Eierskap, IKT relasjoner, roller og arbeidsflyt - etablering av master Enterprise HRM - masterdata for personalinformasjon

Transkript

1 Eierskap, IKT relasjoner, roller og arbeidsflyt - etablering av master Enterprise HRM - masterdata for personalinformasjon Venke Ingeberg Ringstad Fungerende HR sjef Lovisenberg Diakonale Sykehus

2 Bakgrunn Strategisk bruk og utvikling av GAT for å sikre et veldrevet og pasientfokusert sykehus Integrasjon, datakvalitet, master personaldata Ansvar og rollestruktur Hensiktsmessig arbeidsflyt Bemanningsplanlegging Lov & avtaleverk Teknisk bruk av GAT Styringsinformasjon knyttet til bruk av personalressurser Kompetanseregistrering, kartlegging, utvikling og dokumentasjon

3 Førsituasjonen Fravær av masterdata Manglende integrasjoner mellom de personaladministrative systemene: Visma HRM GAT AD Manuelle arbeidsprosesser med fare for feil og mangelfulle innregistreringer Manuelle tilgangsstyring

4 Muligheter/målbilde for prosjektet Sikre en master for personaldata Forenkle arbeidsflyt og automatiserte arbeidsprosesser Automatisk dataoverføring mellom de personaladministrative systemene Redusere dobbelt/feilregistrering og optimalisere datakvalitet Bedre styringsdata, redusert behov for skyggeregnskap og bilaterale oversikter Løpende oppdatering av organisasjonsstruktur Avklaring av eierskap og rollestruktur Overordnet kontroll med tilganger gjennom hele arbeidsforholdet

5 Sentrale beslutninger / føringer 1. Valg av master - hva legger LDS i dette 2. Håndtering av flere stillingsidentiteter 3. Tjenesteeierskap for GAT

6 Valg av master og forvaltning av denne.. Visma vedtatt som master for personaldata Visma, GAT og AD ble vurdert Alle ansatte og tilknyttede registreres i Visma Personalmeldinger er veien inn i Visma. Helt nødvendig med egen definisjon av «flyt» personalmelding Visma oppdaterer personaladministrative systemer Tilganger som tildeles «automatisk» baserer seg på og gjenspeiler rolle og organisatorisk tilhørighet Fordrer oppbygging og kontinuerlig vedlikehold av organisasjonsstruktur Tilknyttede - de som ikke har et ansettelsesforhold med ordinær lønn, men en «profesjonell relasjon/tilknytning» til sykehuset, temporær eller over tid De som skal registreres i Visma er ansatte og tilknyttede som: mottar lønn/honorar de som skal ha ID kort til sykehuset de som skal ha bruker i AD

7 Håndtering av flere stillingsidentiteter Ansatte med flere «like» stillingsidentiteter: 1. Tilkallingsvikarer med flere 0% stillinger på flere kostnadssteder / enheter 2. Eksterne vikarer fra vikarbyrå som arbeider på flere kostnadssteder / enheter Visma oppdaterer GAT: En personalmelding per kostnadssted, gir en identitet per stillingsforhold Tilganger følger av dette

8 1. Innstilling (papirskjema) sendes på epost fra leder, via klinikksjef til HR

9 1. Innstilling (papirskjema) sendes på epost fra leder, via klinikksjef til HR 2. Manuell generering av Ansattnummer via e-postkorrespondanse mellom leder og HR

10 1. Innstilling (papirskjema) sendes på epost fra leder, via klinikksjef til HR 2. Manuell generering av Ansattnummer via e-postkorrespondanse mellom leder og HR 3. Leder registrere medarbeideren manuelt inn i Gat med ansattnummer fra HR

11 1. Innstilling (papirskjema) sendes på epost fra leder, via klinikksjef til HR 2. Manuell generering av Ansattnummer via e-postkorrespondanse mellom leder og HR 3. Leder registrere medarbeideren manuelt inn i Gat med ansattnummer fra HR 4. Leder bestiller tilganger: IKT bruker Hjemmeområde Intranett Min Gat Dips rolle

12 1. Innstilling (papirskjema) sendes på epost fra leder, via klinikksjef til HR 2. Manuell generering av Ansattnummer via e-postkorrespondanse mellom leder og HR 3. Leder registrere medarbeideren manuelt inn i Gat med ansattnummer fra HR 4. Leder bestiller tilganger: IKT bruker Hjemmeområde Intranett Min Gat Dips rolle 5. Leder fyller ut papirskjema for bestilling av ID kort som medarbeider tar med i hånden ved utstedelse av kort

13 En vei inn 5 arbeidsprosesser erstattes av 1

14 NY ARBEIDSFLYT en innregistrering - gjenbruk av data - nye arbeidsprosesser PERSONALMELDING

15 AD* & Exchange Hjemmeområde (H:\) LEDER MEDARBEIDER PERSONAL- MELDING «MEG SELV» 0 VISMA HRM ANSATT TILKNYTTET FIM SYNCH (Microsoft ) GAT Connector-oversikt 0. Input 12 DIPS 1. Ansattinfo leses fra Visma inn i FIM 2. IKT bruker og epost opprettes Gruppemedlemsskap opprettes i AD 4. Nøkkeldata (brukernavn) leses fra AD 5. Brukernavn/epost kobles mot Visma 6. Hjemmeområde (H:\) opprettes 7. Person og stillingsforhold opprettes/vedlikeholdes i GAT +MinGAT tilgang opprettes 8. Melding - bruker og rolle i DIPS 9. Melding - adgangskort 10. Melding intranett 11. Pålogginformasjon IKT inkludert førstegangs passord 12. Pålogginformasjon DIPS Adgang Intranett *AD = Active Directory = Database med påloggingsbrukernavn på nettverket, dette gir tilgang til blant annet mail og hjemmeområde.

20 AD* & Exchange Hjemmeområde (H:\) LEDER MEDARBEIDER PERSONAL- MELDING «MEG SELV» 0 VISMA HRM ANSATT TILKNYTTET FIM SYNCH (Microsoft ) GAT Connector-oversikt 0. Input 12 DIPS 1. Ansattinfo leses fra Visma inn i FIM 2. IKT bruker og epost opprettes Gruppemedlemsskap opprettes i AD 4. Nøkkeldata (brukernavn) leses fra AD 5. Brukernavn/(epost) kobles mot Visma 6. Hjemmeområde (H:\) opprettes 7. Person og stillingsforhold opprettes/vedlikeholdes i GAT +MinGAT tilgang opprettes 8. Melding - bruker og rolle i DIPS 9. Melding - adgangskort 10. Melding intranett 11. Pålogginformasjon IKT inkludert førstegangs passord 12. Pålogginformasjon DIPS Adgang Intranett *AD = Active Directory = Database med påloggingsbrukernavn på nettverket, dette gir tilgang til blant annet mail og hjemmeområde.

28 Ressursbruk/anskaffelser/utvikling Prosjektperiode høsten 2013 våren 2015 Fristilt prosjektleder og teknisk ansvarlig fra ehelse/ikt Hyllevare: Personalmelding (Visma) Webservicer (Visma) Utvikling/forbedring/bygging i forbindelse med innføring av Personalmeldinger: egen flyt for eksterne tilknyttede funksjonalitet personalmeldinger organisasjonsstruktur i Visma HRM nye interne arbeidsflyter, rutiner, parametere etc tatt i bruk «meg selv» for alle ansatte Utviklet - FIM (Microsoft produkt) med diverse connectorer Bruk av eksterne konsulenter til utvikling av FIM

29 Gevinster Forenkling / effektivisering: Fjernet innstillingsskjema Fjernet manuell opprettelse og tildeling av ansattnummer Fjernet manuell innregistrering i GAT Automatisert bestilling av IKT bruker, Dips rolle, MinGAT Automatisert bestilling for adgangskort Connectorer, AD bruker (IKT bruker) og tilgang til Min GAT opprettes automatisk av FIM Kvalitative effekter Master for personaldata Gjenbruk av data - datakvalitet Oppdaterte personalsystemer Tilgangskontroll ved tildeling/avslutning for ansatte/tilknyttede Grunnlag for videre utvikling av andre integrasjoner: Dips connector Kobling til adgangskortsystem Oppdatering av intranett

30 Tilbakemelding fra ledere «Veldig fornøyd med å kunne legge inn informasjon på ett sted»,, side 30

31 Samarbeid med Visma - veien videre Tidkrevende, tett og krevende samarbeid underveis i innføringen av personalmeldinger LDS har fortløpende meldt inn behov for endinger, forbedringer og feilrettinger Det gjenstår fortsatt viktige utviklingsområder for å oppnå god funksjonalitet og utnyttelse av personalmeldinger LDS er lovet et tett samarbeid med Visma i utviklingen av ny versjon av personalmeldinger Videreutvikling av personalmelding er tatt av roadmap store konsekvenser for LDS Våre erfaringer tilsier at ny versjon av personalmeldinger må utvikles i tett samarbeid med erfarne kunder