Digital post - KS SvarUt 4. desember 2014 Bodø

Transkript

1 Digital post - KS SvarUt 4. desember 2014 Bodø Astrid Øksenvåg KS

2 Et program i KS for samordning av IKT i kommunesektoren. Programmets visjon: En samordnet kommunal sektor leverer digitale tjenester som gir innbyggere og næringsliv et reelt digitalt førstevalg. Satsingsområder Digital dialog Strategisk ledelse og IKT Kompetanse Arkiv og dokumenthåndtering Personvern og informasjonssikkerhet Arkitektur og standardisering

3 Fysisk formidling Elektronisk formidling Distribusjonskanaler kommunene kan benytte Usikre kanaler Krypterte kanaler epost Telefaks KS SvarUt Sosiale KS eboks/ Altinn medier Digipost DIFI Sikker Digital Post Formidling via ordinær postgang Direkte fysisk formidling Vanlig post Rekommandert... Personlig oppmøte Levering med bud

4 Historien om SvarUt

5 Felles prosesstilnærming digitale tjenester Innbyggere og virksomheter Tjenestebeskrivelse Elektronisk dialog Elektronisk skjema/ dialog Saksbehandling Politisk behandling Vedtak/ Svar KS SvarUt Hvorfor KS SvarUt? Kommunenes behov Forventninger fra målgruppene (innbyggere, næringsliv og organisasjoner) Regjeringens mål/krav

6 Historien om SvarUt Startet i Bergen 2010 Beslutning om å starte elektronisk utsending KS SvarUt 2011 Søknad til FAD om midler til prosjektet 2011 Startet med utsending - først til norge.no, overført til Altinn i Overlevert til KS som grunnlag for etablering av felleskomponent Alle tjenesteområder har mulighet for elektronisk og sentralisert utsending. > utsendinger i 2013 > totalt siden oppstart Avviklet BK SvarUt tilknyttet KS SvarUt 2012 Startet arbeid med etablering av KS SvarUt. Etablert avtaler, standardiserte grensesnitt, utviklet ny komponent og startet pilot (sentral drift). Pilotering: Følgende var pilot og er i produksjon Sørum kommune Lyngdal kommune Trondheim kommune Røyken kommune (D-IKT) Sør-Trøndelag fylkeskommune Oslo kommune v/kemneren Finnmark fylkeskommune 2013 (høst) Prosjekt avsluttet og overlevert for forvaltning og videreutvikling FIKS Felles Integrasjonsplattform Kommunal Sektor

7 SvarUt i dag

8 Kommunal felleskomponent SvarUt En løsning for å kunne sende utgående post fra kommunen i et elektronisk format og som sentralisert løsning for utsending av vanlig brevpost SvarUt loggfører, overvåker og kontrollerer

9 82 kommuner med avtale per 24. november Kommuner: Agdenes Alta Aure Averøy Balsfjord Bergen Bjugn Bodø Bærum Drammen Eide Fjell Flesberg Frogn Frosta Fræna Gjemnes Halden Halsa Hamar Harstad Hemne Hitra Horten Jevnaker Karmøy Kongsberg Kragerø Kristiansand Kristiansund Kvam Kviteseid Lardal Larvik Lyngdal Malvik Meråker Narvik Nedre Eiker Nesset Nore og Uvdal Notodden Oppdal Orkdal Oslo Rana Rennebu Rindal Rollag Rygge Røyken Sandnes Selbu Skaun Skedsmo Ski Smøla Snillfjord Sola Stavanger Stjørdal Sunndal Surnadal Sørum Tana Tingvoll Tinn Tokke Tromsø Trondheim Tønsberg Tydal Vanylven Vinje Ørland Ås Fylkeskommuner: Finnmark Nord Trøndelag Sør-Trøndelag Telemark Troms Vest-Agder Andre: KS

10 Ulike typer forsendelser Forsendelser i 2014 Papir: 72 % Elektronisk: 28 % Typer forsendelser Skoleskyss Byggesaker Parkeringsbevis Varsel til elever Kemnerkontoret Barnehageplass Generelle saker (all post sendes her) Gevinster Elektronisk forsendelse Papir forsendelse Priser Kvalitet Saksbehandling Kortere saksbehandlingstid Økt automatisering Sporbarhet Dokumentforvaltning Vi gir ordet til Torbjørn Moen i Oslo kemnerkontor

11 Antall/år/1000 innbyggere alle kommuner ( )

12 KS SvarUt /11 22% lest digitalt

13 Porto Grafisk Digital har avtale med Posten basert på totalvekt. Svært gunstig ved store volum. Noen tall fra i år: Antall forsendelser printet: ca % sendes som A-post Gjennomsnittlig antall sider: 7 Gjennomsnittlig vekt: 33 gram Max. antall sider: 582 Max. vekt: 2,9 kg Gjennomsnittlig porto, A-post: 6,25 kr Gjennomsnittlig porto, B-post: 5,81 kr Gjennomsnittlig porto, alle: 6,14 kr

14 SvarUt kost/nytte Generelle kostnadselementer: Merknader Kostnad per årsverk, inkl. sosiale omkostninger (kr): Antall timer per årsverk: Antall forsendelser per år: Andel digitale forsendelser i SvarUt: 25 % 1 Kostnadselementer forbundet med utskrift, konvoluttering, frankering m.m: Uten SvarUt Med SvarUt Merknader Tid for utskrift konvoluttering, frankering, m.m per forsendelse (minutter): Kostnader for papir, konvolutter, m.m per forsendelse (kr): ,4 Gjennomsnittelig porto per forsendelse (kr): ,6 Kostnader per forsendelse sendt som brevpost: Uten SvarUt Med SvarUt Besparelse Lønn: Produksjonskonstnader: Porto: Totalt per forsendelse Uten SvarUt Med SvarUt Besparelse Totalt per år: Merknader: 1) Andel digitale forsendelser er basert på erfaringstall (25 % per ). 2) Tid for utskrift, konvoluttering, m.s er basert på erfaringstall fra Bergen kommune 3) Kostnader for papir, konvolutter, m.m uten SvarUt er basert på erfaringstall fra Bergen kommune 4) Kostnader for papir, konvulutter, m.m med SvarUt er basert på erfaringstall (Kr 5.70 per ). 5) Porto uten SvarUt er basert på Postens portosatser for 80 % A-post med erfaringstall for vekt (Kr 13,- per ). 6) Porto med SvarUt er basert på erfaringstall (Kr 7,50 per ). T i l r e g n e a r k e t

15 FUNKSJONALITET

16 KS SvarUt Hensikten er å foreta en rimelig, effektiv og sikker formidling av dokumenter med innbyggere, private virksomheter, offentlige virksomheter og andre KS SvarUt sørger for forsendelse til mottaker, via meldingstjeneste i Altinn eller via sentral utskriftsleverandør

17 Men hva er SvarUt?

18 Veien fra saksbehandler til mottakerens postkasse

19 Trinn for trinn Innsending Integrasjon med fagsystemer og/eller sak- og arkivsystem. Kan også benytte manuelt grensesnitt særlig for test. 2. Validitetssjekk av forsendelsen Fullstendig adresseinformasjon, syntaktisk korrekt organisasjons- eller fødselsnummer, korrekt PDF-format 3. Lagring Forsendelsen lagres i forsendelsesarkivet 4. Vurdering om forsendelsen kan skje elektronisk Sendes Altinn dersom fødsels- eller organisasjonsnummer eksisterer i Altinn og mottaker har godkjent bruk av meldingstjenesten. Dersom forsendelsen ikke kan skje elektronisk, sendes det hele til utskrift og postlegging som ordinær brevpost (punkt 7).

20 Trinn for trinn Altinn-meldingsboks Meldingen er tilgjengelig for innbygger i Altinns meldingsboks med tekst basert på forsendelsesdata og predefinert meldingstekst fra kommunen og tilhørende lenke til dokumentet i forsendelsesarkivet. Varsel om meldingen sendes fra Altinn som SMS eller e-post. 6. Lesing i Altinn Hvis innbygger følger lenken i Altinn-meldingen vil nedlastning av den aktuelle filen fra KS SvarUts forsendelsesarkiv starte og meldingen vil bli markert som "lest". Forsendelsen markeres som utført når nedlastningen er fullført. Merk at filen fortsatt vil være tilgjengelig i forsendelsesarkivet i 3 måneder for senere nedlastinger. 7. Send post Om meldingen ikke er lest i Altinn innen 2 virkedager vil prosessen gå videre til levering per brevpost. Det samme skjer om metainformasjonen som følger forsendelsen inn i KS SvarUt ikke inneholder tilstrekkelig informasjon (organisasjonsnummer eller fødselsnummer) til å formidle varselet gjennom Altinn.

21 Eksempel fra ephorte

22 Steinar Brun ENKEL TEKNISK GJENNOMGANG

23 Avsender (kommune) Ekspedering (Sak- arkiv Fagsystem)) KS SvarUt Varsel Forsendelses -arkiv Utskrift Ved manglende orgnr/f.nr eller etter 2 dagers liggetid Forsendelse gjennom SvarUt epost Altinn SMS ID porten Mottaker (innbygger/virksomhet)

24 SvarUt og Altinn

25 Steinar Brun GRENSESNITT OG STATUSER

26 Grensesnitt eksponert av KS SvarUt Grensesnitt benyttet av KS SvarUt Nedlastingsservice Altinn Mottaker (innbygger/næringsliv/ offentlig) Forsendelsesservice KS SvarUt ID porten Avsender (kommune) Forvaltningsweb Administrasjonsweb Utskrift Administrator () Kryptering All trafikk, både mot web-sider og tjenester, beskyttes med https/ssl og KS SvarUts server-side sertifikat. Anvender ikke klientsertifikater.

27 Systemer med integrasjon mot SvarUt Avsender (kommune) Sak- og arkivsystem, gjennom ekspederingsmodul Evry/ePhorte 4 og ephorte5 Evry/ESA7, ESA8 SI/360 SI/DocuLive ACOS/Websak Egne løsninger i kommuner Skoleskyss (Finnmark fylkeskommune) Manuell opplasting - InfoUt (Oslo kommune, kemneren) EMU/BizTalk (Sør-Trøndelag fylkeskommune) Fagsystemer Agresso Visma Norkart SvarUt manuell opplasting

28 Innholdet i meldingen Felt Beskrivelse Validering Mottaker PrivatPerson eller Organisasjon, full adresse må være utfylt, for sending til Altinn må orgnr/fødselsnr være utfylt. Avgivende system Identifikator som identifiserer systemet som gjør webservice kallet, vil blant annet kunne benyttes for statistikk og feilsøking. Ikke obligatorisk felt. Tittel Tittel på forsendelsen. Tittel blir vist i tittelfeltet på melding til Altinn, og i listen over innkommende meldinger. Må være utfylt Konteringskode Kode som beskriver faktureringskonto for forsendelsen. Kan benyttes for å gruppere meldingsstatistikk gjennom forvaltningsløsningen, og sendes videre til printleverandør. Printkonfigurasjon Konfigurasjon for hvordan dokumentet skal printes, dobbeltsidig, fargeprint, A-Post, B-Post ^[a-za-z0-9\\-]{0,20}$ Liste med pdf filer Rekkefølgen er rekkefølgen de kommer i brevet. Filnavn er for intern bruk, må være unikt i en forsendelse. Mimetype må være application/pdf. Kun det som blir støttet nå.

29 Statuser tilbake retrieveforsendelsestatus Henter status for en forsendelse. En forsendelse kan ha en av tilstandene beskrevet under: Tilstander (normalløp): Mottatt Et kall mottatt på forsendelses-service. En id blir tildelt forsendelsen. Akseptert Meldingen er validert og forsendelsesfil dannet. Varslet Et varsel om forsendelsen er sendt til varslingstjenesten. Sendt digitalt Forsendelsen er blitt sendt kun digitalt (ikke på papir) Lest En forsendelse er lest når hele forsendelsesfilen er lastet ned av mottaker. Sendt print Forsendelsen er blitt overført til printleverandør Printet Kvittering mottatt fra printleverandør eller manuell print bekreftet Tilstander (unntak): Avvist Forsendelsen er ikke validert pga. manglende/korrupt metadata, eller fordi forsendelsesfil ikke kunne dannes. Manuelt håndtert Forsendelsen er manuelt avsluttet, f.eks. pga en feilsituasjon.

30 Informasjon fra utskriftsleverandør Antall sort/hvit sider Antall fargesider Antall konvoluttert automatisk Antall ekstra-ark automatisk Antall konvoluttert manuell Antall ekstra-ark manuell Vekt Produksjonskostnad Porto Konteringskode

31 Steinar Brun HVORDAN KOMME I GANG?

32 6 enkle trinn 1. Kommunen kontakter leverandør av sak/arkivsystemet Behov for ekspederingsmodul 2. Avtale mellom kommunen og KS 3. oppretter kommunen som bruker og gir tilgang til lokal administrator 4. Kommunen foretar enkle konfigurasjoner og genererer servicepassord (enkelt!!) 5. Sak/arkiv-leverandøren bruker servicepassordet for å knytte systemene sammen 6. Kommunen gir beskjed til om at kommunen skal gå i ordinær drift og at Grafisk Digital skal starte utskrift.

33 Avtalen med KS Avtalesettet består av Avtalen Bilag 1: Beskrivelse av tjeneste og funksjonalitet. Bilag 2: Teknisk grensesnitt Bilag 3: Databehandleravtale Bilag 4: Kontaktpersoner Bilag 5: Kostnader Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 7: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelse Rutinen for avtaleinngåelse 1. KS sender avtalesettet på forespørsel 2. Kommunen fyller ut bilag 4 (kontaktpersoner og fakturaadresse) 3. Kommunen signerer Avtalen 4. Kommunen skanner alt og sender dette til SvarUt@ks.no 5. KS signerer og returnerer avtalen

34 Steinar Brun ANDRE FORBEREDELSER I KOMMUNEN

35 Andre forberedelser i kommunen SvarUt er bare en ny kanal for ekspedering av forsendelser SvarUt krever få eller ingen rutineendringer i kommunen Kommunene velger ulike strategier for utrulling Sektor for sektor? Hele organisasjonen? SvarUt krever ikke endringer for mottakerne - kan unnlate å lese digitalt Begrenset behov for informasjon til innbyggere og virksomheter

36 SvarUt er enkelt!! Er det likevel hindringer i veien eller i hvert fall noen utfordringer? I egen organisasjon? «Trykkeriet»? Sak/arkivleverandørene? Leverandører av andre fagsystemer? Tilgang til andre systemer? Leverandøren KS? Skepsis og usikkerhet omkring «skytjenester»? Annet? Hvordan innfører vi SvarUt i kommunen?

37 Veien videre Forvaltning og utvikling av meldingsformidleren SvarUt

38 KS SvarUt videre utvikling KS skal videreutvikle KS SvarUt til en robust meldingsformidler for norske kommuner og fylkeskommuner. Brukerbehov i fokus best mulig tjenester med tilgjengelige midler!

39 Folkeregister Enhetsregister SvarUt innbyggerpost via Sikker Digital Post Sakarkivsystem Fagsystem SvarUt Altinn Post ID Porten Kontaktregister Sikker Digital Postkasse Kontakt og reservasjonsregisteret Koblet til Altinn Reservasjon Utfordringer SDP Mangler metadata Dokumenttype/vedtak Sikkerhetsnivå (3/4) Kostnader med SDP Ulikt nivå på Leverandør 1 / 2 Endring i Bruksavtalen med KS Digipost eboks Vi lager en orientering rundt konsekvensene for den enkelte kommune

40 Forsendelse Utskrift og forsendelse Kommune Forsendelse KS SvarUt og forsendelsesarkiv Lenke til forsendelse Altinn Lenke til forsendelse Næringsliv Digital kontaktinformasjon med reservasjonsstatus Forsendelse Lenke til forsendelse Innbygger Statlig virksomhet Digital Kontaktinformasjon med Reservasjonsstatus Oppslagstjeneste Kontaktinformasjon og reservasjon Meldingsformidler Forsendelse Postkasse Forsendelse Forsendelse Sikker digital posttjeneste

41 Innbyggere edialoger Næringsliv ID Porten Altinn Felles integrasjonsplattform kommunal sektor (FIKS) Dialog, vedtak eller varsel SDP Utskrift Innsyn Dialog Saksbehandling og samhandling FS Kontaktregister Forsendelses service MS Mottaksservice DS Dialogstyring Forvaltning og sikkerhet ADM GUIbrukere SMS/ePost Folkeregister Enhetsregister Matrikkel Andre registre Offentlige etater Sak- arkiv Sak- arkiv Sak- arkiv Sak- arkiv Fagsystemer Folkeregister Enhetsregister Matrikkel Andre registre Norsk helsenett Ansatte kommune NN PLO

42 Mottakers kanalvalg Mottaker (innbygger/virksomheter) Altinn meldingsboks MinSide (kommune portal) App System/ system DIFI Sikker Digital Post (innbygger) Utskrift epost SMS ID porten Altinn KS SvarUt

43 Steinar Brun OPPSUMMERING

44 Brukerstyrte organer i SvarUt Brukermøter Arrangeres 4-6 ganger per år, eller etter behov Alle kommuner med avtale inviteres Faglige foredrag, gjerne fra eksterne aktører Status og diskusjon Koordinerings- og prioriteringsrådet Medlemmer fra kommunene og andre aktører med tilknytning til SvarUt Prioriterer videreutviklingsaktivitetene og beslutter idriftsetting

45 Lykke til med bruk av SvarUt! Hilsen fra