Forventninger til digitalisering. Sentrale byggeklosser for digitalisering av plan- og byggesaksprosessen.

Transkript

1 Forventninger til digitalisering. Sentrale byggeklosser for digitalisering av plan- og byggesaksprosessen. Fagdag fylkesøkonomi 9. januar 2018, Oslo Michael Pande-Rolfsen Prosjektleder plan, bygg og geodata

2 Innbyggerundersøkelsen 2017 Hva mener brukerne om offentlige tjenester?

3 Omdømme «Dagens løsning for byggesøknader kan sammenliknes med selvangivelsen i gamle dager, der man måtte samle opp masse dokumenter, sende inn etter beste evne, og håpe at alt ble rett.» Steinulf Hoel, tidligere Bygningssjef i Trondheim kommune Hele 40 prosent av byggesøknadene i Trondheim er i dag mangelfulle Oppfølgingen av de mangelfulle søknadene tar mye tid både for de som skal behandle søknadene og de som skal søke.

4 Digitalisering gir gevinster i kommunal sektor Gevinstområde Besparelse #1 Redusert tid til registrering av søknader i kommunen 14 årsverk/12 MNOK årlig #2 Mindre ressursbruk til oppfølging av mangelfulle søknader 105 årsverk/89 MNOK årlig #3 Mer effektiv veiledning til søkere 67,5 årsverk/57,4 MNOK årlig #4 Redusert arbeid med oppdatering av matrikkelen 52 årsverk/44,2 MNOK årlig #5 Mer effektive søknadsløsninger 150 årsverk/ 127,3MNOK årlig #6 Reduksjon av portokostnader 22,3 MNOK årlig TOTALT 388,5 årsverk/352,2 MNOK årlig

5 Tjenester, arbeidsprosesser og teknologi må sees i sammenheng Digitalisering = jobbe m organisasjonen og gjennomføre endringene

6 KS har sammen med statlige aktører og ressurspersoner fra kommunene utviklet sentrale byggeklosser som det lokale omstillingsarbeidet kan støtte seg til KS sin tilnærming til utvikling av digitale løsninger Forstå brukerbehovene Kartlegge dagens og fremtidige brukerreiser for innbyggere og saksbehandlere Definere en ny måte å jobbe på som møter behovene Kartlegge dagens og fremtidige arbeidsprosesser med utgangspunkt i brukerbehovene Lage digitale løsninger som understøtter den nye måten å jobbe på Utarbeide fellesløsninger og anskaffelsesunderlag som understøtter fremtidig tjenesteproduksjon

7 API API API Integrasjonstjenester og API Hele verdikjeden skal digitaliseres dugnadsarbeid! Søker Altinn plattform Arbeidsflyt Saksbehandler Byggesøknadsløsninger Byggesøknadsløsninger Byggesøknadsløsninger Byggesøknadsløsninger Meldingsboks Mellomlagring av «Skjema» under utfylling og arkiv Innsendingstjeneste Send inn «Skjema» Formidling kommune Distribusjon FIKS Valideringstjeneste Sjekk om «Skjema» er korrekt Status ebyggesak Kvittering Vedtak Fellestjenester BYGG

8 Eksempel på ny løsning fra Arkitektbedriftene og Ambita

9 Krav til BIM/IFC for byggesøknad/saksbehandling Validering av BIM/IFC til bruk for ramme/ett trinn og igangsetting Krav til tegninger Koordinatfestet tiltak Overføring av nye/endrede arealer til søknad Identifikasjon av etasjer og bruksenheter Mer info - IM+i+byggesak

10 Nasjonale sjekklister for byggesak Nasjonale sjekklister for byggesak

11 FIKS SvarUt -tjenesten Avsender Mottaker Sak/Arkiv EDU/Best Difi Integrasjonspunkt Sak/Arkiv EDU/Best DIFI Integrasjonspunkt SvarInn Mottaksservice Sak/ Arkiv Fagsysem Sak/Arkiv Fagsystem Send forsendelse SvarUt Utsending Forsendelsesservice Altinn Utskrift (papirpost) Innsending av PDF (Fakturablanketter) edialog/ Innsending Difi-DPI SvarUt-tjenesten benytter følgende nasjonale komponenter ID-porten (Difi) (forsendelse via sikre kanaler) Altinn (Brønnøysundregistrene) Digital postkasse til innbyggere (Difi) Kontakt- og reservasjonsregisteret (Difi) Oppslag for digital adresse Det sentrale folkeregisteret (Skatteetaten) Enhetsregisteret (Brønnøysundregistrene) Difi-eSignatur SMS

12 eplansak og ebyggesak Nasjonale krav til saksbehandlingssystem for kommunene Kravspesifikasjon for saksbehandlingssystem Utviklet av KS i samarbeid med kommunene, KMD, DiBK, Kartverket og SSB Styrke kommunene som bestillere Hyllevare og «skyløsninger» Mer lik saksbehandling av like saker Felles informasjonsmodell i hele verdikjeden sikrer gjenbruk av data

13 Arbeidsflaten fokus på saksbehandleren og beslutningsstøtte Arbeidsflaten til saksbehandler Standardiserte saksbehandlingsprosesser og milepæler Løsriving av saksbehandling fra arkiv Innhenting og gjenbruk av informasjon Rapportering og styrings- informasjon Fokus på vesentlig informasjon Løsrevet fra arkivstruktur Milepæler og sjekklister Beslutnings-støtte

14 ekostra «Høsting» av data fra fremtidens plan- og byggesaksprosess Samarbeidsprosjekt mellom KS og SSB 14

15 KS anbefaler en strukturert tilnærming til digitaliseringsarbeidet og reelle anskaffelser - ikke bare viderefør etablerte programvareløsninger!! 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Avslutte 5. Realisere Forarbeid for å vurdere om prosjektet bør gjennomføres Planlegging av prosjektet og gevinstrealisering Anskaffelse og innføring av nye løsninger Overlevering av gevinstrealisering til linjen Oppfølging av planlagte gevinster

16

17 Start med endrings- og gevinstoversikt allerede i konseptfasen 1 Hvilke endringer i arbeidsprosesser har blitt identifisert? 2 Hvilke gevinster skaper endringene? 3 Hva kreves for at arbeidsprosessen blir endret som planlagt og gevinstene realisert?

18

19 Gevinstvurdering

20 Brukerundersøkelse for å måle 0-verdi og etter tiltak

21 Interessentanalyse Analyse av hvem som berøres av endringen: Hvem berøres av endringen? Hvordan berøres disse menneskene? Hvilken påvirkningsgrad har de på endringsprosessen? Hvilken holdning har de til endringen? Hva skal strategi for involvering, dialog og opplæring være?

22 Planlegge 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Avslutte 5. Realisere Aktiviteter Planlegge prosjektet og sammenstille styringsdokument Oppdatere interessentanalyse og forankringsplan Jobbe med endringsledelse Detaljere tjenestereisene og gevinstvurderingen Utarbeide gevinstrealiseringsplan Verktøy Styringsdokument Forankringsverktøy (interessentanalyse og forankringsplan) Forankringsverktøy (interessentanalyse og forankringsplan) Tjenestereise Verktøy for gevinstkartlegging (endrings- og gevinstoversikt og gevinstvurdering) Verktøy for gevinstkartlegging (endrings- og gevinstoversikt og gevinstvurdering)

23 Gevinstrealiseringsplan Hva skal du gjøre for å realisere gevinster? Hvordan kan du vite at gevinsten er realisert? Hvordan skal du «omsette» gevinsten til goder for innbyggere og næringsliv? Hvem skal ha ansvar for at gevinsten blir realisert?

24 Sentralt for å lykkes med digitaliseringsarbeidet.. Lederfokus sikre at digitalisering er en integrert del av kommunens mål, strategier og styringsmodell Fokus på endringsledelse og kultur smidig samarbeid internt i kommunen og med leverandørene Fokus på gjennomføringsevne - øke kompetansen på å identifisere behov, muligheter, gjennomføring og gevinstarbeid

25 Finansiering Få aksept og forståelse hos rådmannen for at digitaliseringsarbeidet er langsiktig, normalt over 5 år kostnadene kommer tidlig gevinstene kommer senere i perioden Byggesøknader skal finansieres av brukerne (selvkost). Målet bør være: Lavere gebyrer når søknadene er digitale og saksbehandlingen kan forenkles Vurder ulike modeller for finansiering som ivaretar utfordringene foran fond, lån eller leie framfor kjøp

26 Nasjonal LAB - Hallsteingaard i Trondheim kan gi oss praktisk erfaring og nyttige tilbakemeldinger på det nasjonale digitaliseringsarbeidet..

27 Sentrale utviklingsprosjekter Nasjonal mal reguleringsbestemmelser 3D Plan og ny datamodell Produktspesifikasjon Planregister Private søknadsløsninger Fellestjenester BYGG (AltInn) BIM ekostra eplansak ebyggesak Videreutvikle GIstandarden GeoLett lettere tilgang til geodata FIKS og KS verktøykasse