Bevaring og innsyn i elektroniske arkiver i Bergen kommune. IKAH kontaktkonferanse 2. juni 2015 jan.helle@bergen.kommune.no

Transkript

1 Bevaring og innsyn i elektroniske arkiver i Bergen kommune IKAH kontaktkonferanse 2. juni 2015 jan.helle@bergen.kommune.no

2 Underliggende problemstiling Utfordring innenfor dette området Kommunal sektor bevarer ikke elektroniske arkiver 84% av kommunene bevarte ikke elektroniske arkiver pr 2012 Den neste 5-årsperioden Etterslepet ( systemer) Massiv avslutning ifb med kommunereformen Muligheter?

3 Om Bergen byarkiv Enearkiv for Bergen kommune Utvikle og kontrollere arkivfunksjoner Sikre og betjene avsluttet arkiv som ikke lenger trengs i daglige forvaltning Fremme bruk av arkiv Motta og samle inn privatarkiver som er viktige for byen, og fremme kjennskapet til byens historie 5 fag avdelinger + administrasjon Formidling Oppdrag og privatarkiv Depot og katalog Sentralarkivet Moderne arkiv Ca 75 ansatte Hovedinnsats på papirer og «sikre» arkivlokaler

4 Avdeling for Moderne arkiv 12 fast ansatte Hovedoppgaver Arkivdanning Digitalisering av analoge arkiver AV-Arkiver Depot for digitale arkiver SystemDrift/utvikling av systemer Vedlikehold av teknisk utstyr

5 Strategi Hvordan skape merverdi? Integrere forretningsprosesser og oppnå vinn-vinn situasjoner prosjekter, partnere og penger Tjenester: for datauttrekk og dokumentasjon sikrer avleveringer og kunnskap om materialet til lavere kostnad for systemeier inntekter for Byarkivet grunnlag for kontinuitet og kompetanse for systematisk utfasing av utgåtte systemer og data for tilgjengelighet

6 Metode bevaring og innsyn Bevaringsplanlegging Arkivdanning Avleveringsreglement Kartlegging og B/K-vurderinger Uttrekksbehandling Arkivforvaltning DSM DIAS AIP DIAS ESSArch Brukertjenester HEA Innsyn

7 Forretningsmodell 15-20% av driftskostnader i store og mellomstore virksomheter avsettes til utgåtte systemer BPMForum 2004 «Software drain or buisiness gain Kostnad - Kjøp - Lisens - Intern drift - Lagring/backup - Konvertering Nytte Saksbehandling / produksjon Søk/gjenfinning Langtidsbevaring

8 Samhandling om avslutning av arkivsystemer IKT Drift Melding Byarkivet Systemeier Melding Bevaringsvurdering Iht. avleveringsreglement ( ) Bevaringsverdig Ikke bevaringsverdig Melding sendes om at Data er arkivverdig Melding sendes om at systemet kan slettes

9 Avlevering Innsyn - edepot Avsluttet system. Databaseteknologi på avlevert system Oracle Kjent db-format Ukjent db-format Analyse av data Konvertering til åpent format (XML,.txt) Ved behov, leie inn konsulent for konvertering Nytt Tablespace INNSYN_navn Pervasive Tilpasning av skjermbilder/tilgangs behov med brukere Innsynsversjon Depotversjon

10 Om HEAInnsyn Prosjekt HEA Oppstart 2005 Avslutning av HP3000 minimaskin (1976) Ca 100 avsluttede systemer, med behov for oppslag i gamle data HEA Innsyn Oracledatabase Oracle designer (gjenskaper datamodell) og SQL loader (laster data) APEX for etablering av søk og presentasjon Ca 80 datasett i løsningen 102 datasett i depot i 2014

11

12

13 Hver modul har tilgangskontroll Forside til hver modul består av Informasjon om systemet / data Knapper som fører til underbilder (søk, skjermbilder, rapporter, o.a.)

14

15

16 Statistikk for bruk År Brukere Nedlastinger Avdelinger DIP

17 Saksbehandling Fremtiden - arkivarkitektur i Bergen kommune Søk Fagsystemer Skyen Kontorstøtte Fagsystemer Produksjonsarkiv - automatisert utfasing av data Fagsystemer Noark 5 daglig arkiv AIS N5WS Fagsystemer Fagsystemer Fagsystemer Tabelluttrekk HEA Innsyn N5WS Noark 5 Historisk arkiv AIS Fagsystemer Historisk arkiv - innsyn - test avlevering Langtidslagring

18 + 19 kommunal arkivinstitusjoner 3 i Hordaland Kommunereformen 374 kommuner med færre enn innbyggere System X System B System G System Æ System Y System C System E System Ø System Å System Z System F System D System D System Y System Ø System G

19 Kommunereformen muligheter System X System B System G System Æ System Y System C System E System Ø System Å System Z System F System D Historisk arkiv DB/Noark5 System D System Y System Ø System G