Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring

Transkript

1 Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen Jon Atle Haugen Riksarkivet 1

2 Saksbehandling Verdi som dokumentasjon Arkivforskriften 2-6 om journalføring: I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Hva betyr det å være gjenstand for saksbehandling? Hva betyr det å ha verdi som dokumentasjon? 2

3 Arkiv Arkivdanning Arkivloven 2b om definisjonen av arkiv: Dokument som vert til som lekk i ei verksemd. Hva betyr "som lekk i ei verksemd"? Hvordan defineres arkivdanning? Er arkivdanning synonymt med Records Management? 3

4 Arkivnøkkel Arkivforskriften 2-3 om arkivnøkkel: Organet skal normalt ha eit klassifikasjonssystem - ein arkivnøkkel - som omfattar alle dei saksområda organet steller med. Hva er et "saksområde"? Beskriver emnebaserte arkivnøkler saksområder? Trenger vi arkivnøkkelen i elektroniske arkiver? 4

5 Verdiløse arkiver Saksbehandlere og arkivarer lever i to forskjellige verdener, og bruker adskilte IT-verktøyer. For mange saksbehandlere (og ledere) er arkivene "verdiløse", de forholder seg kun til sine egne verktøy. Arkivet blir en "herreløs og halvdød elefant". Mangelfull samhandling mellom saksbehandlingsverktøy og arkivsystemer, medfører ofte dobbeltregistrering. Registrering i sakarkivsystemene er manuell og omstendelig, blir sett på som en "tidstyv". Lite automatisering, f.eks. ved fangst av e-post. Alle journalførte dokumenter kommer på offentlig journal. Gjenfinning i arkivsystemene er vanskelig. 5

6 Tilfeldig arkivering Arkivdanningen har blitt for tilfeldig og planløs, arkivskaperne har ikke en overordnet plan for arkivdanningen. Manglende dokumentfangst er et stort problem. Arkivverdige dokumenter blir ikke identifisert, registrert og lagret i arkivsystemene. Derimot blir dokumenter uten dokumentasjonsverdi mange steder arkivert helt unødvendig. Bevaringstid blir ikke registrert, dokumentasjon som kunne vært kassert (eller overført til arkivdepot) blir tatt vare på av arkivskaperne alt for lenge. 6

7 Er det Noarks skyld? Noark-standarden får ofte skylden for manglene i dagens arkivdanning. Men Noark-standarden er fleksibel, og åpner for løsninger som er helt forskjellige fra tradisjonelle sakarkivsystemer. Noark standarden sier f.eks. ikke at journalføring og arkivering må skje manuelt. Dette kan automatiseres i langt høyere grad, og være utløst av funksjonalitet i saksbehandlings- og fagsystemer. Det hjelper dessuten ikke med gode arkivsystemer, hvis det ikke er klarlagt hvilken dokumentasjon som skal lagres i systemene. 7

8 Manglende styring Problemet kan ikke løses med teknologien alene. Det er nødvendig med langt mer detaljerte, konkrete og styrende arkivplaner enn i dag. Saksbehandling og arkiv hører sammen, arkiver blir til som "lekk i ei verksemd". Men kjenner arkivarene godt nok til hva slags saksbehandling som skjer i virksomheten, og hvordan denne saksbehandlingen utføres? Har arkivarene metoder for å avgjøre hva som er dokumentasjonsbehovet i de forskjellige saksområdene? 8

9 Arkivstrukturen arkivenes indre orden/proveniens Hvordan defineres det hvilke dokumenter som skal inngå i en enkelt sak? Skjer saksdanningen på samme måte i hele organisasjonen? Hvordan skal beslektede saker (sakstyper, saksområder) forholde seg til hverandre i arkivet? Er det mulig å strukturere saker slik at arkivdanningen kan bli mest mulig effektiv? For søking og framfinning. For bevaring og kassasjon. For tilgangsstyring og dokumentasjonssikkerhet. 9

10 Cluet: Prosesser Andre begreper: arbeidsprosesser, forretningsprosesser. Alt en virksomhet foretar seg inkludert saksbehandling kan defineres som prosesser. Avgrenset i tid, har en begynnelse og en slutt. Består av aktiviteter/transaksjoner/prosesstrinn. Gjentas ofte, mer eller mindre på samme måte. Utføres på et objekt som "foredles" i løpet av prosessen. Objektet kan være en sak som er til behandling. 10

11 Dokumentasjonsbehov Aktiviteter/transaksjoner kan generere dokumentasjon. Dokumentasjonsverdien må analyseres for hver aktivitet: Arkivskapers egne administrative behov. Pålegg i lover og forskrifter. Hensynet til borgernes og næringslivets rettigheter og plikter. Samtidig fastsettes bevaringstid, dokumentsikkerhet, tilgangsrettigheter osv. 5 år 5 år, u.off. 25 år 11

12 Prosessorientert arkiv Dokumenter som blir til når en prosess utføres, skal holdes sammen. Dette utgjør en sak i arkivet. Dokumenter som blir til hver gang samme prosess gjentas, skal holdes sammen. Dette utgjøres av alle saker med samme klassifikasjon i arkivet. Når samme aktivitet i samme prosess gjentas, skapes en egen dokumenttype. Resultatet av dette er at arkivet blir strukturert (ordnet) slik at det gjenspeiler prosessene hos arkivskaper. Dette er en forutsetning både for god arkivdanning, og for at saksbehandlingssystemer (utfører prosesser) og arkivsystemer (dokumenterer prosesser) skal kunne kobles sammen på en entydig måte. 12

13 Prosessanalyse - klassifikasjon Hele virksomheten må analyseres, uavhengig av hvilke systemer som i dag lagrer dokumentasjon. Krever ressurser, ledelsen må stå bak, hele virksomheten må involveres. Mange virksomheter har allerede foretatt en prosessanalyse som en kan bygge videre på. Prosessanalysen må overføres til et klassifikasjonssystem som implementeres i alle sakarkiver og fagsystemer som dokumenterer arbeidsprosesser. Klassifikasjon er metadata om prosessen som har skapt dokumentasjonen. 13

14 Dokumentasjonsforvaltning Identifisere dokumentasjon som har dokumentasjonsverdi. Dokumentfangst - dvs. fange og lagre (arkivere) dokumentasjonen ("arkivdokumentene"), samt registrere tilhørende metadata (journalføring). Ordne dokumentasjon i en fast struktur, med saker (eller andre typer aggregeringer) og klassifikasjon (arbeidsprosesser). Søking og gjenfinning, framvisning, rapporter. Dokumentsikkerhet, tilgangsstyring. Bevaringstid, kassasjon og overføring til arkivdepot (avlevering). Administrasjon og vedlikehold (konvertering, migrering, logging av hendelser osv.) Overordnet krav: Opprettholde dokumentasjonens autentisitet, integritet, troverdighet og tilgjengelighet under hele livssyklusen. 14

15 Forslag til nye definisjoner Saksbehandling: Utføre arbeidsprosesser. Sakstype, saksområde: En arbeidsprosess som gjentas. Sak: Dokumentasjon av én utført arbeidsprosess. Journalpost: Dokumentasjon av én transaksjon i én arbeidsprosess. Klassifikasjonssystem: Strukturert fremstilling av alle arbeidsprosesser i en virksomhet. Arkiv: Samlet dokumentasjon av alle utførte arbeidsprosesser i en virksomhet. Arkivdanning: Dokumentasjonsforvaltning under hele dokumentasjonens livssyklus, fra dokumentfangst til kassasjon eller avlevering til arkivdepot. 15