegg fremkommer. på det aktuelle vedleggets tekst (til høyre for vedleggsikonet) Tilgangsgruppe blir automatisk satt lik tilgangsgruppe på journalposten. Du kan endre tilgangsgruppe hvis behov. på nedtrekksmenyen til høyre for feltet Velg gradering Graderingskoder fremkommer. på den graderingskoden (i nedtrekkslisten) som du vil benytte for å gradere vedlegget. i dokumentfanens nedre høyre bildedel. Hjemmel, Graderingskode, Avgraderingskode og Avgraderingsdato fylles ut automatisk. Popup-bildet lukker seg og lovhjemmel og graderingskode er nå synlig i vedleggets tekstlinje (i dokumentfanen) Endringene blir lagret. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 37

38 9.3 Gradere kommentar Slik legger du inn og graderer en kommentar: Sak eller Journalpost på feltet Flere saksdetaljer (eller Flere journalpostdetaljer ) til høyre for faneraden i oversiktsbildet. Oversiktsbildet for en Sak (gul fanetopp) eller en Journalpost (blå fanetopp) er hentet frem Nedtrekksmenyen for Flere journalpostdetaljer fremkommer. på linjevalget Kommentarer i listen som du har fått frem på valget øverst i fanen. Fanen kommentarer legger seg forrest i bildet. Popup-bildet Ny kommentar fremkommer. Om saken eller journalposten som kommentaren skal legges til, er gradert, så vil samme graderingskode i utgangspunktet være lagt inn her. Skriv inn din kommentar og velg graderingskode fra nedtrekkslisten til graderingskodefeltet. Endre Velg aktuell Graderingskode fra rullgardinlisten. Plasser markøren i feltet Tilgangsgruppe og velg aktuell tilgangsgruppe fra rullgardinlisten. i kommentarfanens nedre høyre bildedel. Graderingskoden legger seg inn i feltet. Detaljbildet kommentar. Graderingskode valgt. Tilgangsgruppe valgt. Popup-bildet lukker seg og kommentar og graderingskode er nå synlig i kommentar-fanensoversikt. Endringene blir lagret. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 38

39 10 Foreløpig ledig kapittel (tomt) 11 Registrere mottakere av journalpost Det skilles på om en mottaker/kopimottaker er ekstern eller intern. Nedenfor er beskrevet hvordan du registrerer eksterne og interne mottakere/kopimottakere på en journalpost Registrere ekstern mottaker Adresseinformasjon er registrert i adresseregisteret I adresseregisteret til EDB Sak og Arkiv kan organisasjonen registrere de avsendere/ mottakere som man ofte korresponderer med. Dette vil effektivisere registrering av journalposter. Hvem som har tilgang til å registrere adresseinformasjon i adresseregisteret i EDB Sak og Arkiv defineres i administratorprogrammet. Adresseregisteret kan nås fra startbildet til EDB Sak og Arkiv. Du finner det bak valget i bildets venstre kolonne om du først ekspanderer valget eller valget. Hvis du er i ferd med å registrere en ny journalpost, kan du registrere ny ekstern mottaker/kopimottaker som beskrevet nedenfor. Hvis du skal registrere ny mottaker på journalpost som allerede er registrert, søker du opp aktuell journalpost og klikker på fanen Avsender/mottaker som vanligvis befinner seg journalpostens fanerad. Da vil du få frem en fane med et utseende som dette: Deretter følges beskrivelsen nedenfor. på knappen for Ny mottaker. Den ser slik ut. Du får opp skjermbildet som vist nedenfor. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 39

40 Øverst i bildet er et søkefelt som benytter auto-complete -prinsippet. Skriv inn minimum 3 tegn som er en del av et kortnavn eller navn. Umiddelbart fremkommer en liste over navn som passer til det du skrev inn i søkefeltet. Den kan se slik ut Om du vil ha en oversikt over alle adresser som finnes i registeret kan du istedenfor å skrive inn 3 bokstaver, skrive inn kun et blankt tegn (ett trykk på mellomromstasten) på den adresselinjen som du velger. En komplett blandet liste over adressater og interne saksbehandlere fremkommer. Alle felt som har data knyttet til den valgte adressat fylles da automatisk ut. Det kan da se ut som i bildet under. Hvis det er en kopimottaker som du vil legge inn, så må du huke av i feltet øverst i bildet. Trykk så på knappen. Adressaten blir nå kopimottaker, popupbildet lukker seg, og adressaten legger seg inn i journalpostens fane for Avsender/mottaker. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 40

41 Melding om at journalposten er lagret blinker i ca 1 sekund, og lagreknappen blir deretter skyggelagt. Hvis du er i ferd med å registrere en ny journalpost, kan du nå velge fanen Dokumenter og velge derfra. Mer praktisk ved produksjon av ny journalpost og tilhørende hoveddokument, er det å følge veiviseren etter å ha trykket knappen fra toppen av saksfanen. Dette beskrives litt senere i kursheftet Adresseinformasjon er IKKE registrert i adresseregisteret Hvis ekstern avsender eller mottaker ikke er registrert i adresseregisteret, må du registrere adresseinformasjonen manuelt. Hvis du er i ferd med å registrere en ny journalpost, kan du registrere ny ekstern mottaker/avsender på en journalpost som beskrevet nedenfor. Hvis du skal registrere ny mottaker (eller avsender) på journalpost som allerede er registrert, søker du opp aktuell journalpost og klikker fanen Avsender/mottaker i oversiktsbildet for Journalpost og følger deretter beskrivelsen nedenfor. Du får opp skjermbildet som vist nedenfor Bildet er nesten identisk med bildet ovenfor ifm. Ny mottaker. Eneste forskjellen er at avkrysningsfeltet kopimottaker her er byttet ut med Medavsender. Fyll inn minimum navn og adresse til mottaker. Som bildet ovenfor viser, så er Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 41

42 det en rekke andre felt ifm adressaten som også kan fylles ut. Hvis adressaten skal være medavsender, klikker du på valgknapp til venstre for Medavsender. Ønsker du å legge inn flere eksterne avs/mott. knappen Etter registrering av siste adressat klikkes og popup-bildet lukkes. Du får nå overført innskrevne adressedata til journalpostens avsender/- mottakerfane. Men samtidig forlates ikke popup-bildet. Datainnholdet i bildet blankes og det er umiddelbart klart for registrering av ny adressat. Journalpostens Avsender/mottaker-fane fremkommer, og du kan se at den/de innskrevne adressater er kommer med i listen der. Melding om at journalposten er lagret blinker i ca 1 sekund, og lagreknappen blir deretter skyggelagt. Hvis du er i ferd med å registrere en ny journalpost, kan du nå velge fanen Dokumenter og velge derfra. Mer praktisk ved produksjon av ny journalpost og tilhørende hoveddokument, er det å følge veiviseren etter å ha trykket knappen fra toppen av saksfanen. Dette beskrives litt senere i kursheftet Registrere intern mottaker Alle saksbehandlere som benytter EDB Sak og Arkiv er registrert i saksbehandlerregisteret. For å registrere en ny intern mottaker på en journalpost, utføres samme prosedyrer som i pkt 11.1 ovenfor (Registrere ekstern mottaker) 12 Lese/endre dokument Etter at et dokument er lagret kan du hente opp igjen dokumentet for å endre på det eller for å lese dokumentet. Systemet holder selv rede på hvilke tilganger du har til dokumentet, dvs. har du tilgang til å redigere dokumentet, hentes dokumentet opp i redigeringsmodus Du har da tilgang til knappen Arkiver under fanen EDB Sak og Arkiv i tekstbehandleren. Den knappen ser slik ut: Om du ikke tilgang til å redigere dokumentet, hentes dokumentet opp i vis-modus og du kan ikke lagre endringer. Da er knappen Arkiver skyggelagt og kan ikke velges. Den ser da slik ut: Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 42

43 I slike tilfeller kan du bare lukke word ved å klikke på krysset ( høyre hjørne. Da kommer du tilbake til EDB Sak og Arkiv. ) oppe i word-bildets Slik henter du fram et dokument for å endre lese/endre det: Stå i startbildet. Da har du fremme oppgavelisten Mine oppgaver. Velg en av oppgavene som har symbolet for word ( ) i kolonnen foran feltet Tittel/beskrivelse. på dette symbolet Da fremkommer vanligvis et popup-bilde som spør deg om du vil vise eller endre dokumentet. Dette ser slik ut. Alternativt kan du også lese dokumentet ved å gå inn i journalposten først, og fra fanen Dokumenter der klikke på det samme ikonet (word eller PDF) Om du istedenfor å klikke på word-ikonet til en oppgave, hadde valgt å klikke på en oppgaves PDF-ikon ( ), så hadde du vanligvis fått opp dokumentet direkte (uten spørsmål). Dette fordi PDFdokumentene vanligvis har dokumentstatus F (ferdig). Da har du ikke noe redigerings-alternativ. Du kommer over i tekstbehandleren på samme måte som ovenfor. Om du har tilgang til å redigere dokumentet, hentes dokumentet opp i redigeringsmodus. Du har da tilgang til knappen Arkiver under fanen EDB Sak og Arkiv i tekstbehandleren. Om du ikke tilgang til å redigere dokumentet, hentes dokumentet opp i vis-modus og du kan ikke lagre endringer. Da er knappen Arkiver skyggelagt og kan ikke velges. Hvis du har anledning til å redigere dokumentet: I word har du da tilgang til knappen Arkiver under fanen EDB Sak og Arkiv i tekstbehandleren. Den knappen ser slik ut: på denne knappen. Underveis i prosessen etter at du har trykket lagreknappen, så fremkommer et popup-bilde som inneholder en del valg som du må ta stilling til. Disse valgene er i stor grad bestemt av organisasjonens rutiner og oppsett. Eksempelet under er ifm. lagring av et saksfremlegg. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 43

44 på en av valgknappene som fremkommer. Eksempel på aktuelle valg: o Arkiver og lukk o Arkiver og fortsett med redigeringen o Alle dokumenter er ferdige og ekspedert o Alle dokumenter er ferdige og sendes leder for godkjenning De to øverste valgalternativene vil alltid forefinnes. Disse er standardvalget Arkiver og lukk og valget Arkiver og fortsett med redigeringen. - Markeringspunktet flytter seg til det alternativet du velger. Bare ett av alternativene kan velges. nederst i popup- bildet Popup-bildet lukker seg og får EDB Sak og Arkiv opp på skjermen igjen.. (Det samme bildet som du forlot da du valgte å endre tekstdokumentet). Hvis du IKKE har anledning til å redigere dokumentet: Bruk funksjonen Lukk i tekstbehandler for å lukke dokumentet. 13 Lage ny journalpost og nytt dokument. Du kan lage brev eller notat med utgangspunkt i en sak. Det forutsetter at du vet hvilken sak du skal registrere dokumentet i og har hentet frem fram aktuell sak ved hjelp av de oversikter og funksjoner som systemet har for søk etter saker. Se eget kapittel som beskriver disse funksjonene. Slik lager du et dokument med utgangspunkt i en sak: Når du skal lage en ny journalpost blir du veiledet gjennom tre bilder der du avslutter med å lagre den nye journalposten og eventuelt produsere hoveddokumentet til denne. En rekke felt i posten vil være felles med eksisterende journalposter i samme sak; andre felt er gitt av den arbeidsoperasjonen du utfører. Registreringen kan forgå i tre trinn (vinduer): 1. I det første må du velge dokumentmal og type journalpost hvis du skal produsere hoveddokument, samt hvilke journalposter denne eventuelt er svar på. 2. I det andre legger du inn avsender og mottakere og fyller ut resterende felt. Her kan du lagre og eventuelt produsere hoveddokumentet, eller gå videre til tredje trinn hvis journalposten skal graderes 3. I tredje og siste trinn velger du evt. gradering for journalposten og lagrer og eventuelt produserer. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 44

45 Sak hvor journalpost skal lagres øverst i Saksbildet. Alternativt: Du kan også starte fra nedtrekkslisten på en milepæl eller oppgave i saken. Oversiktsbildet Sak. Første trinn i veiviseren for Ny Journalpost. Her fremkommer et popupbilde hvor dok.mal og dok.type kan kontrolleres/ evt. endres. Ny journalpost Sjekk at feltet Dokumentmal er korrekt, evt. fyll inn korrekt dokumentmal Sjekk at feltet Type er korrekt evt. fyll inn korrekt dokumenttype popup-bildet i bunnen av Kontroller, fyll inn eller endre teksten i feltet Innhold Fyll inn evt. tekst i Merknad Kontroller feltet Status Kontroller feltet Fra. Feltet dokumentmal utfylt Eksempelvis: U eller N Du er nå kommet over i trinn 2 (Det andre veiviservinduet) Popup-skjermbildet Ny journalpost fremkommer her med dette ikonet i øvre venstre hjørne. ( ) Se bildet nedenfor/neste side. Det du skriver i feltet Innhold blir overskrift på utgående brev. Feltet kan stå blankt. Status blir satt utifra Noark-standardens regler i kombinasjon med organisasjonens innstillinger og brukers rolle. Du bør vanligvis ikke gjøre noen manuelle endringer ifm. statuskodefeltene. (Slik endring kan da føre til at den automatisk oppsatte journalpostflyten videre for denne registreringen ikke fungerer som forventet). I tilfellet her vil statuskoden for de som har andre roller enn arkivar, vanligvis (nå i registreringsfasen) være R. Journalposter med Status R reservert/konsept er ikke ferdige og kommer derfor heller ikke på postlista. Feltet Fra: Her står du automatisk som avsender. Feltene: Tilgangsgruppe, Registreringsdato, Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 45

46 Datert, Svarfrist (ifm. inng. dok) og Journalpostflyt, er automatisk fylt ut. Registrer eksterne og interne mottakere, se kap og Eksterne og interne mottakere registrert. Tredje og siste trinn i journalpostens registreringsprosess kan være at du bestemmer deg for å gradere denne. Da må du klikke knappen Gradering (helt nede i skjermbildets bildets høyre hjørne). I det bildet som da fremkommer fylles ut graderingsvalgene før du lagrer og eventuelt produserer. Velger imidlertid nå å lagre og produsere dok. direkte fra dette 2. trinnet (Skjermbilde/veiviserbilde nr. 2) Hvis dokumentet har flere mottakere gjør du slik: Kontroller at avkrysning i feltet Dokument for flettekoder er automatisk satt. Avkryssingsboksen Flett adresser er kun avhuket hvis du har registrert flere mottakere. Kontroller at det er avhuket (automatisk) i feltet Dokument for flettebrev. (Om du tar vekk denne haken kan du lagre uten å sette i gang tekstproduksjon) Du kommer over i tekstbehandleren. Informasjon fra journalen er lagt inn iht. malen. Skriv dokumentet. Du har nå tilgang til knappen Arkiver under fanen EDB Meldingen Vent, henter arkiveringsdata kan synes noen sekunder på skjermen. Deretter dukker popup-bildet under frem. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 46

47 Sak og Arkiv i tekstbehandleren. Den knappen ser slik ut: på denne knappen. svalgene i dette bildet bestemmer dokumentets (og journalpostens) videre statuskoder, og dermed hvilke videre oppgaver som genereres ved lagringen/arkiveringen. Dette bildet kan se slik ut: på en av valgknappene som fremkommer til venstre for aktuell aktivitet i dette arkiveringspopup-skjermbildet. Eksempel på aktuelle valg: o Arkiver og lukk o Arkiver og fortsett med redigeringen o Alle dokumenter er ferdige og o ekspedert Alle dokumenter er ferdige og sendes leder for godkjenning Om du gjorde valget Arkiver og lukk, vil du ha fått opp et wordikon i dokumentbeskrivelsens venstre kant. Dok.status vil da være B (under behandling) og journalpostens status vil fremdeles være R -reservert) Avmerkingen flytter seg til boksen foran den aktiviteten som du trykket på. - Valgt aktivitet utført og du kommer tilbake til EDB Sak og Arkiv (med en oppdatert Dokument-fane i fokus). Hvis dokumentet du laget var registrert med flere mottakere, kan du kan du flette inn adressatene i dokumentet slik: nedtrekkspila til venstre for dokumentes Word-ikon Nedtrekksliste med aktive (og ikke-aktive) Flett adressater inn i flettebrev Skriv evt. ut dokumentet krysset oppe i words høyre hjørne for å lukke. valg fremkommer Du kommer over i tekstbehandleren og adressene er flettet. Dokumentet blir borte fra skjermen, og du får EDB Sak og Arkiv opp på skjermen igjen. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 47

48 14 Lage eller knytte vedlegg til journalpost En journalpost kan i tillegg til hoveddokumentet inneholde ett eller flere vedlegg. Slik lager du et vedlegg til en journalpost som allerede er registrert: Oversiktsbildet Journalpost. Fokus på fane Dokumenter knappen Nytt vedlegg. Den finner du øverst, midt på fane Dokumenter Oversiktsbildet Journalpost Nå fremkommer et popup-bilde med overskriften Nytt vedlegg. Fyll inn eller endre Dokumenttittel. I utg.pkt er tittelen kopiert fra journalposten. Kontroller feltet Status Velg evt. Dokumentmal (Evt fyll også inn noen av de andre feltene i dette bildet) Det du skriver i feltet Dokumenttittel blir overskrift på dokumentet. Status skal være B under behandling. Feltet dokumentmal utfylt Popup-bildet blir borte og du kommer tilbake til journalposten og fanen Dokumenter. Der kan du nå se raden (beskrivelsen) for det nye vedlegget. Trykk på symbolet ( vedleggsraden. ) for nedtrekkslisten forrest i Lagre-knappen blir skyggelagt Du får nå frem bl.a. de to aktive valgene Produser dokument og Tilknytt fil. Produser dokument Du kommer over i tekstbehandleren og hvor dokumentmalens flettinger nå er utført. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 48

49 Skriv dokumentet. deretter valget EDB Sak og Arkiv som ligger som et fanevalg øverst i tekstbehandleren. Popup-bildet Arkivere dokument fremkommer. deretter på på valgknapp til venstre for aktuell aktivitet i popup-bildet Arkivere dokument. Eksempel på aktuelle valg: o Arkiver og lukk o Arkiver og fortsett med redigeringen o Journalposten er nå ferdig og skal ha status J o Alle dokumenter er ferdige og ekspedert o Alle dokumenter er ferdige og sendes leder for godkjenning. Trykk så på Valgt aktivitet utført. Du får EDB Sak og Arkiv opp på skjermen igjen. Nå er vedlegget lagret og binderikonet som først stod alene har nå fått et lite dokumentsymbol liggende under/bak seg. ALTERNATIVT (eller i tillegg) kan du velge å hente et dokument eller vedlegg fra en annen journalpost inn som vedlegg også til denne journalposten. Da gjør du valget Hent vedlegg fra øvre del av dokumentfanen (Se fig. under). Da gis du muligheten for å søke frem annet ESA-lagret dokument og knyttet en link til dette inn som vedlegg her. Symbolet for et slikt link-lagret vedlegg vil da få en liten rød K påført i sett nedre høyre hjørne. Trykk valget Hent vedlegg Søk på et en sak (et saksnummer) som inneholder dokumenter. Nå fremkommer et popup-bilde (under) hvor du kan søke på saknummer. Har i bildet under søkt på sak 11/30 og fått frem at denne saken har dokument som kan knyttes inn som vedlegg på (velg) et av de fremkomne dokumenter, og trykk på OK-knappen Deretter Det valgte dokument (linken) legger seg inn som vedlegg i din sak og får symbolet foran raden sin. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 49

50 15 Arbeide med journalpost Journalposten inneholder informasjon som er felles for hoveddokument og eventuelle vedlegg. For eksempel innholdsbeskrivelse, saksbehandler og informasjon om mottaker/avsender. I dette kapittelet finner du forklaring på hvordan du kan lage kopi eller gjøre endringer på en journalpost som allerede er registrert Lage kopi av journalpost for å produsere nytt dokument Hvis du skal lage en ny journalpost og ønsker å ta kopi av journalpostinformasjon fra en eksisterende journalpost, kan du benytte Lag kopi fra eksisterende journalpost. Slik lager du kopi av en eksisterende journalpost for å lage en ny journalpost: Journalpost (eksisterende og lagret journalpost) Øverst til høyre i journalpostfanen finner du en knapp som heter Flere valg. Oversiktsbildet Journalpost Følgende nedtrekksliste med valg fremkommer da. på denne. Velg... og velg Lag kopi på valget Lag kopi Gjør evt. endringer på journalpostinformasjonen som er kopiert. Trykk så på knappen For å produsere dokumentet, se kap. 13 Lage nytt dokument fra sak Skjermbildet Ny journalpost fremkommer. Journalpostinformasjon fra den eksisterende journalposten er kopiert Du kommer over i tekstbehandleren. Informasjon fra journalen er lagt inn iht. malen Endre innholdsbeskrivelse, merknad, status m.m. Slik kan du endre informasjon som for eksempel type, innhold, merknad, gradering, svarfrist m.m. på en journalpost: Journalpost Oversiktsbildet Journalpost Sjekk at journalpostens status ikke er J : Skjermbilder /faner i journalpost Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 50

51 (for da er det bare personer med arkivarrettigheter som kan endre) Om du har rettigheter: Skriv inn dine endringer i en eller flere av fanene Skjermbildet Journalpostdetaljer. Endringene blir lagret Endre informasjon om ekstern avsender/mottaker Slik kan du endre informasjon om avsender/mottaker: Journalpost på fanen Avsender/mottaker. på navnet til den avsender/mottaker du vil endre. Oversiktsbildet Journalpost. Fanen Avsender/mottaker kommer i front. Popup-bilde med informasjon som er registrert om avsender/mottaker fremkommer.. Gjør de endringene som du ønsker og klikk deretter på ok-knappen Du kommer tilbake til fanen Avsender/mottaker.. Melding om at Journalposten er lagret blinker forbi og lagreknappen blir skyggelagt Slette avsender/mottaker Slik kan du slette avsender/mottaker: Journalpost Oversiktsbildet Journalpost. på fanen Avsender/mottaker. Fanen Avsender/mottaker kommer i front. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 51

52 på symbolet ( ) for nedtrekkslisten forrest i raden for aktuell avsender/mottaker. Valgmuligheten Slett fremkommer rett under symbolet (trekanten) Slett Avsenderen/mottakeren blir borte. Melding om at Journalposten er lagret blinker forbi og lagreknappen blir skyggelagt. Alternativt: Hvis du slettet den eneste avsenderen eller mottakeren som var registrert på denne journalposten, så får du (istedenfor melding om lagring) feilmelding om at det ikke er registrert avsender (evt mottaker) for journalpost yy/xxx. Da må du legge inn en ny før du får lov til å lagre endringene 15.5 Registrere kommentarer Slik kan du registrere en kommentar på en journalpost: Journalpost på knappen som står helt til høyre for journalpostens interne faner. Oversiktsbildet Journalpost. Valgmenyen for visning av de interne fanene fremkommer da. på valget Kommentarer på knappen. Den ligger i øvre fanedel. Fanen for Kommentarer hentes da frem, og åpnes forrest i skjermbildet Popup-bildet Ny kommentar fremkommer nå. Skriv inn ønsket tekst i feltet for Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 52

53 kommentar. Du kan om ønskelig også legge inn Graderingskode + evt. redigere Tilgangsgruppe Trykk så på knappen Oversiktsbildet for kommentarer (innenfor kommentarfanen) fremkommer Melding om at Journalposten er lagret blinker forbi, og lagreknappen blir skyggelagt Slette kommentarer Slik kan du slette en kommentar til en journalpost: Journalpost på knappen som står helt til høyre for journalpostens interne faner. Oversiktsbildet Journalpost. Valgmenyen for visning av de interne fanene fremkommer da. på valget Kommentarer. Fanen Kommentarer kommer i front. på symbolet ( ) for nedtrekkslisten forrest i raden for aktuell kommentar.. Valgmuligheten Slett fremkommer rett under symbolet (trekanten) foran den kommentaren som du har valgt ut for sletting Slett Ja Kommentaren blir borte fra kommentarlisten. Kommentarer er slettet. Melding om at Journalposten er lagret blinker forbi og lagreknappen blir skyggelagt. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 53

54 15.7 Tilknytte dokument fil er ikke laget i EDB Sak og Arkiv I prinsippet kan du knytte en hvilken som helst filtype, for eksempel et regneark eller en tegning, til et hoveddokument eller et vedlegg i EDB Sak og Arkiv. Filen kan ligge lokalt på din PC eller i nettverket som du har tilgang til. Den trenger ikke være produsert ved bruk av dokumentmalene i EDB Sak og Arkiv. Filen blir ikke fjernet fra der hvor den opprinnelig lå, men kopieres slik at den i tillegg blir tilgjengelig for andre brukere via EDB Sak og Arkiv. (Dette blir da to selvstendige filer. En endring i den ene påvirker ikke den andre). Slik kan du benytte funksjonen Tilknytt dokument: Sak hvor journalpost skal lagres øverst i Saksbildet. Alternativt: Du kan også starte fra nedtrekkslisten på en milepæl eller oppgave i saken. Oversiktsbildet Sak. Skjermbilde for å registrere journalpostens Dok.type og Dok.mal fremkommer. Ny journalpost Velg korrekt Type fra nedtrekkslisten til dette feltet. Eks på relevante alternativer: I inngående U utgående N internt notat som trenger oppfølging Alternativer: U utgående N internt notat som trenger oppfølging Fyll inn Innhold Fyll inn evt. Merknad Kontroller feltet Status Det du skriver i feltet Innhold blir Journalpostens tittel. Feltet kan stå blankt. Status blir satt utifra Noark-standardens regler i kombinasjon med organisasjonens innstillinger og brukers rolle. Du bør vanligvis ikke gjøre noen manuelle endringer ifm. statuskodefeltene. (Dette kan da føre til at den automatisk oppsatte journalpostflyten videre for denne registreringen ikke fungerer som den bør). I tilfellet her vil statuskoden for de som har andre roller enn arkivar, vanligvis (nå Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 54

55 i registreringsfasen) være R. Dokumenter med Status R reservert/konsept er ikke ferdige og kommer derfor heller ikke på postlista. Kontroller feltet Fra Registrer eksterne og interne mottakere, se kap og Nede i skjermbildets høyre hjørne har du valgene for lagring og evt. produsering av tilhørende tekstdokument. I dette tilfellet velger vi å ta bort haken i feltet foran Produser dokument ved lagring. Du skal jo nå isteden tilknytte en ekstern dokumentfil. (Om du hadde fjernet innholdet i feltet Dokumentmal i registreringsprosessens 1. skjermbilde, så ville denne haken ikke bli satt i utg.punktet). Feltet Fra: Her står du automatisk som avsender. Feltene: Tilgangsgruppe, Registreringsdato, Datert, Svarfrist (ifm inng. dok) og Journalpostflyt, er automatisk fylt ut. Eksterne og interne mottakere registrert. Melding om at Journalposten er lagret blinker forbi og lagreknappen blir skyggelagt. Den nylagede journalposten (som har blå farge i toppen) er fremhentet og du har der fått fokus på fanen Dokumenter. I denne fanen kan du nå se en rad med data om det nylagede hoveddokumentet. (Selv om selve tekstfilen ikke er laget eller tilknyttet ennå) Lagre på nedtrekksymbolet ( ) forrest på raden med data om hoveddokumentet. En nedtrekksmeny med div.aktivitetsvalg fremkommer. på nedtrekksymbolet ( ) forrest på raden med data om hoveddokumentet. på valget Tilknytt fil i den fremkomne nedtrekksmenyen. Popup-bildet Tilknytt fil fremkommer. Fyll inn sti og dokumentnavn eller klikk på knappen Browse for å finne sti og dokumentnavn. Etter at du har funnet og markert / dobbelklikket på den fila som du ønsker å Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 55

56 Velg (eller aksepeter det forhåndsutfylte valget) for Videre aktivitet i popupbildet. Mest aktuelle valg: o o Bare arkivering av dokumentet Journalposten er ferdig og skal ha status J. tilknytte, kommer du tilbake til det samme popup-bildet. Nå er da sti og filnavn utfylt. Journalpostfanen Dokumenter blir oppdatert, og (om du valgte at JP er ferdig) ble det tilknyttede dokumentet automatisk konvertert til PDF-format. Trykk så på Hvis du senere ønsker å gjøre endringer på en fil/dokument som ikke er produsert i EDB Sak og Arkiv, kan du gjøre de ønskede endringene og lagrer det som en ny fil. Slett så den gamle filen/dokumentet før du knytter til det nye Arkivere ikke arkiverte /reserverte dokumenter Hvis du har produsert eller endret et dokument fra EDB Sak og Arkiv og dette IKKE har blitt arkivert i systemet fordi noe har gått galt. Eller fordi du kanskje har gått ut av tekstbehandleren uten å benytte riktig lagring i word. Riktig lagring skal som tidligere beskrevet skje via fanen EDB Sak og Arkiv (som ligger på toppen i tekstbehandlerens fanelinje). I slike tilfeller vil det genereres en oppgave som legger seg i øverste seksjon i brukerens oppgaveliste. (I åpningsbildet til EDB Sak og Arkiv). Derfra kan du arkivere inn slike dokumenter fra innsiden av ESA. Startsiden (Åpningsbildet) med oppgavelisten. Om du har noen ikke arkiverte dokumenter i systemet, så vil oppgaver ifm dette være generert i dette bildet. Eks: på nedtrekkssymbolet ( )foran oppgavens sak/dok-nummer. 3 aktivitetsalternativer fremkommer. på Arkiver dokumentet for å få arkivert inn (og sjekket inn) de site redigeringer som var gjort ifm det aktuelle dokumentet.. Dersom dokumentet var påbegynt (og altså eksisterer) så kommer melding om at Dokumentet er arkivert og oppgaven blir borte fra oppgavelista. Alternativt, dersom dokumentet ikke eksisterer (eller er tilgjengelig) kan du velge Frigi dokument. Da blir også oppgaven borte fra oppgavelista. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 56

57 15.9 Slette hoveddokument eller vedlegg Hoveddokument eller et vedlegg kan slettes i EDB Sak og Arkiv fra Web-klient. Journalposten blir ikke slettet. Slik sletter du et hoveddokument eller et vedlegg: Oversiktsbildet journalpost. Journalpost Ha fokus på fanen Dokumenter Fanen Dokumenter innenfor innenfor journalposten. Denne vil journalposten får fokus, og du kan se vanligvis ha fokus når journalposten oversikt over journalpostens åpnes. Om ikke, så klikk på denne. hoveddokument og evt. vedlegg. på nedtrekkssymbolet ( ) helt til venstre på raden for hoveddokumentet eller aktuelt vedlegg. på valget Slett Du får nå frem radens nedtrekkmeny. Denne inneholder en rekke valgmuligheter. Hvilke som er aktive eller skyggelagte avhenger til dels av dine rettigheter og dokumentets status. Eksempler på aktive valg kan her være: Vis dokument Slett dokument Konverter til PDF Kopier som vedlegg til annen journalpost Om dokumentet tidligere (av systemet) tidligere var konvertert til PDF (Arkivformat), så vil de 2 alternativene i dette bildet fremkomme. Behold markeringen på varianten A Arkivformat og trykk på knappen. Nå fremkommer meldingen under. Trykk på Tilvarende sletting kan gjøres når det bare er en dokumentvariant (vanl. Word) eller ifm vedlegg. Nå slettes PDF-varianten av dokumentet og du sitter igjen med word-varianten. Dette synliggjøres av at ikonet forrest på info-raden til dokumentet endres fra til. Når det foretas sletting i de tilfeller hvor det bare eksisterer en dok-variant, blir det etterpå helt tomt for ikoner forrest på beskrivelses-raden ifm det aktuelle dokumentet. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 57

58 15.10 Avskrive journalpost med kode Fra journalpostens fane Avsender/mottaker er det mulig å se hvilke mottakere som har avskrevet journalposten. Du kan også fra denne oversikten avskrive journalposten med en kode. Journalpostens fane Avsender/mottaker Trykk på nedtrekkssymbolet ( ) foran oppgaven Saksbehandler til høyre i bildet. (Dersom denne oppgaven ikke finnes, er nok journalposten allerede avskrevet). Oversikt over journalpostens avsendere og mottakere. Til høyre i bildet ser du journalpostens oppgaver. Nå fremkommer valglisten under: Velg Avskriv med kode Nå kommer dette popup-bildet frem: rullegardinknappen til høyre i feltet Avskrivningsmåte Valgene under (avskrivningskodene) vil da fremkomme. Disse kan avvike litt fra de som du ser her. Velg avskrivningskode fra listen og klikk på lagre-knappen. Valgt avskrivingskode blir da satt for alle (merkede) mottakere som ikke allerede har avskrevet journalposten. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 58

59 15.11 Kopiere referanse til dokument Du kan kopiere referanse fra et dokument og lime dette inn som nytt vedlegg i en annen journalpost. Dokumentet du kopierer fra må være ferdig. Slik gjør du: Journalpost Fokus på fanen Dokumenter på nedtrekkssymbolet ( ) helt til venstre på raden for hoveddokument eller aktuelt vedlegg. Som du tenker å kopiere referanse til. på valget Kopier som vedlegg til annen journalpost Søk frem aktuell sak og merk av den Journalposten i saken som du vil knytte referansen opp mot. (NB: Ikke trykk på knappen før du har fylt inn søkedata) Sett hake i boksen foran den valgte journalposten.og trykk på Journalposten du skal kopiere fra. Oversikt over journalpostens hoveddokument og evt. vedlegg Du får nå frem radens nedtrekkmeny. Denne inneholder en rekke valgmuligheter. Hvilke som er aktive eller skyggelagte avhenger til dels av dine rettigheter og dokumentets status. Eksempler på aktive valg kan her være: Vis dokument Slett dokument Konverter til PDF Kopier som vedlegg til annen journalpost (osv.) Nå fremkommer et popup-bilde som gir deg anledning til å søke frem den sak m/journalpost som du vil knytte referansen opp mot. Søkeresultat fremkommer Da kommer meldingen under (dersom rettighetene til å gjøre operasjonen var til stede) Sjekk den journalposten som du kopierte referansen til. På den Journalpost som nå har fått referansen tilknyttet (som eget vedlegg), så skiller vedleggsikonet seg her litt ut ved at det har fått en liten oransje k nede i høyre hjørne. (Se resultatbildet til høyre). Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 59

60 16 Arbeide med sak 16.1 Om arkivkoder Før en sak kan arkiveres i det fysiske arkivet, skal den være påført arkivkode. Arkivkode registreres kun på sak. Om du må registrere arkivkode på sak i EDB Sak og Arkiv for å få lagret saken, avhenger av hvordan oppsett av EDB Sak og Arkiv er definert i din organisasjon. Når du skal registrere en arkivkode må du oppgi følgende: Type Felt som benyttes for å angi type arkivmateriale. Aktuelle typer hentes fra rullgardinliste i feltet. Eksempel på type for emnearkiv basert på K-koder: FE fellesklasse FA fagklasse TI tilleggskode Hvis man ikke benytter K-koder blir type: A1 emnekode Eksempel på type for objektbasert arkiv: FDA fødselsdato Verdi Feltet benyttes for å angi verdi som er tillatt innenfor valgt type. Eksempel på verdi for emnearkiv basert på K-koder: FE 076 Eksempel på verdi for objektbasert arkiv: FDA Rekkefølge Rekkefølgen på ordningsprinsippene angir om ordningsprinsippet er primær arkivkode eller sekundær arkivkode. Det ordningsprinsipp som blir definert i 1. linje blir automatisk satt til primær arkivkode. Primærkode angir hvor saken er arkivert i det fysiske arkivet. De øvrige kodene benyttes enten til videre inndeling i det fysiske arkivet innenfor primærkoden eller kun til informasjon/for å kunne søke fram saker som omhandler samme objekt eller emne. Skjerming Skjerming av ordningsverdi støttes kun for objektarkiv. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 60

61 16.2 Registrere ny sak Alle journalposter må i henhold til NOARK standarden knyttes til en sak. Hvis du skal registrer en journalpost (dokument) og saken ikke er opprettet, må du registrere saken før du kan registrere journalposten (dokumentet). Slik registrerer du en ny sak: valget Ny sak i venstremenyen Fyll inn Sakstittel og evt. Merknad Det er to felt for å registrere tittel på saken. Linje 2 kan skjermes hvis saken graderes. Kontroller at saksansvarlig er korrekt evt. endre predefinerte data om saken. Registreringsbildet for ny sak Status: R Saksnummer reservert vil si at saksbehandler har opprettet en ny sak, og saken er ikke kontrollert av arkivet. Statuskode vil være avhengig av oppsett av EDB Sak og Arkiv. Nå fremkommer et oversiktsbilde for saken. Saken er nå opprettet. Vanligvis er dette bildet satt opp slik at fanen Journalposter er forrest/åpen. Men denne fanen vil jo være helt tom med det samme den nye saken er lagret. Fra dette oversiktsbildet for sak kan du øverst velge knappen Hvis du får følgende melding ved lagring for å få registrert inn en journalpost i saken. Vha. de interne fanene i saken kan du i det videre også registrere for eksempel Parter, Graderinger og evt. Utvalgsbehandling knyttet til saken. så skyldes dette at din organisasjon har satt opp EDB Sak og Arkiv slik at det ikke er mulig å lagre en sak uten at det er registrert arkivkode på saken. Du må da registrere arkivkode på saken før du kan lagre den. Se nedenfor hvordan du gjør dette. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 61

62 Slik registrerer du arkivkode på saken fra det nyåpnede registreringsbildet. (som har topptittelen Ny sak ) Nedre del av skjermbildet ved opprettelse av ny sak ser slik ut: Skjermbildet Ny sak (Nedre bildehalvdel) Feltene Journalenhet og Arkivdel er preutfylt med de navn som er bestemt av organisasjonen og oppsettet/rettighetene for den påloggede bruker. Popup-bildet under fremkommer da. Trykk på Feltet Type er preutfylt med type som gjelder for arkivdelen hvor saken opprettes. Velg Type fra rullgardinliste Valgt type vises. Eksempel på type fremgår av listen under: Type som velges skal være beskrivelsen av den primære arkivkoden som gjelder for den aktuelle saken. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 62

63 Fyll inn Verdi Evt. kan du hente verdien fra hjelperegisteret ved å søke i hjelperegisteret. Verdi fylt ut. Eksempel på verdi: for å søke i hjelperegisteret. Hvis arkivkode skal skjermes, klikk i avkryssingsboksen helt til høyre (Skjermet). Hvis saken er gradert, blir arkivkoden skjermet for innsyn. Skjerming av arkivkode støttes kun for objektarkiv. og deretter Oversiktsbildet for sak. Saken er nå opprettet og arkivkode er registrert på saken. For (etter lagringen) å se på arkivkodene som er registrert, kan du klikke på fanen Arkivkoder som nå er en av de 12 faner som kan åpnes innenfor saken Slette arkivkode på sak Slik kan du slette en arkivkode du har registrert på en sak: Sak på fanen for Arkivkoder på nedtrekkssymbolet ( ) helt til venstre på raden for den arkivkoden som du vil slette.. Oversiktsbildet Sak. Oversiktsbildet (fanen) for Arkivkoder legger seg forrest i skjermbildet. Valget Slett fremkommer. på valget Slett Arkivkoden forsvinner (uten spørsmål) Arkivkoden er slettet og endringene blir lagret. (om endringene som du har gjort er lovlige og innenfor dine rettigheter i systemet) Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 63

64 16.4 Lage kopi av sak Hvis du skal lage en ny sak hvor saksinformasjonen som f.eks. parter og arkivkoder allerede er registrert på en eksisterende sak, kan du ta kopi av den eksisterende saken. Slik lager du kopi av en eksisterende sak for å lage en ny sak: Sak for eksisterende sak på knappen øverst i oversiktsbildet for sak. Oversiktsbildet Sak. Valgalternativene under fremkommer da. Velg Lag kopi av saken Skjermbildet Ny sak. Saksinformasjon fra den eksisterende saken er kopiert. (NB: Sakens kommentarer og evt. tekst i sakens merknadsfelt kopieres ikke) Ny sak er lagret Endre informasjon om sak Hvis en sak allerede er registrert, kan det i noen tilfelle være aktuelt å endre på informasjon som er registrert om saken. Slik endrer/oppdaterer du informasjon registrert om sak: Sak (eksisterende sak hvor du er saksansvarlig eller har skriverettigheter) på (eller hent frem) den eller de faner hvor du vil endre/skrive inn data. Gjør ønskede endringer. Oversiktsbildet Sak. Den/de aktuelle faner fremkommer med sine skrivbare felt. Endringene blir lagret. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 64

65 16.6 Registrere part i sak Til en sak kan det registreres en eller flere parter. Adresse på part kan hentes fra adresseregisteret eller skrives direkte inn ved registrering av Ny part. Hvis parten allerede er registrert i hjelperegisteret for adresse, kan du hente adresse på parten fra adresseregistret slik: Sak på valget Flere saksdetaljer til høyre for sakens interne fanerad. Oversiktsbildet Sak. Liste over sakens faner fremkommer. på Parter i nedtrekkslisten under Flere saksdetaljer. på valget Dette valget befinner seg øverst innenfor fanen Parter. Fanen Parter åpnes og kommer forrest i saksbildet. Popup-bildet Søk i adresseregister fremkommer. Fyll inn søkebegrep Hent fra adr.reg. til høyre i skjermbildet Fyll inn søkebegrep og klikk på. befinner seg til høyre for de skrivbare søkefeltene. Skjermbildet Velg parter fra adresseregisteret Søkeresultatet fremkommer i listeform under søkefeltene. i avkryssingsboksen til venstre utenfor de adressatene som du ønsker å ha som parter i saken. Detaljbildet for sak. Valgte adresser er lagt inn som parter. Registrerte parter på saken er lagret. Er parten registrert i adresseregisteret med en rolle, vises rollen i en egen kolonne foran navnet. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 65

66 Hvis parten ikke ligger i adresseregisteret, må du registrere parten slik: Sak på valget Flere saksdetaljer til høyre for sakens interne fanerad. Oversiktsbildet Sak. Liste over sakens faner fremkommer. på Parter i nedtrekkslisten under Flere saksdetaljer. på valget Dette valget befinner seg øverst innenfor fanen Parter. Fanen Parter åpnes og kommer forrest i saksbildet. Popup-bildet Ny part fremkommer. Fyll inn feltene for adresseinformasjon. Hvis saken er gradert og du ønsker å skjerme opplysninger om parten, sett da hake i feltet Skjermet øverst i registreringsbildet. Parten blir skjermet for innsyn. Hvis du skal registrere flere parter, over. og gjenta prosessen Oppdatert liste over adressater i fanen Parter fremkommer. Registrerte parter på saken blir lagret. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 66

67 16.7 Endre part i sak Slik kan du endre informasjon registrert om en part: Sak på valget Flere saksdetaljer til høyre for sakens interne fanerad. Oversiktsbildet Sak. Liste over sakens faner fremkommer. på Parter i nedtrekkslisten under Flere saksdetaljer. på navnet/informasjonsraden til den parten som du vil endre informasjonen om. Gjør endringene. Fanen Parter åpnes og kommer forrest i saksbildet. Her ser du en radoversikt over sakens innlagte parter. Popup-bildet Endre sakspart fremkommer. Endringer registrert. Oppdatert liste over adressater i fanen Parter fremkommer. Adresseendringene er lagret Slette part i sak Slik kan du slette part på sak: Sak på symbolet foran navnet/ informasjonsraden til den parten som du vil slette. Slett. Oversiktsbildet Sak. Valgmuligheten Slett fremkommer. Spørsmål om du vil slette parten. Endringene er lagret. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 67

68 16.9 Registrere referanse Du kan registrere referanse til andre saker, journalposter, eiendommer, planer og bygninger. Slik registrerer du en referanse: Sak på valget Flere saksdetaljer til høyre for sakens interne fanerad. Oversiktsbildet Sak. Liste over sakens faner fremkommer. på Referanser i nedtrekkslisten under Flere saksdetaljer. på Fanen Referanser åpnes og kommer forrest i saksbildet. Her ser du en radoversikt over sakens innlagte referanser. Popup-bildet Ny referanse fremkommer på pilen for Nedtrekksliste til høyre for feltet Type referanse Liste over referansetype-alternativer fremkommer. Velg Type referanse fra rullgardinlisten. Skriv inn aktuell referanse i feltet Verdi Skal du legge inn flere referanser gjentar du prosessen ovenfor. Feltene for referanse og verdi utfylt. De innskrevne referanseverdier legger seg i listen på fanen Referanser Endringene er lagret. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 68

69 For å gå til aktuell referanse kan du klikke på knapp for radmeny ( ) til venstre for den aktuelle raden med referanseinformasjon. Der finner du et valg for til kobling til referanse. (Om det finnes en slik kobling. Ikke alle referansetyper har det). 17 Utvalgsbehandling av saker Funksjonen benyttes i de tilfellene saken skal behandles i et politisk utvalg, samt når administrasjonen skal fatte et vedtak etter delegert fullmakt fra et politisk utvalg. Du starter med å definere hvordan saken skal behandles, dvs. politisk, delegert etc. Når du har registrert dette, registrerer du utvalg som skal behandle saken / utvalg som det delegerte vedtaket skal fattes på vegne av. En Utvalgssak kan behandles i ett eller flere utvalg Ny utvalgsbehandling Slik definerer du utvalgsbehandling for en sak: Sak på fanen Utvalgsbehandling i sakens fanerad. på nedtrekksknappen til høyre for feltet Behandlingstype og velg deretter PS- Politisk behandling fra rullgardinlisten Oversiktsbildet Sak. Fanen legger seg forrest i skjermbildet og dens felter blir synlige og tilgjengelige. Behandlingstype utfylt. Eksempel på behandlingstyper er: PS Politisk sak DS Delegert sak i avkrysningsbokser for feltene Klageadgang hvis det er klageadgang, og Lukket (øverst til høyre) hvis saken skal behandles for lukkede dører. Velg Hjemmel fra rullgardinliste hvis saken skal behandles for lukkede dører. Feltet Hjemmel utfylt. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 69

70 på knappen Popup-bildet Ny behandling fremkommer. Velg Utvalg fra rullgardinliste Vurder og fyll evt. inn data andre av tilgjengelige felter og trykk deretter på Sakens tittel er automatisk blitt kopiert over bildets tittelfelt. Kode for utvalg utfylt. Feltet Møtedato skal vanligvis stå blankt. Feltet Tittel og Behandlingstype kan endres. Hvis flere utvalg skal behandle saken registrerer du alle utvalgene i dette bildet. da evt. på flere ganger Kontroller feltene: Status (=Behandlingsstatus) Dette feltet skal ikke endres før saken er KLar for behandling i utvalg (KL). Radene nummereres automatisk. Status står til RE REgistrert. Rekkefølge Angir rekkefølge hvis flere utvalg skal behandle saken. Du kan klikke på knappen om du vil flytte en behandling nedover eller oppover i listen som vises. (Du finner valget som nr 3 av de 4 knappene øverst i fanebildet) Da kommer du til et nytt popup-bilde som gir deg muligheter for å endre både rekkefølger og de utvalg som saken skal behandles i Fanen Utvalgsbehandling får igjen fokus. Utvalg(ene) som du har registrert vises nå her. Endringene blir lagret. Det blinker forbi en beskjed om at Saken er lagret. Deretter blir lagre-knappen nede i høyre hjørne skyggelagt / inaktiv. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 70

71 17.2 Lage nytt saksframlegg Når du har registrert hvilke utvalg som skal behandle saken, kan du lage saksframlegget. Du lager saksframlegg slik: Fanen Utvalgsbehandling på denne. på knappen Sjekk at feltet Dokumentmal er korrekt, evt. fyll inn korrekt dokumentmal Sjekk at feltet Type er korrekt på Korriger evt. Innhold Fyll inn evt. Merknad Kontroller feltet: Status Kontroller feltet: Fra knappen Skriv dokumentet. Du har nå tilgang til knappen Arkiver under fanen EDB Sak og Arkiv i tekstbehandlerens menylinje. Den knappen ser slik ut: Fanen legger seg forrest i skjermbildet og dens felter blir synlige og tilgjengelige. Popup-bildet Ny journalpost fremkommer. Feltene Dok.mal og Type er preutfylt. Du kan evt. velge en annen mal. Feltet dokumentmal utfylt Type skal være S Nytt popup-bilde dukker opp. Dette bildet heter også Ny journalpost og er det samme som er avbildet og beskrevet i kapittel 13. Det du skriver i feltet Innhold blir overskrift på saksframlegget. Feltet kan stå blankt. Vent med å endre Status til journalposten er ferdig produsert. Journalposter med Status R - reservert/konsept - er ikke ferdige. Her står du automatisk som avsender. Du kommer over i tekstbehandleren og dokumentutkastet. Meldingen Vent, henter arkiveringsdata kan synes noen sekunder på skjermen. Deretter dukker popup-bildet under frem. Valgene som gjøres her bestemmer den videre aktivitetsflyt ifm dette dokumentet (og journalposten). Dette popup-bildet kan se slik ut: på denne knappen. på valgknapp til venstre for aktuell aktivitet i neste skjermbilde. Eksempel på aktuelle valg: o Arkiver og lukk o Arkiver og fortsett med redigeringen o Saksframlegget er egengodkjent. Sendes møtesekr./klar for sakskart o Saksframlegg sendes leder for godkjenning Avkrysningsvalg utført Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 71

72 Valgt aktivitet utført. (Og dokument arkivert). Du får EDB Sak og Arkiv opp på skjermen igjen Dersom valg som f. eks et av de 2 siste i eksemplet her utføres, så forsvinner oppgaven ifm denne journalposten fra saksbehandlers oppgaveliste. Statuskode på dokumentet endres også fra B til F og dokumentet konverteres automatisk til PDF-format. (Om denne funksjonen er installert) 17.3 Referere dokument i utvalg Slik gjør du for at en journalpost skal bli med på rapport over dokumenter som skal refereres i utvalg: Journalpost på feltet Flere journalpostdetaljer til høyre for faneraden i oversiktsbildet. Oversiktsbildet for aktuell Journalpost (blå fanetopp) er hentet frem Nedtrekksmenyen for Flere journalpostdetaljer fremkommer. på linjevalget Refereres i utvalg i listen som du har fått frem på valget som du finner øverst til høyre i fanen. Fanen Refereres i utvalg legger seg forrest i bildet. Popup-boksen under fremkommer da. Velg aktuelt utvalg fra rullgardinlisten i popup-boksen. deretter på Utvalget som journalposten skal refereres for legger seg da inn som egen rad i listen i fanen Refereres i utvalg Skal journalposten refereres i flere utvalg klikker du etterpå på nytt knappen og gjentar prosessen ovenfor. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 72

73 Når aktuelt/aktuelle utvalg er kommet med i listen, så trykker du på Endringene er lagret. Sak kan refereres i utvalg på tilsvarende måte. Ta da utgangspunkt i saken i stedet for i journalposten Lage melding om vedtak i politisk sak Lage melding om vedtak fra utvalgsbehandling Slik kan du lage melding om vedtak fr utvalgsbehandling: Fanen Utvalgsbehandling (På en aktuell saksmappe) på symbolet for nedtrekksmeny ( ) helt til venstre på raden for den aktuelle behandlingen som du tenker å lage melding om vedtak til. Fanen Utvalgsbehandling. er i fokus og dermed forrest i skjermbildet. Du får nå frem radens nedtrekkmeny. Denne inneholder flere valgmuligheter. Velg Melding om vedtak i nedtrekksmenyen. Deretter klikker du på linjen med teksten Lag dokument Melding om vedtak Sjekk at feltet Dokumentmal er korrekt, evt. fyll inn korrekt dokumentmal Sjekk at feltet Type er korrekt evt. fyll inn korrekt dokumenttype I dette tilfellet er det linjen Melding om vedtak som skal velges. Popup-bildet Ny journalpost fremkommer nå. Her er feltet Dok.mal og Type ferdig utfylt. Du kan velge andre maler. Feltet dokumentmal utfylt. Vanligvis dok.type U. Nytt popup-bilde som også heter Ny journalpost fremkommer. Du er nå i det andre veiviservinduet ifm ny journalpost. Dette er samme skjermbildet som i kapittel 13, og de samme prosedyrer som er beskrevet der kan følges nå. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 73

74 Korriger evt. Innhold Fyll inn evt. Merknad Kontroller feltet: Status Kontroller feltet: Fra Registrer evt. eksterne og interne mottakere, se kap og (Du må ha med minimum en ekstern mottaker for å få produsert Melding om vedtak ). NB: Hvis saker er registrert med Parter kan disse lett hentes inn som mottakere ved å klikke på valget skjermbildet. øverst til høyre i Skriv dokumentet. Du har nå tilgang til knappen Arkiver under fanen EDB Sak og Arkiv i tekstbehandlerens menylinje. Den knappen ser slik ut: Det du skriver i feltet Innhold blir overskrift på utgående brev. Feltet kan stå blankt. Status blir satt ut i fra Noark-standardens regler i kombinasjon med organisasjonens innstillinger og brukers rolle. Du bør vanligvis ikke gjøre noen manuelle endringer ifm. statuskodefeltene. (Slik endring kan da føre til at den automatisk oppsatte journalpostflyten videre for denne registreringen ikke fungerer som forventet). I tilfellet her vil statuskoden i denne fasen være R. Journalposter med Status R reservert/konsept er ikke ferdige og kommer derfor heller ikke på postlista. Her står du automatisk som avsender. Mottakere registrert. Du kommer over i tekstbehandleren. Informasjon fra journalen er lagt inn iht. malen. Popup-bildet Arkiver dokument fremkommer. Dette kan for eksempel se slik ut. på denne knappen. på valgknapp til venstre for aktuell aktivitet i neste skjermbilde. Eksempel på aktuelle valg: o Arkiver og lukk o Arkiver og fortsett med redigeringen o Alle dokumenter er ferdige og ekspedert o Alle dokumenter er ferdige og sendes leder for godkjenning. deretter Valgt aktivitet utført og du kommer tilbake til dokumentets journalpost-registrering i ESA Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 74

75 Lage melding om vedtak fra oppgavelista Møtesekretær kan gi oppgave som forteller deg at sak er ferdig behandlet i politisk utvalg. Denne type oppgave finner du i oppgaveliste under Andre oppgaver. Fra oppgavelista kan du da velge Lag dokument og velge korrekt mal for melding om vedtak Lage melding om vedtak i delegert sak Funksjonen Ny melding om vedtak benyttes når du skal lage melding om vedtak for en delegert sak. Sak på fanen Utvalgsbehandling i sakens fanerad. Velg Behandlingstype DS fra rullegardinliste (er sans. forhåndsutfylt) i avkrysningsboksen for feltet Klageadgang hvis det er klageadgang Oversiktsbildet Sak. Fanen legger seg forrest i skjermbildet og dens felter blir synlige og tilgjengelige. Behandlingstype utfylt. Hake foran feltet Klageadgang. på knappen Popup-bildet Ny behandling fremkommer. Velg Utvalg fra rullegardinliste. (Vanligvis det nærmeste utvalget som har delegert ut vedtaksmyndigheten) Sakens tittel er automatisk blitt kopiert over bildets tittelfelt. Kode for utvalg utfylt. Fanen Utvalgsbehandling får igjen fokus. Utvalget som du har registrert vises nå her. Endringene blir lagret. Det blinker forbi en beskjed om at Saken er lagret. Deretter blir lagre-knappen nede i høyre hjørne skyggelagt / inaktiv. på nedtrekksmeny-symbolet ( ) som ligger helt til venstre på Du får nå frem radens nedtrekkmeny. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 75

76 raden for den behandlingen som du tenker å lage melding om vedtak til. Nedtrekksmenyen kan se slik ut: Velg Melding om vedtak i nedtrekksmenyen. Deretter klikker du på linjen med teksten Lag dokument Melding om vedtak Sjekk at feltet Dokumentmal er korrekt, evt. fyll inn korrekt dokumentmal Sjekk at feltet Type er korrekt evt. fyll inn korrekt dokumenttype Korriger evt. Innhold Fyll inn evt. Merknad Kontroller feltet: Status Kontroller feltet: Fra For å registrere en eksterne og interne mottakere, se kap og (Du må ha med minimum en ekstern mottaker for å få produsert Melding Popup-bildet Ny journalpost fremkommer nå. Her er feltet Dok.mal og Type ferdig utfylt. Dokumentmal er satt til RDV. Du kan velge andre maler. Feltet dokumentmal utfylt Eksempelvis: U Nytt popup-bilde som også heter Ny journalpost fremkommer. Du er nå i det andre veiviservinduet ifm ny journalpost. Dette er samme skjermbildet som i kapittel 13, (og ovenfor i kap. 17.4) og de samme prosedyrer som er beskrevet der kan følges nå. Det du skriver i feltet Innhold blir overskrift på utgående brev. Feltet kan stå blankt. Status blir satt ut i fra Noark-standardens regler i kombinasjon med organisasjonens innstillinger og brukers rolle. Du bør vanligvis ikke gjøre noen manuelle endringer ifm. statuskodefeltene. (Slik endring kan da føre til at den automatisk oppsatte journalpostflyten videre for denne registreringen ikke fungerer som forventet). I tilfellet her vil statuskoden i denne fasen være R. Journalposter med Status R reservert/konsept er ikke ferdige og kommer derfor heller ikke på postlista. Her står du automatisk som avsender. Mottakere registrert. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 76

77 om vedtak ). NB: Hvis saker er registrert med Parter kan disse lett hentes inn som mottakere ved å klikke på valget skjermbildet. øverst til høyre i Skriv dokumentet. Du har nå tilgang til knappen Arkiver under fanen EDB Sak og Arkiv i tekstbehandlerens menylinje. Den knappen ser slik ut: Du kommer over i tekstbehandleren. Informasjon fra journalen er lagt inn iht. malen. Popup-bildet Arkiver dokument fremkommer. Dette kan for eksempel se slik ut. på denne knappen. på valgknapp til venstre for aktuell aktivitet i neste skjermbilde. Eksempel på aktuelle valg: o Arkiver og lukk o Arkiver og fortsett med redigeringen o Ferdig, ekspederes av saksbeh, sendes arkivet for arkivering. o Ferdig, sendes videre til godkjenning. deretter Valgt aktivitet er utført, dokument arkivert og du kommer tilbake til dokumentets journalpost-registrering i EDB Sak og Arkiv. Dersom valg som f. eks et av de 2 siste valgalternativene i eksemplet her utføres, så forsvinner oppgaven ifm denne journalposten fra saksbehandlers oppgaveliste. Statuskode på dokumentet endres også fra B til F og dokumentet konverteres automatisk til PDF-format. (Om denne funksjonen er installert) Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 77

78 18 Sende dokumenter som e-post Du kan ekspedere en ferdig journalpost med alle dokumenter til alle mottakere av journalposten der det er registrert en e-postadresse. Det er som regel begrensinger på forsendelse av graderte dokumenter via e-post. Du kan også sende kopi av et eller flere dokumenter fra en journalpost; det stilles da ikke krav om at dokumenter, eller journalpost må være ferdigstilt Ekspedere en ferdig journalpost Ekspedering regnes som en formell forsendelse og kan derfor ikke gjøres med journalposter som har status som reservert/konsept. I tillegg må alle dokumentene i journalposten, være på elektronisk format. Ved ekspedering lagres opplysningene, om hvem, som har mottatt journalposten. Alle mottakere må være registrert på journalposten. Legger du til nye for forsendelsen, vil de automatisk bli overført til journalposten også. Slik ekspederer du en ferdig journalpost med alle dokumenter: Journalpost Oversiktsbildet for aktuell Journalpost (blå fanetopp) er hentet frem. Du kan dermed se bl.a. disse knappevalgene i toppen av denne. på Send-knappen Denne menyen fremkommer da. på valget Ekspeder journalpost e-post Dette vil åpne et nytt popup-bilde. (under) Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 78

79 I bildets øvre del vil det være listet opp alle eksterne mottakere i journalposten som det er registrert e-postadresse til. Legge til flere mottakere:, og skriv inn Fornavn, Etternavn og E-postadresse. Velg også om mottakeren skal være vanlig mottaker, kopimottaker eller blindkopi -mottaker. Trykk så på OK-knappen Valget benyttes for å søke etter aktuelle mottakeradressater i adresseregisteret Tittel-feltet er hentet fra journalpostens Innhold-felt, men kan endres fritt Melding er basert på en forenklet tekst, og kan endres fritt før dokumentet sendes. Standard-teksten som kommer fram i meldingen kan endres av din administrator Under overskriften Dokumenttittel nederst i bildet vises de elektroniske dokumenter som finnes i dokumentlageret for denne journalposten. Haker du av Arkivformat, vil arkivformatet benyttes der det finnes Send- og Avbryt-knappene nederst i bildet brukes for å sende e-posten eller for å avbryte operasjonen. Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 79

80 Fyll ut/endre aktuelle felt og trykk deretter på knappen nederst i bildet. et vil nå bli melding om at E-post er sendt. (Dersom systemets e-post-modul er kjøpt og installert riktig i din organisasjon) 18.2 Send kopi av et dokument Du kan også sende kopi av et eller flere dokumenter fra en journalpost. Det stilles da ikke krav om at dokumenter eller journalpost, må være ferdigstilt. Slik sender du kopi av et dokument: Journalpost Oversiktsbildet for aktuell Journalpost (blå fanetopp) er hentet frem. Du kan dermed se bl.a. disse knappevalgene i toppen av denne. på Send-knappen Denne menyen fremkommer da. på valget Send kopi som e- post Dette vil åpne et nytt popup-bilde. (under) Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 80

81 I bildets øvre del vil det være listet opp alle eksterne mottakere i journalposten som det er registrert e-postadresse til. Legge til flere mottakere:, og skriv inn Fornavn, Etternavn og E-postadresse. Velg også om mottakeren skal være vanlig mottaker, kopimottaker eller blindkopi -mottaker. Trykk så på OK-knappen Valget benyttes for å søke etter aktuelle mottakeradressater i adresseregisteret Hvis du haker av foran feltet Oppdatere mottakere i journalposten (øverst til høyre),så vil evt. nye adressater automatisk bli lagt inn i journalposten Tittel-feltet er hentet fra journalpostens Innhold-felt, men kan endres fritt Melding er basert på en forenklet tekst, og kan endres fritt før dokumentet sendes. Standard-teksten som kommer fram i meldingen kan endres av din administrator Grunnkurs for EDB Sak og Arkiv ver. 8.0 Side 81