SvarUt Bodø kommune. Kontaktkonferansen Arkiv i Nordland 6.mai

Transkript

1 SvarUt Bodø kommune Kontaktkonferansen Arkiv i Nordland 6.mai

2 Hva skal jeg snakke om Organisering Mål og milepæler Sjekkliste

3 Kommunikasjon og service Kommunikasjon, arkiv og servicetorg samlokalisert høsten 2014 Service til sammen 23,6 årsverk 5 jobber med ledelse og saksbehandling 9 i servicetorg 1,5 i turistinformasjon 8,5 i arkiv

4 Hvordan startet arbeidet med svarut Rådmann var ikke fornøyd med resultatet etter forbrukerrådets undersøkelse i 2013 Ble nedsatt tverrfaglig gruppe som skulle se på servicetilbudet Telefonhenvendelser E-posthenvendelser Fikk etablert et tverrfaglig samarbeid hos støttekontorene ut av siloene Mer fokus på digitale tjenester Merket oss svarut, digitale skjema og arbeidet med klart språk Dagstur til Oslo for å høre mer om KS svarut (10.februar 2014)

5 Prosjektorganisering Klart språk og digital kommunikasjon med innbyggere i Bodø kommune - tre delprosjekter som skal forbedre og effektivisere kommunikasjon med innbyggerne. Digitale skjema KS SvarUt Klart språk i kommunesektoren Bodø kommune som pilot i KS forprosjekt Prosjektet ble presentert og forankret i kommunens ledergruppe, men det ble ikke bevilget ekstra midler til prosjektet Tverrfaglig gruppe Konsekvens: Tar lang tid!

6 Visjon og mål Bodø kommune, - fremst i Nord-Norge innenfor kommunikasjon og service Mål for SvarUt Effektmål: Fremstå som moderne og effektiv kommune Kortere svartid Bedre service til innbyggere Færre henvendelser Besparelse av porto og papir Besparelse av miljø Kost/nytte hvordan tar vi ut effekten

7 Resultatmål: Tilby sikker digital kommunikasjon med innbyggerne i Bodø kommune (svarut i stedet for e-post som har vært mye brukt) Sporbart Kobles mot kontaktregisteret før 2016 Full digitalisering digitalt inn og digitalt ut

8 Oppgaver og milepæler Klart språk og digital kommunikasjon med innbyggere i Bodø kommune Tiltak Oppgaver Milepæler Ansvar SvarUt Oppgave Milepæler Kostna jun.1 ansvar der 4 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 SvarUt er avhengig av ephorte 5.0 Bjørn Inge test seputført! utfordinger er Geo-integrasjon og ephorte åpent kl.7.00 klart politisk utvalgsmodell til Gecko må løse utfordringen uke 32 Bestille SvarUt modul fra Evry Bjørn I og Ann-T 01.augOK utført Koble svarut og Ephorte Bjørn Inge 01.nov 31.des 15.feb Forhandle pris med leverandør SvarUt Bjørn Inge 01.augok utført avklare spørsmål som oppstår underveis og overføre svar til word dok. Spørsmål og svar Inngå signert avtale med svarutks Konfigurering SvarUt genere servicepassord -leveres tekniker sak/arkiv leverandør Kjersti Kjersti og Frode Ann-T og Bjørn I Ann-T og Bjørn I? utøres fortløpende 30.junutført! utført okt utført okt Søke statteetaten om online integrasjon med folkeregister Ann-T og Kjersti Ann- Tove sjekker 01.seputført! helt sikkert? Evry Infotorg for avtale om integrasjon Ann-T og sendt med folkeregister Kjersti 27.aug 01.sepmottatt svar fra infotorget Evry Evry Infotorg for avtale om integrasjon Ann-T og enhets/foretaksreg. Kjersti 01.sep lenken må på plass Kontaktregisteret DIFI -oppkobling Kjersti sendt e-post difi 11.nov SvarUt ordner dette for oss Utsnitt av milepælsarket

9 Viktige oppgaver som må sjekkes KS svarut Skrive under avtale få tilgang Konfigurere/logge inn Generere passord Lage forside hvis man ønsker det Integrasjon med folkeregisteret Endre fra manuell print til printleverandør Sak/arkivsystem Bestille svarut modul hos leverandør Evry har eget skjema som må fylles ut Sett av tid til testperiode Organisasjon Forankre prosjektet hos ledelsen Sette av tid til gjennomføring/prosjekt Presentere for brukere/saksbehandlere Hvor skal man begynne? Hvilke dokumenter kan ekspederes elektronisk Sjekk maler, elektronisk underskrift Sjekke rutiner og elektronisk signatur Kommunens eget postmottak i Altinn Hva med nåværende postordning Avklare hvem som har systemansvaret Teste og demonstrere bruk med fagkontor Følge opp utfordringer i forhold til fagkontor, adresselister, geointegrasjon osv.

10 Status i Bodø kommune I testperiode Har planlagt møte med teknisk avdeling, byggesak, byplan, geodatakontoret og parkeringsetaten den 21.mai for å demonstrere og teste Klar for produksjon Arkiv har systemansvar Fremover: Oppdatere og få skriftlige rutiner på plass parallelt med arbeidet med arkivplan Hvem er neste? Hva med eksiterende postordning Markedsføre/informere om resultatene til innbyggere