Merkantilsamling 2019

Transkript

1 -Ein tydeleg medspelar Merkantilsamling 2019 Ruth Wenche Stavik, nestleiar arkiv - Dokumentsenteret

2 ephorte Dei 6 første sidene er gjengangarar, vi tar dei med for at alle nye (og gamle) arkivarar skal få informasjon om regelverket på ein enkel måte og det skal vere lett å finne det fram.

3 Kvifor arkivere - lovverk Forvaltningslova pålegg det offentlege å saksbehandle etter gitte normer Arkivlova pålegg oss å kunne dokumentere handlingane Offentleglova pålegg oss å offentleggjere handlingane Kommunelova har m a bestemmelser om saksbehandlingsreglar i folkevalde organ og om arkiv Personopplysningslova seier m a korleis vi skal behandle sensitive personopplysningar

4 Definisjon av «dokument» Arkivlova 2 a) Dokument: ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning eller overføring (altså slett ikkje berre papirdokument!) Tilsvarande definisjonar er også i forvaltningslova og offentleglova

5 Journalføringsplikt Journalføringsplikt (arkivforskriften 2-6) Alle dokument som er å rekne som saksdokument (offl 4) skal journalførast dersom dei gjeld organet si verksemd, er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon

6 Kva er arkivverdig Brev, e-post og sms som inneheld opplysningar eller vurderingar som kan seiast å ha betydning for ei forvaltningssak, må reknast som eit saksdokument og er arkivverdig. Kriteria er: «Er de (dokumentene) gjenstand for saksbehandling, eller anses de å ha verdi som dokumentasjon» Dokumenter som er meint eller eigna til å påvirke ei avgjerd Er dokumentet sendt oss for at vi skal gjere vedtak eller ta beslutning i ei sak? Er dokumentet viktig for å forstå beslutningsgrunnlaget i ei sak? Inneheld dokumentet opplysningar som dokumenterer handlingar vi har gjort? Inneheld dokumentet informasjon som kan brukast igjen i andre saker? Er dokumentet viktig for at vi kan dokumentere vedtaka og tiltaka våre for all ettertid? Er dokumentet viktig for at offentligheten skal kunne sjå viktig dokumentasjon om planane og verksemda vår? Er dokumentet viktig for at historia vår kan skrivast i framtida?

7 Arkivverdig, visuelt

8 Ikkje arkivverdig Kanskje enklare kva skal ikkje arkiverast? Private e-postmeldingar E-post som er jobbrelatert, men som ikkje har betydning for behandling eller dokumentasjon E-post som er fagleg relatert, men av generell karakter (t.d. utveksling av faglege synspunkt mellom enkeltpersonar eller nyhetsbrev frå andre verksemder og prosjekt) E-post som har generell informasjonsverdi (t.d. avdelingsnytt, personalinfo osv.) Masseutsendt ekstern e-post (t.d. reklame)

9 Tilgang til ephorte Gi melding til dokumentsenteret når nokon sluttar slik at vi har eit mest mogleg oppdatert register over brukarar. Vi får melding når nokon nye begynner, men det vi oftast ikkje får vite er: Kva rolle og kva tilgangskoder den nye skal ha. Nye tilgangskoder er det rektor som skal gi beskjed om.

10 Tilgang til dokument Det er viktig at ikkje saksbehandlarane får tilgang til dokument dei ikkje skal behandle, så vi gir ikkje lik tilgang til alle saksbehandlarane. Alle skal ha tilgang til dei dokumenta dei skal behandle, men ikkje «for sikkerhets skuld». Vi skil derfor mellom å ha tilgang til heile organisasjonen, heile adm.enheten eller til dokument der ein har saksbehandlingsansvar eller er kopimottakar på.

11 Tilgang til dokument, forts Dette ser vi særleg godt i opplæringssakene, der eigarane er både på skolane og i utdanningsavdelinga. Her ser vi og at eitt av dokumenta ikkje er journalført enda, så eg minner om at arkivarane har ansvaret for at dokumenta blir journalført etter kvart som dei blir lagt inn.

12 «Publiser» De skal ikkje fjerne publiser, verken på saks- eller journalpostnivå!

13 Kommunikasjon med PPT Be om at dokument blir lagt inn til fylkeskommunens sentrale organisasjonsnummer: Desse dokumenta vil bli importert rett inn i ephorte, og dokumentsenteret fordeler dei vidare til PP-kontaktene på skolane.

14 Politiattest Det er ikkje lenger lov å legge politiattest inn i ephorte. Vi skal berre leggje inn merknad om at attesten er mottatt og sendt saksbehandler. Den skal makulerast etter at den er sjekka. Merknad om at den er makulert må leggjast inn.

15 Rydding I år skal eg igjen fokusere på rydding i ephorte. Vi må periodisere snart, og kanskje blir det bestemt at vi skal ha eit skarpt skilje, og da er det viktig at alle saker er avslutta. For at dette skal gå så smertefritt som mogleg må vi rydde når vi har tid. Fjern «tomme» journalpostar, ordne format (til pdfa), journalfør og avslutt saker. Husk også at det ikkje er lov å skjerme heile tittelen.

16 Rydding, forts Dette skulle vore gjort når saksbehandlar skreiv dokumentet, men som arkivar bør du tenke gjennom dette: Er tittelen på journalposten er slik at du kan finne igjen dokumentet utan å «vite» kvar det ligg? Kva vil leiar/saksbehandlar spørje etter når du skal finne det igjen?

17 Rydding, forts Har alle oppretta saker journalpostar, har alle oppretta journalposter dokument? Kan «Test»-mapper få status utgått? «Gamle» elevmapper med restansar? - Arkivkode/klassering - Er det oppretta to eller fleire journalpostar som svar på inngåande? Finn ut kva for ein som er rett, og sett status «U» på dei andre.

18 Rydding, forts Angi som svar Er dokumentet egentlig svar på et inngående, bør du knytte det opp til det inngående.

19 Rydding, forts

20 Rydding, forts

21 Rydding, forts - Avslutt sakene til slutt - Avslutt sak og avskriv restansar i ein operasjon Av og til får vi svar frå systemet om at dokumentet avskriv eit anna og ikkje kan flyttast/utgå. Da må vi først oppheve avskrivinga før det går. Da må vi kanskje også besvare det inngåande manuelt for å knyte innog utgåande dokument saman. Gå til det utgåande, vel funksjonar, angi som svar og hent fram dokumentet du skal avskrive (via lupe), legg til valgte rader og lagre.

22 Fleire mottakarar For å legge inn fleire mottakarar frå adresseregister Utgående brev: Eksterne mottakarar

23 Fleire mottakarar

24 Elektronisk godkjenning Dersom skolen bestemmer seg for å bruke elektronisk godkjenning må dette inn i malane: «Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur» Dette blir lagt inn av dokumentsenteret når vi får beskjed om at de er klar til å begynne med det. For at de skal kunne bruke dette er det ein føresetnad at godkjenninga må skje elektronisk og at dette kan sporast i sak- /arkivsystemet. Om nokon da allikevel vil signere eit brev må den setninga takast ut før brevet blir skrive ut!

25 Saksbehandler sluttar Ha som regel å sjekke restansar i ephorte og få saksbehandler til å avskrive/avslutte sakene sine før dei sluttar. Lag restanseliste over dokument som har statur R og be om tilbakemelding på kva for dokument som er sendt ut. Journalfør alle dokument med status F og E. Gi melding til dokumentsenteret om at saksbehandlaren er slutta, slik at vi kan fjerne tilgangen til ephorte.

26 IOP-sky Saksansvarlig må sørge for at det ferdige dokumentet blir lagt inn i ephorte dersom det er arkivverdig. Dette må de som arkivarar sørge for at dei er klar over.

27 Altinn/SvarUt-SvarInn Elisabet har egen seanse om dette.

28 Skjerming av tekst Skjerming av tekst særleg i personalmapper og i opplæringsmapper det er fortsatt ikkje lov å skjerme heile tittelen.

29 Utdanning/skolene iving-og-oppfoelging/ephorte-dokumenthaantering Dette dokumentet ser ut til å fungere bra, gjør nøyaktig som det står i dokumentet, ingen ekstra kopier el.l.! Skoleår skriv vi slik: 2019/2020 ikkje 2019 / 2020 eller Avbrotsskjema skal no til RMS.

30 Utgåande brev på skolen, inngåande til utdanningsavdelinga Dette er ei utfordring, det er naturleg å skrive utgåande brev på skolen og sende det til utdanningsavdelinga. No må vi endre denne tankegangen, og tenke på at utdanningsavdelinga skal behandle dette brevet, og at dei derfor må få det opp som restanse - enten via brev eller N- notat. Bruk same «system» som i «dokumenthandteringsmalen» som ligg på nett. Sett på ein saksbehandler, ikkje VGO!

31 Overskrift

32 Digital saksbehandling Elektronisk godkjenning Krev brevmal med spesiell undertekst, og reell elektronisk godkjenning av dokumenta. «Brevet er elektronisk godkjent og vil ikke bli sendt i papir» - blir ekspedert elektronisk ephorteoutlook er rullet ut til saksbehandlarane på fylkeshuset, men vi veit at det også delvis er tatt i bruk på skolane. Desse dokumenta har status S når dei er importerte av saksbehandlarane, og denne må endrast til J etter «vanlege» reglar

33 Kvalitetssikring Journalpostar med status R reservert av eller for saksbehandlar, F ferdig frå saksbehandlar, E ekspedert M midlertidig journalført av arkivet S journalført av saksbehandler, må endres til J J journalført Saker med status R reservert F ferdig og A avslutta

34 Kvalitetssikring, rydding Journalpostar Status R - purr saksbehandlarane, er det du som legg inn dokumentet, sett status til F når det er godkjent Status S - fjern «intetsigende» vedlegg og journalfør straks Status F - journalfør etter 6 virkedagar Status M - journalfør straks Status E - journalfør etter 3 virkedagar Saker Status R - sjekk klassering og sett status til B Status F - endre status til A

35 Problem med skanning Alle dokument i ei fil: - Skift skilleark - Del bunken i mindre bunkar Striper - Tørk av skannefelta, bruk ev fuktig klut Lys (mørke felt bare over deler av arket) - Sjekk om det er stiftar eller liknande i skanneren

36 Oppfordring: Dokumenthandtering Dokumentsenteret skal stå for arkivfaglig ledelse i fylkeskommunen, herunder tilsyn med at avdelinger og seksjoner overholder krav til arkivhold gitt i lover og forskrifter. Dokumentsenteret har ansvaret for fylkeskommunens sentrale post- og arkivfunksjoner med blant annet handtering av innkommet post, samt registrering, skanning og arkivering til fylkeskommunens sentrale saksbehandlingssystem. Dokumentsenteret håndterer også elektronisk postmottak og kvalitetsikrer postlistene som etterspørres av innbyggere og media.