SvarUt SvarInn, Status og erfaringer. Fagleder Astrid Øksenvåg

Transkript

1 SvarUt SvarInn, Status og erfaringer Fagleder Astrid Øksenvåg

2 Hvordan digitalisere og samhandle Kommunale tjenesteområder Plan, bygg og geodata Helse, sosial og omsorg Oppvekst og utdanning Kultur, idrett og fritid Trafikk, reiser og samferdsel Natur og miljø Næringsutvikling Skatter og avgifter Tekniske tjenester Administrasjon Digitaliseringsstrategien Brukeren i sentrum

3 Digitaliseringsarbeidet innrettes etter: Overordnede mål i digitaliseringsstrategien Modell for organisering og styring av digitaliseringsarbeidet i kommunal sektor Modell som sikrer godt samarbeid og bred involvering fra medlemmene Modell for digital samhandling i kommunal sektor Modell for samordning og samarbeid med staten Mekanismer for finansiering

4 FIKS plattformen digital samordning i kommunal sektor Innbygger og virksomheter Nasjonale fellesløsninger Sektorielle løsninger Nasjonale løsningskomponenter Kommune/Fylkeskommune Nasjonale registerkomponenter Statlige integrasjonsplattformer Statlige Kommunale Fylkeskommunale Sakarkivsystem.. Fagsystem Leverandører -Produkt -Tjenester FIKS-Plattformen FIKS-Meldingsformidler KS Læring FIKS-Registeroppslag KS SvarUt Nasjonale fellesløsninger Nasjonale løsningskomponenter Nasjonale registerkomponenter Statlige integrasjonsplattformer

5 Forvaltning i FIKS plattformen Applikasjoner i plattformen SvarUt tjenesten KS Læring Registeroppslag LOS (FINT) (Innbyggertjenester) (Sosialtjenester)

6 Eksempler på bruk av meldingsformidleren SvarUt i ulike prosesser i samhandling kommune/stat/bruker Husbanken Startlån Startlån og tilskot til etablering skal bidra til at personar som ikkje får lån i vanlege bankar, kan kjøpe eigen bustad. Det er ikkje krav om eigenkapital for å få startlån, men du må kunne betene startlånet ved sida av alle andre utgifter. Søknaden skal sendast til kommunen. Det er også kommunene som svarer på spørsmål om startlån. DIBK- Direktoratet for byggkvalitet ebyggsøk ByggSøk er et offentlig system for elektronisk kommunikasjon i plan- og byggesaker. Alle som skal føre opp tiltak i henhold til plan- og bygningsloven kan benytte seg av tilbudet. Målet er effektivisering hos private og kommuner. Skjema og regelmotor ligger i Altinn, søknaden overføres fra Altinn til den enkelte kommune via Meldingsformidleren SvarInn. Statens Vegvesen Veg og Trafikksøknader på Nett samarbeid I første omgang vil det delprosjektet som er beskrevet i dette prosjektforslaget ta for seg følgende sakstyper: Behandling av søknader om avkjørsel og dispensasjon byggegrense Behandling av søknader om gravetillatelse (kryssing/nærføring) Landbruksdirektoratet - Bruk av SvarUt for arkivering av søknader og vedtak i estil PT Det er kommunene som er vedtaksmyndighet for søknader om produksjons- og avløsertilskudd. Det betyr at innsendte søknader og vedtak (vedtaksbrev, tilskuddsbrev) skal registreres i kommunenes arkiv. Det nye fagsystemet for produksjons- og avløser tilskudd (estil PT) vil bli integrert mot SvarUt fra KS. Det betyr at estil PT automatisk sender innsendte søknader og vedtak til kommunens arkiv gjennom SvarUt. Kommuner som har integrert sak-/arkivsystemet mot SvarUt via SvarInn vil få søknader og vedtak automatisk inn i sak-/arkivsystemet. Digisos Søknad om økonomisk stønad Digisos prosjektet skal tilby digitale sosiale tjenester gjennom nav.no/ditt NAV. Tjenestene vil inngå i, og komplementere eksisterende behandlingsprosesser for sosialtjenester. Kommunal sektors FIKS-plattform) legges til grunn for kommunenes samhandling med Direktoratet. Kobling mot Helsenettet Man har vurdert mulighet for å koble FIKS-plattformen til Helsenettet for meldingsutveksling via meldingsformidleren SvarUt. Det er vurdert som en relativt enkel integrasjon som vil kunne gi mulighet til kommunikasjon mellom disse to plattformene. KS er ansvarlig for videre oppfølging av en slik integrasjon. Aktiviteten.

7 FIKS Plattform - SvarUt Tjenesten

8 Antall avtaler per 31. august Kommuner: Fylkeskommuner: Kommunale virksomheter: Statlige virksomheter: Andre: Sum innbyggere i kommuner med avtale: 5 millioner i kommunene

9 FIKS SvarUt tjenesten Effektivt verktøy for utgående og inngående post Digitalt eller brevpost Innbyggere og virksomheter Difi Avsender Sak/Arkiv EDU/Best Integrasjonspunkt DIFI SvarInn Integrasjonspunkt Mottaksservice Sak/ Arkiv Fagsysem Sak/Arkiv Fagsystem Send forsendelse Innsending av PDF (Fakturablanketter) Altinn SvarUt Utsending Forsendelsesservice edialog/ Innsending SvarUt-tjenesten benytter følgende nasjonale komponenter Mottaker Sak/Arkiv EDU/Best ID-porten (Difi) (forsendelse via sikre kanaler) Altinn (Brønnøysundregistrene) Digital postkasse til innbyggere (Difi) Kontakt- og reservasjonsregisteret (Difi) Oppslag for digital adresse Det sentrale folkeregisteret (Skatteetaten) Enhetsregisteret (Brønnøysundregistrene) Utskrift (papirpost) Difi-DPI DifieSignatur SMS

10 Mottaksservice (SvarInn) og innsendingstjenesten (edialog)

11 SvarInn mellom enheter som benytter meldingsformidleren SvarUt Virkemåte Gjør det mulig å laste ned og kvittere ut forsendelser slik at de ikke varsles gjennom Altinn og sendes til eventuell utskrift. Sak/arkivsystemet må klargjøres for bruk av mottaksservicen. Det er utviklet en modul som kan brukes for noen leverandører, samt fungere som et eksempel på hva som er nødvendig for integrasjon med SvarUt. Fagsystemer må klargjøres for bruk av mottaksservice KommIT

12 FIKS SvarUt tjenesten Sakarkiv EDU/BEST Import PDF (faktura/lønn/brev) FIKS/SvarUt DIFI Integrasjonspunkt Fagsystem Sakarkiv Manuell opplasting FIKS edialog Forsendelsesservice FIKS Mottaks register Meldingsformidler SvarUt Mottaksservice/SvarInn DIFI Integrasjonspunkt Sakarkiv EDU/BEST Fagsystem Sakarkiv DIFI Altinn innbyggerpost Digipost eboks Utskrift

13 Innsendingstjeneste (edialog) - post til kommunen Det finnes ingen sikker kanal for post til kommunene, tilgjengelig for innbyggere og næringsliv. Vi vil tilby et grensesnitt som kan bygges inn i kommunenes nettportal Gir innbyggere og virksomheter mulighet til å sende digital post sikkert til kommunen Hvis en benytter v6 av forsendelseservicen i SvarUt kan en sende med en lenke til edialog for å besvare forsendelsen. Denne linken vil da ha utfylt avsender, mottaker og tittel.

14 edialog - skjemaet Ingen behov for installasjoner i kommunen! Posten sendes via SvarInn direkte inn i sak/arkivsystemet

15 SvarUt tjenesten Tall og statistikk

16 Antall forsendelser Sum 2013 Sum 2014 Sum 2015 Sum 2016 Hittil 2017 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember

17 De 20 største Virksomhet Antall Virksomhet Antall Oslo kommune Bergen kommune Bodø kommune Hedmark fylkeskommune Arbeidstilsynet Elverum kommune Mattilsynet Lotteri- og stiftelsestilsynet Sør-Trøndelag fylkeskommune Telemark fylkeskommune Bærum kommune Skedsmo kommune Arendal kommune Fiskeridirektoratet Fredrikstad kommune Harstad kommune Kristiansand kommune Drammen kommune Østfold fylkeskommune Askøy kommune 22552

18 De 20 største kommunene august 2017 i forhold til innbyggertall Kommune 1933 Balsfjord kommune 1635 Rennebu kommune 1026 Åseral kommune 1560 Tingvoll kommune 0941 Bykle kommune 1836 Rødøy kommune 0940 Valle kommune 1739 Røyrvik kommune 0633 Nore og Uvdal kommune 0432 Rendalen kommune Per innb Kommune 0830 Nissedal kommune 1121 Time kommune 0632 Rollag kommune 0834 Vinje kommune 1130 Strand kommune 0430 Stor-Elvdal kommune 0621 Sigdal kommune 1738 Lierne kommune 1838 Gildeskål kommune 0434 Engerdal kommune Per innb

19 De 20 største kommunene hittil i år i forhold til innbyggertall Kommune 0633 Nore og Uvdal kommune 0830 Nissedal kommune 0632 Rollag kommune 0430 Stor-Elvdal kommune 1838 Gildeskål kommune 1046 Sirdal kommune 1933 Balsfjord kommune 0938 Bygland kommune 1938 Lyngen kommune 0834 Vinje kommune Per innb Kommune 1543 Nesset kommune 0941 Bykle kommune 1411 Gulen kommune 1222 Fitjar kommune 1026 Åseral kommune 1635 Rennebu kommune 1135 Sauda kommune 0940 Valle kommune 0631 Flesberg kommune 1224 Kvinnherad kommune Per innb

20 Fylkeskommunene Fylkeskommune 0100 Østfold fylkeskommune 0200 Akershus fylkeskommune 0400 Hedmark fylkeskommune 0500 Oppland fylkeskommune 0600 Buskerud fylkeskommune 0700 Vestfold fylkeskommune 0800 Telemark fylkeskommune 0900 Aust-Agder fylkeskommune 1000 Vest-Agder fylkeskommune 1100 Rogaland fylkeskommune 1200 Hordaland fylkeskommune 1400 Sogn og Fjordane fylkeskommune 1600 Sør-Trøndelag fylkeskommune 1700 Nord Trøndelag Fylkeskommune 1800 Nordland fylkeskommune 1900 Troms fylkeskommune 2000 Finnmark fylkeskommune Totalsum ORGANISASJON PRIVATPERSON Totalsum

21 Fylkeskommunene per innbygger Fylkeskommune 0100 Østfold fylkeskommune 0200 Akershus fylkeskommune 0400 Hedmark fylkeskommune 0500 Oppland fylkeskommune 0600 Buskerud fylkeskommune 0700 Vestfold fylkeskommune 0800 Telemark fylkeskommune 0900 Aust-Agder fylkeskommune 1000 Vest-Agder fylkeskommune 1100 Rogaland fylkeskommune 1200 Hordaland fylkeskommune 1400 Sogn og Fjordane fylkeskommune 1500 Møre og Romsdal fylkeskommune 1600 Sør-Trøndelag fylkeskommune 1700 Nord Trøndelag Fylkeskommune 1800 Nordland fylkeskommune 1900 Troms fylkeskommune 2000 Finnmark fylkeskommune Totalsum Per innb

22 K10 Kommune Bergen kommune Bærum kommune Drammen kommune Fredrikstad kommune Kristiansand kommune Oslo kommune Sandnes kommune Tot. Per innb Tromsø kommune Trondheim kommune Stavanger kommune Totalsum

23 K10

24 De 10 største brukerne av SDP Digipost Oslo kommune e-boks Totalt Bergen kommune Sør-Trøndelag fylkeskommune Bærum kommune Fredrikstad kommune Bodø kommune Skedsmo kommune Kristiansand kommune Elverum kommune Arendal kommune Totalt antall virksomheter: 284 Totalt antall forsendelser Digipost: e-boks:

25 Virksomhetspost og privatpost Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Hittil i Organisasjon Privatperson 28 % 72 % 20 % 80 % 29 % 71 % 35 % 66 % 32 % 68 % 33 % 67 % 29 % 71 % 29 % 71 % 28 % 28 % 23 % 36 % 72 % 72 % 77 % 64 %

26 Størrelsen på forsendelsen i kb (gjennomsnitt) Måned Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Totalsum Organisasjon Privatperson Totalsum

27 Antall sider Gj.snitt ant. sider printet Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Totalsum ,0 5,7 6,2 7,2 6,6 7,7 7,0 6,4 6,5 6,0 6,8

28 Størrelsen på forsendelsen Måned Totalsum kB kB kB kB 1000kB 48 % 15 % 9% 13 % 8% 33 % 43 % 5% 10 % 5% 37 % 29 % 9% 12 % 7% 22 % 23 % 13 % 19 % 10 % 27 % 15 % 24 % 14 % 9% 24 % 19 % 12 % 18 % 11 % 18 % 24 % 12 % 16 % 8% 22 % 21 % 15 % 20 % 12 % 30 % 23 % 12 % 17 % 9% kB 5% 3% 4% 9% 8% 11 % 7% 9% 5000kB 2% 1% 1% 3% 2% 4% 2% 2% Totalsum 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 7% 2% 100 %

29 Brevpost gjennom Grafisk Digital 2014 Antall forsendelser printet A-post Printet dobbeltsidig Printet i farger Gjennomsnittlig antall sider Gjennomsnittlig vekt Max antall sider Max vekt Gjennomsnittlig printkostnad Gjennomsnittlig porto, A-post Gjennomsnittlig porto, B-post Gjennomsnittlig porto, alle Max. porto 2015 (per 19.11) % 86 % 42 % 7 26 gram ,3 kg 3,44 6,72 5,08 6, % % 82 % % 80 % 7 31 gram 582 2,9 kg 7 26 gram kg 6,14 5,69 6,04 6,05 6,15 6, gram kg 3,73 6,73 5,17 6, Fakturaprint, lønnsprint og brevprint inngår ikke i de beregnede tallene.

30 Gevinstanalyse Anslått total besparelse: 122 millioner Inkl. kostnader for bruk av Altinn, SDP og SvarInn Spart papir: 41 tonn SvarUt - kost/nytte Generelle kostnadselementer: Kostnad per årsverk, inkl. sosiale omkostninger (kr): Antall timer per årsverk: Antall forsendelser per år: Andel mottakere via SDP Andel mottakere via Altinn Andel mottakere via SvarInn Andel mottakere via brevpost Merknader % 23 % 1% 48 % Kostnadselementer forbundet med utskrift, konvoluttering, frankering, m.m: Tid for utskrift konvoluttering, frankering, m.m per forsendelse (minutter): Kostnader for papir, konvolutter, m.m per forsendelse (kr): Gjennomsnittelig porto per forsendelse (kr): Uten SvarUt Med SvarUt Merknader 2 3,4 5,6 Kostnader per forsendelse sendt som brevpost: Lønn: Produksjonskonstnader: Porto: Totalt per forsendelse Uten SvarUt Med SvarUt Besparelse Kostnader per forsendelse sendt i digitale kanaler Altinn SDP SvarInn Totalt per år: Uten SvarUt Med SvarUt Besparelse

31 Fagsystemer med integrasjon Fagsystem Andel ITAS 26.1 % ephorte 20.3 % Manuell forsendelse 16.2 % ESA 9.1 % WebSak 8.6 % Public % Doculive 6.4 % Resten (> 17 ulike systemer) 6,4 %

32 Kanal Kanaler Annet 0.2 % 2.2 % Avvist 3.0 % 3.3 % Levert til Altinn 25.3 % 36.9 % Levert til SDP 22.8 % 10.7 % Levert til Svarinn 1.2 % 0.2 % Manuelt håndtert 0.0 % 0.1 % Printet 47.4 % 46.6 % Totalsum % 100 %

33 SvarInn

34 Dokumentasjon, nettsteder og informasjon

35 Nettstedene Generell informasjon om SvarUt Målgruppe: Alle interesserte Nyhetsbrev, brukermøter, m.m. Målgruppe: Kommuner, fylkeskommuner og andre med avtale Teknisk dokumentasjon Målgruppe: Utviklere og leverandører Kun lenker til innhold andre steder Målgruppe: Lokale administratorer

36 Lykke til med bruk av FIKS/SvarUt! Hilsen fra