KS SvarUt. Steinar Brun. KommIT

Transkript

1 KS SvarUt Steinar Brun

2 Agenda Velkommen, presentasjon og forventninger Innledning hva er SvarUt? Funksjonalitet i SvarUt Demonstrasjon av en forsendelse Kaffepause og utstillervandring Teknisk gjennomgang Grensesnitt Konfigurering, inkl. demonstrasjon Kort benstrekk og bytte sesjon Oppfølging av forsendelser og manuell print Hvordan komme i gang? Videreutvikling av SvarUt Oppsummering

3 IKT i kommunal sektor

4 HISTORIEN OM SVARUT

5 Innbyggere, næringsliv og organisasjoner Felles prosesstilnærming digitale tjenester Tjenestebeskrivelse Elektronisk skjema/ dialog Saksbehandling Vedtak/ Svar KS SvarUt Elektronisk dialog Politisk behandling ID Hvorfor KS SvarUt? Kommunenes behov Forventninger fra målgruppene (innbyggere, næringsliv og organisasjoner) Regjeringens mål/krav

6 Historien om SvarUt det startet i Bergen 2010 Beslutning om å starte elektronisk utsending 2011 Startet med utsending - først til norge.no, overført til Altinn i Overlevert til KS som grunnlag for etablering av felleskomponent Alle tjenesteområder har mulighet for elektronisk og sentralisert utsending. > utsendinger i 2013 > totalt siden oppstart.

7 KS SvarUt 2011 Søknad til FAD om midler til prosjektet 2012 Startet arbeid med etablering av KS SvarUt. Etablert avtaler, standardiserte grensesnitt, utviklet ny komponent og startet pilot (sentral drift). Pilotering i følgende kommuner: Sørum kommune Lyngdal kommune Trondheim kommune Røyken kommune (D-IKT) Sør-Trøndelag fylkeskommune Oslo kommune v/kemneren Finnmark fylkeskommune 2013 (høst) Prosjekt avsluttet Overlevert for forvaltning og videreutvikling

8 SVARUT I DAG

9 Kommunal felleskomponent SvarUt En løsning for å kunne sende utgående post fra kommunen i et elektronisk format og som sentralisert løsning for utsending av vanlig brevpost SvarUt loggfører, overvåker og kontrollerer

10 Kommuner med avtale per 17. september Agdenes kommune Alta kommune Aure kommune Averøy kommune Bergen kommune Bodø kommune Bærum kommune Drammen kommune Eide kommune Finnmark fylkeskommune Fjell kommune Frogn kommune Frosta kommune Fræna kommune Gjemnes kommune Halden kommune Halsa kommune Hamar kommune Harstad kommune Hemne kommune Hitra kommune Jevnaker kommune Kongsberg kommune Kragerø kommune Kristiansand kommune Kristiansund kommune Lyngdal kommune Malvik kommune Meråker kommune Nesset kommune Nord Trøndelag Fylkeskommune Notodden kommune Oppdal kommune Orkdal kommune Oslo kommune Rana kommune Rennebu kommune Rindal kommune Rollag kommune Rygge kommune Røyken kommune Sandnes kommune Selbu kommune Skaun kommune Skedsmo kommune Smøla kommune Snillfjord kommune Stavanger kommune Stjørdal kommune Sunndal kommune Surnadal kommune Sør-Trøndelag fylkeskommune Sørum kommune Telemark fylkeskommune Tingvoll kommune Tinn Kommune Troms fylkeskommune Tromsø kommune Trondheim kommune Tydal kommune Vanylven kommune Vest-Agder fylkeskommune Ås kommune KS

11 Kommuner med avtale ordinær drift Bergen kommune Bærum kommune Finnmark fylkeskommune Lyngdal kommune Oslo kommune Røyken kommune Sandnes kommune Skedsmo kommune Stjørdal kommune Sør-Trøndelag fylkeskommune Sørum kommune Tinn kommune Trondheim kommune Vanylven kommune

12 Ulike typer forsendelser Forsendelser i 2014 Papir: 72 % Elektronisk: 28 % Typer forsendelser Skoleskyss Byggesaker Parkeringsbevis Varsel til elever Kemnerkontoret Barnehageplass Generelle saker (all post sendes her) Gevinster Elektronisk forsendelse Papir forsendelse Priser Kvalitet Saksbehandling Kortere saksbehandlingstid Økt automatisering Sporbarhet Dokumentforvaltning Vi gir ordet til Torbjørn Moen i Oslo kemnerkontor

13 Forsendelser gjennom SvarUt 2014 Per 27.05

14 SvarUt kost/nytte Generelle kostnadselementer: Merknader Kostnad per årsverk, inkl. sosiale omkostninger (kr): Antall timer per årsverk: Antall forsendelser per år: Andel digitale forsendelser i SvarUt: 25 % 1 Kostnadselementer forbundet med utskrift, konvoluttering, frankering m.m: Uten SvarUt Med SvarUt Merknader Tid for utskrift konvoluttering, frankering, m.m per forsendelse (minutter): Kostnader for papir, konvolutter, m.m per forsendelse (kr): ,4 Gjennomsnittelig porto per forsendelse (kr): ,6 Kostnader per forsendelse sendt som brevpost: Uten SvarUt Med SvarUt Besparelse Lønn: Produksjonskonstnader: Porto: Totalt per forsendelse Uten SvarUt Med SvarUt Besparelse Totalt per år: Merknader: 1) Andel digitale forsendelser er basert på erfaringstall (25 % per ). 2) Tid for utskrift, konvoluttering, m.s er basert på erfaringstall fra Bergen kommune 3) Kostnader for papir, konvolutter, m.m uten SvarUt er basert på erfaringstall fra Bergen kommune 4) Kostnader for papir, konvulutter, m.m med SvarUt er basert på erfaringstall (Kr 5.70 per ). 5) Porto uten SvarUt er basert på Postens portosatser for 80 % A-post med erfaringstall for vekt (Kr 13,- per ). 6) Porto med SvarUt er basert på erfaringstall (Kr 7,50 per ). T i l r e g n e a r k e t

15 Spørsmål?

16 FUNKSJONALITET

17 KS SvarUt Hensikten er å foreta en rimelig, effektiv og sikker formidling av dokumenter med innbyggere, private virksomheter, offentlige virksomheter og andre KS SvarUt sørger for forsendelse til mottaker, via meldingstjeneste i Altinn eller via sentral utskriftsleverandør

18 Men hva er SvarUt?

19 Veien fra saksbehandler til mottakerens postkasse

20 Trinn for trinn Innsending Integrasjon med fagsystemer og/eller sak- og arkivsystem. Kan også benytte manuelt grensesnitt særlig for test. 2. Validitetssjekk av forsendelsen Fullstendig adresseinformasjon, syntaktisk korrekt organisasjons- eller fødselsnummer, korrekt PDF-format 3. Lagring Forsendelsen lagres i forsendelsesarkivet 4. Vurdering om forsendelsen kan skje elektronisk Sendes Altinn dersom fødsels- eller organisasjonsnummer eksisterer i Altinn og mottaker har godkjent bruk av meldingstjenesten. Dersom forsendelsen ikke kan skje elektronisk, sendes det hele til utskrift og postlegging som ordinær brevpost (punkt 7).

21 Trinn for trinn Altinn-meldingsboks Meldingen er tilgjengelig for innbygger i Altinns meldingsboks med tekst basert på forsendelsesdata og predefinert meldingstekst fra kommunen og tilhørende lenke til dokumentet i forsendelsesarkivet. Varsel om meldingen sendes fra Altinn som SMS eller e-post. 6. Lesing i Altinn Hvis innbygger følger lenken i Altinn-meldingen vil nedlastning av den aktuelle filen fra KS SvarUts forsendelsesarkiv starte og meldingen vil bli markert som "lest". Forsendelsen markeres som utført når nedlastningen er fullført. Merk at filen fortsatt vil være tilgjengelig i forsendelsesarkivet i 3 måneder for senere nedlastinger. 7. Send post Om meldingen ikke er lest i Altinn innen 2 virkedager vil prosessen gå videre til levering per brevpost. Det samme skjer om metainformasjonen som følger forsendelsen inn i KS SvarUt ikke inneholder tilstrekkelig informasjon (organisasjonsnummer eller fødselsnummer) til å formidle varselet gjennom Altinn.

22 Spørsmål?

23 DEMONSTRASJON AV FORSENDELSE

24 Case: Invitasjon til informasjonsmøte om SvarUt Storevik kommune har besluttet å innføre SvarUt Ønsker å informere innbyggerne om dette Inviterer til informasjonsmøte (helt unødvendig, egentlig ) Skriver brev og vil sende dette gjennom SvarUt

25 Case: Invitasjon til informasjonsmøte om SvarUt Vi har ikke noe sak/arkiv og sender dette manuelt gjennom SvarUt Til

26 30 MINUTTERS KAFFEPAUSE OG UTSTILLERVANDRING

27 Steinar Brun ENKEL TEKNISK GJENNOMGANG

28 Åpen programvare Javascript og Java Biblioteker og komponenter jquery og Backbone på klientsiden Jetty, Spring, Akka og MongoDB på serversiden VM-bokser av Vagrant, og alle miljøer rulles ut på og oppgraderes ved bruk av Puppet. Dokumentasjonen er tilgjengelig for kommuner med avtale

29 SvarUt Lastbalanserer med Apache webserver Akka-cluster bestående av 1 eller flere Jetty applikasjonservere Filserver med MongoDB database

30 Grensesnitt eksponert av KS SvarUt Grensesnitt benyttet av KS SvarUt Mottaker Avsender Nedlastingsservice Forsendelsesservice Forvaltningsweb KS SvarUt Altinn ID porten Administrasjonsweb Utskrift Administrator Kryptering All trafikk, både mot web-sider og tjenester, beskyttes med https/ssl og KS SvarUts server-side sertifikat. Det anvendes ikke klientsertifikater.

31 ALTINN

32 Spørsmål?

33 Steinar Brun GRENSESNITT OG STATUSER

34 Fagsystemer med integrasjon mot SvarUt Avsender (kommune) Sak- og arkivsystem, gjennom ekspederingsmodul Evry/ePhorte Evry/ESA7, ESA8 SI/360 SI/DocuLive *ACOS/Websak Egne løsninger i kommuner Skoleskyss (Finnmark fylkeskommune) Manuell opplasting - InfoUt (Oslo kommune, kemneren) EMU/BizTalk (Sør-Trøndelag fylkeskommune) Fagsystemer Agresso (Visma)

35 Grensesnittet fra fagsystem til SvarUt For utsending av forsendelser via KS-SvarUt benyttes en SOAP-basert web service (WSDL). Denne servicen mottar forsendelsen og relevante metadata, og besørger videre ekspedering.

36 Innholdet i meldingen Felt Beskrivelse Validering Mottaker PrivatPerson eller Organisasjon, full adresse må være utfylt, for sending til Altinn må orgnr/fødselsnr være utfylt. Avgivende system Identifikator som identifiserer systemet som gjør webservice kallet, vil blant annet kunne benyttes for statistikk og feilsøking. Ikke obligatorisk felt. Tittel Tittel på forsendelsen. Tittel blir vist i tittelfeltet på melding til Altinn, og i listen over innkommende meldinger. Må være utfylt Konteringskode Kode som beskriver faktureringskonto for forsendelsen. Kan benyttes for å gruppere meldingsstatistikk gjennom forvaltningsløsningen, og sendes videre til printleverandør. Printkonfigurasjon Konfigurasjon for hvordan dokumentet skal printes, dobbeltsidig, fargeprint, A-Post, B-Post ^[a-za-z0-9\\-]{0,20}$ Liste med pdf filer Rekkefølgen er rekkefølgen de kommer i brevet. Filnavn er for intern bruk, må være unikt i en forsendelse. Mimetype må være application/pdf. Kun det som blir støttet nå.

37

38 Statuser tilbake retrieveforsendelsestatus Henter status for en forsendelse. En forsendelse kan ha en av tilstandene beskrevet under: Tilstander (normalløp): Mottatt Et kall mottatt på forsendelses-service. En id blir tildelt forsendelsen. Akseptert Meldingen er validert og forsendelsesfil dannet. Varslet Et varsel om forsendelsen er sendt til varslingstjenesten. Sendt digitalt Forsendelsen er blitt sendt kun digitalt (ikke på papir) Lest En forsendelse er lest når hele forsendelsesfilen er lastet ned av mottaker. Sendt print Forsendelsen er blitt overført til printleverandør Printet Kvittering mottatt fra printleverandør eller manuell print bekreftet Tilstander (unntak): Avvist Forsendelsen er ikke validert pga. manglende/korrupt metadata, eller fordi forsendelsesfil ikke kunne dannes. Manuelt håndtert Forsendelsen er manuelt avsluttet, f.eks. pga en feilsituasjon.

39 Informasjon fra utskriftsleverandør Antall sort/hvit sider Antall fargesider Antall konvoluttert automatisk Antall ekstra-ark automatisk Antall konvoluttert manuell Antall ekstra-ark manuell Vekt Produksjonskostnad Porto Konteringskode

40 Spørsmål?

41 Steinar Brun KONFIGURERE SVARUT

42 Pålogging skjer via ID-porten Send fullt fødselsnummer (11 siffer) til for å få tilgang Alternativt som SMS Eller i telefonsamtale KS oppretter organisasjonen og gir lokal administrator tilgang Lokal administrator kan senere gi flere personer i kommunen tilsvarende tilgang

43 Pålogging i produksjon Adresse: Velg e-id tilbyder MinID med PIN-kode fra kodebrev eller engangskode som SMS BankID Buypass Comfides Følg prosedyren for valgt e-id tilbyder

44 Pålogging i testmiljøet 1. Adresse 2. Logg inn med MinID! 3. Tast «fødselsnummer» og passord Kun fiktive fødselsnummer KS deler ut «fødselsnummer» 4. Klikk [Neste] 5. Klikk «Bruk kode fra PIN-kodebrev» 6. Tast inn PIN-kode Du blir nå logget inn i SvarUt og Altinns testmiljøer Du kan ikke benytte BankID, Buypass eller Comfides! Vi logger inn i testmiljøet! Vi logger inn i produksjon!

45 Forvaltningsweben en oversikt 7 menyvalg på sort bunn øverst: KS SvarUt: Statistikker over forsendelsene fra organisasjonen Forsendelser: Liste over alle forsendelser Manuell print: For utskrift av dokumentene, dersom Sentral utskriftsleverandør (Grafisk Digital) ikke er valgt Send forsendelse: Manuell forsendelse utenom fagsystem (sak/arkiv) Konfigurasjon: Definisjon av tilganger, tekster, servicepassord m.m. Hjelp: Diverse hjelp-informasjon Fødselsnummeret: Utlogging

46 Konfigurasjon Klikk [Konfigurasjon] Klikk avsender til venstre (vanligvis kun én)

47 Konfigurasjonsmenyen Menyen Forside: Tekster på første side i forsendelsen Varsling: Meldingene fra Altinn til mottaker Print: Valg av printleverandør Servicepassord: For sammenkopling av sak/arkiv (eller annet fagsystem) Tilganger: Definerer flere lokale administratorer

48 Konfigurasjon av Forside - siden foran første side i forsendelsen Avsender: Navnet på kommune/ fylkeskommune - obligatorisk Adresselinje 1-3 ikke obligatorisk Postnummer - obligatorisk Poststed obligatorisk Forsidetekst: Fremkommer som fast tekst på forsiden

49 Forside eksempel fra Oslo kemnerkontor

50 Konfigurasjon av Varsling - teksten i meldingen fra Altinn Her konfigureres innholdet i meldingene som sendes fra Altinn Varslingstjeneste: Altinn er eneste varslingstjeneste i dag Avsendertekst: Navnet på kommunen Ekstra tekst: Plasseres til slutt i varslingsmeldingen Disse feltene benyttes for å lage standard meldinger i Altinns meldingsboks, i SMS-varselet og i e-postvarselet.

51 Konfigurasjon av Print - valg av printleverandør Vi har avtale med Grafisk Digital. Alternativet er manuell print i egen kommune. Bruk manuell print når du skal teste! Når kommunen går i ordinær produksjon: Husk å bytte til Grafisk Digital Gi beskjed til svarut@ks.no!

52 Konfigurasjon av Servicepassordet - for å kople sak/arkiv (og/eller andre fagsystemer) til SvarUt For å kople sak/arkiv til SvarUt må disse identifisere seg med Brukernavn = Avsendernavn (her «0301_oslo_kem») Passord genereres ved å klikke på [Generer nytt servicepassord] OBS!! Dersom du klikker [Generer nytt ] må nytt passord defineres også i sak/arkiv!

53 Konfigurasjon av Tilganger - for å gi flere personer tilganger til forvaltningsweben (dette nettstedet) Tilgang kan gis til hele organisasjonen eller (som her) for en konkret avsender (0301_oslo_kem) Skriv inn navnet og fullt fødselsnummer (11 siffer, ingen andre tegn)

54 Begrenset tilgang Det kan opprettes brukere med begrenset tilgang Knyttet til avsendere (ikke organisasjonen) Får kun tilgang til «Send forsendelse»

55 Spørsmål?

56 DEMONSTRASJON AV KONFIGURASJON

57 Vi konfigurer 0003_storevik Nylig opprettet i testmiljøet Vi definerer informasjonen til Følgebrevets forside Varlingsmeldingene i Altinn Valg av utskriftsleverandør Servicepassordet Tilganger Til

58 10 MINUTTERS BENSTREKK OG BYTTE AV SESJON

59 Steinar Brun OPPFØLGING AV FORSENDELSER OG MANUELL PRINT

60 Oppfølging av forsendelser Kan søke en enkelt forsendelse ved forsendelsesid Kan søke innenfor tidsrom, avsender, status, mottaker, osv Kronologisk liste over forsendelser

61 Oppfølging av forsendelser - detaljer Detaljer om forsendelsen Detaljert historikk Lokale adm. har færre tilganger

62 Manuell forsendelse Benyttes dersom det ikke er mulig å sende via sak/arkiv (eller andre fagsystemer) Eksempel fra Oslo kommune: Kemnerkontoret benytter Sofie (som alle andre kommuner) Sofie kommuniserer ikke med SvarUt Saksbehandler sender derfor forsendelsen manuelt Oslo kommune har eget grensesnitt InfoUt Samme grensesnitt i SvarUt under «Send forsendelse»

63 Manuell print For kommuner som ønsker å kjøre noen testforsendelser før ordinær drift For kommuner som ikke ønsker å benytte Grafisk Digital Ingen per i dag!

64 Hjelp All brukerdokumentasjon Dokumentasjon for de som utvikler grensesnitt (sak/arkiv og fagsystemer) Systemdokumentasjon Versjonsmerknader

65 Spørsmål?

66 Steinar Brun HVORDAN KOMME I GANG?

67 6 enkle trinn 1. Kommunen kontakter leverandør av sak/arkivsystemet Behov for ekspederingsmodul 2. Avtale mellom kommunen og KS 3. oppretter kommunen som bruker og gir tilgang til lokal administrator 4. Kommunen foretar enkle konfigurasjoner og genererer servicepassord (enkelt!!) 5. Sak/arkiv-leverandøren bruker servicepassordet for å knytte systemene sammen 6. Kommunen gir beskjed til om at kommunen skal gå i ordinær drift og at Grafisk Digital skal starte utskrift.

68 Avtalen med KS Avtalesettet består av Avtalen Bilag 1: Beskrivelse av tjeneste og funksjonalitet. Bilag 2: Teknisk grensesnitt Bilag 3: Databehandleravtale Bilag 4: Kontaktpersoner Bilag 5: Kostnader Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 7: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelse Rutinen for avtaleinngåelse 1. KS sender avtalesettet på forespørsel 2. Kommunen fyller ut bilag 4 (kontaktpersoner og fakturaadresse) 3. Kommunen signerer Avtalen 4. Kommunen skanner alt og sender dette til SvarUt@ks.no 5. KS signerer og returnerer avtalen

69 Andre forberedelser i kommunen SvarUt er bare en ny kanal for ekspedering av forsendelser SvarUt krever få eller ingen rutineendringer i kommunen Kommunene velger ulike strategier for utrulling Sektor for sektor? Hele organisasjonen? SvarUt krever ikke endringer for mottakerne - kan unnlate å lese digitalt Begrenset behov for informasjon til innbyggere og virksomheter

70 Steinar Brun KS SVARUT 2.0

71 KS SvarUt videre utvikling KS skal videreutvikle KS SvarUt til en robust meldingsformidler for norske kommuner og fylkeskommuner.

72 Delprosjekt 5: Samkjøring med Sikker Digital Post (DIFI) - Innbyggerpost

73 Forsendelse Utskrift og forsendelse Kommune Forsendelse KS SvarUt og forsendelsesarkiv Lenke til forsendelse Altinn Lenke til forsendelse Næringsliv Digital kontaktinformasjon med reservasjonsstatus Forsendelse Lenke til forsendelse Innbygger Statlig virksomhet Digital Kontaktinformasjon med Reservasjonsstatus Oppslagstjeneste Kontaktinformasjon og reservasjon Meldingsformidler Forsendelse Postkasse Forsendelse Forsendelse Sikker digital posttjeneste

74 Difi om SvarUt: KS SvarUt vil kobles til Sikker digital post til innbygger slik at innbygger, når de har valgt digital postkasse, vil få lenke til brevet i sin digitale postkasse, i stedet for i Altinn. Denne tilkoblingen håndteres av Difi og KS/, og kommunene som har tatt SvarUt i bruk vil få en sømløs overgang. 11. juni

75 Nivå4 i SvarUt

76 SvarInn post til kommunen Hvordan motta post som importeres direkte i sak/arkiv? Hvilke krav sendes til avsender? Starter med post fra kommuner med SvarUt.

77 Steinar Brun OPPSUMMERING

78 Brukerstyrte organer i SvarUt Brukermøter Arrangeres 4-6 gange per år, eller etter behov Alle kommuner med avtale inviteres Faglige foredrag, gjerne fra eksterne aktører Status og diskusjon Koordinerings- og prioriteringsrådet Medlemmer fra kommunene og andre aktører med tilknytning til SvarUt Prioriterer videreutviklingsaktivitetene og beslutter idriftsetting

79 Spørsmål? Kommentarer? Innspill? Tilbakemeldinger på kurset?

80 Lykke til med bruk av SvarUt! Hilsen fra