Digital forsendelse i praktisk bruk

Transkript

1 Digital forsendelse i praktisk bruk eller Thor Kvatningen - it-rådgiver / /byarkivet Thor.kvatningen@trondheim.kommune.no

2 SvarUt Når det piper i telefonen Som en sjøsyk fiolin Er det kommun som ringer til meg Haalloooo!

3 Fremtidig kommunikasjon med kommunen 3

4 SvarUt SMS 4

5 Altinn 5

6 Dokument sendt via SvarUT Følgebrev Brev Vedlegg 6

7 Hva er SvarUt? En løsning for å kunne sende digital utgående post fra kommunen i et elektronisk format som sentralisert print-løsning SvarUt Brev Sak/Arkiv Utviklet av Bergen kommune Videreutviklet som felleskomponent av KS Forvaltes av KommIT Fagsystem

8 SvarUt enkel skisse 8

9 SvarUt Nasjonal felleskomponent 9

10 KS SvarUt prosjektet Testpiloter Pilot start okt 2013 Sør Trøndelag fylkeskommune Sørum kommune Røyken kommune Oslo kemnerkontor Lyngdal kommune

11 Hvorfor digital post? Forventninger fra våre målgrupper (innbyggere, næringsliv og organisasjoner) Regjeringens mål/krav Kommunens ønske om digital samhandling Digitalt førstevalg 11

12 Regjeringens digitaliseringsprogram eforvaltningsforskriften Private og virksomheter skal få post fra forvaltningen i en sikker, digital postkasse, og få varsling på sms og e-post når de har mottatt digital post Du kan fortsatt velge papirbaserte løsninger hvis du ønsker det Men standardvalget skal være digitale løsninger For bedrifter vil digitale tjenester fullt ut erstatte papir i kommunikasjonen med staten

13 SvarUt avhengigheter Sak/arkivsystemet Fødselsnummer Organisasjonsnummer Postadresse Hos Altinn Privat Registrert e-bruker Mobiltelefon-nummer E-postadresse Virksomheter Registrer varslingstjeneste Deleger tilgang til medarbeidere Veiledninger 13

14 Hvordan virker SvarUt Elektronisk utsending av brev Sak-/arkivsystem eksporterer data og dokumenter til Svar Ut SvarUt pakker og lagrer dokumentene og sender melding til Altinn Altinn sender sms om at brev finnes og kan åpnes fra meldingsboks i Altinn SvarUt sender dokument til printleverandør

15 SvarUt - Forsendelseslogg Forsendelseslogg Lest 39 sekunder etter varsling er gjeldende verdensrekord 15

16 Erfaringer og tips 16

17 SvarUt trinnvis innføring Kvartal utgående brev pr. måned 600 utg brev pr dag Forsiktig start med svarut Byggesak oktober 2013 Ferdigattest Melding om mottatt søknad Ca 10 brev pr. dag Byggesak mars 2014 full drift (90 maler) 1050 forsendelser 17

18 SvarUt - mengder oktober november desember januar februar mars 18

19 SvarUt - leveringer 19

20 Nye post rutiner Innkommende post Byggesak Registrer orgnr på virksomheter (ansv.søker) Registrer fnr på privatpersoner (tiltakshaver) Registrer som part i sak Digital dialog / skjema Få tak i orgnr / fødselsnr Nytt skjema byggesak 20

21 Byggesak kvalitetskontroll merkantilfunksjon før ekspedering Arbeidsflyt med godkjenning Henter journalposter klar til ekspedering Fakturer gebyr Sjekk mottakere Eksterne / interne / kopimottaker Fnr/orgnr Gate- og postadresse Svensker Sjekk brev Kopimottakere (samme i brev og registrering) Ekspeder posten (jp-status=ef) 21

22 Viktige problemstillinger ved digital post Per og Kari Nordmann, Nygata 1, 7000 trondheim Ole Olsen og Hans Hansen, Storbakken 47 og 49 org eller eller Et brev til flere mottakere En med kun e-post Resten til SvarUt Flettebrev til mange Intern enhet som ekst. mottaker (orgnr?) Intern enhet som kopimottaker (reg. som ekst. mottaker) Uoverensstemmelse mellom adr. i brev og folkeregister Firma med hovedktr og avd.ktr med samme orgnr 22

23 Hva er riktig adresse? Adresseregisteret i ESA? Adresse i søknaden? Adresse på part i sak? Folkeregisteret? Enhetsregisteret? Postadresse? Besøksadresse? 23

24 Digital utfordring For lite digital input Anmodning om ferdigattest oktober 100 totalt 22 sendt inn via KF skjema 78 på papir eller e-post 309 nye saker 429 Innkommende brev med søknad.. 29 innkommende fra byggsøk 24

25 Nytte Forenkle utsendinger Spare tid for sekretær Raskere svar Bedre service Spare porto Spare miljøet? 25

26 Utfordring i Altinn Privat Enkel tilgang til egen meldingsboks Virksomheter Lage rolle for postmottak Delegere post-rolle til medarbeider Registrere varslingsadresser Mobilnr E-postadresser Lage rutiner for postmottak i Altinn Innlogging med egen id Les post på vegne av virksomhet Veiledninger på: 26

27 Utfordringer ESA / SvarUt Overvåking av forsendelser Behov for bedre overvåking av forsendelser Forsendelser i saksystem SvarUt Sammenstilling av logg i saksystem og SvarUt Håndtering av avvik Bedre og enklere korrigering av avvik Sak-/arkiv system SvarUt 27

28 Hva kan bli bedre Distribuering av løsningen ut i organisasjonen Arbeidsflyt Maler (1000 stk) 230 enheter Predefinerte spesialsøk for hver enhet Ekspedering av forsendelsen Bedre verktøy for ekspedering Bedre og enklere rettemuligheter Enklere ekspedering av blandete forsendelser Bedre overvåking Journalposter og forsendelser (grensesnitt) Bedre logging av hendelser Lokal- og hovedadministrator 28

29 Konklusjon Pilotperioden Begrenset mengde dokumenter Lite feil Grei oversikt over de forsendelsene vi har ekspedert Vanskeligere å følge med når omfanget øker ESA forsendelse teknisk løsning fungerer i prinsippet Litt tungvindt metode for utrulling Bør forbedres for enklere ekspedering og kontroll SvarUt - fungerer greit Levering til Altinn og varsling til SMS Sentral print Forbedringspotensiale for bedre overvåking Behov for bedre verktøy for å øke omfanget vesentlig 29