BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for service, utvikling og tekniske tjenester. Til administrasjonene
|
|
- Aslak Hoff
- 7 år siden
- Visninger:
Transkript
1 BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for service, utvikling og tekniske tjenester Rundskriv Dato: 24. juni 2002 Saksnr.: Saksbehandler: MAMI Emnekode: BSUT-0526 Til administrasjonene Bruk av E-post, intern korrespondanse og interne dokumenter i Bergen kommune. Det er en overordnet målsetting at elektronisk kommunikasjon skal bli vanlig innad i forvaltningen og i kontakten med publikum og næringsliv. Denne målsettingen forutsetter at dokumenter kan utveksles ved hjelp av e-post. Bksak skal brukes for intern korrespondanse i kommunen. I rundskrivet er følgende retningslinjer beskrevet: Retningslinjer for bruk av intern korrespondanse og interne dokumenter i Bergen kommune Retningslinjer for bruk av E-post i Bergen kommune Retningslinjer for bruk av intern korrespondanse og interne dokumenter i Bergen kommune er en konkretisering av eksisterende bksak rutiner, og erstatter tidligere rutiner. Retningslinjer for bruk av E-post i Bergen kommune er ny. Retningslinjene gjelder fra Retningslinjene har vært presentert og diskutert på møter med kommunaldirektører og bydelsdirektører. Rundskrivet distribueres elektronisk til bydelsadministrasjonene og byrådsavdelingene. Vi ber om at ledelsen ved den enkelte enhet formidler rundskrivet og dets intensjoner til de lokale arkivansvarlige og alle saksbehandlere. Retningslinjene blir tilgjengelig via wwwsak sine hjelpesider og under Nyheter på intranett. Finn Strand kommunaldirektør Malfred Misje systemplanlegger 1
2 Saksnr: Saksbehandler: MAMI Delarkiv: BSUT-03 Dato: 24. juni 2002 Retningslinjer for bruk av intern korrespondanse og interne dokumenter i Bergen kommune 1. Innledning. Bksak har en felles arkivdatabase for alle enheter i Bergen kommune. Alle saksdokumenter skal inngå i saksarkivet Bksak dersom: de er gjenstand for saksbehandling, eller anses å ha verdi som dokumentasjon Saksdokumenter er etter offentlighetsloven dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn eller lagt fram for et slikt organ. Det er den samme begrepsbruken som blir benyttet i arkivsammenheng. Vanligvis brukes saksdokumenter og arkivdokumenter om hverandre. Bksak er basert på Noark en kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystemer i offentlig forvaltning. I arkivforskriften går der frem at offentlige organ som benytter et elektronisk arkivsystem skal fylle kravene som ligger i Noark-standarden. Det mest sentrale lovverket vedrørende elektroniske arkivsystemer og elektronisk kommunikasjon: Arkivloven med forskrifter Offentlighetsloven Forvaltningslovens regler om saksbehandling Det vises også til Reglement for meroffentlighet i Bergen kommune. Dette dokumentet er i overensstemmelse med Standard arkivplan for Bergen kommune, og er godkjent av Byarkivaren. 2. Mål Det er en overordnet målsetting at elektronisk kommunikasjon skal bli vanlig innad i kommunen, og i kontakten med publikum og næringsliv. Mål med elektronisk kommunikasjon innad i Bergen kommune er følgende: Raskere distribusjon. Rask distribusjon av intern korrespondanse og rask tilgang til interne dokumenter ved hjelp av link/e-post. Det er ikke nødvendig å sende korrespondanse manuelt i internposten. Ett og samme dokument registreres kun ett sted/en gang. Mottaker-avdeling(er) kvitterer for mottak av intern korrespondanse, og dokumentet kommer på postliste/offentlig journal. Mindre behov for papir og kopiering originaldokument arkiveres elektronisk. Bedre oversikt alle dokumenter i en sak arkiveres sammen i felles arkivsak (for eksempel høringsuttalelser). 1
3 3. Dokumenttyper i Bksak Saksdokumenter kategoriseres innen følgende dokumenttyper som følger Noark standarden: I inngående brev (ekstern korrespondanse/post og post fra enheter i Bergen kommune som ikke bruker Bksak). U utgående brev (ekstern korrespondanse/post). N interne dokumenter som krever oppfølging og avskrivning i Bksak. I Bergen kommune brukes N dokumenter for all intern korrespondanse mellom avdelinger/enheter. X interne dokumenter som ikke krever oppfølging og avskrivning (møteinnkalllinger, møtereferater, arbeidsdokumenter på avdelingen m.m.). S Saksframlegg som er knyttet til utvalgsbehandling. Hovedregel er at et og samme dokument skal registreres kun en gang/ett sted. Distribusjon av intern korrespondanse (dokumenttype N) mellom avdelinger skal skje elektronisk i Bksak, og interne dokumenter (dokumenttype X) skal kommuniseres ved hjelp av link i e-post. 4. Bruksområder 4.1 Intern korrespondanse (dokumenttype N) Intern korrespondanse er saksdokumenter som kommuniseres mellom avdelinger i Bergen kommune. Eksempler på intern korrespondanse er dokumenter som er gjenstand for saksbehandling, høringsuttalelser, forespørsler, oversendelse av saker. Intern korrespondanse skal også benyttes internt i en avdeling dersom dokumentet er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Intern korrespondanse skal registreres i Bksak med dokumenttype N. Eksempler der intern korrespondanse brukes : mellom bydelsadministrasjoner mellom byrådsavdelinger mellom byrådsavdelinger og bydelsadministrasjoner mellom byrådsavdelinger og underliggende etater/kontorer mellom bydelsadministrasjoner og underliggende tjenestesteder Intern korrespondanse som er journalført skal etter kommunens prinsipp om praktisering av meroffentlighet (i likhet med ekstern korrespondanse) med på Offentlig journal. Hensikten med rapporten Offentlig journal er å gi allmennheten informasjon om avdelingenes journalførte dokumenter. Det er avskjermingskoder knyttet til det enkelte dokument som skal hindre at opplysninger unntatt offentlighet kommer med på rapporten. Intern korrespondanse krever oppfølging og avskrivning. Hvis dokumentet som mottas skal besvares med nytt dokument, skal svardokumentet skrives i samme arkivsak som mottatt dokument. Intern saksbehandling på mottaker-avdeling skal foregå i avdelingens egne saker. Distribusjon skjer automatisk (elektronisk) i bksak når avsender-avdeling (arkiv) journalfører dokumentet. Mottaker-avdeling (arkiv) registrerer mottatt dato, og dokumentet kommer på postliste og offentlig journal. Hovedregel er at mottaker-avdeling (arkiv) fordeler dokument 2
4 til leder/saksbehandler, men avsender (saksbehandler) kan også skrive direkte til en leder/saksbehandler på mottaker-avdeling. Saksansvarlig arkiv arkiverer dokumentet i fysiske saksmappe. Dokumenter som krever underskrift. Intern korrespondanse som krever underskrift skal i tillegg sendes manuelt i posten. Mottakeravdeling skal ved mottak sjekke at dokumentet er mottatt elektronisk og fordelt. Mottaker (som ikke er ansvarlig for arkivsaken) arkiverer dokumentet i en skyggemappe eller notatkopibok. Dokumenter som er unntatt offentlighet. Intern korrespondanse som er unntatt for offentlighet skal sendes fysisk i posten. Mottakeravdeling (arkiv) må registere dokument som innkommet post, med dokumenttype I. Dokumentet skal registreres i mottakers sak. 4.2 Interne dokumenter (dokumenttype X) Interne dokumenter er dokumenter internt i en avdeling (for eksempel i en bydelsadministrasjon, byrådsavdeling, etat, kontor) som ikke krever oppfølging og avskrivning. Eksempler på interne dokumenter er møteinnkallinger, møtereferater, interne notater/arbeidsdokumenter på avdelingen. Interne dokumenter registreres med dokumenttype X i Bksak. Journalførte interne dokumenter kommer ikke på postliste og offentlig journal. Når interne dokumenter skal kommuniseres til andre (for eksempel møtereferat til møtedeltakere) sendes dokument med link i e-postsystemet. Interne dokumenter kan kommuniseres internt i hele kommunen. 5. Sjekkliste for målgrupper 5.1 Sjekkliste for saksbehandler Inngående intern korrespondanse (dokumenttype N) Inngående intern korrespondanse finnes i arbeidslisten Ubesvarte i wwwsak. Saksbehandler skal minst 2 ganger for dagen sjekke om det er kommet nye dokumenter i listen over ubesvarte. Hvis dokumentet skal besvares med nytt dokument gjøres det i samme arkivsak som mottatt dokument. Saksbehandler markerer dokumentet i listen Ubesvarte og velger meny Besvar. Dokumentet får automatisk dokumenttype N. Utgående intern korrespondanse (dokumenttype N) Utgående intern korrespondanse vil enten være svar på inngående korrespondanse eller være nytt dokument som oppstår internt. Dokumenttype N skal brukes og mottakere (en eller flere) må registreres. Hovedregel er at de to første feltene skal fylles ut (bydel/byrådsavdeling og avdeling). Saksbehandler kan også velges. Når dokumentet er ferdig markerer bruker dokumentet i listen Under arbeid og velger meny Til arkiv (eller velge ikonet for Til arkiv hvis dokumentet vises i Dokumentdetaljer). Videre elektronisk fordeling skjer av avsenders arkiv og mottakers arkiv. 3
5 Hvis dokumentet er unntatt for offentlighet eller det kreves underskrift skal det fysiske dokumentet sendes med posten og kopi sendes til arkivet. Interne dokumenter (dokumenttype X). Interne dokumenter registreres med dokumenttype X. Når interne dokumenter skal kommuniseres til andre (for eksempel møtereferat til møtedeltakere) sendes dokument med link i e-postsystemet. Dokumentet må være ført Til arkiv for at andre skal kunne lese det. Hvis dokumentet som er ført Til arkiv ikke skal journalføres endelig (skrivebeskyttes) av arkivmedarbeider, skal saksbehandler registrere inn ikke journalfør i feltet tilleggsopplysninger. 5.2 Sjekkliste for arkivmedarbeider All korrespondanse både eksternt og internt i kommunen skal kvalitetssikres av arkivmedarbeidere. Hovedrutine er at all inngående ekstern korrespondanse/post skal ha dokumenttype I, all utgående ekstern korrespondanse/post skal ha dokumenttype U. All intern korrespondanse skal ha dokumenttype N. Utgående ekstern korrespondanse (fysisk post) Når arkivet mottar kopi av eksternt brev/dokument (registrert som dokumenttype U i Bksak) - skal følgende gjøres: Dokumentet skal journalføres. Tilgangsgruppe og avskjerming skal kontrolleres. Hvis dokumentet ikke er unntatt offentlighet skal tilgangsgruppe være ALLE. Dokumentdato i Bksak skal sjekkes mot dokumentdato på kopi. Dato i Bksak skal være lik dato på kopien. Hvis dokumentet er intern korrespondanse (saksbehandler har brukt feil dokumenttype) skal dokumentype endres fra U til N og intern(e) mottaker(e) registreres. Hvis avsenders avdeling eier saken skal dokumentet arkiveres i det fysiske arkivet på saksmappen. Hvis avsenders avdeling ikke eier saken skal dokumentet arkiveres i egen skyggemappe eller notatkopibok. Hvis dokumentet er ekstern korrespondanse skal dokumentet arkiveres i arkivet på saksmappen. Avskrivning skal sjekkes og eventuelt korrigeres Utgående intern korrespondanse Arkivmedarbeidere skal minst 2 ganger daglig sjekke om det er N dokumenter som er gjort klar-for-journal, og journalføre og fordele dokumentene. Søk frem N-dokumenter klar-for-journal. For hvert dokument i listen skal følgende gjøres: Journalfør dokumentet. Ta utskrift av dokumentet og sjekk at riktige mottakere er ført i Bksak. Eventuelt oppdater mottakere i Bksak. Dokumentdato i Bksak skal sjekkes mot dokumentdato på utskrift. Dato i Bksak skal være lik dato på utskriften. Hvis avdelingen eier saken skal dokumentet arkiveres i den fysiske saksmappen. Hvis avdelingen ikke eier saken skal dokumentet arkiveres i skyggemappe eller notatkopibok. 4
6 Hvis dokumentet ikke er unntatt offentlighet kontroller tilgangsgruppen som skal være ALLE. Hvis N-dokumentet er unntatt for offentlighet sjekk avskjermingskode og hjemmel ( ) eventuelt oppdater verdier. Hvis det i ettertid mottas kopi av N-dokument med underskrift fra saksbehandler, erstatter dette tidligere arkivert kopi. Inngående intern korrespondanse To ganger daglig skal arkivmedarbeider søke frem Ufordelt intern post. Dette er post der avsender har påført mottaker-avdeling (men ikke saksbehandler). Posten fordeles til saksbehandler eventuelt leder, og påføres mottatt dato. To ganger daglig skal arkivmedarbeider søke frem Fordelt intern post. Dette er post der avsender har påført mottaker-saksbehandler. Posten påføres mottatt dato. Hvis mottaker-avdeling eier saken skal dokumentet skrives ut og arkiveres i det fysiske arkivet på riktig saksmappe. Hvis mottaker-avdelingen ikke eier saken skal dokumentetskrives ut og arkiveres i skyggemappe eller notatkopibok. Inngående post (ekstern korrespondanse) Hovedregel er at all inngående arkivverdig post (sakspost) registreres som I dokumenter i Bksak. Kopi av inngående ekstern korrespondanse sendes kopimottaker fra arkivmodulen som vedlegg til e-post (meny Dokument/Send til/ekstern melding). Hvis dokumentet er registrert og produsert i Bksak tidligere og er unntatt offentlighet skal det registreres som nytt I dokument (skal registreres i arkivsak tilhørende mottaker-avdeling). Hvis dokumentet er registrert i Bksak fra før og ikke er unntatt offentlighet skal følgende rutine følges: Hent frem dokumentet i Bksak Hvis dokumentet har dokumenttype N, ikke er fordelt og ikke påført mottattdato tidligere, skyldes det at dokumentet ikke er journalført. Journalfør dokumentet, registrer mottaker og påfør mottattdato. Hvis mottaker eier saken arkiveres dokumentet i saksmappen. Hvis dokumentet har dokumenttype U skal dokumenttype endres til N. Registrer mottaker og mottattdato. Hvis mottaker eier saken arkiveres dokumentet i saksmappen. Interne dokumenter (dokumenttype X). Minst 1 gang for uken skal interne dokumenter journalføres og arkiveres. Kjør søket Xdokumenter klar for journal. For hvert dokument i resultatlisten gjøres følgende: Kontroller tilleggsopplysninger. Hvis det står ikke journalfør skal ikke dokumentet journalføres eller arkiveres. Journalfør dokumentet. Ta utskrift av dokumentet og arkiver dokumentet i saksmappen. 5
7 Saksnr: Saksbehandler: MAMI Delarkiv: BSUT-03 Dato: 24. juni 2002 Retningslinjer for bruk av E-post i Bergen kommune 1. Innledning Det er en overordnet målsetting at elektronisk kommunikasjon skal bli vanlig innad i forvaltningen og i kontakten med publikum og næringsliv. Denne målsettingen forutsetter at dokumenter kan utveksles ved hjelp av e-post. Dette stiller krav til saksbehandlingsregler og rutiner. Bruk av e-post er et av flere viktige virkemidler for å kunne realisere målet om en åpen, tilgjengelig og effektiv forvaltning. Brukerne får tilgang til offentlig informasjon, innsyn i forvaltningens arbeid, og dialog med det offentlige på en helhetlig, enkel og brukerorientert måte. Det foregår et omfattende arbeid på forskjellige felt knyttet til elektronisk saksbehandling, dokumentutveksling og arkivering. Her kan nevnes: eregelprosjektet i regi av Næringsdepartementet. Her har man gått gjennom lovverket for å vurdere om det finnes bestemmelser som hindrer bruk av elektronisk kommunikasjon. Det er nylig foreslått en rekke lovendringer som skal fjerne slike hindringer. Lov om elektronisk signatur. Ny forskrift om elektronisk kommunikasjon med forvaltningen er ventet i nær fremtid. I Bergen kommune er det satt i gang aktiviteter og planlagt tiltak på forskjellige områder for å møte utviklingen og legge til rette for å ta i bruk ny teknologi. E-post tas i bruk som kommunikasjonsmiddel i stadig større utstrekning. E-post erstatter i stor grad telefonkommunikasjon. I tillegg nyttes e-post oftere som erstatning for skriftlig kommunikasjon. Bergen kommune som forvaltningsorgan må sørge for en praksis som sikrer at regelverket blir overholdt og at praksis er ens i alle avdelinger i kommunen. Dette gjelder særlig for e-post som erstatter skriftlig kommunikasjon. Retningslinjer for bruk av e-post i Bergen kommune skal sørge for dette. Det mest sentrale lovverket på området er: Arkivloven med forskrifter - reglene om journalføring og arkivering Offentlighetslovens regler om rett til dokumentinnsyn Forvaltningslovens regler om saksbehandling Forskrift til arkivloven slår fast at de reglene som gjelder for behandling av papirpost også gjelder for e-post når innholdet må regnes som saksdokument. 1
8 Det å bruke e-post i kommunens saksbehandling vil medføre effektiviseringsgevinster. E-post er tett integrert med vårt saksbehandlingssystem Bksak, og dette gir muligheter for å effektivisere post-, arkiv- og saksbehandlingen. Inngående e-post til postmottak kan automatisk importeres i bksak fra arkivmodul. Utgående e-post er integrert med både arkivog saksbehandlingsmodul. Bergen kommune arbeider mot løsninger for å kunne ta i bruk helelektroniske arkiv. Men inntil full elektronisk saksbehandling er godkjent og tatt i bruk, er Bergen kommunes offisielle saksarkiv, papirarkiv. En forutsetning for å ta i bruk e-post i saksbehandlingen er at alle avdelinger med eget saksarkiv (arkivskapere) skal ha opprettet en egen e-post adresse (postmottak). Opprettelse av en e-posttilgang til avdelingen har konsekvenser, og det er viktig å ha et meget bevisst forhold til dette. Retningslinjer for bruk av e-post gjelder for alle virksomhetene i Bergen kommune, og er i samsvar med Bergen byarkivs retningslinjer til dokument- og arkivrutiner. Arbeidsgruppen som har utarbeidet retningslinjer for bruk av e-post i Bergen kommune har hatt følgende sammensetning: Malfred Misje fra Byrådsavdeling for service, utvikling og tekniske tjenester Karin Gjelsten fra Bergen byarkiv Grete Fjeldtvedt fra Byrådsavdeling for miljø og byutvikling Tore Skaug fra Byrådsavdeling for service, utvikling og tekniske tjenester Paal Fennell fra Arna bydelsadministrasjon 2. Generelle regler 2.1 E-post som arkivverdige dokumenter All e-post som er saksdokument, skal inngå i avdelingens saksarkiv dersom: den er gjenstand for saksbehandling, eller anses å ha verdi som dokumentasjon Det er ikke formen som avgjør om det er et saksdokument, men innholdet. E-post som inneholder opplysninger eller vurderinger som kan ha betydning for en konkret sak er å regne som saksdokument. Et eksempel kan være nye opplysninger i en konkret forvaltningssak, for eksempel en byggesøknad eller en skjenkebevilling. E-postmeldinger som er saksdokumenter kan ikke fritt sendes som e-post se punkt Annen e-post (som fritt kan brukes til meldinger) Med annen e-post menes post som ikke er saksdokument etter offentlighetsloven eller som ikke er arkivverdig etter arkivforskriften. Denne bruken av e-post er uproblematisk i forholdet til lovverket og kan fritt brukes. Praktiske eksempler er: private e-postmeldinger e-post som er jobbrelatert, men som ikke har betydning for behandling eller dokumentasjon (meldinger, beskjeder). Eksempler på e-post kan være forespørsler om hvordan man går fram for å søke om bestemte ytelser eller tillatelser og lignende, 2
9 forespørsler om å få tilsendt brosjyrer eller annet opplysningsmateriell og svar på slike forespørsler. e-post som er faglig relatert, men av generell karakter (for eksempel utveksling av faglige synspunkter mellom enkeltpersoner eller nyhetsbrev fra andre virksomheter og prosjekter) e-post som er av generell informasjonsverdi (for eksempel personalinfo, avdelingsnytt osv.) 2.3 Informasjon til publikum Avdelinger som ønsker å kommunisere med brukere utenfor kommunen (publikum og ikkekommunale instanser) via e-post, skal aktivt legge til rette for bruk av avdelingens offisielle e- postadresse utad. Alle e-postadresser skal bygges opp etter enhetlige retningslinjer utarbeidet av IT-seksjonen. Avdelingene bør informere om enkelte generelle forhold vedrørende bruk av e-post. Behovet for å informere kan variere noe avhengig av sakstypene avdelingen behandler og hvilken pågang avdelingen har fra publikum. Slik informasjon må være lett synlig på avdelingens hjemmesider på Internett, og informasjonen bør også legges ut i tilknytning til eventuelle blanketter og søknadsskjema. Dette gjelder følgende informasjon: Skjema, blanketter osv som legges ut på avdelingens hjemmesider kan sendes inn pr e- post der dette er særskilt avtalt. Eksempel er elektroniske byggesøknader, søknad på lærerstillinger. E-post er ikke tilstrekkelig dersom lovbestemmelser stiller krav om underskrift. Dette betyr at for eksempel klager over enkeltvedtak må sendes som vanlig, underskrevet papirpost 1. Avdelingens offisielle e-postadresse (postmottakadressen) kan tas inn i brevark, visittkort, informasjonsmateriell med mer. Denne bør plasseres i tilknytning til telefonnummer og telefaksnummer. 3. Særskilt for inngående post 3.1 Post til avdelingens e-postmottak Innboksen på postmottaket må sjekkes av arkivpersonalet minimum 2 ganger daglig. E-post med elektroniske vedlegg skal gjennomgås og vurderes på lik linje med papirbasert post som kommer inn til Bergen kommune. E-post som ikke er saksdokument videresendes til leder/saksbehandler E-post som kommer inn til feil postmottak skal så langt det er mulig videresendes til riktig postmottak, og avsender skal orienteres om dette. Journalpliktig e-post registreres i Bksak (importeres automatisk i Bksak). Elektronisk fordeling skjer i Bksak. Journalpliktig e-post inklusive vedlegg skrives ut og arkiveres i saksmappen 1 Det er endringer på gang i både forvaltningsloven og annet lovverk for å fjerne hindringer for elektronisk kommunikasjon. Endringer i veiledningen vil bli vurdert som en følge av dette. 3
10 E-post som kommer inn til postmottakene må ikke slettes fra postmottakets postkasse før den er gjennomgått mht journalføring og arkivering og fordelt elektronisk til rette vedkommende. 3.2 Post direkte adressert til ansattes e-postadresse Dersom ansatte mottar journalpliktig e-post (saksdokument) i sin innkurv, skal denne umiddelbart videresendes til avdelingens postmottak for journalføring i Bksak og arkivering. 4. Særskilt for utgående e-post. 4.1 Sende journalpliktig saksdokument Dersom et journalpliktig saksdokument skal sendes pr e-post, skal dette skje på følgende måte: Dokumentet opprettes og behandles på vanlig måte i Bksak. Alle journalpliktige dokumenter skal produseres i Bksak. Dokumentet sendes som vedlegg til e-postmeldingen. Det journalpliktige dokumentet skal være ferdigbehandlet først; dvs godkjent (og evt underskrevet) av rette vedkommende samt journalført / levert til journalføring. Det journalpliktige saksdokumentet sendes i tillegg til adressaten som papirpost. I tilfeller der hensikten med forsendelsen er å drøfte et saksutkast, gjelder ikke kravet om at dokumentet må være ferdigbehandlet. E-postmeldingen journalføres ikke, fordi dette ivaretas gjennom rutinene som gjelder for originaldokumentet. 4.2 Innsyn i saksdokumenter (eksternt) Innsyn i saksdokumenter som allerede er opprettet og ferdigbehandlet som vanlig papirdokument, kan gis gjennom å sende kopi av dokumentet som vedlegg til e-postmelding. Det er da ikke nødvendig å sende papirkopi til den som ber om innsyn. 4.3 Orientering internt i kommunen Internt i kommunen kan innsyn i dokumenter i Bksak gis gjennom å sende en link til dokumentet i e-postmeldingen. For å kunne lese dokumenter referert med link, må dokumentet være ferdigbehandlet i Bksak. Mottakere må være medlem i tilgangsgruppe som er registrert på dokumentet i Bksak. 4.4 Taushetsbelagte opplysninger E-post skal ikke benyttes til forsendelse av taushetsbelagte opplysninger. For dokumenter som skal unntas offentlighet etter offentlighetslovens 5 eller 6 fordi innholdet kan skade eller være til ulempe for kommunens eller privatpersons interesser, bør forsendelse pr. e-post unngås. 4.5 Bruk av e-post og fullmakter Den enkelte må forsikre seg om at han / hun har myndighet og / eller fullmakt i forhold til innholdet i den e-postmelding som sendes ut. Hvis meldingen har et slikt innhold at det kreves samtykke fra overordnede, må den enkelte selv forsikre seg om at dette foreligger. Dette 4
11 gjelder særlig for e-postmeldinger som sendes til andre avdelinger i kommunen eller til eksterne brukere. 4.6 E-post og åndsverkloven Grafikk, tekst lyd og bilder kopiert fra Internett web-sider som man sender pr. e-post skal merkes med web-sidens Internett adresse (URL) slik at det fremgår at disse kan være beskyttet etter åndsverkloven. Grafikk, tekst, lyd og bilder som er beskyttet etter åndsverkloven og som mottas med e-post må ikke gjenbrukes, gjøres tilgjengelig eller bearbeides på måter som kan krenke opphavsmannens rettigheter. 5
Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune
Fagområde: Administrasjon Dok. type: Rutine Dok. nr.: BKDOK-2005-00432.01 Rev. dato: 24.06.02 Gyldig til: 31.12.2012 Side 1 av 5 Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune 1. Innledning
DetaljerSENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.
KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten
DetaljerRutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere
ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner
DetaljerRutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU
Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:
DetaljerRetningslinjer for behandling og arkivering av e-post
Retningslinjer for behandling og arkivering av e-post Stavanger kommune Vedtatt: 2016 Sist endret: 3.5.2018 Ansvar: Stavanger byarkiv (seksjon for system og utvikling) Alf Thorsen arkivsjef Innhold 1.
DetaljerARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE.
ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. Winsak saksnr. 02/5001 - løpenr. 11329/03 Sist revidert: 31. januar 2005 Ansvarlig for ajourhold: Arkivleder. DEFINISJONER: Arkivverdig post: Post som skal tas vare
DetaljerAll post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I.
Rutine for mottak, sortering og registrering av post Postmottak Tydal kommune All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret,
DetaljerBrukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3.
Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Hva skal registreres og arkiveres?... 5 4. Saks- og journalpostbegrepet...
DetaljerPostbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe
Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler
DetaljerVedtatt av: Byråd for kultur og næring Vedtatt:
Oslo kommune Byrådet Rundskriv Vedtatt av: Byråd for kultur og næring Vedtatt: 04.11.2004 Erstatter: Saksnr: Eier/ ansvarlig: Byråd for kultur og næring Ikrafttredelse: 04.11.2004 Dok.nr: RS-0073 Rundskriv
DetaljerDokumentfangst i praksis
Dokumentfangst i praksis Hvordan få kontroll på arkivverdig informasjon fra e-post, SMS, nettsider og sosiale medier? IKATs Kontaktseminar 22. 23. mai 2014 Noark 5 Første versjon ble publisert sommeren
DetaljerVeileder for ledere i Public 360. Innhold. UiS 2017
Veileder for ledere i Public 360 UiS 2017 Innhold Formålet med veilederen... 2 1. Lederrollen... 2 1.1 Roller i Public 360... 2 1.2 Bytte mellom lederrolle og saksbehandlerrolle... 2 1.3 Stedfortreder...
Detaljerephorte Velkommen til ephorte-kurs Viderekommende
ephorte Velkommen til ephorte-kurs Viderekommende Anita Kildemo Flor Seksjon for dokumentforvaltning Trondheim Wenche Bergmo Seksjon for dokumentforvaltning Oslo Agenda Oppstart Agenda Kort om arkivverdighet
DetaljerRUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK,
RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, SORTERING OG REGISTRERING AV POST POSTMOTTAK TYDAL KOMMUNE... 2 POSTRUTINER FOR LEGEKONTORET... 2 MOTTAK AV E-POST... 3 MOTTAK AV ELEKTRONISKE-SKJEMA (E-SKJEMA)... 3 UTLEGGING
DetaljerArkivloven med forskrifter - reglene om journalføring og arkivering
FORUTV /16 Forretningsutvalget Rutiner for registrering av e-poster mv MAHO ESARK-0200-201525566-44 Hva saken gjelder: I forretningsutvalgets møte 2. februar 2016 ble det fattet følgende: På bakgrunn av
Detaljerephorte Viktige funksjoner for ledere i ephorte
ephorte Viktige funksjoner for ledere i ephorte Anita Kildemo Flor Seksjon for dokumentforvaltning Trondheim Wenche Bergmo Seksjon for dokumentforvaltning Oslo Agenda Oppstart Kort om arkivverdighet Begreper
DetaljerSaksbehandler: Tom Oddby Arkiv: 041 Arkivsaksnr.: 14/ Dato: PRAKTISERING AV ÅPENHET OG INNSYN I DRAMMEN KOMMUNE
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Tom Oddby Arkiv: 041 Arkivsaksnr.: 14/2364-1 Dato: 24.2.2014 PRAKTISERING AV ÅPENHET OG INNSYN I DRAMMEN KOMMUNE â INNSTILLING TIL FORMANNSKAPET/BYSTYRET: Rådmannens forslag
DetaljerJOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST
JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE N R. 1700-2 /2007 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i sak 33/07 INNHOLDSREGISTER 1. INNLEDNING... 4 1.1 Bakgrunnen for
Detaljerephorte grunnkurs for saksbehandlere
ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og
DetaljerArkivfunksjonen i Valdres- og Hallingdal - Oppfølging av forvaltningsrevisjon og brev fra 2013
Forvaltningsrevisjonsrapport fra Kommunerevisjon IKS Arkivfunksjonen i Valdres- og Hallingdal - Oppfølging av forvaltningsrevisjon og brev fra 2013 Formål: Undersøke om kommunene har fulgt opp revisjonens
DetaljerVelkommen til nettkurs i saksbehandling i ephorte web og ephorte Outlook Ring inn på telefon Tast kode #
1 Nettkurs ephorte Nina Farahi, senior-/fagkonsulent (ephorte) Velkommen til nettkurs i saksbehandling i ephorte web og ephorte Outlook Ring inn på telefon 23 96 10 04 Tast kode 199193712# Agenda Sak/Journalpost/Dokument
DetaljerProsedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv
Side 1 av 5 Prosedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv Formål Denne prosedyren skal sikre at arkivverdige dokumenter blir arkivert på en sikker
DetaljerOpplæring i ESA 8 Saksbehandlere
1 Opplæring i ESA 8 Saksbehandlere Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir
DetaljerTilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning.
Byrådssak 257/14 Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning. BOBS ESARK-1266-201220264-10 Hva saken gjelder:
DetaljerStandard dokumentproduksjon
Brukerhåndbok for Kontor 2000 Standard dokumentproduksjon Begreper:... 1 Registrere ny sak:... 3 Unnta saken fra offentlighet:... 3 Fane 1 Parter:... 3 Fane 2 arkiv:... 3 Registrere ny journalpost:...
DetaljerMerkantilsamling 2019
-Ein tydeleg medspelar Merkantilsamling 2019 Ruth Wenche Stavik, nestleiar arkiv - Dokumentsenteret ephorte Dei 6 første sidene er gjengangarar, vi tar dei med for at alle nye (og gamle) arkivarar skal
DetaljerHøgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1. Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen
Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1 (INTERNT NOTAT) Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen Innhold 1 Registrering av interne notat ved HiT 2 Når opprettes interne
DetaljerInnføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen
Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...
DetaljerBrukerdokumentasjon. Outlook2Ephorte Gecko Informasjonssystemer AS Jarle Trydal
Outlook2Ephorte 4.3 01.03.2016 Gecko Informasjonssystemer AS Jarle Trydal INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 INNLEDNING... 3 OVERORDNET BESKRIVELSE... 3 Støttede versjoner... 3 Generelle forutsetninger...
Detaljer09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012.
09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. - 1 - Innledning. Hemne kommunes informasjonsstrategi er basert på åpenhet overfor publikum og media. Åpenhet
DetaljerBruk av elektronisk post (e-post) i statsforvaltningen
Bruk av elektronisk post (e-post) i statsforvaltningen En veiledning om når du kan bruke e-post, hva slags dokumenter som ikke kan eller ikke bør sendes som e-post, offentlig innsyn, journalføring og arkivering
DetaljerBrukerveiledning for ledere / saksfordelere ved
Brukerveiledning for ledere / saksfordelere ved Høgskolen i Telemark (HiT) KORTVERSJON 1.7.011 - JPe Innhold Side 1 Kjekt å vite 1.1 Arkiv- og saksbehandlingssystem 1. Arkiveringsplikt 1.3 Interne notat
DetaljerRutine for journalføring av dokumenter i personalmappe
Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av
DetaljerHØRING - ENDRINGER I OFFENTLEGLOVA - POLITIDIREKTORATETS MERKNADER
Justis- og beredskapsdepartementet Postboks 8005 Dep 0030 OSLO NATIONAL POLICE DIRECTORATE Deres referanse: 18/3391 Vår referanse: 201803155-2 008 Sted, Dato Oslo, 3.9.2018 HØRING - ENDRINGER I OFFENTLEGLOVA
DetaljerKontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune
Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og
DetaljerOrdliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk
Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode
DetaljerDokumenthåndtering i Public 360
Dokumenthåndtering i Public 360 - arkivering, saksbehandling og P360 v DIPS Seminar Kontorfaglig ansatte i PHA Elisabeth Olsen Mona Furseth 08.02.18 Innhold i presentasjon Dokumentflyt i P360 Gjennomgang
DetaljerArkivplan - internkontroll
Arkivplan - internkontroll Pål Mjørlund Kommunearkivkonferansen 2018 Disposisjon Hvorfor har vi internkontroll? Kvalitet i arkiv Verktøy for å sikre internkontroll Hva er internkontroll? Rådmannens internkontroll
DetaljerForvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning
Forvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning Statusrapport 2014 sikrer at Sentralarkivets virkeområde utvides til å
Detaljerephorteoutlook er saks- og dokumentbehandlingssystemet integrert i Microsoft Outlook.
ephorteoutlook er saks- og dokumentbehandlingssystemet integrert i Microsoft Outlook. ephorteoutlook må legges inn som tillegg til Microsoft Outlook, dette gjør vi via - windows tast og programvaresenteret,
Detaljer- Dokumenthåndtering for saksbehandlere i Sarpsborg kommune
Sarpsborg kommune Intern rutine: - Dokumenthåndtering for saksbehandlere i Sarpsborg kommune Oppdatert desember 2006 Side 1 av 27 Sarpsborg kommune Innholdsfortegnelse Rutine 1: Inngående dokumenter 4
DetaljerRetningslinjer for bruk av informasjonssystemer i Oppland fylkeskommune
W Retningslinjer for bruk av informasjonssystemer i Oppland fylkeskommune Innhold 1. Bruker-ID og passord... 3 2. Privat bruk og eiendomsrett... 3 3. Innsyn... 3 4. Virus og spam... 4 5. Konfidensialitet...
DetaljerDokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?
Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og
DetaljerOppdatert 1.mai 2011. Rutine for postbehandling, registrering og arkivering ved KHiO
Rutine for postbehandling, registrering og arkivering ved KHiO 1 Innhold Innledning... 3 Formål... 3 Lover og forskrifter... 3 Begrepsbruk... 3 Rutine for overgang til elektronisk arkivering (periodisering)...
DetaljerRutiner for generell saksbehandling
Rutiner for generell saksbehandling Etnedal kommune Innholdsfortegnelse 1 Formål... 4 2 Omfang... 4 3 /myndighet... 4 4 Rollebeskrivelser... 4 4.1 Rollen Leder i WebSak... 4 4.2 Rollen Saksbehandler/saksansvarlig
DetaljerSERVICEERKLÆRING FRA KONTORSEKSJONEN
1 av 9 Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse SERVICEERKLÆRING FRA KONTORSEKSJONEN Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse 2 av 9 OM SERVICEERKLÆRINGEN Arbeids- og administrasjonsdepartementet
Detaljerephorte i Outlook Dokumentsenteret v/ Geir Håvard Ellingseter oktober 2014
ephorte i Outlook Dokumentsenteret v/ Geir Håvard Ellingseter oktober 2014 1 Overføre e-post til fra Outlook til egen sak i ephorte 1. Klikk på vis felt for saker i ephortemenyen i Outlook. 2. Da vises
Detaljerephorte grunnkurs for saksbehandlere
ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og
DetaljerHattfjelldal Kommune. Informasjonsplan
Hattfjelldal Kommune Informasjonsplan Visjon/ mål Arealplan Retningslinjer Økonomiplan Temaplan Budsjett Regnskap Årsmelding Dato: 25.06.2014 Telefon: 75 18 48 00 WWW.hattfjelldal-kommune.no e-post: post@hattfjelldal-kommune.no
DetaljerFullmakt rutinebeskrivelse, jf. punkt i IR-01 om klagesaksbehandling
Rutinebeskrivelse En rutinebeskrivelse (RB) sikrer god og effektiv saksflyt ved å gi detaljerte rutiner om den konkrete fremgangsmåten ved behandlingen og avgjørelsen av UNEs saker. En RB godkjennes og
DetaljerEl-tilsyns. tilsyns-,, forvaltnings-, offentlighets- og arkivloven. DLE-konferansen i Tromsø 17. september 2008
El-tilsyns tilsyns-,, forvaltnings-, offentlighets- og arkivloven DLE-konferansen i Tromsø 17. september 2008 Cecilie Magnussen Enhet for elektriske produkter Et trygt og robust samfunn der alle tar ansvar
DetaljerType avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner - navn på tjeneste/produkt - instituttet det er gjort innkjøp for
Rutine for saksbehandling og arkivering av anskaffelser i Ephorte ved MN-fakultetet og institutter Sakstype: Sakstittel: Arkivdel: Én saksmappe per anskaffelse Type avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner
Detaljerephorteoutlook for leder og saksbehandler
ephorteoutlook for leder og saksbehandler Kvæfjord, Evenes, Tjeldsund Revisjonshistorie Revisjon nr. Revisjonsdato Endringer Revidert av EVRY 2013-2015 2 INNHOLD 1 INNLEDNING... 5 2 Introduksjon til grensesnittet...
DetaljerHvordan unnta et dokument (journalpost) fra offentlighet i WebSak
ID Nfk.F.4.1.4.2.8 Versjon 0.03 Gyldig fra 07.11.2016 Siste versjon 01.03.2017 Forfatter May Moursund Verifisert Godkjent Hvordan unnta et dokument (journalpost) fra offentlighet i WebSak
DetaljerBRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 2 Besvar eller avskriv brev/notat Versjon/dato for revisjon: 01.10.2014
BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 Besvar eller avskriv brev/notat Versjon/dato for revisjon: 01.10.2014 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Narum Dato: 01.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret
DetaljerBalsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune
Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.
DetaljerArkivrutiner. WebSak Basis og WebSak Fokus
Arkivrutiner WebSak Basis og WebSak Fokus Dette dokumentet beskriver hvordan kommunene i Nordhordland skal bruke WebSak Basis og WebSak Fokus i sine daglige arkivoppgaver. Grunnlagsdokument for innføring
DetaljerARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet
ARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet Prioritering Veiledning av ledere, saksbehandlere og superbrukere. Veilede saksbehandlere/ledere i bruk av ephorte. Være i dialog med/veilede superbrukerne
DetaljerPostadresse Besøksadresse Kontakt Saksbehandler
Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon Brukerveiledning i for saksbehandlere ephorte versjon 2.1.8.09 september 2008 Innhold: Oppstart og pålogging...2 Skjermbildet...2 Venstremenyen...3 Verktøylinjen...4
DetaljerInnsynsretten. Presentasjon i oppvekst- og omsorgsutvalget Ved Brit H. Resell
Innsynsretten Presentasjon i oppvekst- og omsorgsutvalget 18.04.2018 Ved Brit H. Resell Generelt om innsynsretti offentlig forvaltning Allmennhetens innsynsrett, etter offentlighetslovens regler om innsyn
DetaljerRutine for postbehandling
Rutine for postbehandling Gjelder fra 15.06.2009 Rev. nr 1 DM dokumentnr Godkjent av Økonomi/administrasjon/ Bernt Bauge Utarbeidet av Arkiv/Ingeborg Svenseid Side 1 av Innholdsfortegnelse 1 Formål...
DetaljerNorsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK. 12. februar 2015 Jorunn Bødtker
Norsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK 12. februar 2015 Jorunn Bødtker Arbeidsgruppens mandat Foreslå konkrete tiltak innenfor områdene kultur, organisasjon,
DetaljerSTAVANGER KOMMUNE ARKIVAVDELING. Retningslinjer for bruk av e-post
STAVANGER KOMMUNE ARKIVAVDELING Retningslinjer for bruk av e-post Arkivreglement Fastsatt: 01.06.2007 Sist endret: 14.04.2008 1 Innhold Innledning: Formål og ansvar.. 3 1. Journalføring og arkivering..
DetaljerVeileder for journalføring og arkivering i departementene
Veileder for journalføring og arkivering i departementene Innhold Innledning Målgruppe og bruk av veilederen Din rolle i danningen av verdifullt arkiv Tre vurderingspunkter 1) Er det et saksdokument? Lovkrav
DetaljerHøgskolen i Telemark Arkivseksjonen
Høgskolen i Telemark seksjonen Versjon 12 Journalnr: 2009/304 Dato: 13.10.2011 ets oppgaver, oppfølging, kvalitetssikring Ansvar Driftsoppgaver (Rutiner, veiledninger m.v. finnes i følgende interne dokumenter:
DetaljerRetningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste
Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Forord I 2001 ble retningslinje for klientmapper i PP-tjenesten ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall
DetaljerBevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet
Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer 18.02.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Læringsplattformer Digitale støttesystemer for undervisningsformål Brukes særlig for å administrere brukere og innhold
DetaljerWEBSAK UTGÅENDE BREV OG EKSPEDERING. Oppdatert av: mhag 1
WEBSAK UTGÅENDE BREV OG EKSPEDERING Oppdatert 14.9.2016 av: mhag 1 Innholdsfortegnelse Innledning... 3 1. Opprette brev i websak... 3 1.1. Lag ny journalpost.... 3 1.2. Fyll inn tittel og mottaker/e...
DetaljerHelse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007
Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet De regionale helseforetakene Alle kommunene Alle fylkeskommunene Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Forholdet mellom lovbestemt
Detaljerpalmar.brunvold@ibisikt.no K 2000 esak NOARK-4 Litt om NOARK-4 funksjonalitet i forhold til K 2000 esak Basis K 2000 esak versjon 5.3 Kan kjøres som KOARK, standard, NOARK-3 eller NOARK-4 De fleste felt
DetaljerOffentlighet og løsninger HAAKON JOHANNESSEN OG MARTIN BOULD
Offentlighet og løsninger HAAKON JOHANNESSEN OG MARTIN BOULD Publisering. Grensedragningen mellom krav til offentliggjøring og krav på tilgang til informasjon Offentlighetsloven skal sikre innsyn, men
DetaljerInformasjonsstyringssystem KanJa Nome AS
Informasjonsstyringssystem KanJa Nome AS 1. Hensikt a. at nødvendig dokumentasjon blir utarbeidet og oppbevart på en forsvarlig måte b. at ansatte, interesseparter og publikum har relevant informasjon
DetaljerArkivforvaltningen i Målselv
Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Kristiansand kommune Postboks 417 Lund 4604 KRISTIANSAND Dato 31.05.2018 Din ref. 201802212-9 Vår ref. 2018/2553 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport
DetaljerHvorfor vil vi publisere dokumenter?
Hvorfor vil vi publisere dokumenter? Si noe om Hvem er vi? Praksis med arkivering av innsynsbegjæringer Praksis med «publisering» på OEP kun journalen Hva begjæres det innsyn i, mengder? Hvorfor vil vi
DetaljerTilgangsstyring i PUBLIC 360
Tilgangsstyring i PUBLIC 360 Innholdsfortegnelse TILGANGSKODER...2 ARV AV INSTILLINGER FRA SAK TIL DOKUMENT GRADERING PÅ FILNIVÅ...2 BRUK AV OFFENTLIG OG INTERN TITTEL...3 TILGANGSGRUPPER...4 MEDLEMSKAP
DetaljerMerkantilsamling
-Ein tydeleg medspelar Merkantilsamling 21.03.2018 Ruth Wenche Stavik, nestleiar arkiv - Dokumentsenteret ephorte Innspel frå skolane - Arkivarar - Kva skal arkiverast i ephorte? - Erfaringsutveksling
DetaljerOffentlig journal - automatisk innsyn i dokumenter
Saksframlegg Arkivsak-dok. 17/9607-1 Saksbehandler Inger Lise Hognerud Utvalg Møtedato Fylkesutvalget 10.10.2017 Fylkestinget 24.10.2017 Offentlig journal - automatisk innsyn i dokumenter 1. FORSLAG TIL
DetaljerMANUAL FOR FULLFØRT SAKSBEHANDLING HEMNE KOMMUNE
10/397-10 057 MANUAL FOR FULLFØRT SAKSBEHANDLING HEMNE KOMMUNE Definisjon: Fullført saksbehandling på ett nivå innebærer at saken er fullstendig belyst før behandlingen i det første politiske organ. Saksfremlegg
DetaljerPer Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv
Per Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, pih@sft.no Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv Statens forurensningstilsyn (SFT) Ca 310 ansatte Endrer navn til Klima- og forurensningsdirektoratet
DetaljerJournalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet
Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring
DetaljerSaksnr.: 199806459_15
OSLO KOMMUNE BYRÅDSAVDELING FOR SERVICE- OG ORGANISASJONSUTVIKLING BYRÅDSAK 1145/02 INSTRUKS FOR ELEKTRONISK ARKIVERING AV SAKSDOKUMENTER I OSLO KOMMUNE Sammendrag: I denne saken foreslås det at byrådet
DetaljerNår integrasjon ikke er mulig dokumentfangst fra eksterne databaser
Når integrasjon ikke er mulig dokumentfangst fra eksterne databaser Seniorrådgiver Jørn Holen, NHD Norsk Arkivråds høstseminar, 24 oktober 2013 Dokumentfangst en håpløs oppgave? Nye utfordringer knyttet
DetaljerPartsinnsyn - saksbehandlingsrutiner
Rutinebeskrivelse En rutinebeskrivelse (RB) sikrer god og effektiv saksflyt ved å gi detaljerte rutiner om den konkrete fremgangsmåten ved behandlingen og avgjørelsen av UNEs saker. En RB godkjennes og
DetaljerForvaltningsrevisjon Bergen kommune Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning
Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning Audit & Advisory Mai 2013 Innhold 1. Innledning... 1 1.1 Bakgrunn og formål...
DetaljerKommunikasjonsstrategi revidering våren 2015
Kommunikasjonsstrategi revidering våren 2015 «Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale
DetaljerSak & Portal 2014 3.4.2014 Tone Fjeller. ESA 8.1 - arkivaren på web
Sak & Portal 2014 3.4.2014 Tone Fjeller ESA 8.1 - arkivaren på web ESA 8.1 - Nyheter Arkivarfunksjoner o Postmottak o Oppfølging av sendte o Publisering av lister o Hurtigtaster Forbedret veiviser for
DetaljerTil alle ephortebrukere
Til alle ephortebrukere Det vises til oppfølgingsbrevet etter arkivtilsyn. Denne brukerveiledningen er ment som støtte til deg som saksbehandler, til å følge opp de deler av dokumentoppfølging som hver
DetaljerPUBLIC 360 BRUKERVEILEDNING
PUBLIC 360 BRUKERVEILEDNING Gro Wisting Haugland, versjon 1 11.12.2013 Innhold INNLEDNING... 3 EKSEMPLER PÅ DOKUMENTTYPER SOM SKAL ARKIVERES I PUBLIC 360... 4 HJELP-FUNKSJONEN I PUBLIC 360... 5 ROLLER...
DetaljerKommunikasjonshåndbok for Rakkestad kommune
Kommunikasjonshåndbok for Rakkestad kommune Saksnr. 15/1441 Journalnr. 13558/15 Arkiv 140 Dato: 07.10.2015 Kommunikasjonsprinsipper Kommunikasjonsprinsippene er i stor grad basert på statlige kommunikasjonsprinsipper
DetaljerRetningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole
Retningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole Revidert 3.8.2010 av TO INNLEDNING... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I ELEVMAPPE... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPER I SAK- OG
DetaljerBrukerveiledning SvarUt
Brukerveiledning SvarUt 1 Som forvaltningsnivå skal vi følge prinsippet om «digitale førstevalg». Dette innebærer at digitale løsninger er hovedregelen for vår kommunikasjon med det offentlige, innbyggere
DetaljerHåndtering av innsynsbegjæringer
Håndtering av innsynsbegjæringer Kommunearkivkonferansen 03.05.2016 v/ Solveig A Torp Arkivleder /jurist Forsvarets arkivtjeneste 04.05.2016 1 «Et troverdig dokumentert Forsvar» Offentlig organ må utøve
DetaljerNotat. Departementsråden Lovavdelingen. Kopi: Plan- og administrasjon. Offentlighet og evalueringsutvalget etter flodbølgekatastrofen
JUSTIS- m OG POLITIDEPARTEMENTET Notat Til: Fra: Departementsråden Lovavdelingen Kopi: Plan- og administrasjon Saksnr.: O p 0 0 j Dato: Ø. O'.. Z-O 0 S 20.01.2005 rådgiver Magnus Hauge Greaker Offentlighet
DetaljerArkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier
Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier Turid Holen, IKAVA Spesielle dokumenttyper: sms, mms, chat, facebook, twitter mv. I hvilken grad og på hvilken måte skal disse dokumenttypene
Detaljer2. Hva er formålet med vår tilstedeværelse i sosiale medier?
Ret ni ngsl i nj erf or Songdal en kommunes t i l st edevær el seisosi al emedi er Ver s j on 1 -j anuar2011 Retningslinjer for Songdalen kommunes tilstedeværelse i sosiale medier Sosiale medier er en
DetaljerAGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING
AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING 1999/revidert 2007 og 2012 Innhold 1. GENERELT... 3 1.1 Generelle krav... 3 1.2 Organisering / ansvar / målsetting... 3 1.3 Rutinebeskrivelsen...
DetaljerRegistrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet
Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet -Så hva har skjedd? Har dere funnet eposten med invitasjonen? - Ja, vi fant
DetaljerDoknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet: Endringer: Brukerveiledning for ledere P360
Dokumenteier: Enhet arkiv Produsent: Christina Berger Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet: 12.03.2018 Endringer: Brukerveiledning for ledere P360 1 Innholdsfortegnelse Formål... 3 Arbeidsflater og roller i
DetaljerINFORMASJONSPLAN FOR BYDEL BJERKE
Oslo kommune Bydel Bjerke Bydelsadministrasjonen INFORMASJONSPLAN FOR BYDEL BJERKE 2013 2016 Bydel Bjerke Postadresse: Telefon: 02 180 Banknr: 1315.01.00865 Bydelsadministrasjonen Postboks 13 Økern Telefaks:
Detaljer