Strukturert omstilling - verktøy og tips fra KS

Transkript

1 Strukturert omstilling - verktøy og tips fra KS Tingvold Park Hotel, Steinkjer onsdag 25. april 2018 Michael Pande-Rolfsen Prosjektleder plan, bygg og geodata

2 Tjenestene, arbeidsprosessene og teknologi endres hele tiden Digitalisering = jobbe m organisasjonen og gjennomføre endringene

3 Ingen enkel kvikk fiks å digitalisere vi anbefaler en strukturert tilnærming.. 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Avslutte 5. Realisere Forarbeid for å vurdere om prosjektet bør gjennomføres Planlegging av prosjektet og gevinstrealisering Anskaffelse og innføring av nye løsninger Overlevering av gevinstrealisering til linjen Oppfølging av planlagte gevinster

4 Eksempel på organisering av et samarbeid mellom flere kommuner

5 Nye digitale verktøy er bra, men endringer i arbeidsprosesser er ofte en forutsetning for realisering av gevinster 1 Hvilke endringer i arbeidsprosesser har blitt identifisert? 2 Hvilke gevinster skaper endringene? 3 Hva kreves for at arbeidsprosessen blir endret som planlagt og gevinstene realisert?

6 Interessentanalyse Analyse av hvem som berøres av endringen: Hvem berøres av endringen? Hvordan berøres disse menneskene? Hvilken påvirkningsgrad har de på endringsprosessen? Hvilken holdning har de til endringen? Hva skal strategi for involvering, dialog og opplæring være?

7 Gevinstrealiseringsplan Hva skal du gjøre for å realisere gevinster? Hvordan kan du vite at gevinsten er realisert? Hvordan skal du «omsette» gevinsten til goder for innbyggere og næringsliv? Hvem skal ha ansvar for at gevinsten blir realisert?

8

9 Gevinstvurdering

10 Gevinstvurdering Innsatsfaktorene

11 Brukerundersøkelse for å måle 0-verdi og etter tiltak

12

13 Sentralt for å lykkes med digitaliseringsarbeidet.. Lederfokus sikre at digitalisering er en integrert del av kommunens mål, strategier og styringsmodell Lederne av tjenesteområdene må «eie» digitalisering av eget tjenesteområde Fokus på endringsledelse og kultur smidig samarbeid internt i kommunen og med leverandørene Fokus på gjennomføringsevne - øke kompetansen på å identifisere behov, muligheter, gjennomføring og gevinstarbeid

14 Organisering Digitalisering av plan- og byggesak bør være en integrert del av kommunens digitaliseringsarbeid Bred involvering når man skal omstille et tjenesteområde Plan- og byggesak kan gå foran - kommunen får endringskompetanse Ta hensyn til ny kommunestruktur eller samarbeid mellom flere kommuner ved behov Et «program» kan forvalte digitaliseringsprosjekt innenfor de ulike tjenesteområdene Ta utgangspunkt i en gjennomtenkt IKT-arkitektur Digitalisering må være forankret hos tjenesteeier (bygningssjef eller tilsvarende) og ha egen prosjektleder

15

16 KS FIKS integrasjon innbygger kommunalt ansatt minside.ks.no. Meldings-boks edialog Registeroppslag SvarUt manuell forsendelse SMS utsending. forvaltning.fiks.ks.no FIKS Konfigurasjon og forvaltning api.fiks.ks.no Meldingssøk Dokumentarkiv SvarUt Forsendelse Meldingsformidler SvarInn Mottak Meldingsformidler edialog SMS MF folkeregister. tjenesteeiere KS FIKS n.n kommune

17 FIKS SvarUt -tjenesten Avsender Mottaker Sak/Arkiv EDU/Best Difi Integrasjonspunkt Sak/Arkiv EDU/Best DIFI Integrasjonspunkt SvarInn Mottaksservice Sak/ Arkiv Fagsysem Sak/Arkiv Fagsystem Send forsendelse SvarUt Utsending Forsendelsesservice Altinn Utskrift (papirpost) Innsending av PDF (Fakturablanketter) edialog/ Innsending Difi-DPI SvarUt-tjenesten benytter følgende nasjonale komponenter ID-porten (Difi) (forsendelse via sikre kanaler) Altinn (Brønnøysundregistrene) Digital postkasse til innbyggere (Difi) Kontakt- og reservasjonsregisteret (Difi) Oppslag for digital adresse Det sentrale folkeregisteret (Skatteetaten) Enhetsregisteret (Brønnøysundregistrene) Difi-eSignatur SMS

18 KS FIKS MinSide Brukerfokus og tjenesteorientert Statlig Portal Statlig Portal Statlig Portal Statlig Portal kommune.no MinSide Kommune Portal MinSide Kommune Portal MinSide Kommune Portal MinSide KS MinSide - ulike «tjenester»

19 Digitale tjenester «Min side»

20 KS FIKS MinSide 1. Brukergrensesnitt Portal Utseende Språk Innhold 2. Sikkerhet Autentisering (ID-Porten) Roller og rettigheter (Altinn) 3. Brukerprofil Intelligenslag Individualisering Bruksmønster 4. Innbyggertjenester 5. Data Fagsystemer Interne registre Eksterne registre