SvarUt fra Websak Fokus

Transkript

1 SvarUt fra Websak Fokus SvarUt er en løsning for kommuner til å formidle digital post fra Websak Fokus til innbyggere, næringsliv, offentlige og private organ. SvarUt er godkjent for forsendelser som har innhold med sensitive opplysninger. Mottaker må logge seg på sin postboks med BankId eller BuyPass for å kunne lese brevet. Varsel om post blir sendt via Altinn til mottaker. Private mottaker som har valgt en digital postkasse vil motta posten der. Private mottakere som ikke har valgt en digital postkasse vil motta posten i Altinn. Dersom posten ikke åpnes digitalt innen 2 virkerdager vil brevet bli sendt på papir fra et firma som heter Grafisk Digital som A-post, tosidig og i farger. For at innbygger skal få brevet digitalt må fødselsnummer være fylt ut i journalposten. For næringsliv, offentlige/private organ må organisasjonsnummeret være med. Websak Fokus har en integrasjon mot Folkeregisteret og Enhetsregisteret i Brønnøysund slik at vi enkelt kan hente fødselsnummer/organisasjonsnummer og adresse til mottaker. Mottaker fra folkeregisteret eller enhetsregisteret For at mottaker skal få brevet digitalt via SvarUt må du velge adressen fra Folkeregisteret eller Enhetsregisteret i Brønnøysund. Velg riktig sak og opprett ny journalpost Klikk på fanekort Mottakere og knappen Legg til Velg register under feltet Adressebok: Folkeregisteret dersom brevet skal sendes til privatperson. Enhetsregisteret i Brønnøysund dersom brevet skal sendes til næringsliv eller offentlig/privat organ. 1

2 I søkefeltet kan du søke på hele navnet eller kun etternavn. Websak Fokus viser kun 20 vilkårlige treff fra Folkeregisteret dersom det er flere i Norge med samme navn. Klikk på Avansert søk for å begrense søket dersom du ikke får opp riktig person: Fyll inn f.eks.strand ved feltet for kommune dersom du vil begrense søket til innbygger i Strand. 2

3 Marker mottaker slik at linjen blir blå og dobbelklikk på navnet. Klikk Ok Dersom adressaten ikke finnes i en av adressebøkene (f.eks. mottaker som ikke har adresse i Norge) velger du Ny og skriver inn navn og adresse. Eksterne kopimottakere hentes også fra folkeregisteret eller enhetsregisteret. Interne kopimottakere (saksbehandlere i WebSak) hentes fra Identitetsregisteret: Når du har lagt på en eller flere mottakere og eventuelle kopimottakere fortsetter du på vanlig måte med å velge tekstmal, skrive brevteksten og sjekke inn og avslutte word-filen. NB! Alle utgående brev skal ferdigstilles og ekspederes til mottaker. Ferdigstille utgående brev Klikk på Ferdigstill når du er ferdig med brevet. Knappen endres til Ekspeder (se bildet øverst neste side. 3

4 Ekspedere (sende) utgående brev Klikk på Ekspeder for å sende brevet til mottaker(ne) Svar Ja på melding om du vil sende brevet ut Svar Ja på melding om du vil flette på ny Klikk på knappen Ekspeder øverst i venstre hjørne. Legg merke til at det står SvarUt til venstre for mottakers navn og adresse. Oppsummeringsbildet viser at ekspederingen er lagt i kø for å sendes via SvarUt. Brevet vil bli sendt automatisk etter få minutter. Du kan lese mer om dette i punktet om kurver nedenfor. Lukk oppsummeringsbildet med X i høyre hjørne Teksten i ekspederingsbildet endres fra svart til grønn når ekspederingen er vellykket. Lukk ned bildet med X øverst i høyre hjørne. 4

5 Hvordan får mottaker brevet fra Strand kommune? Privatpersoner Sikker digital postkasse (SDP) om forsendelsen er til privatperson som har valgt postkasse. Post som sendes til Digipost eller e-boks blir ikke ettersendt som brevpost, uavhengig av om mottaker leser posten. Altinn om forsendelsen er til privatperson som ikke har valgt digital postkasse Papirkonvolutt i postkasse om mottakeren ikke leser digitalt i Altinn innen 2 virkedager Papirkonvolutt i postkasse dersom privatperson har reservert seg Offentlig/privat virksomhet, næringsliv, organisasjon Altinn Papirkonvolutt i postkasse om mottakeren ikke leser digitalt i Altinn innen 2 virkedager Eksempel på utsending på papir til postkasse dersom digital forsendelse er umulig Mottaker mangler fødselsnummer/organisasjonsnummer Brevet må ha original underskrift på papir Brevet har vedlegg som ikke kan sendes digitalt Mottakere i Strand kommune som bruker fagsystem Intern post fra Websak Fokus til fagsystemer i kommunen som f.eks. Familia og PPI må sendes som utgående post via SvarUt. F.eks. brev fra Tau skole til PPT: Tau skole skriver brevet i Websak Fokus Tau skole finner mottaker PPT i Identitetsregisteret i Websak Fokus Tau skole ekspederer brevet via SvarUt PPT mottar posten i Altinn PPT må åpne posten digitalt i Altinn og laste det ned for å registrere det i sitt fagsystem Dersom PPT leder ikke åpner post i Altinn innen 2 virkerdager blir brevet skrevet ut fra Grafisk Digital og sendt til virksomheten som papirpost (papir, konvolutt, porto) ekstra kostnad for Strand kommune. Interne mottakere som får post fra WebSak Fokus i Altinn NB! Legg merke til nye koder 5

6 Kurver - SvarUt Alle har 2 kurver som fanger opp journalposter vedr SvarUt SvarUt Ekspedering feilet Kurven fanger opp journalposter som SvarUt ikke har klart å sende til mottaker. Du kan se på fanekort Historikk på journalposten hva dette skyldes. NB! Journalposten må ekspederes på nytt når feilen er rettet. SvarUt Ekspedering bekreftet Kurven fanger opp ekspederinger som er bekreftet sendt til mottaker via SvarUt. 6