BRUKERDOKUMENTASJON. VEDTAKSOPPFØLGING Bokmål. Versjon 6 Mars 2008 er under revidering

Transkript

1 BRUKERDOKUMENTASJON VEDTAKSOPPFØLGING Bokmål Versjon 6 Mars 2008 er under revidering

2 Ingen deler av dette dokumentet kan kopieres til andre enn internt i din organisasjon eller reproduseres i noen form uten skriftlig samtykke fra ACOS AS. Informasjonen i dette dokumentet kan endres uten forvarsel. COPYRIGHT ACOS AS 2

3 INNHOLDSLISTE INNHOLDSLISTE... 3 Vedtaksoppfølging... 4 Koder for vedtaksoppfølging... 4 Rapporter... 4 Hvordan påføre statuskoder for møtesekretærer:... 5 Møtesekretær følger opp saker:... 5 Generelt for møtesekretærene::... 7 Hvordan påføre statuskoder for saksbehandlere... 8 Saksbehandler følger opp saker:... 8 For systemadministrator: Klargjøring av modulen for igangsetting:... 10

4 Vedtaksoppfølging WebSak har mulighet for å knytte til vedtaksoppfølging på et sakspapir, slik at man kan se hva som skjer/har skjedd i en sak etter at vedtak er fattet. Sakspapir med vedtakskoder påført, vil havne i en egen kurv for vedtaksoppfølging. Denne kurven kam distribueres til saksbehandlere og eventuelt til andre som kan ha nytt av en slik kurv. Hensikten med modulen er å få overblikk på hvor langt saken er kommet, og hvilke ledd som gjenstår før vedtaket er iverksatt. Koder for vedtaksoppfølging Her må organisasjonen tenke gjennom hvilke koder som skal benyttes. Registeret ligger Under Admin > Utvalg > Vedtakskoder. Her kan systemansvarlig i websak legge inn nye koder, og vedlikeholde eksisterende koder. Dette er bare et forslag til mulige koder for videre behandling av sakene. Rapporter Utvikling av vedtakskoder mot rapporter i Websak er ikke implementert enda. Dette er under arbeid 4

5 Hvordan påføre statuskoder for møtesekretærer: Møtesekretær følger opp saker: Møtesekretær legger inn første tilbakemelding til saksbehandler eks. 10 vedtak påført klar for oppfølging. Motesekretær er forutsatt å ha rolle 5 samt være autorisert for gjeldende utvalg for å sette statuskode på sakene. Møtesekretærene har to mulige framgangsmåter: 1. Sette statuskoder manuelt på ett og ett sakspapir (i valgfri rekkefølge) Høyreklikk på det sakspapiret du skal legge inn vedtaksoppfølging på. Velg fra menyen Sett vedtaksstatus. Gå til feltet vedtakskode, legg inn ønsket kode for eks vedtak iverksatt. Verdiene velges fra nedtrekksmenyen i dette feltet. Legg inn dagens dato, klikk ok. Dato kan velges fra kalender ved å dobbelt klikke i feltet Dato:. Velg OK. Fritekstfelt for merknader kan benyttes ved behov. Gjenta for hver sak på kartet. Fordelen med denne framgangsmåten er å kunne sette vedtakskoder i vilkårlig rekkefølge.

6 2. Knappen Vedtaksstatus (hurtigvarianten) Gå inn i møtebehandlingsbildet og hent fram møtet. Trykk på knappen Vedtaksstatus, som ligger til høyre for utvalgsnavnet: Gå til feltet vedtakskode, legg inn ønsket kode for eks vedtak iverksatt. Verdiene velges fra nedtrekksmenyen i dette feltet. Legg inn dagens dato, klikk ok. Dato kan velges fra kalender ved å dobbelt klikke i feltet Dato:. Velg OK. Fritekstfelt for merknader kan benyttes ved behov. Gjenta for hver sak på kartet. Fordelen med denne framgangsmåten er å kunne sette vedtakskoder i vilkårlig rekkefølge Vær OBS på at med denne framgangsmåten bør man fullføre påføring av statuskodene og følge nøye med, fordi man ikke ser hvilken sak man faktisk påfører statuskoder på.. Denne framgangsmåten er nyttig dersom man vet at alle sakene skal ha samme status. 6

7 Generelt for møtesekretærene:: Hvilken koden som velges fra møtesekretæren, vil avhenge av hvilke rutiner og funksjoner som tillegges denne rollen. Ofte vil det være første kode, for eksempel. 10 vedtak påført, men andre ganger er det møtesekretær som ekspederer saker både internt/eksternt, og da er det andre koder som benyttes. Når oppfølgingskode er valgt, får saksbehandler sakspapiret inn i kurven Vedtaksoppfølging Når vedtakskode 60 vedtak iverksatt settes, vil saken ikke lengre ligge i kurven vedtaksoppfølging.

8 Hvordan påføre statuskoder for saksbehandlere Saksbehandler følger opp saker: Saksbehandler henter sakene under kurven Vedtaksoppfølging (Kurven må spesiallages for alle organisasjoner ihht de vedtakskodene de ønsker.) Klikk på den saken du vil jobbe med, du får den med deg over i saksbilde. Åpne behandlingsfanen Dobbel klikk på utvalgbehandlingen (merket med blått) for å komme over i bildet Utvalgsbehandling. Gå til feltet vedtakskode, legg inn ønsket kode for eks vedtak iverksatt. Verdiene velges fra nedtrekksmenyen i dette feltet. 8

9 Legg inn dagens dato, klikk ok. Dato kan velges fra kalender ved å dobbelt klikke i feltet Dato:. Velg OK Fritekstfelt for merknader kan benyttes ved behov. Knappen Historikk viser hvilke koder som er knyttet til sakspapiret. Når koden 60 - Vedtak iverksatt knyttes til sakspapiret, skal den ikke lenger ligge i kurven Vedtaksoppfølging. (benyttes andre koder, skal den fortsatt ligge i kurven. For hver gang ny vedtakskode legges inn, legges den foregående i historikk.) Visning av statuskoder: Brukerne av websak vil kunne se koden som er benyttet i på sakspapiret. I dag ligger det visning for statuskodene på fanekartet Journalpost., Se feltene Kode, Merknad og Dato. I tillegg er det visning av statuskodene på fanekartet Behandling via feltet Status. Vi ser også muligheten for å få visning av statuskoden på Møtebehandlingsbildet. Dette er ikke utviklet slik pr i dag.

10 For systemadministrator: Klargjøring av modulen for igangsetting: 1. Sett verdien JA på systemparameter Modul_vedtaksoppfølging. 2. Kodene som organisasjonen skal bruke legges inn i registeret under ADMIN > UTVALG > VEDTAKSKODER. Bruk knappene NY og Lagre. 3. Kuren Vedtaksoppfølging må opprettes i hht koder som organisasjonen velge og distribueres til brukerne via Kurvadministrasjonen i websak. ACOS distribuerer standard kurv basert på statuskodene som vist i tabellen her (nedenfor). 4. Tilpasninger til andre statuskoder som organisasjonen velger å brukes, gjøres etter nærmere avtale. Ta kontakt med ACOS support for nærmere informasjon og avklaring i hht eventuelle kostnader med dette. 10