Web-TA Brukermanual Schenker AS

Transkript

1 Web-TA Brukermanual

2 INNHOLD HVA TRENGER DU FOR Å BRUKE WEB-TA? 3 HVORDAN LOGGER MAN SEG PÅ WEB-TA? 3 HVOR REGISTRERER MAN EN SENDING? 5 REGISTRERE EN SENDING 6 TILGJENGELIGE MALER 6 SENDINGSREFERANSER 6 ADRESSER 6 VARELINJER 7 TRANSPORTTJENESTER 8 FRAKTBETALER 9 SENDINGSOVERSIKT 10 SLIK FINNER DU REGISTRERTE SENDINGER. 11 STATUSKODER I SENDINGSOVERSIKTEN 12 UTSKRIFT AV ETIKETT FOR EN SENDING 12 OVERFØRE SENDINGSINFORMASJON TIL SCHENKER 14 SENDINGSSTATUS 15 STATUSKODER SOM VISES I WEB-TA 15 REGISTRERE EN +HENTING 16 TILGJENGELIGE MALER 16 SENDINGSREFERANSER 16 ADRESSER 16 SLETTE EN SENDING 19 HISTORIKK & RAPPORTER 19 INNSTILLINGER 20 KONTOINNSTILLINGER 20 ADRESSE INFORMASJON 20 SKRIVERINNSTILLINGER 21 SKRIVERINNSTILLINGER AVANSERTE INNSTILLINGER 22

3 Hva trenger du for å bruke Web-TA? Din PC må ha installert Adobe Acrobat Reader dersom utskrifter av etiketter/dokumenter skal fungere hos deg. Dersom du ikke har Adobe Acrobat Reader kan dette lastes ned fra Din PC må være tilknyttet internett. Printer for A4 ark og eventuelt en egen printer for merkelapper/etiketter. Thermoetiketter skal være standard transportetikett (102 mm x 192 mm) Det finnes egne A4 ark som kan brukes for utskrift av transportetikett, dette fås kjøpt av de store leverandørene i Norge for kontorrekvisita. Hvordan logger man seg på Web-TA? Ved å bruke myschenker sin bruker id og passord kan man gå til eller Web-TA vil da være et eget valg fra menyen i myschenker.

4 Dersom man vil logge seg inn uten å gå via myschenker så kan man gå direkte til Felles for alle er at man bruker myschenker sin bruker id og passord, for direkte pålogging må man i tillegg ha firma id.

5 Hvor registrerer man en sending? Velg menyen SENDINGSBEHANDLING eller velg REGISTRERE NYE SENDINGER fra HJEM skjermen. Web-TA kommer ferdig med 3 maler. En mal er forhånds utfylt med informasjon slik at sendingen skal være lettere å registrere. Avsender, produkt og kundenummer ligger inne. Maler som er definert er: STYKKGODS - brukes for vanlig gods/pakker som skal hentes hos deg som avsender +HENTING TILBAKE - brukes for retur sendinger til deg +HENTING VIDERE - brukes når Schenker skal hente et annet sted enn hos deg som avsender og skal sendes videre.

6 Registrere en sending TILGJENGELIGE MALER Velg mal STYKKGODS dersom dette ikke er valgt SENDINGSREFERANSER Fyll inn referanser etter eget ønske, for eksportsendinger er Avsenders ref. obligatorisk. ADRESSER For å velge Mottaker kan man enten velge fra adresseboken ved at man fyller inn deler av navn, kundenummer, poststed el.

7 Er ikke mottaker i adresseboken fra tidligere velger man Ny/annen adresse og fyller inn feltene. Felter som er obligatoriske for at en mottaker skal lagres i adresseboken og for at sendingen skal godkjennes er: ID, Firmanavn, Adresse linje 1, Postnummer, Poststed og Land. Velg deretter Lagre i adresseboken og mottaker vil lagres når sendingen lagres. VARELINJER Antall og vekt er obligatoriske felter. Volum anbefales å bruke og vi anbefaler også at man er så nøyaktig som mulig når man fyller inn vekter og evt. volum. NB! vekt angis i hele kg og volum i dm3, dersom lengde, bredde og høyde vises i bildet skal dette angis i dm. For eksport sendinger skal vekt angis i kg men volum i m3, dersom lengde, bredde og høyde vises i bildet skal dette angis i dm.

8 Ønsker man flere varelinjer kan dette gjøres ved å velge Legg til ny godsrekke. TRANSPORTTJENESTER Dersom man ønsker tilleggstjenester eller å endre produkt el så gjøres det under TRANSPORTTJENESTER.

9 FRAKTBETALER Sendinger i Norge eller eksport kan være avgjørende for hvilke felter som er synlige og obligatoriske. Uavhengig av transporttjeneste så må et kundenummer gis. Sendingen er ferdig og kan lagres eller man kan velge å skrive ut etiketter samtidig. En bekreftelse på at sendingen er lagret ok og valg om å lage flere eller gå til SENDINGSOVERSIKT vises.

10 SENDINGSOVERSIKT I SENDINGSOVERSIKT finner du alle sendinger som er laget/registrert i Web-TA men ikke overført til Schenker. Her kan man skrive ut etiketter, frakt dokumenter og transportliste. For å gå til SENDINGSOVERSIKT gå til menyen SENDINGSBEHANDLING og velg undermeny SENDINGSOVERSIKT. Det er også mulig å velge SENDINGSOVERSIKT direkte fra HJEM skjermen. Du kan også velge SENDINGSOVERSIKT direkte fra HJEM skjermen.

11 Slik finner du registrerte sendinger. I SENDINGSOVERSIKTEN finnes det mange felter for å søke etter sendinger. Velg det som passer for deg. Det er mulig å velge flere kriterier. Etter at du har valgt hva du vil søke etter kikker du på Søk. Dersom du ikke velger noe men bare klikker Søk får du opp alle registrerte sendinger som ligger i SENDINGSOVERSIKTEN. Fra denne oversikten kan man fjerne/slette sendinger eller kopiere en sending. Skreve ut etiketter og transportdokumenter for Stykkgods og Partigods og man kan bestille +Hentinger (retur/videre sendinger)

12 Statuskoder i SENDINGSOVERSIKTEN OK FRAKTDOKUMENTER SKREVET UFULLSTENDIG = Sendingen er laget og lagret uten feil eller mangler = Utskrift av etiketter på sendingen er foretatt = Sendingen inneholder feil eller mangler NB! Sendinger som du finner i SENDINGSOVERSIKTEN er ikke overført eller synlig for Schenker. Utskrift av etikett for en sending I SENDINGSOVERSIKT marker den sendingen du vil skrive ut etikett for, eller marker flere. Dersom du vil skrive ut etiketter for alle sendinger kan du bruke knappen Marker alle. Etter at sendingen er markert veler du Fraktetikett. Etiketten vises og kan skrives ut på valg skriver. Sendingen vil få ny status

13 For utskrift av etiketter for en Partigodssending vises også Partigods fraktbrev. Begge skal skrives ut da det skal følge sendingen til mottaker. Partigods fraktbrev må ikke forveksles med Transportliste. Denne må også skrives ut i tillegg.

14 Overføre sendingsinformasjon til Schenker For at en sending skal overføres til Schenker må fraktetiketter være skrevet ut og man må ha en transportliste tilgjengelig. Når Transportliste blir valg overføres sendingen og den forsvinner fra SENDINGSOVERSIKTEN. Den vil da legge seg i SENDINGSSTATUS for videre oppfølging. Listen vises for utskrift og blir skrevet i 2 eksemplarer. Dersom det er flere sendinger så vises disse i samme liste.

15 SENDINGSSTATUS Alle sendinger som er overført til Schenker ligger i SENDINGSSTATUS. Her kan man følge hva som skjer med sendingen videre i transporten. Når sendingen får en ny status hos Schenker så oppdateres også Web-TA. Statuskoder som vises i Web-TA Overført Ankommet terminal Lastet for utkjøring Utlevert Bestilling sendt NB! Statuskoder kan avhenge av produkt og hvilke tjenester som er tilknyttet din konto. I tillegg til å følge transport statuser i Web-TA finnes det link til Schenker sine sporingssider for hver enkelt sending.

16 Registrere en +HENTING TILGJENGELIGE MALER Velg mal +HENTING TILBAKE eller +HENTING VIDERE SENDINGSREFERANSER Fyll inn referanser etter eget ønske, for eksportsendinger er Avsenders ref. obligatorisk. ADRESSER Avsender/oppdragsgiver er den som bestiller sendingen, ditt firma. For +HENTING TILBAKE vil det også være ditt firma som er Mottaker av sendingen. Henteadresse vil være der Schenker skal hente sendingen. For Henteadresse er Kontaktperson, Telefonnummer og E-Postadresse obligatoriske felt. Dette for at Schenker skal kunne henvende seg til rett person når de skal hente sendingen. Schenker anbefaler også at man bruker Avsenders referanse slik at det blir enklere for alle parter at Schenker får med riktig sending. Er ikke mottaker eller henteadresse i adresseboken fra tidligere velger man Ny/annen adresse og fyller inn feltene.

17 Informasjon om antall kolli, vekt volum etc. fylles ut slik som for ordinære sendinger. Det som skiller en +HENTING fra en ordinær sending er hvordan den overføres til Schenker. Det skal ikke skrives ut etiketter eller transportliste for +HENTING sendinger. Dette gjøres av Schenker og sjåfør har med dette når vi henter sendingene.

18 Nederst i registreringsbildet under ANNET er det et felt for ønsket hentedato. Dersom dette ikke fylles ut skal Schenker behandle denne som en innhenting neste virkedag. Du har derimot mulighet til å sette dato 14 dager frem i tid (unntatt helligdager, lørdager og søndager) Etter at valgt dato er satt sluttfører man sendingen med å trykke på Bestill. Sendingen blir ikke lagret i SENDINGSOVERSIKTEN men legger seg direkte i SENDINGSSTATUS med status Bestilling sendt.

19 Slette en sending Det er mulig å slette/fjerne en sending så lenge den ikke er overført til Schenker. Finnes sendingen i SENDINGSOVERSIKT kan man slette/fjerne. Ønsker man å endre innhold for en sending, for eksempel ble det flere kolli, skal adressen til mottaker endres eller det er en annen kontaktperson, kan dette gjøres ved at man klikker på sendingsnummeret til den aktuelle sendingen. Registreringsbildet vises og man kan endre på det man måtte ønske. NB! Dersom man har skrevet ut etiketter så må man huske å gjøre det på nytt etter endringen. Finner du sendingen i SENDINGSSTATUS er den overført til Schenker og det er ikke mulig å fjerne/slette eller endre på noe i Web-TA. Da må man ta kontakt med Schenker slik at vi kan gjøre dette. kundesenter@dbschenker.com HISTORIKK & RAPPORTER Alle sendinger som blir registrert finnes i SENDINGSSTATUS og flyttes til HISTORIKK & RAPPORTER 60 dager etter at de har fått status UTLEVERT. Dersom det er mange sendinger i STATUS bildet kan disse flyttes til HISTORIKK, det kan være med på å forenkle kontrollen på sendinger. Bruk ett eller flere kriterier for å finne den sendingen du er ute etter eller søk på sendinger i en periode.

20 INNSTILLINGER Under INNSTILLINGER kan man endre på kontoinformasjon, brukere adresseboken, maler etc. Her ligger alt som har med hvordan systemet virker og hva brukerne kan se og gjøre. KONTOINNSTILLINGER Her kan man gjøre visse endringer i hvilken profil brukeren skal ha, hvilke filtre (søkekriterier) som skal vises for brukeren og hvilket språk Web-TA sine menyer skal ha. ADRESSE INFORMASJON Denne tilhører brukeren og ikke nødvendigvis Firma som eier kontoen. NB! Malene henter sin informasjon om avsender fra Adresseboken og ikke herfra.

21 SKRIVERINNSTILLINGER Dersom det er koblet til en thermo etikettskriver så må dette angis i Web-TA her slik: Dersom man bruker funksjonaliteten fra LivePrint så må man også angi dette under Automatisk utskrift. For mer informasjon om LivePrint se på våre nettsider Har man ikke en egen skriver for etiketter kan man bruke vanlig printer. Angi da dette under SKRIVERINNSTILLINGER slik:

22 SKRIVERINNSTILLINGER Avanserte innstillinger For thermo etiketter skal Avanserte innstillinger ha disse verdiene: