GAUS - Søketjeneste for godkjenning av utenlandsk utdanning

Transkript

1 GAUS - Søketjeneste for godkjenning av utenlandsk utdanning Versjon Innhold Søketjeneste for godkjenning av utenlandsk utdanning (GAUS)... 1 Formål med tjenesten... 1 Hvem kan benytte tjenesten?... 1 Logge på GAUS... 2 Søke i GAUS... 2 Fritekstsøk... 2 Avansert søk... 2 Fasetter... 3 Sortering av søkeresultater... 3 Lagre eller dele et søk... 4 Visning av enkeltsaker... 5 Lagre bokmerke for sak... 5 Overføring av saker fra kildesystemene... 5 Overføring av saker fra FS... 5 Overføring av brukere fra FS... 6 Administrere overføringsjobben... 6 Oppdatering ved endring... 6 Merknad til saker fra NOKUT... 7 Formål med tjenesten Gaus gir saksbehandlere som jobber med godkjenning av utenlandsk utdanning tilgang å lese andre institusjoners behandling og vedtak. Med innsyn i hvordan andre behandler saker, for eksempel fra samme utdanningsinstitusjon som sak man selv har under behandling, vil man kunne spare tid, øke kvaliteten og bidra til å sikre likebehandling. Hvem kan benytte tjenesten? Det må gis eksplisitt tilgang til GAUS. For FS-institusjoner gis tilgang ved å tildele en saksbehandler rollen FS_GAUS i FS. Vedkommende blir deretter automatisk lagt over som bruker i GAUS. Institusjoner som ikke benytter FS får opprettet sine brukere gjennom kontakt med fssekreteriat@usit.uio.no.

2 Logge på GAUS Når tilgang er gitt, kan bruker logge seg på med Feide. Fra neste versjon vil også ID-porten kunne benyttes til pålogging. Innlogging gjøres fra Søke i GAUS GAUS har et enkelt fritekstsøk og et avansert søk. I tillegg kan man i søkeresultatet drille videre ned ved å klikke på aktuelle kriterier i venstremenyen (fasetter). Fritekstsøk I fritekstsøket får man treff i alle saker som på noe vis inneholder søkeordet. Ved søk i flere ord samtidig får man treff i saker som har minst ett av ordene. Avansert søk I det avanserte søket får man mulighet til å søke i spesifiserte felter, og til å bygge opp søk bestående av flere kriterier. Søk mot institusjoners navn gjør oppslag i bokmål-, engelsk- og nynorsknavn. I både nåværende navn og fra navnehistorikken. Alt etter som hvilket felt man søker i, tilpasses operatorvalgene. Der det er faste alternativer i Verdi, presenteres brukeren en forhåndsutfylt liste. For land vises kun de land det faktisk finnes saker fra. Det er mange felt det er mulig å søke i: merk at hvis man begynner å skrive i søkefeltet, kommer det opp forslag til felt som matcher. Skriver man dato, kommer alle felt som inneholder dato opp og kan enkelt velges.

3 Fasetter Når søk er utført, kan man i fasettene som vises i venstremenyen drille seg videre nedover i søkeresultatet. Ved f. eks å klikke på et institusjonsnavn, vises da kun saker fra denne institusjon, samtidig som de opprinnelige søkekriteriene holdes inntakt. Sortering av søkeresultater Når søkeresultat så presenteres, vil de sakene vises sortert etter Relevans. Saker der søkeord(ene) finnes i de mest sentrale feltene vises først: navn på person, ekstern institusjon, land, saksbehandlende institusjon mfl. Søker man etter et tall, vil alltid sak med denne Gaus-id vises først. Ved å endre sorteringskriterium, sorteres rekkefølgen på sakene direkte.

4 Lagre eller dele et søk Hvis man har satt opp et søk man ønsker å ta vare på til senere bruk, kan man lagre søket. Trykk på hjertet og angi navn. Når søket er lagret, gjenfinnes det under Favoritter i den horisontale toppmenyen. Søket kan også deles med andre. Velg del-ikonet til venstre for hjertet. URL som vises inneholder søket, og kan deles pr. e-post, eller den kan kopieres og limes inn i dokumenter.

5 Visning av enkeltsaker Fra søkeresultatet åpner man selve saken. Saken presenters med en ingress og med saksinnholdet sortert i fem lameller som åpnes eller lukkes etter ønske. Lagre bokmerke for sak Ved å trykke på hjertet, lagres saken i Favoritt-menyen. Overføring av saker fra kildesystemene Overføring av saker fra FS Fra FS overføres saker automatisk fra Godkjenningsmodulen, der eksternstudier som inngår i saken er fra utenlandsk lærested. Det overføres kun saker tilknyttet Felleskoder for Sakstype og Sakstatus. Kodene må være aktiv og ha Eksport GAUS =J.

6 Dokumenter som er eksplisitt knyttet til saken, og som i tillegg har Send GAUS =J, blir overført. Det overføres saker som er nyere enn Overføring av brukere fra FS Tilgang til GAUS gis ved å tildele en saksbehandler rollen FS_GAUS i FS. Administrere overføringsjobben Selve overføringen adminstreres fra FS-klienten: Modul for Godkjenningssaker Bilder Initier jobb for overføring til GAUS. Man må ved første gangs overføing velge 'Initier jobb' og la denne få kjørt en gang. Nye saker og endringer i overførte saker blir deretter fanget opp av jobben, eller man kan tvangskjøre. Oppdatering ved endring Når saker endres i FS etter at de er overført til GAUS, vil GAUS også oppdateres automatisk. Hvis endringen er slik at saken ikke lenger oppfyller eksportkriteriene, slettes den automatisk fra GAUS.

7 Merknad til saker fra NOKUT Saker fra NOKUT er pr. april 2014 ikke overført GAUS