Dokumentfangst fra nettsider IKT-løsning. Hva har Bærum kommune gjort for å realisere dette?

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Dokumentfangst fra nettsider IKT-løsning. Hva har Bærum kommune gjort for å realisere dette?"

Rikke Finstad
8 år siden
Visninger:

1 Dokumentfangst fra nettsider IKT-løsning Hva har Bærum kommune gjort for å realisere dette? Innlegg på Norsk Arkivråds høstseminar 2010 v/lars Flugstad

2 Agenda Hvem og hva er vi Utfordring SFO innmelding SOA - enkelt forklart Enkel arbeidsprosess for datafangst SOA og arkivering for datafangst i Bærum kommune

3 Hvem er vi? Innbyggere: landets 5.største kommune Antall tjenestesteder: ca 240 Ansatte: stillinger lønnsmottakere

4 Hvem er vi? IKT Driftsenheten 5 avdelinger Lars Flugstad - Systemsjef

5 Hva jobber vi med Utvikling og forvaltning av programvare for hele kommunen Kontinuerlig utvikling av infrastruktur og arkitektur Rådgivning og bistand ved innkjøp av IT løsninger Offentlige og kommunale samarbeidsprosjekter (Bergen, Veritas, Semicolon, Faks, DIFI, KS, ) Foredragsholdere ved offentlige og kommunale konferanser (NOKIOS, IKT-Norge, ekommune, ) Fokus mot AltInn Med mer

Offentlige og kommunale samarbeidsprosjekter (Bergen, Veritas, Semicolon, Faks, DIFI, KS, )

6 Saksbehandling = Arbeidsprosesser

7 Innmelding i SFO. fra innbygger til fagsystem og arkiv uberørt av menneskehender Innbygger logger på med fødselsnummer Pålogging Skjema Presenteres forhåndsutfylt med relevant informasjon Innbygger fyller ut resten av skjema Skjema Innsending av utfylt og kontrollert skjema Automatisert prosess - Henter og bearbeider informasjon - Klargjør for utfylling av skjema Automatisert prosess - Mottar utfylt skjema - Styrer videre behandling Fagsystem 1 Leverer relevant informasjon om pålogget bruker Fagsystem 2 Leverer relevant informasjon om pålogget bruker Fagsystem Automatisk registrering av relevant informasjon fra skjemaet Arkivering av skjema epost Eventuell melding til tjenestested med informasjon fra skjemaet

fyller ut resten av skjema Skjema Innsending av utfylt og kontrollert skjema Automatisert prosess - Henter og bearbeider informasjon - Klargjør for utfylling av skjema

8 SOA for ikke-tekniske Hva er SOA? SOA = Service Oriented Architecture Tjenesteorientert arkitektur A set of components which can be invoked, and whose interface descriptions can be published and discovered (W3C). Dette var vel forklarende.

9 SOA for ikke-tekniske Hva er SOA? Ikke et produkt Ikke en selvstendig teknologi Men kan beskrives som En arkitektur, dvs en idè om hvordan gjøre ting (Tarantella) Løs kobling mellom forretningsorienterte prosesser

10 Silo applikasjoner Silo-applikasjoner Vertikale løsninger

11 Saksbehandler og silo app. Applikasjon 1 (Silo 1) Applikasjon 2 (Silo 2) Applikasjon 4 (Silo 4) Applikasjon 3 (Silo 3) Ferdig

12 Applikasjon integrasjon Silo-applikasjoner Vertikale løsninger Sak/arkiv løsning Arkivbase

13 SOA for ikke-tekniske

14 SOA for ikke-tekniske Applikasjon 1 Applikasjon 2 Sak/arkiv løsning Arkivbase

15 SOA for ikke tekniske Applikasjon 1 Applikasjon 2 Sak/arkiv løsning Arkivbase

16 SOA for ikke tekniske Applikasjon 1 Applikasjon 2 Sak/arkiv løsning Arkivbase

17 Arbeidsprosesser

18 Arbeidsprosesser Veldig forenklet byggemelding 1. Søker sender inn forenklet byggemelding 2. Arkivet skanner inn dokumentene 3. Saksbehandler verifiserer informasjonen Antar at søknaden er kvalitativt akseptabelt 4. Saksbehandler sjekker og godkjenner søknaden 5. Godkjenningspapirene sendes til søker

19 Arbeidsprosesser Arkivbase Arkivbase Personinformasjon Personinformasjon

20 Innmelding i SFO - igjen. fra innbygger til fagsystem og arkiv uberørt av menneskehender Innbygger logger på med fødselsnummer Pålogging Skjema Presenteres forhåndsutfylt med relevant informasjon Innbygger fyller ut resten av skjema Skjema Innsending av utfylt og kontrollert skjema Automatisert prosess - Henter og bearbeider informasjon - Klargjør for utfylling av skjema Automatisert prosess - Mottar utfylt skjema - Styrer videre behandling Fagsystem 1 Leverer relevant informasjon om pålogget bruker Fagsystem 2 Leverer relevant informasjon om pålogget bruker Fagsystem Automatisk registrering av relevant informasjon fra skjemaet Arkivering av skjema epost Eventuell melding til tjenestested med informasjon fra skjemaet

21 Innmelding SFO - prosess Innbygger klikker på SFO link Innbygger taster inn informasjon MinID Personinformasjon Infobase Arkivbase

22 Hvor langt har Bærum kommune kommet?

23 Basistjenester relatert til arkiv Autoarkiver Arkivmerknad Kurvinformasjon FinnSaksDokumenter (LØP) NOARK 4 Sak/Arkiv mellomvare Arkivbase

24 Basistjenester relatert til arkiv AutoArkivering: Funksjon: Arkiverer journalposter og oppretter sak hvis nødvendig. Kan også opprette nye 'tomme' saker. Brukes til: Opprette personalmapper, Arkivere lønnsmeldinger, SFO-Søknad, Plania (Byggesak), rutinebeskrivelser/håndbøker fra intranett, dokumenter tilknyttet personalmappe og ansettelsesak (LØP). ArkivMerknad: Legger merknad på en sak Brukes til: Merknad om at det finnes papirdokumenter tilknyttet saken for personalmapper. KurvInformasjon: Funksjon: Henter informasjon om antall saker (nye/totalt) en saksbehandler har i ulike kurver (innboks, restanse, etc) i WebSak. Brukes til: Vise informasjon på intranettet (AnsattPortal - sammen med tilsvarende info om epost, avtale, faktura og etter hvert arbeidsflytoppgaver).

25 Basistjenester relatert til arkiv FinnSaksDokumenter (under realisering): Funksjon: Henter en liste over alle dokumentene (metadata, ikke innhold) som finnes i en sak. Listen tilgangsstyres, slik at bare den informasjonen brukeren har tilgang til vises. Brukes til: Vise innholdet i personalmappen i nytt LØP. NOARK 4: Funksjon: Standard NOARK 4 funksjonalitet (getnoarksak, putnoarksak, getjournalpost og putjournalpost) Brukes til: Tjenester benytter funksjonene som basis for dokument og sak innlegging/uthenting.

26 Datafangst og arkivering Mange av kommunenes systemer er integrert mot sak/arkiv system Arkivering av datafangst: Tjenester på nett (SFO, barnehagesøknader, interne skjemaer ref. nytt lønn- og personalsystem) Eiendomsforvaltning (Plania) (under utvikling) Arkiverer journalpost på eksisterende sak ut i fra klassering Oppretter ny sak for arkivering av journalpost hvis klassering ikke finnes Mål: Datafangst skal skje mest mulig automatisert og databehandlere (saksbehandlere) skal jobbe i sine respektive fagapplikasjoner uten kjennskap til hvor datafangsten har sin opprinnelse eller er arkivert. For å hente ut informasjon Ansattportalen (antall uleste dokumenter/ubehandlede oppgaver I Sak/arkivsystemet) Lønns- og personalsystem (Personalmapper)

27 Gevinster

28 Gevinster Tidligere har slike løsninger måttet involvere både fagsystem- og arkivleverandør Høye investeringskostnader Høye driftskostnader Liten grad av gjenbruk BK har i samarbeid med sak/arkiv-leverandør implementert et sett generelle arkiv-tjenester Basert på noark4ws spesifikasjonen Sak/arkiv-leverandør trenger ikke involveres for nye løsninger Fastsatte grensesnitt gir enklere bestilling fra fagsystemleverandør En driftsplattform for alle løsningene Lavere kostnader Stor grad av gjenbruk

29 Spørsmål?

Like dokumenter

Nettskjema og elektronisk dokument- og informasjonsfangst konsekvenser for arkivarens arbeidsoppgaver og organisering av hverdagen

Nettskjema og elektronisk dokument- og informasjonsfangst konsekvenser for arkivarens arbeidsoppgaver og organisering av hverdagen Gunn Sværen, rådgiver Bærum Kommune Dokumentsenteret 1 Agenda Kort om