Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale. IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010

Transkript

1 Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale IKAT kontaktseminar Grand Nordic Hotel, Tromsø 7. mai 2010

2 Agenda Deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale 1. Deponering vs. Avlevering 2. Avleveringsbestemmelsene Hva skal avleveres? 4. Avleveringsprosessen 5. Innsyn og formidling 6. Status deponeringer i IKAT samarbeidet. 2

3 Deponering vs. Avlevering likheter/ulikheter: Samme krav til avleveringsformat og dokumentasjon Kommunen beholder råderetten informasjonen Forskjell i ansvarsforhold mellom kommune og arkivdepot Ved deponering: Arkivskaper skal vedlikeholde og betjene materialet. Informasjonen skal ikke slettes i kommunens datasystemer. Materialet oppbevares utilgjengelig i arkivdepotet. Ved avlevering: Arkivdepotet overtar ansvar for vedlikehold og konverteringer i henhold til depotavtale. Arkivskaper kan slette den avleverte informasjonen i sine systemer 3

4 Avleveringsbestemmelsene 8-5, siste ledd: Fra elektroniske journal- og arkivsystemer skal en arkivversjon deponeres straks en arkivperiode er avsluttet, jf. Arkivforskriften Elektroniske dokumenter som er tilknyttet, skal følge med deponeringen. Tilhørende dokumenter på papir skal følge som ledd i den ordinære avleveringen når materialet er ca år gammelt. Arkivforskriften 3-17: 4

5 Hovedkategorier av systemer som skal avleveres: Journalsystemer med eller uten tilknyttede elektroniske dokumenter Fagsystemer (både tekniske og klient/pasientrettede systemer), dvs. registre og databaser som brukes som grunnlags- eller støttesystemer for saksbehandling Andre registre og databaser som dokumenterer organets saksbehandling 5

6 Ansvar for etterfølgelse av lovverk: Uansett om et arkivuttrekk genereres av interne krefter (kommunens IT-personell) eller eksterne (leverandører) er det kontakten mot arkivet (normalt arkivleder) som har ansvaret for at regelverket etterfølges. I kommuner og fylkeskommuner er arkivansvaret en del av det overordnede administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. Kommuneloven 23. Ref. arkivforskriften 1-1, 2. ledd. 6

7 7

8 8

9 9

10 Metainformasjon fra tabellen AVDELING Oracle database 10

11 Data fra tabellen AVDELING Oracle database 11

12 Tabellen AVDELING konvertert til format for langtidslagring 12

13 Postene i tabellen AVDELING konvertert til format for langtidslagring 13

14 Innsyn og formidling: Alle har rett til innsyn i arkivmateriale fra den offentlige forvaltningen fastslått i offentlighetsloven Unntaket er taushetsbelagte opplysninger Utfordringer med styring av tilgang til taushetsbelagte opplysninger. Eksempler på innsynsløsninger: Bergen byarkiv Oracle htmldb for internt bruk, html#02 Brønnøysundregistrene Web services for uthenting av informasjon fra Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret. ASTA - Arkivportalen åpnes 6. mai

15 STATUS deponering av elektronisk materiale 3 databaseuttrekk er mottatt Overordnet informasjon om deponeringen er mottatt fra en kommune Ingen deponeringer er formelt godkjent pr. dato Spørsmål til rådmann: Hvordan kommer vi i gang med deponeringer fra elektroniske journal- og arkivsystemer? Jfr. Avleveringsbestemmelsene 8-5, arkivforskriften

16 Kontaktinformasjon: Jim-Arne Hansen Rådgiver elektronisk arkiv Interkommunalt arkiv Troms Tlf / mobil