Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Transkript

1 Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april

2 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og underskrift Hva tar Oslo kommune vare på i papir? 6. april

3 Byarkivet i Oslo Opprettet 1992, i dag ca 17 ansatte - en samlet, tilgjengelig og åpen institusjon Kommunens fagorgan for dokumentbehandling og arkiv Kommunens arkivdepot En del av Kulturetaten fra april

4 Byarkivets oppgaver Bevarer (på alle formater) og formidler arkiver som har rettslig, forvaltningsmessig og kulturell verdi. Legger til rette for at kommunens arkiver gir grunnlag for effektiv saksbehandling og god service overfor byens innbyggere Tilrettelegger for digitalisering av kommunens arkiver Digitalisere eldre arkiver i byarkivet Bidra til at arkivskaper digitaliserer Inspiserer og kontrollerer arkivskaperne 6. april

5 6. april

6 Papirparadoks! 95 % av Oslo kommunes virksomheter benytter Noark-basert saksbehandlings-system 90 % av virksomhetene arkiverer fortsatt på papir! Arbeider fullelektronisk men har ikke tatt steget over til elektronisk arkiv 6. april

7 Gevinster ved elektronisk saksbehandling og arkiv Distribusjonstid reduseres Informasjonsinnhenting/dokumentgjenfinningstid reduseres Dokumentproduksjonstid kortes ned Tidsbruk ved saksbehandling kortes ned Kvalitet på saksbehandlingen forbedres 6. april

8 Hva er er elektronisk arkiv? Elektronisk arkiv er all arkivverdig informasjon som blir skapt, behandlet og lagret elektronisk Den store forskjellen: elektronisk arkiv innebærer at originalen er digital papiret kan makuleres Elektronisk arkiv er lagret Som elektronisk informasjon Digitale koder: 0 og 1 Ikke direkte forståelig for mennesker På et elektronisk medium (lagringsenhet) Magnetisk eller optisk Ikke lesbart for mennesker I et elektronisk system 6. april

9 Hva er elektronisk arkiv? (2) Elektronisk arkiv er (grovt sett) både Saksdokumenter (=ustrukturert informasjon) Fagsystem, registre og databaser (=strukturert informasjon) 6. april

10 Hva er elektronisk arkiv? (3) Journaldatabase basert på Noark Elektroniske fagsystem Elektroniske saksdokumenter Elektroniske registre, rene databaser 6. april

11 Elektroniske dokumenter Avgrenset mengde informasjon Drøfting Argumentasjon Beskrivelse Vedtak Vanligvis utformet som brev/notat Kan også være foto, kart, lyd, video e.l 6. april

12 Hvordan innfører man elektronisk sakarkiv? Øverste administrative leder må ta en beslutning om innføring Innarbeide en kultur og rutiner for å arbeide digitalt Følge kravene i kap. IX i riksarkivarens forskrift; 6. april

13 Godkjenning fra Byarkivet Plan / involvering av ledelsen Prøveperiode er systemet stabilt og fungerer etter forutsetningene? Tilrettelagte rutiner må være innført Melding til Byarkivet Meldingen til Byarkivet skal ta stilling til kap. IX med henvisninger til paragrafene Det skal følge med oppdaterte rutiner Vi skal ha en egenmelding om at systemet fungerer, og at rutinene er implementert Vi godkjenner men virksomheten er ansvarlig for eget arkiv! 6. april

14 Melding til Byarkivet, basert på krav i Riksarkivarens forskrift, kap. IX 1. Hvilket Noark-system benyttes og hvilke krav oppfyller det 2. Bruk av digital signatur 3. Oversikt over arkivstrukturen 4. Hva arkiveres elektronisk / papir? 5. Blandet arkivering - papir og elektronisk? 6. Administrasjon av systemet/basen 7. Kassasjon av papirkopien 8. Arkivformat 9. Vedlikehold av det elektroniske materialet frem til deponering/avlevering 6. april

15 Melding til Byarkivet forts. 10. Rutiner for systemets brukere. 10.Saksbehandlerrutiner, arkivrutiner, rutiner for personalarkiv, rutiner for ledere 11.Periodisering 12. Mulighet for datauttrekk 13. Offentlighetsvurdering 14.Avskrivningsrutiner 15.Nødprosedyrer 6. april

16 Godkjenning fra Byarkivet Før godkjenning fra Byarkivet er de elektroniske filene kun arbeidskopier! Først etter godkjenning kan: dokumenter makuleres og periodeskille settes! (som hovedregel) 6. april

17 Elektroniske sakarkiver i Oslo kommune Byrådsleders avdeling (2006) Bydel Sagene (2008) Eiendoms- og byfornyelsesetaten (2009) Utdanningsetaten (2010) Bystyrets sekretariat (2011) I løpet av 2011 Vann- og avløpsetaten Undervisningsbygg 6. april

18 Fagsystemer Utfordringer Journalføring i henhold til 2-7 i arkivforskriften Sensitiv informasjon - personvern Sikker sone Sterke fagmiljø sentral arkivtjeneste har liten kontroll Post direkte til tjenestestedene Store mengder papirarkiver Korresponderer innholdet i basene med papirarkivet? Gamle system ikke Noark-godkjent Overskriving av data Systemmangfold Bevaring Integrering med Noark 5-kjerne vil kunne gjøre det mulig med elektronisk noarkarkivering i fagsystemene 6. april

19 Fagsystemer Fagsystemer i Oslo kommune Sosial (Oskar, Sokrates) Barnevern (Familia, Sokrates) Pleie/omsorg (Gerica) Byggesak (Noark-basert) Ett felles lønns- og personalsystem (ny) 6. april

20 Riksarkivarens forskrift kap. IX, 3-2 Oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet Krever en beskrivelse (instruks) som blant annet skal spesifisere: 1. Formkrav hva arkiveres ev. på papir 2. Arkivformater 3. Eventuell bruk av digital signatur 4. Verifisering av skannede dokumenters lesbarhet 5. Kassasjon 6. Plan for periodisering og vedlikehold frem til depot. 6. april

21 Relevante lover Lov om elektronisk signatur Offentlighetsloven Forvaltningsloven, spesielt om enkeltvedtak Lovregulering av elektronisk kommunikasjon på privatrettens område Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser Klage over enkeltvedtak etter forvaltningslovens 28, andre ledd, rundskriv nr. 20/2006 Forskrift for offentlige anskaffelser 6. april

22 eregelprosjektet 2001 Krav til skriftlighet og underskrift i lovverket gjennomgått Mål om å fjerne unødige hindringer for elektronisk kommunikasjon 6. april

23 Lovverket - krav til skriftlighet, underskrift og papir(post) Dokumentbegrepet gjort teknologinøytralt Papirdokumenter og elektroniske dokumenter er sidestilt Krav til håndskrevet underskrift stort sett fjernet Elektronisk signatur kan erstatte krav til underskrift Hver virksomhet må likevel vurdere forholdet til underskrift opp mot lovverket på sine fagområder En rekke bestemmelser i lover og forskrifter er fjernet for å legge til rette for elektronisk kommunikasjon 6. april

24 Underskrift Oslo kommune Ikke tilrettelagt for elektroniske signaturer i Oslo kommune Generell tillit til underskrevne dokumenter Utkast og endelige versjoner må ikke kunne forveksles Hvordan dokumentere dokumentets gyldighet/ekthet? Må kunne garanteres og bekreftes Logger i arkiv og saksbehandlingssystemer Endelig journalføring og lukking av journalposter Kommentarer/påtegninger på brev - selvforklarende Skannet underskrift der det er påkrevd med underskrift 6. april

25 Underskrift - konklusjoner De fleste brev må kunne sendes ut uten underskrift Elektronisk oversendelse Godkjent og ekspedert elektronisk med forklaring i oversendelsesmail Godkjent og ekspedert i papirform uten underskrift uten ytterligere forklaring Enkelte brev skannes og sendes med underskrift 6. april

26 Hva kan sendes elektronisk med eller uten underskrift? Enkelte virksomhets egne vurderinger: 1. Underskrift 2. Dokumentets innhold 3. Mottaker 4. Informasjon 6. april

27 1. Vurderinger knyttet til underskrift Hovedregel Kan sendes uten underskrift (eksisterer få krav i lovverket) Unntak Avtaler, kontrakter, verdipapirer som krever to parters underskrift spesielt innenfor privatrettens område Eventuelle dokumenter innenfor det enkelte fagområde hvor det eksisterer lovpålagte krav til håndskrevet underskrift Eks. plankart, reguleringskart Der mottaker ikke godtar brev uten underskrift 6. april

28 2. Vurderinger knyttet til innhold - offentlighet Hovedregel Offentlige dokumenter og dokumenter generelt etter off.lov, kan sendes elektronisk Unntak Dokumenter som inneholder taushetsbelagte- eller personsensitive opplysninger med henvisning til forvaltningsloven eller annen særlov med taushetspliktregler Vurdere om dokumentets innhold kan skade kommunen eller eksterne parter (og privatpersoner) hvis det skulle komme på avveie!nye dokumentbærere - kan gi bedre sikkerhet 6. april

29 3. Vurderinger knyttet til mottaker Hovedregel Kan sendes elektronisk Internt i virksomheten Internt i kommunen Offentlige organ Eksterne private parter Privatpersoner Unntak Til privatpersoner utvises noe mer forsiktighet Underretning om enkeltvedtak, må ha utrykkelig godtatt Der mottaker ikke godtar elektronisk kommunikasjon 6. april

30 4. Informasjon Når informerer vi Informere samarbeidspartnere i forkant Informere i oversendelsen Informere via påtegning på brev Godkjent og ekspedert elektronisk Godkjent og ekspedert i papirform uten underskrift 6. april

31 Brev uten underskrift 6. april

32 Eksempel på informasjon i e-post 6. april

33 Midlertidig arkivering av papirdokumenter Sikre mulighet for oppretting av feil Oppbevares fra 3-6 måneder Ordningsprinsipp Etter journaldato (spare arbeid med arkivering) Etter arkivkode Annet? Makulering skriftelige rutiner 6. april

34 Arkivering Hva er originalen Elektroniske dokumentet Papirdokumentet Hva må tas vare må i papir Avtaler, kontrakter og verdipapirer med to parters underskrift Valgforskriften underskrifter på listeforslag Plankart Sikkerhetsgraderte opplysninger Hva velger vi i tillegg å ta vare på i papir Byrådssaker Fullmakter Personalmapper med sensitive personopplysninger Enkelte protokoller fra Bystyret 6. april

35 Nostalgiske eller museale hensyn? Bør man ta vare på noen utvalgte (signerte) protokoller fra fra f.eks. formannskap eller bystyre? Protokoll fra Magistratens arkiv i oslo byarkiv 6. april

36 Oppsummering Ta steget over til elektronisk arkiv originalen er digital! Det ligger få krav i lovverket som eksplisitt krever papir som format. 6. april