P360-veiledning for ny arbeidsavtale - supplement til rutine for mottak av nye ansatte

Transkript

1 P360-veiledning for ny arbeidsavtale - supplement til rutine for mottak av nye ansatte Dette dokumentet er ment å være et supplement og i samsvar med den nye rutinen som gjelder for mottak av nye ansatte. Veiledningen beskriver stegene i P360 for arbeidsavtalen og tilhørende dokumenter mer utfyllende. Personalmappe og privatperson-kontaktkort Er den nye ansatte i arbeid ved enheten fra før, så må du søke opp privatperson-kontakten og personalmappen, og sørge for at disse er oppdatert. Søk opp privatperson ved å klikke på «Avansert søk» øverst i P360, og velg «Kontakt». Fyll inn riktig informasjon i de to første linjene, og klikk på «Søk» under søkefeltene. Klikk og åpne kontakten du får treff på nederst i bildet, og klikk deretter på «Rediger egenskaper». I redigeringsbildet fyller du ut det som evt. mangler av privatadresse, -mobilnr. og -epostadresse. Søk opp den offentlige personalmappen. Åpne den, sørg for at den inneholder korrekt tilgangsgruppe, tittel, og fødselsnr.. MERK! Det skal ikke være lang tankestrek mellom informasjonen i tittelfeltet, men kun vanlig kort bindestrek som her «Personalmappe offentlig - Fornavn Mellomnavn Etternavn - enhet/akronym». Tittelen skal skrives på denne skrivemåten uten tilføyinger av noe slag. Systemet vil deretter søke opp denne saken for overføring av de nye dokumentene. Du skal altså ikke opprette ny personalmappe i P360! Ny kontakt i P360 privatperson Dersom den nye ansatte ikke har kontaktkort for privatperson i P360, lager du det nå. Det gjør du via «Meny» helt øverst til høyre, «Kontakt» og «Privatperson». Fyll inn privat informasjon. Fra arbeidsavtale på bestillingssiden til personalmappe i P360 Når du har vært på bestillingssiden og laget ferdig arbeidsavtalen, søker systemet opp personalmappe på den ansatte dersom den finnes fra før. Finner den ikke personalmappen, oppretter systemet en ny. I personalmappen vil det automatisk opprettes 3 nye saksdokumenter, og alle er i reservert status. Følg rutinen nøye slik at den ansatte får dokumentene tilsendt digitalt, og Lønn får det de trenger for å registrere den nye ansatte inn i UBW. Kort om prosessen; vi sender velkomstbrevet først, deretter arbeidsavtale for signering, og til slutt hovedtariffavtale. Deretter kommer den ferdigsignerte avtalen inn, og til slutt går Melding til Lønn. De registrerer den ansatte i UBW fortløpende. Se fremgangsmåte videre i veiledningen!

2 Kople kontaktkortet til personalmappen som sakspart For tryggere og mer effektiv bruk av riktig kontaktperson i denne saken fremover, kopler du privatpersonkortet til personalmappen som sakspart på denne måten; Stå i personalmappen, og klikk på «Saksfunksjoner» og «Rediger egenskaper». Så går du inn i fanen «Ekst. kontakter» og klikker på «Legg til eksisterende kontakt» og velger «Sakspart». Lagre til slutt saken igjen. Så må du søke opp privatkontakten. Dersom du ser kontakten på siden du nå kommer til, så klikker du bare til venstre for linjen (markerer), og deretter på «Legg til kontakt». Har du ikke søkt opp kontakten nylig, så ser du den ikke i listen. Bildet her viser hvordan du enkelt kan søke opp og velge den nye ansatte. Du skal velge kortet som har privatadresse. Er det flere privatkort på samme person, så må du åpne disse for å unngå evt. studentkontakt det skal være privatkort uten NMBU-tilknytning! Du ser forskjell på kortene når du klikker på navnet/åpner kontaktkortet. I fanen «Detaljer» står «Student» på linjen «Kategori» i studentkontaktkortet. Gjenbruk av sakspart i dokumenter ut til eller inn fra den som saken gjelder (den ansatte) Når du skal legge inn den ansatte som avsender/mottaker i dokument inn/ut, så trenger du ikke søke opp personen, men hente denne inn via sakspart. Klikk på kontaktikonet helt til høyre for linjen for avsender/mottaker, og marker den ansatte i feltet du nå får opp. Avsender/mottaker-feltet har nå fått inn den ansattes korrekte kontaktkort.

3 Velkomstbrevet til den nye ansatte Første brev som skal sendes/ekspederes er velkomstbrevet til den ansatte. Brevet inneholder informasjon om prosessen. Gå inn på saksdokumentet, klikk på «Dokumentfunksjoner» og «Rediger egenskaper». Rett opp evt. feil og mangler i registreringsbildet så det blir tilsvarende slik bildet her viser. Behold tittelen slik den er. Deretter må du inn i selve filen og redigere den. Fjern det som ikke skal beholdes, og sett inn informasjon om leder. Du må gjerne legge til ønsket informasjon dersom denne mangler. Skriv inn signatur i slutten av brevet om det mangler i filen. Ekspeder brevet på vanlig måte fra P360. Klikk på «Ekspeder». I ekspederingsboksen som kommer opp, klikker du på pilen til høyre for «Utskrift» og velger «Epost». Da sendes den elektronisk. Du vil se at den er sendt via fanen «Kontakter». Lenke til epost vises til høyre for mottakers navn.

4 Arbeidsavtale ut til den nye ansatte Gå inn på saksdokumentet «Arbeidsavtale», klikk på «Dokumentfunksjoner» og «Rediger egenskaper». Rett opp feil og mangler i registreringsbildet så det blir tilsvarende slik bildet her viser. Behold tittelen slik den er. Deretter må du inn i selve filen og redigere det som ikke lot seg ordne i portalen mv. Saksdokumentet sendes leder med BDM på godkjenningsflyt via P360. Dette tilsvarer leders signatur på avtalen. NB! Godkjenningsflyt er overflødig dersom leder er den som utfører arbeidet i P360. Forsendelse; Når alt er gjennomført, klikker du på de 3 små prikkene til høyre for filen og «Send til PDFkonvertering». Mellomlagre PDF-filen så du kan dra den fra filutforsker/browse den over til signeringsportalen etterpå. Så følger du rutinen igjen, og går via Postens signering for å sende avtalen i PDF ut til den ansatte (se egen brukerveiledning for Postens signeringsportal). Skal du redigere arbeidsavtalen før den blir signert? Klikk på de 3 små prikkene til høyre for filen og velg «Vis versjonshistorikk». Huk av til venstre for den øverste av word-filene, klikk på «Versjon», så på «Egenskaper», huk av i feltet for «Aktiv versjon» og klikk OK til slutt. PDF-konverter filen igjen og send den til den ansatte på nytt. Først når avtalen er akseptert, signert av den ansatte og mottatt av deg, ekspederer du saksdokumentet «Arbeidsavtale» (velg «Utskrift» i boksen som kommer opp).

5 HTA (hovedtariffavtalen) ut til den nye ansatte Følg rutinen! Det er naturlig å ha en dialog med den nye ansatte underveis, og HTA-dokumentet skal gjenspeile det som har blitt sagt/avtalt. Gå inn på saksdokumentet, klikk på «Dokumentfunksjoner» og «Rediger egenskaper». Rett opp feil og mangler i registreringsbildet så det blir tilsvarende slik bildet her viser (status «Reservert» inntil du har ekspedert det). Behold tittelen slik den er kommet inn i P360 (kan avvike noe fra bildet). Deretter må du inn i selve filen og redigere slik at innholdet er i samsvar med det som har blitt sagt/avtalt. Brevet sendes til den ansatte via Postens signeringsportal. Følg veiledningen som ved arbeidsavtalen både prosessen ut til den ansatte, og også ved registrering av signert HTA. Ekspeder dokumentet når den er signert og alt er i orden (slik som med arbeidsavtalen).

6 Den ferdigsignerte arbeidsavtalen Du vil motta en epostmelding fra Posten om at avtalen er signert. Du må deretter følge lenken og logge inn på signeringsportalen for å hente ut avtalen. Mellomlagre filen før registrering i P360 tilsvarende slik bildet her viser. NB! Bruk frasebiblioteket slik at tittelen blir slik den pleier å være for arbeidsavtaler (type, periode, enhet). PS! Legg merke til at det IKKE er Lønn som er mottaker av denne, men du/din enhet! Lønn skal ikke motta noen av dokumentene som hittil er beskrevet i denne veilederen. Det siste du registrerer på saken er signert HTA. Den registrerer du som innkommet dokument på samme måte som arbeidsavtalen.

7 Melding til Lønn Når alle saksdokumentene er sendt/mottatt og alt er klart for at Lønn skal registrere den nye ansatte inn i UBW, så skal Melding til Lønn opprettes. Det er dette skjemaet som varsler Lønn om den nye ansatte, og det er kun dette dokumentet som skal adresseres til Lønn! Gå til bestillingssiden/portalen der du lagde arbeidsavtalen og velg Melding til Lønn. Fyll ut skjemaet. Dette kommer så over til personalmappen i P360 slik de andre 3 dokumentene gjorde. Gå inn på saksdokumentet «Melding til Lønn», klikk på «Dokumentfunksjoner» og «Rediger egenskaper». Rett opp feil og mangler i registreringsbildet så det blir tilsvarende slik bildet her viser. Behold tittelen slik den er (kan avvike noe fra bildet da systemet venter noen utbedringer). Rediger filen for evt. justering av informasjon. Siden dette dokumentet også gjelder lønn og kontering som forplikter NMBU, må også dette på godkjenningsflyt til leder med BDM. Dette tilsvarer leders signatur på dokumentet. Dersom leder er den som utfører arbeidet i P360, så er godkjenningsflyt overflødig. Ekspeder til slutt notatet (etter at det er godkjent)! PS! Det er du som skal stå i feltet «Ansvarlig», og ikke Lønn de skal inn som valgt mottaker!