Kurs for saksbehandlere ESA. Kurs strekkodeskanning Versjon 8.0

Transkript

1 Kurs for saksbehandlere ESA Kurs strekkodeskanning Versjon 8.0

2 EVRY Postboks 494 Skøyen 0213 OSLO Telefon: (sentralbord) Telefaks: (resepsjon) evry.com Avfotografering eller annen reproduksjon av dokumentet for videre distribusjon er ikke tillatt uten særskilt avtale med EVRY EVRY. Med enerett.

3 Innholdsfortegnelse ESA Strekkodeskanning Journalføre inngående dokumenter i webklient Skrive ut strekkodeark/slipper Skanne dokumentene Skanne dokumentbunken Etterbehandling i Pix Edit og arkivering i ESA Starte skanningprogrammet Etterbehandling av dokumentene Arkivere dokument og ferdigstille journalpost Muligheter i programmet PixEdit Oppsett av skanne og etterbehandlingsprofil i PixEdit Kurs Strekkodeskanning ESA versjon 8.0 Side 3

4 ESA Strekkodeskanning Dette er en variant av bunkeskanning der man registrerer først og skanner etterpå, og der dokumentene legger seg korrekt inn i ESA automatisk. 1 Journalføre inngående dokumenter i webklient Slik registrerer du en et nytt inngående dokument: Aktivitet Utgangspunkt: Sak hvor journalpost skal lagres Klikk Saksbildet. øverst i Resultat Oversiktsbildet Sak. Skjermbilde Ny journalpost vises:. Dokumentmal velg PDF Type velg I Klikk Feltet dokumentmal utfylt Type I utfylt Skjermbilde Ny journalpost vises: Endre Saksbehandler: Klikk på navnet til saksbehandler (Behandlingsansvarlig). Følgende skjermbilde vises: I felt Saksbehandler - skriv inn navn på mottaker vha autofullfør Klikk. Kurs Strekkodeskanning ESA versjon 8.0 Side 4

5 For å legge inn eventuelt intern kopimottaker: Klikk Følgende skjermbilde vises: I autofullførfeltet Søk skriv inn deler av saksbehandler sitt navn. Velg aktuell mottaker fra lista Hake på Kopimottaker Klikk Legge inn avsender Følgende skjermbilde vises: Klikk Fyll inn navn og adresse etc Klikk Skriv inn overskrift i felt Innhold Kontroller feltet Status Du er tilbake i skjermbildet Ny journalpost Graderes og skjermes journalposten, er det kun linje en som er offentlig. Skjerma opplysninger må skrives på linje 2. Skal være midlertidig M - før skanning (ikke ferdige og kommer derfor heller ikke på postlista) Kontroller/endre følgende felt Registreringsdato Datert - Svarfrist Skriv inn evnt. Deres referanse Feltene Tilgangsgruppe og Journalpostflyt er preutfylt Når journalføringen er komplett: Journalpost er lagret Fjern haken Klikk Dersom vedlegg må disse også journalføres i aktuell journalpost. Kurs Strekkodeskanning ESA versjon 8.0 Side 5

6 2 Skrive ut strekkodeark/slipper Velg Strekkoder fra menyvalg på fanekort Dokumenter Skriver automatisk ut strekkode for alle dokumenter (hoveddokument og eventuelle vedlegg) i aktuell journalpost (hoveddok + vedlegg) På strekkodeslippen QR koder - skrives ut: DokID samt dokumenttittel. 3 Skanne dokumentene Når dokumentene er registrert i ESA8, og strekkodeslipp er skrevet ut og klistret direkte på aktuelt/aktuelle hoveddokument og vedlegg er de klart for skanning. Merk at strekkodeslippen klistres på første side av aktuelt dokument. Du kan legge sammen mange dokumenter/vedlegg adskilt med strekkodeslipp. Dersom man benytter strekkodeark legges som skilleark foran aktuelt dokument(er)/vedlegg. 3.1 Skanne dokumentbunken Legg bunken i skanneren. Dersom det i bunken finnes dokumenter som er skrevet på tosidig ark, må To-sidig innstilling velges før du starter å skanne. Velg evnt. hvilken katalog dokumentene skal skannes til. Start skannerjobben. Kurs Strekkodeskanning ESA versjon 8.0 Side 6

7 4 Etterbehandling i Pix Edit og arkivering i ESA 4.1 Starte skanningprogrammet Start skanningprogrammet Programmet starter automatisk PixEdit fra skrivebordet ditt. Paletten med knappen Arkiver alle vises slik: Hvis du ikke er innlogget i ESA Web, vil du få opp følgende dialog for å logge inn: Skriv inn brukernavn og passord og trykk OK. Programmet PixEdit startes Kurs Strekkodeskanning ESA versjon 8.0 Side 7

8 4.2 Etterbehandling av dokumentene Er dokumentene skannet til en katalog, velg/hent opp aktull katalog som dokumentene er skannet til. Dobbeltklikk på aktuell dokumentbunke. Slik splitter/separerer du bunken: Klikk knappen Utfør nå Hvert dokument er separert og vises under Fanekort (eks som er doknr) Når bunken er separert, skal dokumentene arkiveres inn i ESA. Kurs Strekkodeskanning ESA versjon 8.0 Side 8

9 4.3 Arkivere dokument og ferdigstille journalpost Slik arkiverer du de separerte dokumentene i PixEdit: Klikk knappen: Følgende kvittering gis: Klikk Utfør oppgaver for arkiverte data Dokumentet er automatisk blitt påført dokumentstatus Ferdig Slik ferdigstiller du journalposten i PixEdit: Velg aktuell aktivitet for din installasjon og klikk OK Alle journalposter er blitt oppdatert med aktuell statuskode (J/F hvis du velger Journalført og ferdig) Kurs Strekkodeskanning ESA versjon 8.0 Side 9

10 5 Muligheter i programmet PixEdit Etter at du har skannet dokumentet, vises det første arket i programmet PixEdit. I dette vinduet har du en rekke muligheter til å se på bildet som er skannet inn, for å sjekke at kvaliteten er bra, samt til å bearbeide bildet før du arkiverer det i ESA. PixEdit har flere verktøylinjer. En av dem inneholder verktøyknapper med hjelpemidler for å rette opp bildet. Disse benyttes for å bla mellom sidene. Disse brukes for å zoome hovedvinduet ut eller inn. Disse roterer bildet. Automatisk oppretting hvis bildet er skjevt. Hvis du har skannet flere ark får du spørsmål om du ønsker å bruke denne funksjonen for å rette opp alle sidene. Hvis du bare vil endre på én side, lønner det seg å vise denne i hovedvinduet til PixEdit før du velger opprettingskommandoen. Programmet sørger selv for å rette opp bildet så godt som det er mulig. Her angir du hvilke andre elementer du vil ha i vinduet til PixEdit. Disse tre knappen brukes til å vise/skjule henholdsvis Oversikt, Lupe og Minibilder. Kontrollvinduet Oversikt (vist oppe til høyre i bildet ovenfor), gir oversikt over hele siden, uansett hvor mye du har zoomet inn. I dette vinduet ser du en rød ramme. Når du drar den rundt i oversiktsvinduet, viser hovedbildet den delen av siden som befinner seg innenfor den røde rammen. Kontrollvinduet Lupe (vist nede til høyre i bildet ovenfor), viser en kraftig forstørrelse av det området der musepekeren befinner seg. Du kan altså bevege musepekeren rundt i hovedbildet for å få se bestemte detaljer i lupevinduet. Kurs Strekkodeskanning ESA versjon 8.0 Side 10

11 6 Oppsett av skanne og etterbehandlingsprofil i PixEdit Slik kan det se ut ved først oppstart av PixEdit, trykk så Konfigurer knappen for å lage en Etterbehandlingsprofil Typisk oppsett på første side Generelt: Så neste side Seperasjon for strekkode type : Kurs Strekkodeskanning ESA versjon 8.0 Side 11

12 Avslutt med å klikke på OK knappen. Så Lagring - typisk oppsett for Post/Arkiv skanning: Avslutt med å klikke på OK knappen. Kurs Strekkodeskanning ESA versjon 8.0 Side 12

13 Så lagrer vi profilen til et fornuftig navn: Avslutt med å klikke på OK knappen. Neste er en profil for «Teknisk Etat» hvor de skanner kart etc og Compact komprimerer for sterkt, hake og klikk Innstillinger: Kurs Strekkodeskanning ESA versjon 8.0 Side 13

14 Avslutt med å klikke på OK knappen. Avslutt med å klikke på OK knappen. Kurs Strekkodeskanning ESA versjon 8.0 Side 14

15 Så skal vi lage skanneprofiler. Avslutt med å klikke på OK knappen. PostOgArkiv er nå valgt som etterbehandling, still inn ønskede skanneparametere, trykk Legg til profil knappen og skriv inn navn: Kurs Strekkodeskanning ESA versjon 8.0 Side 15

16 Gjenta for «Teknisk Etat», velg den som etterbehandlingsprofil still inn skannerparametere (f.eks kan det være 400 Dpi og ikke 300 Dpi). Avslutt PixEdit når konfigurering er fullført. Her er skannere og profiler som eksempel etterpå: Legg merke til at når man har laget en Skanneprofil dekker den alle parametere under, DPI, arkstørrelse, kontrast o.s.v INKLUDERT hvilken etterbehandlingsprofil! Så bruker bytter nå mellom Post/Arkiv og Teknisk Etat som Skanneprofil og IKKE bytter bare etterbehandlingsprofil. Da får man jo meg seg både forskjellige innstillinger for skanneren og hvilken etterbehandling som skal gjøres. Her kan man jo lage oppsett for med og uten strekkoder, for forskjellige brukere etc. etc. Kurs Strekkodeskanning ESA versjon 8.0 Side 16

17 Kopiere oppsett/profiler Dersom det på en server/bruker er satt opp skanningsprofiler for eksempel PostOgArkiv og Teknisk, skal dette oppsett i følge Techsoft kunne kopieres av kundens IT personell til resterende servere/brukere (Kan jo sikkert deploye på forskjellige servere). Profiler/oppsettet blir liggende på: HKEY_CURRENT_USER\Software\Techsoft\PixEdit7. Kurs Strekkodeskanning ESA versjon 8.0 Side 17