Utfordringsbildet «det gamle» møter «det nye»

Transkript

1

2

3 Utfordringsbildet «det gamle» møter «det nye» Digitalisering Sensorer Tingenes Internet Store data Roboter og AI Smarte byer Virksomhetsutvikling i Bergen kommune skjer blant annet gjennom mer enn 100 prosjekter/program, herunder: Transformasjon Ny sak-arkivløsning Digital samhandling og kontorstøtte Arbeidsplasskonsept Digitale selvbetjening HR-tjenester Smart omsorg Velferdsteknologiprogrammet Oppvekstadministrasjon Program digitalt førstevalg Tjenesteplattform Bergen kommune Digitalisering Kemner Digitalisering Brannvesenet Digitalisering av boligetaten Digitalisering Bymiljøetaten Ny GIS og kartløsning.

4 Tjenesteplattform Bergen kommune Portal Intranett Tjenestebeskrivelser Oppgaveløsere Emnekart Søk Identitets håndtering Master Data Mngmt Publiseringsløsning FIKS Sikker Digital Post ID- Porten AltInn MinSide MinProfil edialog/ skjemaløsning Off.- registre SMSvarsling Offentlig journal Politisk register Integrasjonsplattf. IoT/ WoT Fagsystemer Kart/ Geodata Varsel/ abbonnement Feilmeldingshjelp Kundestøtte Brukerstøtte Arkiv- og informasjonsstruktur IKTtjenester

5 Innbyggere Næringsliv Prosesser offentlig enhet IT-systemer offentlig enhet Offentlige ansatte

6 Erfaring med digitale medarbeidere i Bergen kommune. Integrasjon med fagsystemer er tidkrevende Digitale medarbeidere er «enkle» å implementere Digitale medarbeidere krever større forvaltning Eksempel med endre kontonummer i Sofie for kemneren:

7 Pålogging for nøyaktige data

8 Preutfylte data

9 Kun kontonummer manuelt

10 Resten av prosessen Digital medarbeider finner skjemaene på et lokalt filområde og henter ut fødselsnummer og kontonummer. Logger på Sofie som en vanlig bruker Gjør diverse oppsalg i Sofie og enten: Sender til manuell behandling Legger inn nytt kontonummer og lagrer Utenlandske konto Organisasjoner

11 Nav sykemelding Felles problemstilling for alle kommuner. o Spesielt for de større kommunene Gjelder også resten av det offentlige

12 Digifrid Robotteknologi en naturlig del av kommunens tjenesteplattform

13 Hvorfor robotteknologi? Frigjøre arbeidskapasitet Effektivisere arbeidsprosesser Forbedre kvalitet i datasystemer/prosesser Bidra til å oppnå mål om digitalisering

14 HVILKE ARBEIDSPROSESSER EGNER SEG? o Klare forretningsregler o Digital og strukturert informasjon o Vesentlig volum o Kritisk eller høy risiko o Variasjon i arbeidsmengde

15 ERFARINGER FRA BERGEN KOMMUNE o Tenk forvaltning fra første øyeblikk o Avklar roller allerede i oppstartsmøte o Kartlegging er viktig ikke bli for ivrig

16

17 Innledning Om prosessen Hensikten med prosessen er å fordele Pleie- og omsorgsmeldinger fra innboks hos IKT Helse til ansvarlig meldingsmottaker Volumbetraktning Om automatisert løsning: Det antas at % av meldingene kan behandles med DM. Dette vil medføre en besparelse på inntil 91 timer pr. måned. Dette vil frigjøre minst en halv stilling. Frigjort tid kan eksempelvis benyttes til å følge opp ubehandlede meldinger. Kvalitative forbedringer gjennom at man unngår feilfordeling. Levering vil foregå til rett tid. Bedret medarbeidertilfredshet ettersom man vil fjerne ensformige og repetitive oppgaver. IT-systemer som brukes Ca. 350 meldinger pr døgn. ½ minutt pr. melding. Bruker 1 dagsverk Ca meldinger pr. mnd. Navn: Visma Omsorg Profil Excel JIRA Beskrivelse: Meldingsformidler Tilgangsliste Logging av aktivitet

18 ERFARINGER FRA BERGEN KOMMUNE o Tenk forvaltning fra første øyeblikk o Avklar roller allerede i oppstartsmøte o Kartlegging er viktig ikke bli for ivrig o Velg enkle prosesser til å starte med o Ikke satse livet for å automatiser fullstendig o Avklar den Digitale medarbeiderens arbeidsforhold og kontrakt o Ha kontroll på den Digitale medarbeiderens omgivelser og samarbeidspartnere o Effektiv overvåkning av prosesser er nøkkel til suksess o Tenk gjenbruk

19 Lese adresse Lese kontonummer Logge på Sofie Lese skjema Åpne Explorer Lagre dokument i saksarkivsystem

20 ERFARINGER FRA BERGEN KOMMUNE o Tenk forvaltning fra første øyeblikk o Avklar roller allerede i oppstartsmøte o Kartlegging er viktig ikke bli for ivrig o Velg enkle prosesser til å starte med o Ikke satse livet for å automatiser fullstendig o Avklar den Digitale medarbeiderens arbeidsforhold og kontrakt o Ha kontroll på den Digitale medarbeiderens omgivelser og samarbeidspartnere o Effektiv overvåkning av prosesser er nøkkel til suksess o Tenk gjenbruk o Tenk samarbeid

21

22 ERFARINGER FRA BERGEN KOMMUNE o Tenk forvaltning fra første øyeblikk o Avklar roller allerede i oppstartsmøte o Kartlegging er viktig ikke bli for ivrig o Velg enkle prosesser til å starte med o Ikke satse livet for å automatiser fullstendig o Avklar den Digitale medarbeiderens arbeidsforhold og kontrakt o Ha kontroll på den Digitale medarbeiderens omgivelser og samarbeidspartnere o Effektiv overvåkning av prosesser er nøkkel til suksess o Tenk gjenbruk o Tenk samarbeid o Lytt til andre.

23