SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.

Transkript

1 KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten kommer inn til den er fordelt. Målsetting for sentralisert arkivtjeneste. o Skape en arkivorganisasjon i Krødsherad kommune som gjør det mulig å samordne Arkivsystem og rutiner for hele kommunen. Arkivet skal. o Være en lett tilgjengelig informasjonskilde for alle brukere. o Sikre god informasjonsflyt i organisasjonen o Bidra til effektivitet i den kommunale saksbehandling. o Fungere som en kilde til kvalitetssikring av den service kommunen skal gi sine innbyggere. o Være godt registrert og sikkert lagret, slik at det fungerer i daglig bruk og på en trygg måte tar vare på dokumentasjon for ettertiden.

2 RUTINER FOR BEHANDLING OG REGISTRERING AV POST. (Post og arkivtjenesten kalles heretter p/a tjenesten.) Mottak og registrering av post. P/a-tjenesten er ansvarlig for mottak av all post til kommunen, unntatt Krøderen skole og Krøderen barnehage. Sakspost som mottas på telefax eller e-post regnes som vanlig post, og skal behandles likt med øvrig post. Det er saksbehandlers ansvar å sørge for at personlig adressert e-post, som er sakspost, umiddelbart blir videresendt til arkivtjenesten for vanlig postbehandling. Personlig adressert post kjennetegnes ved at personnavnet står øverst i adressefeltet, dvs. foran kommunens navn eller avdelingsnavn. Dersom stillingstittel står foran personnavn regnes ikke brevet for å være personlig adressert. Personlig adressert post åpnes av arkivtjenesten dersom det foreligger skriftlig fullmakt fra adressaten om at slik åpning kan finne sted. Dersom det ikke foreligger slik fullmakt, skal brevet sendes adressaten uåpnet. Adressaten er ansvarlig for at personlig adressert brevpost / e-post / fax som viser seg å være sakspost, umiddelbar bli sendt til p/a for vanlig postbehandling. Sortering og arkivbegrensning. P/a-tjenesten har ansvaret for at sortering og arkivbegrensning av dagens post utføres i forbindelse med postbehandlingen. Ved åpning sorterer p/a-tjenesten posten i; 1. Sakspost 2. Regninger /fakturaer 3. Post til objektarkiver 4. Post med følsomme personopplysninger 5. Informasjonspost. 1. Sakspost. Som sakspost regnes all post som blir gjenstand for saksbehandling (saksdokumenter etter offentlighetsloven) og annen post som inneholder vesentlig dokumentasjon. Sakspost stemples, journalføres og scannet inn i K-2000 (se eget avsnitt) 2. Regninger /fakturaer sendes rette vedkommende. 3. Med post til objektarkiver menes gnr./bnr. og personalarkiv. Slik post stemples, journalføres og scannes inn i K Post med følsomme personopplysninger (klientarkiv) behandles ute i sektorene. Disse brev stemples/journalføres ikke, men limes igjen og poståpner signerer på konvolutten. (p/a-tjenesten er underlagt taushetsplikt. 5. Informasjonspost skal ikke arkiveres. Som informasjonspost regnes trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter og kopier fra andre organ, og annet mangfoldiggjort materiale som ikke fører til saksbehandling. Adressert informasjonspost sendes til rette vedkommende, mens uadressert informasjonspost oversendes de som synes å ha behov for den, skal for øvrig kastes. 2

3 Stempling og journalføring. Før det innkomne dokumentet kan gå til saksbehandling, skal det stemples og journalføres i K Systemet åpner ikke for å registrere inn dokumenter uten at disse knyttes til en arkivsak. Arkivtjenesten stempler de inngående dokumenter med journalstempel. Fortrinnsvis øverst i høyre hjørne. Rubrikkene i journalstempelet skal fylles ut med de journalopplysninger som blir registrert i K Dersom det inngående dokumentet tilhører en eksisterende sak, søkes denne opp før dokumentet knyttes til saken som en ny journalpost. Dersom dokumentet er opprinnelsen til en ny sak, opprettes denne i systemet før dokumentet/journalposten knyttes til saken. Alle dokumenter skal journalføres før de går til saksbehandling. Dette gjelder også hastesaker. Ved registrering skal alle nødvendige opplysninger om sakstype, saksansvarlig, saksbehandler, og gradering påføres. Dette skal gjennomføres både på saks- og journalpost/dokumentnivå. Under parter påføres avsenter / mottaker. Når alle nye dokumenter er journalført og rubrikkene i journalstempelet utfylt, scannes Dokumentene og filene tilknyttes sine respektive journalposter. Klassifisering og oppretting av mappe. I journalregistreringsbildet og i journalstempelet skal det påføres arkivkode etter en arkivnøkkel. Krødsherad kommune bruker KS K-koder som arkivnøkkel. Dersom ikke annet bestemmes ved opprettelse av saken. Vil K-koden automatisk bli primærkode for gjeldende sak. Primærkoden viser alltid hvor saken er i arkivet. Dersom inngående dokument tilhører en eksisterende sak, hentes saksmappa ut av sentralarkivet. Dersom den er på utlån, vil lånekortet fortelle hvor mappen befinner seg. Nytt dokument i tidligere sak skal samordnes i samme mappe. Dersom inngående dokument er opprinnelsen til en ny sak, lages en ny mappe for denne saken. Fordeling av post /oppretting av lånekort. Sakspost/mappe eksisterende sak. Opprett lånekort på saksbehandler og legg på mappens plass i arkivet, slik at vi til enhver tid vet hvor mappen befinner seg. Deretter legges mappe i posthylle til saksbehandler. Sakspost mappe ny sak. Etter å ha opprettet ny mappe, opprettes et lånekort på saksbehandlerens navn.dette legges på sakens plass i arkivet før mappen legges i saksbehandlerens posthylle. 3

4 Post til Kryllingheimen. Sakspost samme prosedyre som ovenfor. Brev med følsomme personopplysninger limes igjen med tape og poståpners signatur og dato skrives på konvolutten. Personell fra Kryllingheimen sørger selv for henting og bringing av denne post. Offentlig postjournal postlister. Offentlig postjournal fra foregående dag legges daglig ut på våre hjemmesider. Når noen ønsker innsyn i et dokument, kan dette raskt hentes fra K-2000 hvor dokumentet er scannet inn og sendes med e-post / fax, evt. brev til vedkommende. P/a-tjenesten gjør en foreløpig vurdering av hvorvidt et dokument skal være unntatt offentlighet eller ikke, men dette fratar ikke at alle saksbehandlere har ansvaret for dette og hver dag må åpne K-2000 og foreta en offentlighetsvurdering av sin post. Bare på denne måte sikrer vi at ut en korrekt postliste blir sendt ut så raskt som mulig. Oppfølging. Fire ganger i året tar p/a-tjenesten ut restanselister over saker som ikke er ferdigbehandlet. Restanselistene gjennomgås av ledergruppa, avvik følges opp herfra. Saksbehandlers oppgaver. Saksbehandler skal sørge for at alle saksdokumenter som produseres skrives i K-2000, evt. i sektorens fagsystem. Det er ikke tillatt å bruke lokal tekstbehandler / word, e- postsystem eller lignende til produksjon av saksdokumenter. Saksbehandler skal opprette ny journalpost i K-2000, sørge for at denne har en logisk tittel og registrere seg selv som produsent. Saksbehandler er ansvarlig for at den nye journalposten knyttes til riktig sak før dokumentproduksjonen settes i gang.. Når saksbehandlers dokument er opphavet til ikke bare en ny journalpost, men også en ny sak, skal saksbehandler kontakte p/a-tjenesten med opplysning om brukt K-kode, slik at p/a-tjenesten kan lage mappe til saken, og evt. korrigere k-kodebruken. Saksbehandler har plikt til å levere saksmappa tilbake til p/a-tjenesten med beskjed om at saken kan avsluttes med en gang en sak er sluttbehandlet. Mappa skal da være ryddet og inneholde alt relevant materiale. (Unødvendig innhold skal være fjernet). P/a-tjenesten sjekker dette med saksbehandler ved tilbakelevering av mappe. Kopibok. Kopibok oppbevares hos p/a-tjenesten. Saksbehandler skal ved eksedisjon av saken sørge for et eks. av ekspedisjon i mappe og ett til kopibok. (må leveres p/a-tjenesten). Saksavslutning. Når en sak er ferdigbehandlet, skal mappa med samtlige saksdokumenter leveres p/atjenesten for arkivering. Det er saksbehandlers ansvar at alle dokumentene som tilhører saken forefinnes i mappen og at den er ryddet for uvesentlig innhold, ved overlevering til p/a-tjenesten. Saksbehandler har også ansvar for at saken avsluttes i K

5 P/a-tjenesten avskriver evt. dokumenter som ikke er avskrevet, registrerer i journalen at saken er avsluttet, og registrerer evt. kassasjonsår for saken. Arkivlegging. P/a-tjenesten sørger for tilbakeføring av mappe til arkiv og fjerning av utlånskort. Internt utlån. Utlån av saksdokument skal alltid skje gjennom p/a-tjenesten. Utlån skal registreres på utlånskort. Når utlånt mappe blir returnert, skal p/a tjenesten registrere at utlånet er avsluttet. Utlånt mappe er lånerens ansvar til den er tilbakelevert. Eksternt utlån. Kommunale arkiver som er dannet etter er åpne for innsyn etter reglene i offentlighetsloven. Disse reglene gjelder ikke for kommunale arkiver som er skapt før 1971, men de skal likevel være retningsgivende for innsyn i slike arkiver. Ved forespørsel om slik utlån henvises vedkommende til kommunens arkivleder. Utlån skjer i henhold til bestemmelsene i Forvaltningsloven. 5