SvarUT i Trondheim kommune

Transkript

1 SvarUT i eller DDT Thor Kvatningen - it-rådgiver / /byarkivet Thor.kvatningen@trondheim.kommune.no

2 Fremtidig kommunikasjon med kommunen 2

3 SvarUt SMS 3

4 Altinn 4

5 Dokument sendt via SvarUT Følgebrev Brev Vedlegg 5

6 KS SvarUt prosjektet Testpiloter Pilotdrift /okt 2013 Sør Trøndelag fylkeskommune Sørum kommune Røyken kommune Oslo kemnerkontor Lyngdal kommune

7 Hvorfor digital post? Forventninger fra våre målgrupper (innbyggere, næringsliv og organisasjoner) Regjeringens mål/krav Kommunens ønske om digital samhandling Digitalt førstevalg 7

8 Regjeringens digitaliseringsprogram eforvaltningsforskriften Private og virksomheter skal få post fra forvaltningen i en sikker, digital postkasse, og få varsling på sms og e-post når de har mottatt digital post Du kan fortsatt velge papirbaserte løsninger hvis du ønsker det Men standardvalget skal være digitale løsninger For bedrifter vil digitale tjenester fullt ut erstatte papir i kommunikasjonen med staten

9 SvarUt avhengigheter Sak/arkivsystemet Fødselsnummer Organisasjonsnummer Postadresse Hos Altinn Privat Registrert e-bruker Mobiltelefon-nummer E-postadresse Virksomheter Registrer varslingstjeneste Deleger tilgang til medarbeidere Veiledninger 9

10 SvarUt - Forsendelseslogg Forsendelseslogg Lest 39 sekunder etter varsling er gjeldende verdensrekord 10

11 Erfaringer og tips 11

12 SvarUt trinnvis innføring Faktatall - 1. Kvartal utgående brev pr. måned 500 utg brev pr dag Forsiktig start med svarut Byggesak oktober 2013 Ferdigattest Melding om mottatt søknad Ca 10 brev pr. dag Byggesak mars 2014 full drift (90 maler) 1050 forsendelser 12

13 Utfordringer i postmottak Innkommende post Byggesak Registrer orgnr på virksomheter (ansv.søker) Registrer fnr på privatpersoner (tiltakshaver) Registrer som part i sak Digital dialog / skjema Få tak i orgnr / fødselsnr Nytt skjema byggesak 13

14 Utfordringer - byggesak kvalitetskontroll før ekspedering Arbeidsflyt med godkjenning Henter journalposter klar til ekspedering Fakturer gebyr Sjekk mottakere Eksterne / interne / kopimottaker Fnr/orgnr Gate- og postadresse Svensker Sjekk brev Kopimottakere (samme i brev og registrering) Ekspeder posten (jp-status=ef) 14

15 SvarUt - mengder oktober november desember januar februar mars 15

16 SvarUt - leveringer 16

17 Viktige problemstillinger ved digital post Per og Kari Nordmann, Nygata 1, 7000 trondheim Ole Olsen og Hans Hansen, Storbakken 47 og 49 org eller eller Et brev til flere mottakere En med kun e-post Resten til SvarUt Flettebrev til mange Intern enhet som ekst. mottaker (orgnr?) Intern enhet som kopimottaker (reg. som ekst. mottaker) Uoverensstemmelse mellom adr. i brev og folkeregister Firma med hovedktr og avd.ktr med samme orgnr 17

18 Hva er riktig adresse? Adresseregisteret i ESA? Adresse i søknaden? Adresse på part i sak? Folkeregisteret? Enhetsregisteret? Postadresse? Besøksadresse? 18

19 Digital utfordring For lite digital input Anmodning om ferdigattest oktober 100 totalt 22 sendt inn via KF skjema 78 på papir eller e-post 309 nye saker 429 Innkommende brev med søknad.. 29 innkommende fra byggsøk 19

20 Nytte Forenkle utsendinger Spare tid for sekretær Raskere svar Bedre service Spare porto Spare miljøet 20

21 Pilotperioden SvarUT - konklusjon Begrenset mengde dokumenter Teknisk løsning fungerer greit Lite feil Grei oversikt over de forsendelsene vi har ekspedert Vanskeligere å følge med når omfanget øker Behov for bedre verktøy for å øke omfanget vesentlig 21

22 Prøvehopperen Prøvehopperen er min helt han som lander på kulen han som faller på hoppkanten han som aldri blir plassert Prøvehopperen han som kjører opp sporet eller ikke tør sette utfor Lars Saabye Christensen 22