ephorte Velkommen til ephorte-kurs Viderekommende

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "ephorte Velkommen til ephorte-kurs Viderekommende"

Margrethe Thorsen
5 år siden
Visninger:

1 ephorte Velkommen til ephorte-kurs Viderekommende Anita Kildemo Flor Seksjon for dokumentforvaltning Trondheim Wenche Bergmo Seksjon for dokumentforvaltning Oslo

2 Agenda Oppstart Agenda Kort om arkivverdighet Begreper i ephorte Oppgaver Venstremenyen i ephorte. Felles søk og Ledersøk Digital post Praktiske eksempler i ephorte: Skrive brev, skjerming og redigere dokument Vedlegg + flett på nytt Hvordan sende på godkjenning/godkjenne Outlook2ePhorte Søking (Besvare brev avskrive dokument / opphev avskriving)

3 Arkivverdighet Arkivverdige dokumenter som skal arkiveres i det offisielle arkivet i ephorte omfatter alle dokumenter som er eller vil bli gjenstand for saksbehandling og som har varig verdi som dokumentasjon for Bufetat. Dette må alle ansatte selv vurdere. Som et hjelpemiddel er følgende sjekkliste utarbeidet: Dokumentet er arkivverdig hvis du svarer ja på ett eller flere av disse spørsmålene: Er dokumentet sendt oss for at vi skal fatte vedtak eller beslutning i en sak? Er dokumentet viktig for å forstå beslutningsgrunnlaget i en sak? Inneholder dokumentet opplysninger som dokumenterer handlinger utført av Bufetat? Inneholder dokumentet informasjon som kan gjenbrukes i andre saker? Er dokumentet viktig for at Bufetat kan dokumentere sine vedtak og tiltak for all ettertid? Er dokumentet viktig med tanke på at offentligheten skal kunne se viktig dokumentasjon om Bufetat planer og virksomhet? Er dokumentet viktig for at forvaltningens historie kan skrives i fremtiden? Rettsikkerheten for klientene og for de ansatte

4 Begreper i ephorte Sak Erstatter tidligere papirmapper og omfatter alle dokumenter om et emne, en oppgave eller et objekt/person. Journalpost Alle dokumenter i en sak er tilknyttet en journalpost. Journalposten inneholder sentrale opplysninger om dokumentet dato, avsender/mottaker, dokumenttype, saksbehandler osv. En journalpost kan inneholde flere dokument hoveddokument og vedlegg Dokumentet Elektronisk dokument som er knyttet til en journalpost. Ekstern korrespondanse Inngående og utgående brev til og fra etaten. I inngående brev U utgående brev Intern korrespondanse Erstatter inngående og utgående brev internt i etaten. Brev fra en adm.enhet til en annen skal skrives som et x-notat eller som et n-notat. X-notat N-notat Et arkivverdig notat som ikke krever mottaker og som ikke skaper restanse (krever ikke behandling). Et notat ment kun som en opplysning i en sak. Et arkivverdig notat som krever en eller flere intern(e) mottaker(e) og som skaper restanse hos denne/disse mottaker(ene).

Venstremenyen Du finner dine oppgaver i: Leder: Venstremenyen -> Fellessøk og Ledersøk Saksbehandler : Venstremenyen -> Fellessøk Felles søk gjelder alle,

5 Venstremenyen Du finner dine oppgaver i: Leder: Venstremenyen -> Fellessøk og Ledersøk Saksbehandler : Venstremenyen -> Fellessøk Felles søk gjelder alle, uavhengig av hvilken rolle man er pålogget (saksbehandler/leder) Ferdige søk der du er mottaker eller forfatter av journalpostene, og for saker du står som saksansvarlig

6 Venstremenyen Felles søk Restanser Restansekontroll gjøres i samsvar med Arkivforskriften 3-7, Oppfølging av saksbehandling. ephorte Oppfølging av alle røde flagg (deg selv) via Innboks Oppfølging av flagg på dokument til enheten via Ledersøk og Restanser min enhet BiRK: Oppfølging av restanser gjøres i Oppgavelisten - Dokumentoppfølging Historisk ephorte Det ligger fortsatt restanser i historisk base Oppfølging av alle røde flagg (deg selv) via din Innboks Oppfølging av flagg på dokument til enheten via Ledersøk og Restanser min enhet Status R Det er også nødvendig med en oppfølging av dokument under arbeid (status R reservert) I ephorte - Dine egen : Dokumenter under arbeid Enheten sine: Ledersøk og Dokumenter under arbeid min avdeling I Birk: Oppgavelisten Dokumentoppfølging her kan du også få oversikt over enhetens dokument, ikke bare dine egne.

7 Venstremenyen Felles søk «POSTKASSE» Innboks: Post til deg. Journalposter du har et ansvar for å behandle (besvare/avskrive). Post til orientering: Post du skal lese. X-notater og kopier. Blir liggende i søket i 30 dager. Post til enheten: Innkommet post til enheten siste syv dager.

8 Venstremenyen Felles søk Kladder/arbeidsdokumenter Dokumenter under arbeid: inneholder påbegynte brev og notat, som har status R. Det er viktig å gjøre disse ferdig. Notater blir sendt direkte til mottaker i ephorte med en gang de ferdigstilles og får status F, utgående brev må vanligvis skrives ut og sendes i posten. Alle utsjekkede dokumenter: Mine ferdige dokumenter: Dokumenter du har produsert som er godkjent og ferdigstilt. Blir liggende i søket til Dokumentseksjonen journalfører de (status J).

9 Venstremenyen Felles søk Søk for enkel godkjenning Benyttes når det er kun en som skal godkjenne Fått til enkel godkjenning: Dokumenter du har mottatt for enkel godkjenning. Sendt til enkel godkjenning: Dokumenter du har sendt til enkel godkjenning. Retur godkjent Enkel godkjenning: Dokumenter du har fått godkjent. Utgående brev må vanligvis skrives ut og sendes i posten, men kan også sendes som e-post direkte fra ephorte. Notater blir automatisk ferdigstilt og sendt direkte til mottaker i ephorte når de er godkjent. Retur ikke godkjent Enkel godkjenning: Dokumenter du ikke har fått godkjent og som må arbeides videre med. Disse vises også i søket Dokumenter under arbeid.

10 Venstremenyen Felles søk Søk for sekvensiell godkjenning (godkjenningsrunde) Benyttes når det er flere som skal godkjenne. Fått til godkjenning: Dokumenter du har mottatt for sekvensiell godkjenning. Dokumenter sendt til godkjenning: Dokumenter du har sendt til sekvensiell godkjenning. Kontroll av godkjenning: Dokumenter som skal markeres som fullført og avslutte godkjenningsrunden.

11 Venstremenyen Felles søk Søk for saker/journalposter Alle mine saker: Alle saker du er satt som saksansvarlig. Aktive saker: Ikke i bruk. Siste saker: Ti siste saker du har sett på. Siste Journalposter: Ti siste journalposter du har sett på.

12 Venstermenyen felles søk Søk for dokumenter som har feilet i overføring for digital post Her får man sjekket ut hvilke dokumenter som eventuelt har feilet i forsendelsen for digital post.

13 Digital post Digital postforsendelse: Oppstart i 2017 Digital postforsendelse skal brukes når utgående dokumenter opprettes i ephorte. Det gjøres et oppslag mot Enhetsregisteret eller Folkeregisteret (for å finne enhetsnummer eller fødsels- og personnummer), deretter sendes dokumentet på elektronisk godkjenning før det sendes ut fra Bufetat digitalt.

14 Import av e-post E-post til/fra ekstern mottaker/avsender: Har dere selv ansvar for å importere E-post internt i etaten: Det er alltid avsender av interne e-post som har ansvar for å importere dette E-post som skal inn i en sak på sikker sone/inn i BiRK kan sendes per e-post (postmottak@bufetat.no) eller skrives ut og sendes til skanning Husk å merke innsendingen med saksnummer/birk-id

15 Praktiske eksempler i ephorte Skrive brev og godkjenne Skjerming og tilgangskoder Redigere dokument Vedlegg Redigere journalpostdetaljer flett på nytt Enkel godkjenning og sekvensiell godkjenning (avskrive/besvare brev) Outlook2ePhorte Søking Friøkt alle typer spørsmål

16 Dokumentasjonsportalen Vi oppfordrer dere til å komme på ephorte-kurs BSA Serviceportal Telefon brukerstøtte

Like dokumenter

ephorte Viktige funksjoner for ledere i ephorte

ephorte Viktige funksjoner for ledere i ephorte Anita Kildemo Flor Seksjon for dokumentforvaltning Trondheim Wenche Bergmo Seksjon for dokumentforvaltning Oslo Agenda Oppstart Kort om arkivverdighet Begreper