DOKUMENTASJONSFORVALTNING I OG I FREMTIDEN. Avdelingsdirektør Espen Sjøvoll, Arkivverket Sak og Portalkonferansen 3.

Transkript

1 DOKUMENTASJONSFORVALTNING I OG I FREMTIDEN Avdelingsdirektør Espen Sjøvoll, Arkivverket Sak og Portalkonferansen 3. mai 2017

2 2

3 Internett og digitalisering har de siste 20 årene forandret samfunnet på en grunnleggende måte. Mens digital teknologi til å begynne med var en teknologi for en liten gruppe spesialister, har den nå blitt en allmenn teknologi og plattform for kommunikasjon som gjennomsyrer både samfunnet og økonomien. Digital Agenda for Norge St. Meld. 27 ( ) 3

4 «Stortinget ber regjeringen om at det igangsettes en revidering av arkivloven av 1999.» Forslaget fikk flertall i Stortinget 14. desember

5 Det er noe på gang i samfunnet... Kilde: The Economist, 14. januar 2017, dn.no 17. januar

6 Arbeidsprosesser for arkiv - det store bildet Behov og forventninger Forvaltningsorgan Arkivinstitusjon Arkivskaper (Forvaltningen) Depotinstitusjoner (Arkivverket, Byarkiv og IKA) 6

7 Sentrale utfordringer for dokumentasjonsforvaltningen Regelverk og standarder er for komplisert Arkivene gjenspeiler ikke virksomhetsprosessene Kommunikasjonen med andre fagmiljø fungerer ikke Verktøy for arkivering er isolert fra andre IT-Iøsninger 7

8 Foranalyse fra SKATE om Dokumentasjonsforvaltning - Tiltak 8

9 EVALUERING NOARK NOARK ble første gang introdusert i 1984, og obligatorisk for offentlige virksomheter i Viktig for første fase av digitalisering i forvaltningen Behov for å vurdere styrker og svakheter med standarden Standarden bør legge minst mulig begrensninger for digitalisering kombinert med best mulig bevaring av dokumentasjon 9

10 Arbeidsprosesser for arkiv - det store bildet Behov og forventninger Forvaltningsorgan Arkivinstitusjon Arkivskaper (Forvaltningen) Depotinstitusjoner (Arkivverket, Byarkiv og IKA) 10

11 Utfordringene i dagens situasjon Ressurskrevende å produsere og motta arkivversjon Utilfredsstillende teknisk kvalitet Ressurskrevende vedlikehold Stort etterslep 11

12 Anbefalingen for fremtidig materiale oppsummert Betydelig forbedring av dagens prosesser med enkle virkemidler Ikke starte et stort teknologiløp på kort sikt med stor risiko Skaper fleksibilitet og legge til rette for endring 12

13 Anbefaling for etterslepet oppsummert Prioritering av arkivmateriale Effektivisere prosesser Identifiser og spre beste praksis Dele systembeskrivelser og bevaringsvurderinger Veiledning og tilsyn Mulighet for å fravike krav Samarbeid på tvers av forvaltningsnivå og med leverandørene Spesialiserte team for resten hvis ikke tiltakene over tar inn hele etterslepet 13

14 Arbeidsprosesser for arkiv - det store bildet Behov og forventninger Forvaltningsorgan Arkivinstitusjon Arkivskaper (Forvaltningen) Depotinstitusjoner (Arkivverket, Byarkiv og IKA) 14

15 Vi etablerer Norsk Helsearkiv - Fulldigitalisering av pasientarkivmateriale fra spesialisthelsetjenesten 15

16 16

17 Hva skjer med arkivaren fremover? Kilde: Dagsavisen, 9 februar

18 Forbrukerteknologi vil bli tilgjengelig for saksbehandling Programvare gir i dag store muligheter for avansert robotisering som kombinerer avanserte og sammensatte funksjoner. Google, Microsoft, IBM, Apple med fler satser stort på dette Siri er et eksempel 18

19 258 mill Kraftig vekst i bruk av selvbetjening i forvaltningen - Antall pålogginger med ID porten Gjennomsnittsinnbygger over 16 år logget på en offentlig tjeneste nesten 22 ganger i mill. 24 mill. 27 mill. (+14%) 40 mill. (+46%) 52 mill. (+31%) 67 mill. (+28%) 90,6 mill. (+35%) Pålogginger ID porten 2020 Offentlig sektor sender ca 40 millioner brev i året. I 2016 var vi selvbetjent dobbelt så ofte som vi fikk brev. Tilsvarende vekst de neste 4 årene vil gi 258 millioner pålogginger til offentlige tjenester i 202 Kilde: Difi.no 19

20 Vil fortsatt være stort behov for flere hender i fremtiden Kilde: Perspektivmeldingen

21 Rollen til dagens arkivmedarbeidere vil endres radikalt - Konsekvensen av automatisering og robotisering for ulikeyrker Kilde: HR Norge

22 Oppsummert Dokumentasjonsforvaltning i offentlig sektor står overfor store endringer fremover Arkivverket arbeidet strukturert med å adressere de ulike problemstillingene for å: Sikre at dokumentasjon fanges og forvaltes i virksomhetene Sikre at bevaringsverdig digital dokumentasjon blir overført depot Sikre at digitalt arkivmateriale tilgjengeliggjøres Vi ser at arkivarrollen vil forandre seg betydelig i årene fremover 22

23 Spørsmål? Ta eventuelt kontakt med: Espen Sjøvoll Epost: Mobil