Brukerhåndbok Websak Fokus

Transkript

1 Brukerhåndbok Websak Fokus Versjon 1/2017

2 Innhold Websak Fokus Hjelp Hovedmeny Kurver Lese og besvare innkommet post Lese Besvare Ekspedere utgående brev Opprette ny arkivsak Tilgang Importere e-post Dra og slipp e-posten Høyreklikk på e-posten Skrive utgående brev Journalpost Finne adresse til mottakere Brevmal Ferdigstille utgående brev Ekspedere (sende) utgående brev Vedlegg Dokumenter som er unntatt offentlighet Internt notat N-notat (intern mottaker må avskrive) Tekstmal N-notat X-notat (uten avskriving for intern mottaker) Tekstmal X-notat Foreløpig svar Tekstmal foreløpig svar Avskriving av restanser Søking Søkeregler Oppgaver Sende oppgave Motta oppgave

3 13 Politisk sak Opprett ny journalpost og lag hoveddokument Vedlegg til politisk sak Oppmelding til politisk utvalg Funksjoner som ikke kan brukes i saksframlegg Funksjoner som kan brukes i saksframlegg Vedtaksbrev Endre vedtakskode Delegert vedtak Referatsak Avslutte arkivsak Tips og triks Oversiktsbilde Enkel eller avansert visning Gi skrivetilgang til andre i påbegynt dokument

4 Websak Fokus Websak Fokus er kommunen sitt sak-/ arkivprogram som vi blant annet bruker til: Utgående brev Interne notat Politiske saksframlegg Inngående post Websak Fokus er integrert i Outlook. Arkivet skanner og journalfører inngående post mottatt på papir og e-post til postmottak@strand.kommune.no. Saksbehandler vil motta posten elektronisk i Websak Fokus. Saksbehandler importerer e-post som kommer direkte til egen e-postadresse. Arkivet kvalitetssikrer og journalfører alle utgående brev og interne notat. Arkivet skal ikke ha papirkopi av utgående brev/notater. Alle journalposter i Websak Fokus blir lagt ut på postlister på internett. Journalposter som er unntatt offentlighet vil være merket slik: NB! Tittellinje 1 viser alltid på postlisten. 1 Hjelp Dersom du ikke klarer å bruke Fokus ved hjelp av brukerhåndboka eller tasten F2 når du er i Outlook kan du få hjelp ved å ringe: Tlf Laila Fiskå-Skjervik Tlf Kristin Spørkel Gjerde Oppdatert brukerhåndbok finner du på intranettet under Personal- og dokumentavdeling 4

5 2 Hovedmeny Logg deg inn i Outlook og velg fanekort (nederst til venstre) Velg deretter fanekort Øverst oppe til høyre i Outlook ligger hovedmenyen til Websak Fokus. Gir deg tilgang til å opprette ny sak basert på ulike saksmaler. Gir deg tilgang til å opprette nytt dokument med ulike dokumenttyper; inngående, utgående, interne notat og politisk saksframlegg. Viser siste sak du var inne i. Klikk på piltast for å få liste over de 5 siste sakene du har vært inne i. Gir deg oversikt over eventuelle dokumenter du ikke har sjekket inn i databasen. Klikker du på knappen (hurtigtast er Ctrl+Alt+U) så åpner det seg et vindu med oversikt over hvilke dokumenter du har liggende utsjekket. Her kan du sjekke inn valgte dokumenter. Her finner du bl.a. restanseliste og postliste. Her kan du enten klikke på forstørrelsesglasset eller i ruten «Søk i Websak» for å søke etter saker og journalposter. 5

6 3 Kurver Nede til venstre i Outlook-bildet ligger kurvene du har tilgjengelig i Websak Fokus. Kurvene åpnes ved å klikke på +tegnet foran hver kurv. Kurver du har uleste dokumenter i vises med fet skrift. Kurvene oppdateres ved å klikke på Frisk opp kurver. Stjernen viser favorittsaker eller favorittjournalposter. Du kan fjerne innhold i kurven ved å høyreklikke på filen og velge Fjern fra kurv. 6

7 4 Lese og besvare innkommet post 4.1 Lese Klikk på + foran kurven Innboks og + foran kurven Innboks for Journalposter av type I for å finne dine innkomne brev og notat. Uleste journalposter er markert med fet skrift. Klikk en gang på journalposten du vil se på og den hentes opp i hovedvisningen i Websak Fokus. Bildet viser: Arkivsaktittelen øverst Oversikt over alle journalpostene Dokumentfilene som hører til journalposten du har valgt (merket lyseblå) Klikk en gang på filen og dokumentet blir forhåndsvist nedenfor. Klikk to ganger på filen og dokumentet åpnes for lesing. Klikk på X øverst i høyre hjørne for å lukke dokumentet. 7

8 4.2 Besvare Dersom du allerede har åpnet arkivsaken hvor du vil besvare et brev gjør du følgende: Marker journalposten du vil besvare Høyreklikk og velg Behandle Velg Besvar og avskriv Velg Utgående dokument Du kommer nå inn i en ny utgående journalpost. Her kan du endre tittel. Dersom dokumentet er unntatt offentlighet er tittellinje 1 synlig for alle og tittellinje 2 er skjermet. Klikk på hvis dokumentet er unntatt offentlighet (se detaljer i pkt 7.5) Velg brevmal (hovedmal) til høyre Noen maler består av en hovedmal pluss en standardtekst (=ferdig forslag til tekst som du kan redigere). En hovedmal kan også brukes uten standardtekst. Velg først hovedmal og trykk Cancel i bildet for standardtekster. Inne i tekstdokumentet kan du bruke F11-tasten for å komme deg til eventuelle stoppkoder. Når du er i tekstdokumentet må du lagre på en spesiell måte: 1. Sjekk inn og avslutt - når du går ut av dokumentet. Brukes når du er ferdig eller når du vil fortsette senere. 2. Lagre - mellomlagrer mens du jobber med teksten. 3. Lagre som ny versjon må brukes når du skriver i andre sine dokumenter. Klikk på knappen Sjekk inn og avslutt etterpå. Etter at du har klikket på kommer du tilbake til journalposten. Når du er ferdig med tekstdokumentet skal journalposten ferdigstilles og ekspederes. Klikk på knappen øverst i skjermbildet og fortsett med punkt

9 4.3 Ekspedere utgående brev Klikk på knappen øverst i skjermbildet. Svar Ja på melding om du vil sende brevet ut Svar Ja på melding om du vil flette på ny Legg merke til at det står SvarUt til venstre for mottakers navn og adresse. I enkelte tilfeller er det behov for å sende utgående brev som epost eller skrive direkte ut på papir. Høyreklikk på ordet SvarUt og velg ny type. Skal dokumentet sendes som epost må epostadressen være fylt ut på fanekort mottaker før du ferdigstiller journalposten. Klikk på knappen Ekspeder øverst i venstre hjørne. Svar ja på melding som kommer opp. Svar OK på melding om pdf-konvertering. Lukk ned oppsummeringsbildet med X i høyre hjørne Sjekk at det står Ekspedering vellykket nederst i høyre hjørne. Lukk ned bildet med X øverst i høyre hjørne. 9

10 5 Opprette ny arkivsak Ny arkivsak kan bestilles fra arkivtjenesten. Eventuelt kan saksbehandler opprette arkivsak selv. Det er viktig å søke godt på forhånd slik at det ikke blir doble saker i arkivet. Trykk på knappen på hovedmenyen øverst i Outlook-vinduet. Du får opp en liste med malsaker: Velg Generell sak eller Generell sak - u.off. dersom ingen av de andre malsakene passer. Når du har valgt malsak fyller du ut Tittel og eventuelt Tittel2. Malsakene har hjelpetekst slik at du ser hvordan tittellinjene skal fylles ut. 5.1 Tilgang Gi eventuelt andre saksbehandlere skrivetilgang til saken ved å trykke på fanekort Tilgangsgruppe og velg Legg til medlemmer i intern tilgangsgruppe Stå i arkivsaksbildet og klikk på fanekort Tilgangsgruppe Klikk på Legg til og velg Legg til medlemmer i intern tilgangsgruppe 10

11 Skrive inn f.eks. fornavn til den som skal ha skrivetilgang. Dobbelklikk på aktuelt navn på listen Klikk OK Klikk Lagre og lukk nederst i høyre hjørne på neste bilde 11

12 6 Importere e-post Det finnes flere metoder for å arkivere en e-post. Når e-posten er arkivert blir den en registrering/journalpost i Websak Fokus og blir tildelt et journalpostnummer. 6.1 Dra og slipp e-posten Åpne kurven som inneholder saken du skal importere e-posten til ved å klikke på + foran kurven Marker e-posten du vil importere og dra den fra Outlook til ønsket sak i Websak Fokus. Du kan importere flere e-poster samtidig ved å markere flere e-poster og dra dem ned til saken i Websak Fokus. Maks antall er 10 e-poster, med maks 150 MB som samlet størrelse på e-postene. Importbilde Når du har dratt e-posten over i saken i Websak Fokus får du opp et import-bilde. Her kan du velge hvilke filer du vil importere. Du kan også velge hvilke av filene du vil ha som hoveddokument. Når du har gjort endringene i bildet over klikker du på knappen Importer. Du kommer over på journalposten hvor du må endre tittelen slik at den blir korrekt; f.eks. fjerne VS: Dersom avsender er et firma må privatnavnet endres. Da klikker du på Fanekort Avsendere/mottakere og dobbelklikker på navnet du vil redigere. Du får opp et bilde hvor du kan redigere opplysningene om avsender. 12

13 6.2 Høyreklikk på e-posten Høyreklikk på e-posten du vil importere. Velg Arkiver i Fokus. Her kan du enten søke etter sak, opprette ny eller velge blant de siste 5 sakene du har vært inne på. Du kan importere flere e-poster samtidig ved å markere flere e-poster og høyreklikke. Maks antall er 10 e-poster, med maks 150 MB som samlet størrelse på e-postene. Importbilde Når du har dratt e-posten over i saken i Websak Fokus får du opp et import-bilde. Her kan du velge hvilke filer du vil importere. Du kan også velge hvilke av filene du vil ha som hoveddokument. Når du har gjort endringene i bildet over klikker du på knappen Importer. Du kommer over på journalposten hvor du må endre tittelen slik at den blir korrekt; f.eks. fjerne VS: Dersom avsender er et firma må privatnavnet endres. Da klikker du på Fanekort Avsendere/mottakere og dobbelklikker på navnet du vil redigere. Du får opp et bilde hvor du kan redigere opplysningene om avsender. 13

14 7 Skrive utgående brev Åpne aktuell sak i en av kurvene dine eller søk den fram se oppskrift i punkt 11. Dersom det ikke finnes sak fra før kan du ta kontakt med arkivtjenesten eller opprette ny sak selv. Klikk på knappen Nytt dokument og velg Utgående dokument 7.1 Journalpost Fyll ut tittel på journalposten. Klikk på hvis dokumentet er unntatt offentlighet se oppskrift i punkt 7.7. Klikk på Mottakere 7.2 Finne adresse til mottakere Mottakere kan hentes fra flere adressebøker i Websak Fokus: 14

15 Velg register under feltet Adressebok: Folkeregisteret når brevet skal sendes til privatperson via SvarUt Enhetsregisteret i Brønnøysund når brevet skal sendes til næringsliv eller offentlig/privat organ via SvarUt. Identitetsregisteret her finner du mottakere som har en intern kode i Websak Fokus. Hvis ikke fødselsnummer/organisasjonsnummer er fylt ut blir brevet sendt på papir fra Grafisk Digital. I søkefeltet i registeret kan du søke på hele navnet eller kun etternavn. Websak Fokus viser kun 20 vilkårlige treff fra Folkeregisteret dersom det er flere i Norge med samme navn. Klikk på Avansert søk for å begrense søket dersom du ikke får opp riktig person: 15

16 Fyll inn f.eks.strand ved feltet for kommune dersom du vil begrense søket til innbygger i Strand. Marker mottaker slik at linjen blir blå og dobbelklikk på navnet. Klikk Ok Dersom adressaten ikke finnes i en av adressebøkene (f.eks. mottaker som ikke har adresse i Norge) velger du Ny og skriver inn navn og adresse. Skal du sende samme brevet til flere mottakere søker du opp neste mottaker på samme måte. Eksterne kopimottakere hentes også fra folkeregisteret eller enhetsregisteret. Interne kopimottakere (saksbehandlere i WebSak) hentes fra Identitetsregisteret: 16

17 7.3 Brevmal Når du har lagt på mottaker(e) skal du velge brevmal. Klikk på fanekort Saksdokumenter og velg brevmal (hovedmal) til høyre Noen maler består av en hovedmal pluss en standardtekst (=ferdig forslag til tekst som du kan redigere). Når du har valgt en hovedmal får du opp et nytt bilde hvor du kan velge mal med standardtekst. En hovedmal kan også brukes uten standardtekst. Velg først hovedmal og trykk Cancel i bildet for standardtekster. Inne i tekstdokumentet kan du bruke F11-tasten for å komme deg til eventuelle stoppkoder. Når du er i tekstdokumentet må du lagre på en spesiell måte: Sjekk inn og avslutt - når du går ut av dokumentet. Brukes når du er ferdig eller når du vil fortsette senere. Lagre - mellomlagrer mens du jobber med teksten. Lagre som ny versjon må brukes når du skriver i andre sine dokumenter. Klikk på knappen Sjekk inn og avslutt etterpå. Etter at du har klikket på kommer du tilbake til journalposten. Dersom brevet skal ha vedlegg se punkt 7.6. NB! Når du er ferdig med tekstdokumentet skal journalposten ferdigstilles og ekspederes se neste side. 17

18 7.4 Ferdigstille utgående brev Klikk på når du er ferdig med brevet. 7.5 Ekspedere (sende) utgående brev Klikk på Ekspeder for å sende brevet til mottaker(ne) Svar Ja på melding om du vil sende brevet ut Svar Ja på melding om du vil flette på ny Legg merke til at det står SvarUt til venstre for mottakers navn og adresse. I enkelte tilfeller er det behov for å sende utgående brev som epost eller skrive direkte ut på papir. Høyreklikk på ordet SvarUt og velg ny type. Skal dokumentet sendes som epost må epostadressen være fylt ut på fanekort mottaker før du ferdigstiller journalposten. 18

19 Klikk på knappen Ekspeder øverst i venstre hjørne. 7.6 Vedlegg En journalpost har alltid et hoveddokument og kan i tillegg ha ett eller flere vedlegg. Vedlegg kan hentes fra Websak Fokus eller fra filområdet. Importere vedlegg fra filområde Etter at du har opprettet hoveddokumentet og gått tilbake til journalpostbildet klikker du på knappen Importer dokument Søk fram vedlegget du vil importere. Marker dokumentet og dobbelklikk. Dobbelklikk på word og du kommer inn i dokumentet og kan sjekke at vedlegget er med. 19

20 Hente vedlegg fra Websak Fokus Etter at du har opprettet hoveddokumentet og gått tilbake til journalpostbildet klikker du på knappen Filtilknytning Hak av foran ett eller flere vedlegg under Søkeresultat og klikk på Filtilknytning Gå tilbake til journalposten ved å klikke på øverst i høyre hjørne Dobbelklikk på word og du kommer inn i dokumentet og kan sjekke at vedlegget er med. 7.7 Dokumenter som er unntatt offentlighet Dersom dokumentet skal unntas fra offentlighet og skjermes for andre ansatte må du klikke på øverst til høyre i journalpostbildet. Fyll ut Tilgangskode, Avskjermingskode og Paragraf Det er 3 alternative avskjermingskoder: 1, 2 og 3 1 = Bare fysiske tekstdokumenter er tilgangsbegrenset 2 = Som kode 1 + Linje 2 i journalposttittel avskjermes 3 = Som kode 2 + Alt i mottaker/avsenderfeltet avskjermes Klikk på knappen Lagre og lukk nederst til høyre i bildet. 20

21 8 Internt notat Interne notat er dokumenter som sendes og mottas av saksbehandlere i Websak Fokus. De interne mottakerne mottar notatet i innkurv og eventuelt restansekurv i Websak Fokus. OBS! Interne notat kommer med på postlista som blir lagt ut på internett. Det er to typer interne notat N og X N = Internt notat med oppfølging. Når notatet er ferdigstilt får mottaker det i sin innkurv og restansekurv i Websak Fokus. Mottaker må avskrive notatet se oppskrift i punkt 10. X = Internt notat uten oppfølging. Brukes f.eks. til referat. Når notatet er ferdigstilt får mottaker det i sin innkurv i Websak Fokus. Åpne aktuell sak i en av kurvene dine eller søk den fram se oppskrift i punkt 11. Dersom det ikke finnes sak fra før kan du ta kontakt med arkivet eller opprette ny sak selv. 8.1 N-notat (intern mottaker må avskrive) Klikk på knappen Nytt dokument og velg N-notat Fyll ut tittel på journalposten. Klikk på hvis dokumentet er unntatt offentlighet se oppskrift i punkt 7.7. Klikk på Mottakere 21

22 Søk etter intern mottaker. Du kan søke på fornavn eller etternavn i søkefeltet. Marker intern mottaker og dobbelklikk på navnet. Søk eventuelt etter flere mottakere på samme måte. Når du har lagt til alle mottakerne klikker du på knappen Ok 8.2 Tekstmal N-notat Klikk på fanekort Saksdokumenter og velg mal Når du er i tekstdokumentet må du lagre på en spesiell måte: 1. Sjekk inn og avslutt - når du går ut av dokumentet. Brukes når du er ferdig eller når du vil fortsette senere. 2. Lagre - mellomlagrer mens du jobber med tekstdokumentet. 3. Lagre som ny versjon må brukes når du skriver i andre sine dokumenter. Klikk på knappen Sjekk inn og avslutt etterpå. Etter at du har klikket på kommer du tilbake til journalposten. Når du er ferdig med tekstdokumentet skal journalposten ferdigstilles. Klikk på knappen øverst i skjermbildet. NB! Internt notat skal ikke ekspederes. Mottaker(e) får interne notat i innboksen og restansekurv i Websak Fokus når du har ferdigstilt journalposten. 22

23 8.3 X-notat (uten avskriving for intern mottaker) Åpne aktuell sak i en av kurvene dine eller søk den fram se oppskrift i punkt 11. Dersom det ikke finnes sak fra før kan du ta kontakt med arkivet eller opprette ny sak selv. Klikk på knappen Nytt dokument og velg X-notat Fyll ut tittel på journalposten. Klikk på hvis dokumentet er unntatt offentlighet - se oppskrift i punkt 7.7. Klikk på Mottakere Søk etter intern mottaker. Du kan søke på fornavn eller etternavn i søkefeltet. Marker intern mottaker og dobbelklikk på navnet. Søk eventuelt etter flere mottakere på samme måte. Når du har lagt til alle mottakerne klikker du på knappen Ok 23

24 8.4 Tekstmal X-notat Klikk på fanekort Saksdokumenter og velg mal Når du er i tekstdokumentet må du lagre på en spesiell måte: 4. Sjekk inn og avslutt - når du går ut av dokumentet. Brukes når du er ferdig eller når du vil fortsette senere. 5. Lagre - mellomlagrer mens du jobber med tekstdokumentet. 6. Lagre som ny versjon må brukes når du skriver i andre sine dokumenter. Klikk på knappen Sjekk inn og avslutt etterpå. Etter at du har klikket på kommer du tilbake til journalposten. Når du er ferdig med tekstdokumentet skal journalposten ferdigstilles. NB! Internt notat skal ikke ekspederes. Klikk på knappen øverst i skjermbildet. Intern mottaker får notatet i sin innboks i Websak Fokus når du har ferdigstilt journalposten. 24

25 9 Foreløpig svar Foreløpig svar er et brev som gir mottaker beskjed om hvem som er saksbehandler og når en kan vente endelig svar. Marker journalposten du vil besvare med foreløpig svar Høyreklikk og velg Behandle Velg Foreløpig svar Velg Utgående dokument Legg til Foreløpig svar foran tittelen i den nye journalposten. 9.1 Tekstmal foreløpig svar Foreløpig svar er en standardtekst. Velg først brevmal (hovedmal) til høyre. Velg standardtekst Foreløpig svar bokmål/nynorsk og klikk OK nederst i høyre hjørne Inne i tekstdokumentet bruker du F11-tasten for å komme deg til stoppkoder i malen. 25

26 Når du er i tekstdokumentet må du lagre på en spesiell måte: Sjekk inn og avslutt - når du går ut av dokumentet. Brukes når du er ferdig eller når du vil fortsette senere. Lagre - mellomlagrer mens du jobber med tekstdokumentet. Lagre som ny versjon må brukes når du skriver i andre sine dokumenter. Klikk på knappen Sjekk inn og avslutt etterpå. Etter at du har klikket på kommer du tilbake til journalposten. Når du er ferdig med tekstdokumentet skal journalposten ferdigstilles og ekspederes. Klikk på knappen øverst i skjermbildet og deretter knappen Se oppskrift om ekspedering i punkt

27 10 Avskriving av restanser Alle inngående dokumenter og N-notat må avskrives. Dersom du ikke skal besvare et dokument med et svarbrev må du avskrive det på en annen måte. Åpne kurven Til behandling (Restanser) med + slik at du ser restansene dine. Marker journalposten du vil avskrive Høyreklikk og velg Behandle Velg Avskrivning Velg avskrivningsmåte og klikk OK nederst i høyre hjørne 27

28 11 Søking Du finner et eget søkefelt oppe til høyre på menylinja i Outlook. Klikk på forstørrelsesglasset: Velg søkevariant til høyre i bildet. Arkivsøk kan brukes når du søker etter sak og/eller journalpost. Start med å trykke på knappen Tøm felter. Skriv inn søkeord med + foran som vist i eksempelet nedenfor. Merk at søkebildet er todelt. Til venstre søker du etter arkivsaker og til høyre søker du etter journalposter. Dobbelklikk på saken du søker etter. 28

29 11.1 Søkeregler For alle felt som det kan skrives inn i (foruten datofelt) gjelder følgende: 1. Dersom man skriver inn søkeord uten andre tegn søkes det etter elementer som inneholder dette søkeordet 2. Dersom man skriver søkeord 1 mellomrom søkeord 2 søkes det etter elementer som inneholder enten søkeord 1 eller 2 3. Dersom man skriver +søkeord søkes det etter noe som inneholder søkeordet. Søket blir identisk til søk 1 4. Dersom man skriver +søkeord 1 +søkeord 2 må både søkeord 1 og søkeord 2 forekomme i feltet man søker i, men i vilkårlig rekkefølge 5. Dersom man skriver +søkeord 1 søkeord 2 må søkeord 1 forekomme, men søkeord 2 må ikke forekomme i feltet man søker i. Rekkefølgen er vilkårlig 6. Operatorene + og må stå helt inntil ordet de skal virke på (uten mellomrom) 7. Man må ha mellomrom mellom søkeordene 8. Man må bruke operatorer på alle søkeord dersom man vil bruke operator på ett søkeord 9. Dersom man ønsker å søke på en eksakt tekst (gjelder tittel, merknadstekst og obs kommentar) brukes hermetegn foran og etter tekststrengen - dette er teksten jeg søker 10. Søk i datofelt gjøres enten ved å skrive dato direkte inn i feltet, eller ved å klikke på pilen for å hente frem kalender, og velge spesifikk dato herfra. Datofelt har eget felt for fra dato og et for til og med dato. Søker en bare i et av disse feltene vil en søke på alle datoer fra oppgitt dato eller alle datoer til og med oppgitt dato. Søker en i begge feltene søker en innenfor det intervallet som er oppgitt. 29

30 12 Oppgaver En oppgave er alltid knyttet til en journalpost. I Strand har vi 4 oppgavetyper: 1. Til godkjenning (f.eks. brev/saksframlegg som skal godkjennes av leder/rådmann) 2. Til uttalelse (uttalelse fra leder/kollega) 3. Beskjed til arkivet (slette journalpost/avslutte arkivsak) 4. Beskjed 12.1 Sende oppgave Velg journalposten du vil sende en oppgave på og klikk fanekort Oppgaver. Klikk på pila til høyre for Ny oppgave og du får fram en meny: Klikk på oppgavetype og du får opp et nytt bilde. Klikk på ordet Legg til og du kan søke fram personen du skal sende oppgave til. 30

31 Søk på fornavn eller etternavn i søkefeltet. Marker riktig navn i resultatfeltet og klikk på Til. Klikk OK nede til høyre. Her kan du skrive en melding til mottaker. Klikk OK og oppgaven er sendt Motta oppgave Mottaker vil få oppgaven i kurven Oppgaver eller kurven Til godkjenning. Dobbelklikk på en av oppgavene og journalposten åpnes. 31

32 13 Politisk sak Du må igjennom flere prosesser når du skal skrive politisk sak. 1. Opprett ny journalpost 2. Lag hoveddokumentet 3. Importer/knytt til vedlegg 4. Meld opp saken og prøvekonverter 5. Send oppgave (til godkjennning) til rådmannen 6. Følg med på dine egne oppgaver og sjekk om rådmannen har godkjent saken. Åpne aktuell sak i en av kurvene dine eller søk den fram se oppskrift i punkt 11. Dersom det ikke finnes sak fra før kan du ta kontakt med arkivet eller opprette ny sak selv Opprett ny journalpost og lag hoveddokument Klikk på pila til høyre for Nytt dokument og velg Saksframlegg eller Saksframlegg u.off. Registreringsbildet for ny journalpost åpnes. Fyll ut tittel på journalposten. Velg fanekort og velg malen saksframlegg som vises nede til høyre. Skriv teksten i saksframlegget NB! Egne skriveregler se punkt 13.4 Når du er i tekstdokumentet må du lagre på en spesiell måte: 1. Sjekk inn og avslutt - når du går ut av dokumentet. Brukes når du er ferdig eller når du vil fortsette senere. 2. Lagre - mellomlagrer mens du jobber med tekstdokumentet. 3. Lagre som ny versjon må brukes når du skriver i andre sine dokumenter. Når du er ferdig med teksten trykk på og du kommer tilbake til journalposten. 32

33 13.2 Vedlegg til politisk sak Når du har opprettet saksframlegget kan du importere/knytte til vedlegg. Det kan gjøres på to måter: Importere vedlegg fra filområde Etter at du har opprettet hoveddokumentet (saksframlegget) og gått tilbake til journalpostbildet klikker du på knappen Importer dokument Søk fram vedlegget du vil importere. Marker dokumentet og dobbelklikk. Dobbelklikk på word og du kommer inn i dokumentet og kan sjekke at vedlegget er med. Hente vedlegg fra Websak Fokus Etter at du har opprettet hoveddokumentet (saksframlegget) og gått tilbake til journalpostbildet klikker du på knappen Filtilknytning Hak av foran ett eller flere vedlegg under Søkeresultat. Klikk på Filtilknytning 33

34 Gå tilbake til journalposten ved å klikke på øverst i høyre hjørne Dobbelklikk på word og du kommer inn i dokumentet og kan sjekke at vedlegget er med. NB! Et vedlegg må ikke ha samme filtittel som hoveddokumentet i en politisk sak Oppmelding til politisk utvalg Alle saksframlegg må meldes opp til behandling i politisk utvalg og prøvekonverteres. Stå i journalposten Høyreklikk ved og velg Behandle Møte - Oppmelding I oppmeldingsbildet klikker du på Ny oppmelding 34

35 Velg Utvalg og Sakstype (Politisk sak) Obs! Dokumentene som er haket i dok.listen vil ikke komme med som vedlegg til den politiske saken. Vedleggene må knyttes til se oppskrift punkt Klikk Prøvekonverter (knapp nederst i høyre hjørne). Klikk OK på denne meldingen Klikk Lagre oppmelding. Skal saken behandles i flere utvalg velger du Ny oppmelding og gjentar punktene over. Lukk bildet med X øverst i høyre hjørne. Ikke ferdigstill journalposten med saksframlegget. Sjekk at alle filene er sjekket inn. Det skal ikke være avhuket på noen av filene i journalposten. Saksframlegget skal sendes som oppgave til rådmann for godkjenning og ferdigstillelse se oppskrift i punkt

36 13.4 Funksjoner som ikke kan brukes i saksframlegg Stoppkoder (F11 tasten) Vanlig linjeskift må bruke shift+linjeskift Lister med flere nivåer Tabulator WordArt, SmartArt, Tekstboks Diagram Vektorgrafikk som for eksempel kart Excel direkte i saksframlegget - kan kun brukes som vedlegg Enkelte punkttegn og nummerformat 13.5 Funksjoner som kan brukes i saksframlegg Ulike bildeformater som jpg, png, gif, bmp og skjermdump Farger Fet/kursiv understreking Tabeller Enkelte punkttegn og nummerformat 36

37 13.6 Vedtaksbrev Når en politisk sak er ferdigbehandlet av politikerne skal saksbehandler følge opp vedtaket. Tilbakemelding fra politisk sekretariat om at saken er ferdig behandlet kommer via kurven Vedtaksoppfølging. Noen politiske saker skal følges opp med et utgående brev: Melding om vedtak (vedtaksbrev) Høyreklikk på saksframlegget i kurven Vedtaksoppfølging og velg Behandle, Møte, Lag vedtaksbrev Hak av i ruta Vedtaksbrev med sakspapir dersom du vil ha med saksframlegget i vedtaksbrevet. Marker den inngående journalposten som skal besvares med et vedtaksbrev og trykk OK nederst i høyre hjørne 37

38 Journalpostbildet åpnes og er preutfylt med tittel, mottaker og brevmal Legg til Melding om vedtak foran den preutfylte tittelen Dobbelklikk på brevmalen for å gjøre eventuelle endringer i vedtaksbrevet. Når du er i tekstdokumentet må du lagre på en spesiell måte: 1. Sjekk inn og avslutt - når du går ut av dokumentet. Brukes når du er ferdig eller når du vil fortsette senere. 2. Lagre - mellomlagrer mens du jobber med tekstdokumentet. 3. Lagre som ny versjon må brukes når du skriver i andre sine dokumenter. Klikk på knappen Sjekk inn og avslutt etterpå. Etter at du har klikket på kommer du tilbake til journalposten. Når du er ferdig med tekstdokumentet skal journalposten ferdigstilles og ekspederes. Klikk på knappen øverst i skjermbildet og fortsett med - se oppskrift i punkt

39 13.7 Endre vedtakskode Når du har sendt ut vedtaksbrev skal vedtakskoden på saksframlegget endres fra 10 til 60. Søk fram saksframlegget og velg fanekort Behandling Høyreklikk på Lynet til venstre Velg Sett vedtakskode Endre vedtakskode fra 10 til 60 (Vedtak iverksatt /sak ferdig). Lukk bildet med X oppe i høyre hjørne 39

40 13.8 Delegert vedtak Delegerte saker avgjøres på administrativt nivå og skal derfor ikke behandles i politiske utvalg. Forvaltningsutvalget skal ha en oversikt over alle delegerte vedtak til orientering. Marker journalposten du vil besvare med et delegert vedtak Høyreklikk og velg Behandle Velg Besvar og avskriv Velg Utgående dokument Du kommer nå inn i en ny utgående journalpost. Skriv Delegert vedtak i starten av tittelen på journalposten. Klikk på hvis dokumentet er unntatt offentlighet - se oppskrift i punkt 7.7. Alle delegerte vedtak må meldes opp til behandling i politisk utvalg Høyreklikk ved og velg Behandle Møte - Oppmelding Velg Ny oppmelding 40

41 Velg Forvaltningsutvalget og sakstype Delegert sak. Klikk Lagre oppmelding Den delegerte saken har fått tildelt saksnummer som blir flettet inn i brevmalen. Velg mal Vedtak delegert sak bokmål. Når du er i tekstdokumentet må du lagre på en spesiell måte: 1. Sjekk inn og avslutt - når du går ut av dokumentet. Brukes når du er ferdig eller når du vil fortsette senere. 2. Lagre - mellomlagrer mens du jobber med tekstdokumentet. 3. Lagre som ny versjon må brukes når du skriver i andre sine dokumenter. Klikk på knappen Sjekk inn og avslutt etterpå. Etter at du har klikket på kommer du tilbake til journalposten. Når du er ferdig med tekstdokumentet skal journalposten ferdigstilles og ekspederes. Klikk på knappen øverst i skjermbildet og fortsett med (Se mer detaljer om ekspedering i punkt 4.3) 41

42 13.9 Referatsak Referatsaker/orienteringssaker legges fram til et politisk utvalg for å orientere de folkevalgte. En referatsak kan være både et inngående dokument, utgående dokument og internt notat. Du må få godkjenning fra rådmannen om det aktuelle dokumentet skal refereres i et utvalg. Dette gjør du ved å sende oppgave til rådmannen. Se oppskrift i punkt 12. Sjekk oppgavekurven din. Når rådmannen har godkjent forespørselen din skal dokumentet meldes opp til utvalget: Stå i journalposten du vil referere i et politisk utvalg Høyreklikk ved U,I,X eller N og velg Behandle Møte - Oppmelding Velg Ny oppmelding Velg utvalget som skal ha referatsaken og sakstype Referatsak. Klikk Lagre oppmelding 42

43 14 Avslutte arkivsak Når arkivsaken er ferdig skal du gi beskjed til arkivet om at den kan avsluttes. Marker en av journalpostene i saken Høyreklikk, velg Ny Oppgave Arkivsak til avslutning Klikk OK nede til høyre Når arkivleder avslutter arkivsaken, fjernes den fra kurven Aktive saker hos saksbehandler. 43

44 15 Tips og triks 15.1 Oversiktsbilde 15.2 Enkel eller avansert visning Avansert visning viser flere detaljer enn enkel visning. De som fordeler post må bruke avansert visning. 44

45 15.3 Gi skrivetilgang til andre i påbegynt dokument Dersom andre også skal skrive i det påbegynte dokumentet ditt må du gi tilgang. Stå i journalpostregistreringen og klikk på fanekort Tilgangsgruppe Klikk på fanekort Legg til og velg Legg til medlemmer i intern tilgangsgruppe Skrive inn f.eks. fornavn til den som skal ha skrivetilgang. Dobbelklikk på aktuelt navn på listen Klikk OK Klikk Lagre og lukk nederst i høyre hjørne på neste bilde 45