INTERIMRUTINE - ARBEIDSFLYT FOR PROSJEKTER SOM BENYTTER esam. Styringssystem Dokumentansvarlig: Toften, Bjørn Inge Side: 1 av 5

Transkript

1 Styringssystem Dokumentansvarlig: Toften, Bjørn Inge Side: 1 av 5 Innledning I påvente av at modul for Arbeidsflyt ferdigstilles, gjelder denne beskrivelsen for gjennomføring av Arbeidsflyt i esam. Det vil si behandlingen av skjema mellom prosjektets parter, eksempelvis Byggherremelding (BHM) Avklaring (VOA) Krav om endring (KOE) / Endringsordre (EO) Bruk titler som er beskrivende slik at det ikke er tvil om hva dokumentet dreier seg om. Nummerering av BHM, VOA, KOE og EO skal følge denne syntaksen: Kontraktsnummer-XXX-BHM Eventuelle vedlegg til BHM: Kontraktsnummer-XXX-VedleggXX-BHM Kontraktsnummer-XXX-VOA Eventuelle vedlegg til VOA: Kontraktsnummer-XXX-VedleggXX-VOA Kontraktsnummer-XXX-KOE Eventuelle vedlegg til KOE: Kontraktsnummer-XXX-VedleggXX-KOE Kontraktsnummer-XXX-EO Eventuelle vedlegg: Kontraktsnummer-XXX-VedleggXX-EO Det presiseres at det skal brukes felles kontrakts nummerserie for KOE og EO. Se ISY Brukerveiledning, eksempel på id for KO/EO: K I tillegg finnes det per nå følgende arbeidsflyt maler i esam Capture: 01 Dagbok 02 Mangeliste 03 RUH og HMS 04 Registeringer i felt Behov for arbeidsflyt og tilretteligging arbeidsflyt for ditt prosjekt skjer gjennom esam Klargjørings- og Oppstartsmøter.

2 Styringssystem Dokumentansvarlig: Toften, Bjørn Inge Side: 2 av 5 Fremgangsmåte for arbeidsflyt i esam prosjekt: 1: Marker og last ned korrekt mal fra mappen A6. Maler. Lagre malen på egen PC. 2: Fyll inn skjema med minst en beskrivende tittel, offisielt nummer, dato. Dette dokumentet skal lagres med filnavn: K KOE.filnavn(doc). Beskrivelse av innhold i filen legges inn i metadatafeltet for Tittel. Filnavn skal ikke endres under behandling i esam. 3: Gå til riktig mappe i C. Kontrakt, korrespondanseområdet. Last opp skjemaet og eventuelle vedlegg.

3 Styringssystem Dokumentansvarlig: Toften, Bjørn Inge Side: 3 av 5 4: Fyll inn filinformasjon (metadata) og klikk OK for å lagre. 5: Marker filen(e) og flytt filen til mappe for neste steg i flyten.

4 Styringssystem Dokumentansvarlig: Toften, Bjørn Inge Side: 4 av 5 6: Når filen(e) er flyttet til neste steg må mottakere varsles. Marker filene og klikk på knappen «Varsle brukere og kontaktpersoner». Skriv inn dokumentnummer i emne-feltet og velg mottakere fra lista. Alternativt kan man benytte seg av funksjonen «overvåk mappe»: Marker mappe, Klikk på ikonet, automatisk epost sendes ved endringer og nye filer i denne mappen (og undermapper) til alle som har valgt overvåking.

5 Styringssystem Dokumentansvarlig: Toften, Bjørn Inge Side: 5 av 5 7: Mottaker kan nå svare ved å åpne skjemaet direkte fra mottatt e-post varsel. I neste vindu velger Åpne filen. Filen åpnes nå i Word, du må trykke på knappen «Aktiver redigering» for å kunne skrive i dokumentet. Lagre så dokumentet på din PC, og last så filen opp som vist i trinn 3. Trinn 3-7 gjentas nå av den part som besvarer NB! Behold originalt filnavn. Alternativt kan du også gå til esam Arbeidsområde, og åpne filen direkte fra mappen. Da kan filen åpnes, redigeres og lagres som ny versjon i en og samme arbeidsoperasjon. Husk å utføre trinn 5-7 selv om denne fremgangsmåten benyttes. Det henvises til dokumentet: Anbefalt praksis for bruk av esam i prosjekter.