HØRINGSUTTALELSE - ENDRINGER I FORVALTNINGSLOVEN

Transkript

1 VEFSN KOMMUNE Saksbehandler: Asle H Tveiti Tlf: Arkiv: 000 &13 Arkivsaksnr.: 12/ HØRINGSUTTALELSE - ENDRINGER I FORVALTNINGSLOVEN Rådmannens forslag til vedtak: Vefsn kommune er positiv til at det skal legges til rette for mer elektronisk kommunikasjon mellom det offentlige og innbyggerne. Dagens regler i forvaltningslovens 15a, 16 og 27 er helt klart gått ut på dato. Allerede nå praktiserer Vefsn kommune elektronisk kommunikasjon med innbyggerne på enkelte områder. Høringer sendes med vedlegg til berørte parter på e-post. Enkeltvedtak og vedtak som ikke er unntatt fra offentlighet og hvor søker har oppgitt e-postadresse sendes til denne. Saker unntatt fra offentlighet kan ikke sendes på e-post. Kommunikasjon i slike saker går fortsatt på papir. På denne bakgrunn mener Vefsn kommune det er positivt at det etableres et felles system for hele den offentlige forvaltningen der også korrespondanse unntatt fra offentlighet kan gjøres tilgjengelig elektronisk. For Vefsn kommune vil en løsning med sikker elektronisk postkasse til våre innbyggere, kunder og samarbeidspartnere være en meget god løsning i all kommunikasjon som er unntatt fra offentlighet. Vefsn kommune går inn for at samtykkekravet i forvaltningslovens 16 og 27 fjernes og at det innføres reservasjonsrett mot at personopplysninger utleveres til og lagres i digital postkasse. Vefsn kommune ser ingen problemer med tilføyelsen i lovens 2. Vefsn kommune ser ingen problemer med å gjøre om regelverket om samtykke for bruk av elektronisk kommunikasjon i forvaltningslovens 15a, 16 og 27. Formannskapet i Vefsn støtter forslaget om endring av 15a første ledd. Alternativ 2 (digitalt førstevalg for de digitalt aktive) vil være den beste løsningen. Denne løsningen sikrer i praksis at alle som ønsker det får digital postkasse. De som ikke ønsker digital kommunikasjon behøver ikke å registrere seg. Skal de foreslåtte endringene fungere er det nødvendig å få på plass de foreslåtte tilføyelsene i lovens 15a sitt nye andre ledd og eforvaltningsforskriften. Vefsn kommune mener 16, annet ledd, tredje setning og 27 første ledd, femte setning skal oppheves.

2 Hvis bestemmelsene skal opprettholdes mener Vefsn kommune at alternativ 2 eller 4 i forslag til endring av 16 og 27 begge tilfredsstiller vårt behov. Alternativ 4 legger til rette for å benytte annen løsning enn statens fellespostkasse. Dette kan bety noe for kommuner som allerede har etablert løsning via Altinn eller Digipost. Begrunnelse Forslaget til endringer i forvaltningsloven legger til rette for at kommunen kan kommunisere på en sikker måte innbyggere, kunder og samarbeidspartnere i saker som er unntatt fra offentlighet. MILJØ Medfører saken miljøkonsekvenser? JA: X NEI: LIKESTILLING Berører saken likestillingsproblematikk? JA: NEI: X PLANFORANKRING Er saken forankret i kommuneplanen? JA: NEI: X DELEGASJON Er saken i tråd med delegasjonsreglementet? JA: X NEI: BUDSJETT Medfører saken budsjettregulering? JA: NEI: X Hvis ja klargjør kort: Sparer papir- og porotkostnader Hvis ja klargjør kort: Angi her i hvilken del, evt. i hvilken annen plan. Hvis nei, skal delegasj.reglementet endres? (angi i tilfellet hvordan) Hvis ja så skal reguleringen framgå i saksframlegget. Trykte vedlegg: Høring Endringer i forvaltningsloven Digitalt førstevalg Utredning av samtykkekrav mv. Bakgrunn Det kgl. Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartement har sendt ut Digital kommunikasjon som hovedregel endringer i forvaltningsloven høring med høringsfrist 2. januar I digitaliseringsprogrammet, På nett med innbyggerne, legger regjeringen opp til at digital kommunikasjon skal være hovedregelen for kontakt mellom forvaltningen og brukerne. Det omfatter også at det skal tilbys digitale tjenester som skal være av en slik kvalitet at de blir et naturlig førstevalg for brukeren. For å realisere målet om digital kommunikasjon som hovedregel, må lov- og regelverk støtte og legge til rette for at offentlige virksomheter kan ha god digital informasjonsutveksling mot brukerne og mot sine samarbeidspartnere. Dette forutsetter at det foretas endringer i blant annet forvaltningsloven 15a, 16 og 27. Paragrafene krever i dag at mottakeren uttrykkelig har godtatt at forhåndsvarsel eller underretning om vedtak gis ved bruk av elektronisk kommunikasjon. Formålet med endringene er å legge til rette for toveis digital kommunikasjon mellom offentlige virksomheter og brukerne, herunder å fjerne behovet for et eksplisitt samtykke til digital kommunikasjon. Dette foreslås erstattet av muligheter for innbyggere til å reservere seg mot slik digital kommunikasjon. Digitaliseringsprogrammet tar også sikte på at innbyggere som ikke har reservert seg, skal motta post fra statlige virksomheter samlet i en sikker, digital postkasse. Kommuner skal også kunne bruke den digitale postkassen. Det tas sikte på at digital post blir obligatorisk for bedrifter. Den digitale postkassen vil i motsetning til vanlig epost tilfredsstille kravene til sikkerhet. I den digitale postkassen vil brukerne få tilgang til, og ha oversikt over all sin digitale kommunikasjon med forvaltningen. Brukerne varsles om ny post i postkassen på sms eller e-post. Forslagene til regelverksendringer har klar sammenheng med forslag om

3 innføring av digital postkasse ved at forvaltningsorganer som ønsker å sende post elektronisk til innbyggere, slipper å innhente samtykke til dette. På bakgrunn av endringene i forvaltningsloven vil det senere komme endringer i eforvaltningsforskriften. Forslag til tilføyelse i fvl 2 Utredningen foreslår at en definisjon av digital postkasse inntas i forvaltningsloven 2. Det vises til omtalen av forslaget i utredningen. Forslaget lyder: 2 Definisjoner [ny definisjon] i) Digital postkasse: Elektronisk løsning for utveksling av henvendelser (digital post) med forvaltningen, som er stilt til disposisjon for mottakeren av det offentlige." Forslag om endringer i 15a, 16 og 27 Forvaltningsloven 15a kom inn for å gi hjemmel til å gi forskrift om elektronisk kommunikasjon eforvaltningsforskriften. Før dette var bestemmelsene i 16, andre ledd, tredje setning og 27 første ledd, femte setning styrende. I høringen antyder departementet at bestemmelsene i 16 og 27 kan erstattes av et nytt første avsnitt i 15a. Departementet stiller opp alternative formuleringer for nytt første avsnitt i 15a: Alternativ 1 (digitalt førstevalg med reservasjonsrett): "Et forvaltningsorgan kan henvende seg til andre ved hjelp av elektronisk kommunikasjon med mindre mottakeren har reservert seg mot dette eller det er fastsatt i lov, eller i medhold av lov, at det kreves [uttrykkelig] samtykke fra mottakeren. [Dette gjelder også henvendelser som etter loven skal gis skriftlig.] Henvendelsen kan sendes til mottakerens digitale postkasse eller gjøres tilgjengelig som beskrevet i eforvaltningsforskriften 8. [Enkle meldinger og påminnelser som ikke inneholder personopplysninger kan sendes direkte til den enkeltes varslingsadresse, jf annet ledd bokstav g) nedenfor.]" Alternativ 2 (digitalt førstevalg for de digitalt aktive): "Et forvaltningsorgan kan henvende seg ved hjelp av elektronisk kommunikasjon til alle som er registrert i kontaktinformasjonsregisteret med mindre mottakeren har reservert seg mot dette, eller det er fastsatt i lov, eller i medhold av lov, at det kreves [uttrykkelig] samtykke fra mottakeren. [Dette gjelder også henvendelser som etter loven skal gis skriftlig.] Henvendelsen kan sendes til mottakerens digitale postkasse eller gjøres tilgjengelig som beskrevet i eforvaltningsforskriften 8. [Enkle meldinger og påminnelser som ikke inneholder personopplysninger kan sendes direkte til den enkeltes varslingsadresse, jf annet ledd bokstav g) nedenfor.]" Utredningen foreslår endringer i lovens 15a slik at det opprettes hjemmel til i forskrift å kunne regulere etableringen av digital postkasse, digital kontaktinformasjon og reservasjonsregister. Forslaget lyder: "f) etablering og bruk av en sikker digital postkasse for den enkelte, herunder krav til utsending av varsel om ny digital post mv, g) etablering og bruk av et sentralt register for kontaktinformasjon og varslingsadresser m v (kontaktinformasjonsregisteret), og h) etablering og bruk av et sentralt reservasjonsregister. Det kan gjøres unntak fra reservasjonsretten for enkelte områder." Videre forelås det for det første at det inntas i forvaltningsloven 15a annet ledd at opplysninger i reservasjonsregisteret og kontaktinformasjonsregisteret kan utleveres til andre forvaltningsorganer for bruk i forbindelse med elektronisk kommunikasjon.

4 "Opplysninger i reservasjonsregisteret og kontaktinformasjonsregisteret kan utleveres til andre forvaltningsorganer for bruk i forbindelse med elektronisk kommunikasjon." For det annet foreslås det at det i forskrift kan fastsettes at kontaktopplysninger som er registrert om den enkelte i en sentralisert offentlig eld-tjeneste, kan utleveres til og gjenbrukes i kontaktinformasjonsregisteret. Det kreves da at den enkelte skal informeres om utleveringen og om adgangen til å oppdatere opplysningene, samt om adgangen til å reservere seg mot elektronisk kommunikasjon og til å slette kontaktopplysningene. "Det kan i forskrift fastsettes at kontaktopplysninger som er registrert om den enkelte i en sentralisert offentlige ld-tjeneste, [i en overgangsperiode] kan utleveres til og gjenbrukes i kontaktinformasjonsregisteret. Den enkelte skal informeres om utleveringen og om adgangen til å oppdatere opplysningene, samt om adgangen til å reservere seg mot elektronisk kommunikasjon og til d slette kontaktopplysningene." For det tredje foreslas det at det inntas i 15a at den digitale postkassen, reservasjonsregisteret og kontaktinformasjonsregisteret kan benytte fødselsnummer for unik identifisering av de registrerte. "Reservasjonsregisteret og kontaktinformasjonsregisteret kan benytte fødselsnummer for sikker identifisering av de registrerte. Den digitale postkassen kan benytte fødselsnummer for sikker identifisering av de registrerte i forbindelse med autentisering med eid på nivå 4 og ved utveksling av meldinger med det offentlige." Videre lister departementet fire alternativer til endringer i forvaltningslovens 16 og 27. Disse bestemmelsene regulerer i dag elektronisk kommunikasjon for henholdsvis forhåndsvarsler og underretning om vedtak. Alternativ 1 bygger på dagens ordlyd i 16 og 27, og presumerer at vilkåret "utrykkelig har godtatt" er oppfylt i ulike tilfeller. Alternativ 1 lyder: Alternativ 1 (opprettholde samtykkekravet, men med presumpsjon for oppfyllelse av vilkårene for de digitalt aktive): "Det skriftlige forhåndsvarslet kan gis ved bruk av elektronisk kommunikasjon når mottakeren uttrykkelig har godtatt dette og har oppgitt den elektroniske adressen som skal benyttes for slikt formål. Vilkårene for bruk av elektronisk kommunikasjon anses alltid oppfylt dersom mottakeren I) selv har henvendt seg til forvaltningsorganet i elektronisk form, 2) i løpet av de siste tolv månedene har registrert seg eller oppdatert sine opplysninger i kontaktinformasjonsregisteret, og 3) ikke har registrert seg i reservasjonsregisteret." Alternativ 2 og 3 bygger på en reservasjonsrett, men alternativ 3 fokuserer til forskjell fra alternativ 2 på de digitalt aktive. Alternativene 2 og 3 lyder: Alternativ 2 (rent digitalt førstevalg med reservasjonsrett - begrenset til digital postkasse): "Det skriftlige forhåndsvarslet kan gis ved bruk av elektronisk kommunikasjon til mottakerens digitale postkasse med mindre mottakeren har reservert seg mot å motta digital post [fra det aktuelle forvaltningsorganet]" Alternativ 3 (digitalt førstevalg for de digitalt aktive begrenset til digital postkasse): "Det skriftlige forhåndsvarslet kan gis ved bruk av elektronisk kommunikasjon til mottakerens digitale postkasse når mottakeren er registrert i kontaktinformasjonsregisteret, med mindre mottakeren har reservert seg mot å motta digital post [fra det aktuelle forvaltningsorganet]." I alternativene 2 og 3 oppheves kravet til samtykke for bruk av elektronisk kommunikasjon kun for elektronisk kommunikasjon til den digitale postkassen, mens alternativ 4 opphever

5 kravet til samtykke også for elektronisk kommunikasjon til annet egnet informasjonssystem. Utredningen nevner imidlertid selv at et alternativ der samtykkekravet kun oppheves for kommunikasjon til den digitale postkassen, ikke vil realisere målsetningen i digitaliseringsprogrammet. Alternativ 4 lyder: Alternativ 4 (digitalt førstevalg for de digitalt aktive ved bruk av digital postkasse eller annet egnet informasjonssystem): Det skriftlige forhåndsvarselet kan gis ved bruk av elektronisk kommunikasjon når mottakeren er registrert i kontaktinformasjonsregisteret, med mindre mottakeren har reservert seg mot å motta digital post [fra det aktuelle forvaltningsorganet]. Forhåndsvarselet kan sendes til mottakerens digitale postkasse eller gjøres tilgjengelig som beskrevet i eforvaltningsforskriften 8. Vurdering Rådmannen har en klar målsetting om at Vefsn kommune skal benytte digital kommunikasjon med våre innbyggere og samarbeidspartnere så langt dette er mulig. Allerede nå sendes mange dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet til innbyggere, kunder og samarbeidspartnere på e-post eller som filvedlegg til e-post. Inntil videre har ikke kommunen noe etablert system for elektronisk kommunikasjon i saker unntatt fra offentlighet. Dokumenter i slike saker utveksles fortsatt på papir. Dette medfører mye ekstra arbeid da dokumentene må skrives ut og sendes i posten. Når de kommer fram må de registreres manuelt og skannes inn i systemet hos mottakeren. For Vefsn kommune vil derfor en løsning med sikker elektronisk postkasse til våre innbyggere, kunder og samarbeidspartnere være en meget god løsning i all kommunikasjon som er unntatt fra offentlighet. Det vil være en god løsning å samle alle bestemmelser om elektronisk kommunikasjon i 15a og eforvaltningsforskriften. Da unngås det gjentakelse av omtrent samme tekst i flere paragrafer. Jeg mener at samtykkekravet i forvaltningslovens 16 og 27 kan fjernes og at det innføres reservasjonsrett mot at personopplysninger utleveres til og lagres i digital postkasse. Jeg ser ingen problemer med tilføyelsen i lovens 2. Jeg mener alternativ 1 (digitalt førstevalg med reservasjonsrett) til nytt første ledd i 15a vil være beste løsning. Denne løsningen sikrer i praksis at alle får digital postkasse. De som ikke ønsker digital kommunikasjon kan aktivt reservere seg. Skal endringene fungere er det nødvendig å få på plass de foreslåtte tilføyelsene i lovens 15a og eforvaltningsforskriften. Utredningen påpeker at det bør vurderes om samtykkebestemmelsene i 16 og 27 bør oppheves. Forslagene til nytt første avsnitt i lovens 15a tar høyde for dette Fvl 16, annet ledd, tredje setning og 27 første ledd, femte setning bør etter min mening oppheves. Forslagene til endring i fvl 15a tar høyde for dette. Hvis bestemmelsene skal opprettholdes mener jeg at alternativ 2 eller 4 i forslag til endring av 16 og 27 begge tilfredsstiller vårt behov. Alternativ 4 legger til rette for å benytte annen løsning enn statens fellespostkasse. Dette kan bety noe for kommuner som allerede har etablert løsning via Altinn eller Digipost.

6 Magne Pettersen rådmann Asle H Tveiti leder Service