Mottatt post: Der er din innkomne post som du må se på, der kan du være saksbehandler, kopimottaker, mottaker.

Transkript

1 ESA HVORDAN BRUKE FORSIDEN DIN: Mottatt post: Der er din innkomne post som du må se på, der kan du være saksbehandler, kopimottaker, mottaker. Er du saksbehandler Lage svarbrev eller Ta brevet til etterretning dvs. et brev du ikke skal gjøre noe med, og vil ha den bort ifra listen din. Velge Avskriv med kode, klikk på den velg arkivskrivningsmåte TE blir da borte ifra din liste Er du kopimottaker: Klikk på overskriften se på dokumentet blir da borte ifra din liste Blir dem ikke borte velg da utfør Lagre Er du mottaker: Velg avskriv med kode Velg avskrivningsmåte TE Lagre Under arbeid: Der ligger det dokumentene som du ikke har blitt ferdig med står i status R. Klikk på overskriften Velg endre dokument Gå ut med blå vinge Velg ferdig og ekspeder Det kan også ligge utgående dokumenter der som arkivet har skannet inn dem tar dere utfør på etter at dere har sett på det Gjennomgå dokumenter som ligger under arbeid (Dokumenter som du ikke er ferdig med og dokumenter som arkivet har skannet inn som utgående) Klikk på forsiden Se på venstre siden Klikk på Under arbeid Får opp dem du ikke har blitt ferdig med dem står i status R (reservert av saksbehandler) Klikk på linken (blå strek under overskriften) Velg endre dokument Kommer da inn i dokumentet gjør endringene Gå ut med den blå vingen Velg ferdig og ekspedert De som er skannet av arkivet, se på dem og velg utfør

2 Aktiviteter: Neste aktivitet kommer opp her når en oppgave er utført på milepæl Funksjonene for saksgang består av et sett med milepæler som må nås for at saken skal være ferdig behandlet, og ulike aktiviteter må gjennomføres for at milepælene skal nås En eller flere aktiviteter må utføres før milepælen er nådd. Til godkjenning Her vil dokumentet komme til den lederen du har sendt det til. Lederen vil: Godkjenne og ekspedere det? Dokumentet må endres? Eller: Bruke endre oppgave? Mine saker: Alle dine saker skal ligger der helt til saken er ferdig eller en av dine ansatte slutter. Da skal du gjøre: Finn den saken som skal avsluttes Velg Utfør Saken er ferdigbehandlet og kan avsluttes Lagre Er du på saken gå på endre Status F Lagre Søk: Velg Sak eller Journalpost Søk på ord Bruk av % og & Deler av ord % foran eller bak - f.eks ragn% (ragnhild) Flere ord bruk & i mellom ordene - f.eks ragnhild&normann Søk på deler av ord og flere ord f.eks ragn%&norman% = ragnhild normann Avansert søk: Velg sak eller journalpost Klikk på Avansert søk Anbefaler og nullstille Fyll inn der dere ønsker Kan her også bruke % foran og bak ord og & i mellom ordene

3 Rød oppgavelinje: Lage svar: Klikk på lag svar under journalposten Velg mal Neste Fyll inn innhold Produser dokument Eller: Oppsøkt sak Klikk på detaljer på den journalposten du skal svare Velg aktivitet Lag svar Lag foreløpig svar: Klikk på foreløpig svar Velg mal Neste Fyll inn innhold Produser dokument Eller: Oppsøkt sak Klikk på detaljer på den journalposten du skal svare Velg aktivitet Lag foreløpig svar Utfør som ligger under mine oppgaver skal ikke brukes KUN under aktiviteter Fordele post til en annen saksbehandler: Under mottatt post Fordel Velg Saksbeh. - Lagre Under mine saker Fordel Velg Saksbeh. Lagre Endre oppgave: Her kan du endre ansvarlig og frist og eventuelt utsette oppgave Utsett oppgave: Velg feltet utsatt til og sett inn den datoen du vil at dokumentet skal komme opp igjen på din mottatt post. Dette vil vise seg på venstre side på utsatte oppgaver (må klikke på den). Beskrivelse: Kan fylle inn en tekst som forteller dere hvorfor dere har utsatt den. Alt dette kan også gjøre under dine saker

4 Lage Ny sak: Sjekke først på Søkeverdi om det finnes noe på det fra før Velg Ny sak Saksart: BYG, DEL, PLN eller STD Sakstype: Mange Tittel: Tittelen på saken (husk gnr/bnr først) Tilgangsgruppe: Alle har en standard gruppe, men må endres ved personalsak (GER) Arkivdel: Alle har en standard arkivdel, men må endres etter hva dere jobber med for eksempel ved PERS06 (personalsak), HA06 (saksarkiv), GNR06 (eiendomsarkiv) OPP (oppmåling) og PLAN06 (plansaker) Rull nedover til arkivkode Verdi, helt til venstre arkivkode (gnr/bnr) (plannr)(fødselsdato)(arkivkode) Lagre sak Legg inn Parter: NB! Viktig å legge inn alle parter Kontrollere parter og legge inn manglende Klikk på parter fra venstre side Klikk på ny part Fyll inn Her kan du legge inn så mange parter du ønsker med og velge ny part Klikk på Ok når du er ferdig Byggesak og plansak: Viktig Fyll inn på byggesak og plansak Gå via milepæler: Jobb dere nedover med milepælsplan Når dere kommer til vedtaksmalen klikk på dok.malen Klikk på neste Ny/endre ekstern avs/mottaker Hent adressereg. Alle parter Velg parter Ok Lagre uten dokument Produser dokument

5 Ny journalpost (Nytt dokument) Finne saken Velg nytt dokument (eller ny journalpost) Velg mal med pilen Neste Tittel: Tittelen på brevet Unntatt offentlighet: Velg endre gradering Eksterne adressater velge alle (avs/mottaker blir skjermet) Innhold, linje 2 hakes av (linje to på journalposten blir skjermet) Velg gradering (pilen) Legge inn kopimottaker intern/ekstern Velg ny/endre intern avs. mottaker Hak av på kopimottaker/mottaker og fyll inn saksbehandler - Lagre Velg ny/endre ekstern avs.mottaker Hak av på kopimottaker og fyll inn navn og adresse - lagre Rull ned til Etternavn/firma feltet Det er hovedmottakeren Fyll inn full adresse Lagre uten dokument Produser dokument Kommer inn i windows Fyll inn Bruk den blå vingen får og lagre dokumentet Får flere valg Er du ferdig med dokumentet velger du dokumentet er ferdig og ekspedert Er du ikke ferdig og vil inn igjen senere velger kun arkiver NB! Hvis du blir kastet ut eller går ut med rødt kryss, så gjør følgene: Dokumentet havner under arbeid Klikk på under arbeid ligger øverst der Klikk på detaljer to ganger Klikk på arkiver dokument da blir brevet ditt arkivert Velg da blyant for å endre dokument kommer da inn igjen i windows Eller: Havner direkte på den journalposten du drev med, da trykker du på detaljer to ganger og velger arkiver på høyre side Send som E-post: Velge aktivitet når du står i journalposten Send som elektronisk Fyll inn mail adressen Velg send

6 Lage svarbrev: Klikk på Lag svar Velg dokumentmal Nest Fyll inn innhold Lagre uten dokument Produser dokument Eller: Oppsøkt sak Klikk på detaljer på den journalposten du skal svare Valg aktivitet Lag svar Eller: Klikk på lag svar under journalposten Lag kopi av journalpost: Hent saken fyll inn saksnr. Finn den journalposten du ønsker og kopiere Klikk på detaljer på den journalposten Klikk på Velg Aktivitet Velg Lag kopi Lag kopi av sak: Søk opp saken Klikk på Velg Aktivitet Velg Lag kopi av sak Legg inn vedlegg på journalpost Produser dokument Gå ut med blå vinge Velg Dette dokumentet er ferdig, men ikke de øvrige Klikk på oppfrisk Velg nytt vedlegg Dokumenttittel Malnavn - Pdf v/tilknytting og andre maler hvis det skal produseres Lagre Her må det velges produser eller tilknytt på høyre side Til slutt velg dokumentet er ferdig og ekspedert

7 Kopier som vedlegg: Stå i den journalposten du ville kopiere Velg kopier som vedlegg Hent opp den journalposten du vil kopier det inn i Velg lim inn vedlegg Tilknytt inn dokumenter fra ditt område (pc) Finn saken Lag nytt dokument Dokumentmal: PDF eller helt tom Type: U Neste Innhold: Fyll inn Fyll inn etternavn, fornavn og adresse Lagre uten dokument Tilknytt dokument Fil bla gjennom Velg den du vil tilknytte Hak av på ferdig og ekspedert Ok Lage flettebrev Finne saken Velg nytt dokument Velg mal Velg neste Hak av på dem som skal ha brevet eller legg dem inn på ekstern avs./mottaker Innhold. Feltet etternavn: OBS må skrive noe der for eksempel. Søkere/adressater Hak av på flettebrev Lagre uten dokument Velg produser Får da flettebrev Fyll inn det du skal Lagre med blå vinge Velg ferdig og ekspeder Kommer da tilbake til ESA der du skal velge Flett adresse Brevene flettes og da skal du skrive dem ut Gå ut med den røde vingen og Rødt kryss Ferdig med brevet

8 Lag flettebrev - svarbrev: henting av parter Finne saken Velg nytt dokument Velg riktig mal Hak av på dem som skal ha svar eller hente parter se på NB Velg neste Innhold.. NB! Hvis du må hente opp partene gjør du slik Klikk på ny/endre ekstern avs./mott Hent adr.reg Klikk på alle parter i saken Hak av på dem som skal ha svar OK Hak av på flettebrev Velg produser Får da flettebrev Fyll inn det du skal Lagre med blå vinge Velg ferdig og ekspeder Kommer da tilbake til ESA der du skal velge Flett adresse Brevene flettes og da skal du skrive dem ut Gå ut med den røde vingen og Rødt kryss Ferdig med brevet Ferdig med brevet

9