Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet

Transkript

1 Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen

2 Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring eller overføring. Arkivforskrifta 2-6: I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Arkivbegrensning

3 ELEKTRONISK POST: Dersom denne meldingen hadde blitt sendt til rådmannen i Karmøy, ville den etter all sannsynlighet ikke funnet vegen til kommunens sentralarkiv SMS-er blir ikke journalført Karmøy kommune bryter arkivloven når arkivverdige tekstmeldinger ikke blir journalført.

4 SMS, MMS Hvordan kan tekstmeldinger journalføres? Mobiltelefonen til den den enkelte saksbehandler kan kobles opp til PC trådløst eller ved hjelp av USB-kabel. Meldingene kan så importeres til Noark-systemet. Meldinger kan også videresendes til arkivtjenesten og journalføres der, men da kan metadata gå tapt. I et fagsystem kan SMS-er journalføres og arkiveres i en automatisk prosess, f.eks når vi bekrefter selvangivelsen til skatteetaten. SMSPluss ol. Nedtegne manuelt i sak/arkivsystem eller fagsystem

5 Delte meninger om journalføring av SMS Kulturdepartementet sendte ut et høringsbrev, med forslag til endringer i arkivforskriften. Forslaget går ut på å la virksomhetene selv bestemme om sms'er skal journalføres og arkiveres og at det eventuelt kan gjøres ved notat/nedtegnelse. IKAVA og Riksarkivet blant mange andre, er negative til forslaget. Lovendringsforslaget er ikke vedtatt/avgjort, over 1 år siden høringsfrist gikk ut... Sivilombudsmannen Sivilombudsmannens hovedargument er at offentligheten i en rekke saker «vil ha en sterk interesse i å se hvilke aktører som har kommet med innspill, og på hvilke måter dette har skjedd. På denne bakgrunn må også vilkåret om at dokumentet må ha «verdi som dokumentasjon» anses oppfylt». Offentlige embets- og tjenestemenn har en alminnelig plikt til å sørge for at saksdokumenter adressert til seg personlig, blir journalført. Det samme må gjelde for saksdokumenter som embets- eller tjenestemannen mottar per SMS».

6 SMS/MMS skal journalføres Og det bør finnes rutiner for det i kommunens arkivplan Godt nok?

7 Sosiale medier og journalføring Difis definisjon: Sosiale medier er en arbeidsmåte og kommunikasjonsform. Nettsamfunn og nettaktiviteter basert på brukerskapt innhold, gjør det mulig å dele informasjon, videreutvikle egne og andres idéer, og innhente kunnskap på en ny måte. Sosiale medier skiller seg fra tradisjonelle medier som er avsenderkontrollert, ved å være mer uformelle og brukerstyrte. De beskrives gjerne som massenes medium der skillet mellom produsent og konsument er visket ut.

8 Sosiale medier arkiv og journalføring Kommunikasjon mellom innbyggere og offentlige virksomheter, skal alltid vurderes med hensyn til arkivering og journalføring.

9 Hva må gjøres i kommunene? Saksbehandling i sosiale medier? Presiser på nettisde: formelle svar = formell henvendelse Journalføring som for andre dokument m arkivplikt Dokumentfangst Formater

10 I praksis hvordan journalføre? Arkivtjenesten må lage egne rutiner Tekstsider kan hentes ut i form av en skjermdump eller skrives til en fil og lagres lokalt på PC-en før de journalføres og arkiveres. All import må kvalitetssikres slik at det er sikret at rett informasjon har blitt lastet ned. Gjelder også de anonyme meldingene Rene henvisninger til egne nettsider eller lovverk trenger ikke journalføres.

11 Journalføring av ulike sosiale medier Nettmøter og bloggposter med kommentarer journalføres som ett dokument Henvendelser og svar via Facebook og Twitter vurderes på lik linje med e-poster Men pass på!

12 Journalføring meldingsløftet Hva er meldingsløftet? Norsk sykepleieforbund har i blant annet samarbeid med Kommunenes Sentralforbund, derfor utviklet en felles løsning for elektronisk informasjonsutveksling mellom pleie- og omorgstjenestene i kommunene, fastlegene og sykehusene. Prosjektet heter Elin-k, som står for elektronisk informasjonsutveksling i kommunene.

13 Journalføring i meldingsløftet Meldinger til/fra både helsejournal og til saksbehandlingsdel av PLO-fagsystem Saksbehandling må journalføres For eksempel meldinger som fører til vedtak om kommunale tjenester (eks. hjemmesykepleie) ved utskriving av pasient fra sykehus

14 Hva er arkivets/arkivleders oppgave? Påse at meldingene blir arkivert i fagsystemet Påse journalføring av meldinger som er del av saksbehandling Papir eller elektronisk bevaring? Kan meldingene skrives ut og bevares i papirarkivet? Kontakte IKAVA eller leverandør ved behov

15 Fullelektronisk arkiv for fagsystemer for saksbehandling Krav: Noark 4/ Noark 5 Integrasjon av fagsystemdokumentasjon i sak/arkiv Krever oppsett av integrasjon av hver enkelt dokumenttype eller rapport Eksempel: Oppad m.fl. Egen Noark5 kjerne Leverandør utvikler en egen kjerne med integrasjonsløsning mot fagsystem(-er) Må godkjennes av Riksarkivet Eksempel Visma samhandling arkiv (PLO, barnevern og skole)

16 Fullelektronisk arkiv for fagsystemer uten saksbehandling EPJ (Elektronisk pasientjournal) Krav om at systemet er i tråd med EPJ-standarden Ingen godkjenningsordning hos Riksarkivet for EPJ Heller ingen løsning for uttrekk Andre typer systemer? Kortsiktig bevaringsbehov/kassasjon?

17 Fullelektronisk arkiv for fagsystemer Varig endring av arkivansvar og oppgaver: Arkivene i kommune/fylke endrer seg. Arkivledere må i enda større grad ta inn over seg at de har et viktig og lovpålagt arkivfaglig ansvar utover sak/arkivsystemet og utover det tradisjonelle sentralarkivet.