Arkivets rolle og erfaringer med Bergen kommunes løsning for digital kommunikasjon med innbyggerne

Transkript

1 Arkivets rolle og erfaringer med Bergen kommunes løsning for digital kommunikasjon med innbyggerne Av ei som er fra Ålesund: Karin Gjelsten Fagsjef for moderne arkiv Bergen Byarkiv

2 DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 2

3 DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 3

4 DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 4

5 DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 5

6 DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 6

7 40 år etter: DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 7

8 DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 8

9 DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 9

10 Bergen Bergen Byarkiv Elektroniske arkiv Digital kommunikasjon Digital kommunikasjon med innbyggerne DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 10

11 DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 11

12 DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 12

13 Utfordring: Kjapp kommunikasjon med innbyggerne via Bergen kommunes portalløsning. Dokumenter kommer inn i fagsystem: -feilmeldinger (vei, vann, kloakk) -leie av kano på byfjellene Du kan også chatte med kommunen Du kan også kommunisere med kommunen på facebook DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 13

14 Arkivets utfordring: Dokumentfangst Bergen kommune - en stor organisasjon Mange samarbeidspartnere: byrådsavdelinger, fagetater, IKT avdeling og arkiv DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 14

15 Mål: - å få saksdokumentene tilgjengeliggjort via sak-/arkivsystemet DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 15

16 DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 16

17 Digital kommunikasjon prosjekter der byarkivet er involvert: Byggesaksprosjektet Offentlig journal på nett Formidlingsprosjekter internett: Wikipedia Facebook ove Bergen byleksikon Innsynsløsningen SvarUt DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 17

18 Byggesaksprosjektet: Oppstart våren 2009 Digitalisering av Bergen kommunes byggesaker i perioden Totalt ca saker 1200 hyllemeter Den 11. april 2013: saker ferdig Plan: Sluttføring i løpet av sommeren 2013 Lansering og markering DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 18

19 DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 19

20 Innsynsløsningen: En applikasjon i kommunens intranett for søk og innsyn i data fra avsluttete kommunale datasystemer. Foreløpig internt i kommunen. Tilgangsstyrt gjennom påloggingen. Deler av Innsynsløsningen skal også kunne legges åpent ut på nettet. DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 20

21 Informasjon om: Lønn- og personalsystem: (ansiennitets- og pensjonsberegning) Inakassosystem Byggesaker Elevsystem Saksindeksen formannskapssaker og andre kommunale saker DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 21

22 Informasjon på «sikker sone»: Helsesystemer (medisinsk dokumentasjon fra legevakt, bedriftshelsetjeneste, smittevern, pleie og omsorg) Barnevern Sosialtjeneste DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 22

23 Statistikk: 85 moduler totalt, inklusiv 20 helsemoduler I 2012 foretok 165 brukere oppslag for å hente informasjon Flest søk i byggesaker i 2012 Lønn og personal også mye brukt DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 23

24 DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 24

25 DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 25

26 DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 26

27 DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 27

28 Felles for byggesaksprosjektet og Innsynsløsningen: Byarkivet har hatt ansvar for prosjektering og gjennomføring Leverandør av: Innhold Kvalitetssikring i alle ledd Ansvar for langtidslagring - sikringsmagasin DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 28

29 SvarUt: Elektronisk utsending av dokumenter fra kommunen KS prosjekt Nasjonal standard for utsending av dokumenter Koblet til sak-/arkivsystemet Brev fra kommunen sendes til din digitale postkasse DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 29

30 SvarUt: Du får sms eller e-post om at kommunen har sendt brev til deg Hvis du ikke åpner brevet i den digitale postkassen (via Altinn) får du vanlig papirbrev i posten Raskere svar til innbyggerne Kommunen sparer porto DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 30

31 Utfordrende! IKT-Konsern er Bergen kommunes representanter i prosjektet Arkivtjenesten blir involvert, må følge opp/kvalitetssikre i sak-/arkivsystemet Viktig at arkivledelsen er orientert og kjenner rutinene - som går utover ordinære, daglige arkivrutiner DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 31

32 DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 32

33 Vinn vinn situasjon: SvarUt forutsetter fullelektroniske arkiv SvarUt satte fortgang i prosjektet «fullelektroniske arkiv i Bergen kommune» SvarUt er en komponent som er integrert med sak-/arkivsystemet SvarUt satte fortgang prosesser med integrasjon av fagsystemer med sak- /arkivsystemet i Bergen kommune DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 33

34 Samarbeid mellom byarkiv og IKT: Nytte, glede, utvikling og effektivitet Grenseoppganger mellom arkiv og IKT må avklares Dialog samhandling og framdrift på alle områder Gode samarbeidsprosjekt i Bergen kommune: «Fullelektronisk arkiv», Skolesektor og Kemner DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 34

35 Digital kommunikasjon med innbyggerne handler om: Utsikt Innsikt Samarbeid innad i organisasjonen Fagavdelinger IKT avdeling Arkivtjeneste DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 35