FØRSTEHJELP I EPHORTE VED NHH

Transkript

1 FØRSTEHJELP I EPHORTE VED NHH Dette dokumentet er en kortfattet førstehjelp i bruk av ephorte ved NHH. Det er forskjellige muligheter å komme videre på hvis du står fast i bruken av systemet. Det første du bør gjøre er å lete i denne dokumentasjonen for å se om det kan hjelpe deg videre Evt lete i annen hjelpedokumentasjon som er tilgjengelig (dokumentasjon som du mottok på kurs, den elektroniske hjelpedokumentasjonen som ligger i ephorte, arkivet sine sider på web mm) Hvis ikke det hjelper; spør naboen om en hjelpende hånd... Hvis det nå er to som klør seg i hodet, ta kontakt med den på din enhet som er utpekt som støttehjul, superbruker osv (kjært barn har mange navn ;-) Skulle du, mot formodning, enda ikke komme videre, kan du kontakte: Kristine, intern Terje, intern tlf , mob Torill, intern tlf Sylvi L., intern tlf Erik, intern tlf Signe, intern tlf LYKKE TIL ALLE SAMMEN! 1

2 Pålogging i ephorte prod.base Linken til NHH sin driftsbase i ephorte er: Brukernavn og passord får dere tilsendt på epost til første gangs pålogging. Dette må endres ved første pålogging ( se egen oppskrift på websiden til arkivet). Har du ikke vært gjennom internopplæring enda, ta kontakt med Signe eller Terje. Viktig ting å huske på før, under, etter arbeid i ephorte: Sjekk POP-UPS i Internett Explorer på maskinen din for om den tillater at ephorte har Pop-ups (Tools -> Pop-Up Blocker Settings -> Allowed sites: ephorte.uninett.no) Hvis du ikke får opp menyene når du klikker på en blå nedoverpil ; sjekk i Internett Explorer at følgende innstilling er gjort: Tools/Verktøy Internett Options/Alternativer Security/Sikkerhet Custom level/førsteknappen nede i bildet Du får opp en liste med mange innstillinger. Her velger du Allow scriptlets og haker av for Enable Lurt å ha ryddig innboks i Outlook, ellers kan det ta lang tid å åpne Importsentralen Endrer du passord i windows-påloggingen, er det lurt å endre passord for ephorte påloggingen også. Importsentralen må du logge på ved første gangs bruk for hver gang du åpner ephorte. OBS! Bruk windows passordet og klikk OK på knappen. IKKE ENTER på tastaturet!!! Sjekk alltid at du er i riktig base, som riktig person og rolle Alle får lov å opprette adresser i adresseregisteret. Dette betyr at vi alltid må søke opp i eksisterende register og sjekke at adressen ikke allerede er registrert. UNNGÅ dobbeltregistreringer! HUSK alltid også å søke i sakene om det du skal registrere allerede er lagt inn. Samme dokument skal ALDRI registreres to ganger i ephorte og det skal ALDRI lages ny sak hvis det allerede eksisterer en! Ikke la det gå for ephort i svingen, ta det litt erolig og behersket i starten, så har vi kontroll! 2 BESVARE N-NOTAT (med nytt x - notat) Du finner notatet du skal besvare under Mine restanser Høyreklikk redigeringssymbolet til venstre for linjen og velg Svar med notat Velg selv hva du ønsker skal være overskriften/heading i brevet det skriver du i innhold den lange hvite linjen bare slett det som står der fra før om du ikke ønsker å bruke noe av det! Det interne brevet adresseres automatisk til den du besvarer/fikk internt brev fra og skjermes likt det du mottok Klikk Lagre og nytt dokument hvitt ark og blyant på knappen Velg mal Internt brev uten oppfølging Du er nå inne i dokumentet du skal skrive sjekk at alle opplysninger stemmer, bl.a. hvem som paraferer (medsignerer) rett opp evt feil! Gi arkivet beskjed om evt feil tittel på personer Når du har skrevet ferdig det interne brevet, klikker tilbake til ephorte Web via menyvalget Add-Ins/Tillegg det er slik man lagrer dokumenter i ephorte ikke klikk på kryss øverst til høyre! Velg Yes/Ja når du får forespørsel om du vil lagre endringene i dokumentet I den neste boksen med 5 linjer, er den øverste og nederste automatisk utfylt fra systemets side. Når du er helt ferdig med dokumentet og sender det i den stand det er i, klikker du også i den 4. ruten for merk dokument som ferdig. ALDRI KLIKK PÅ LUKK-KNAPPEN Klikk Utfør i dette øyeblikk får mottakeren det interne brevet fra deg i sin venstremeny under Mottatte journalposter 15

3 NYTT INTERNT BREV, N-til oppfølging / X-uten oppfølging forts.. Du er nå inne i dokumentet du skal skrive sjekk at alle opplysninger stemmer, bl.a. hvem som paraferer (medsignerer) rett opp evt feil! Gi arkivet beskjed om evt feil tittel på personer Når du har skrevet ferdig notatet, går du opp til venstre og klikker tilbake til ephorte Web via menyvalget Add-Ins/Tillegg det er slik man lagrer dokumenter i ephorte ikke klikk på kryss øverst til høyre! Velg Yes/Ja når du får forespørsel om du vil lagre endringene i dokumentet I den neste boksen med 5 linjer, er den øverste og nederste automatisk utfylt fra systemets side. Når du er helt ferdig med dokumentet og sender det i den stand det er i, klikker du også i den 4. ruten for merk dokument som ferdig Klikk Utfør i dette øyeblikk får mottakeren det interne brevet fra deg i sin venstremeny under Mottatte journalposter 14 ephorte saksbehandling kort innføring i de mest brukte funksjoner Komme seg inn: Logg på (ephortes egen verktøylinje øverst): Database : ephorte produksjon NHH Brukernavn : Samme som ved påloging til NHHs system Passord : Samme som brukernavn ved første pålogging (hvis du ikke har endret) Rolle : Kommer automatisk, hvis ikke sjekk bak prikkene til høyre OK Åpningsbilder viser: Øverst i programbildet verktøylinja til venstre utforskeren høyre del brukes til å angi søkekriterier, se på søkeresultat samt visning/redigering Sjekke postkassa Trykk Mine søk i venstremenyen, litt langt nede. Er du pålogget rollen Saksbehandler, vil Mine søk være åpnet ved pålogging Åpne Mottatte journalposter (dette er din elektroniske postkasse) Søkes automatisk etter post for siste måned Det skjer ingen ting hvis du ikke har fått post. Ny post vil markeres ved sort uthevelse For å lese mottatt dokument, trykk på dokumentikonet (For eksempel: W). For å markere som lest må du klikke på den blå teksten under Tittel/Innhold I denne postkassen kan det være flagg foran brevene, noe som betyr at dette er post som krever et svar (restanse) rødt flagg for dine saker, blått flagg for andres saker Under Mine restanser samles brev/dokumenter som ikke er besvart og som du er saksbehandler for, her er det rødt flagg foran alle! Under Mine konsepter samles dokumenter du har under arbeid Under Godkjente dokumenter får du opp dokumenter som du har sendt til godkjenning hos leder, og som leder har godkjent. Her er det særs viktig at du går gjennom listen og endrer status for Utgående JPer til E-ekspedert når du har sendt dem, enten pr post eller pr epost 3

4 Svare på mottatt brev (fjerne restanser): Etter at du har trykket på Mine restanser, høyreklikk på ikonet foran det røde flagget på det dokumentet som skal besvares Velg fra hurtigmenyen som kommer opp: Besvar/Avskriv Svar med brev Nytt bilde kommer opp, endre evt. Innhold (det blir overskrifta i brevet) resten OK hvis ikke det skal unntas offentlighet Lagre og nytt dokument Marker ønsket brevmal OK Word åpner seg og du kan skrive brevet VIKTIG: Når brevet er ferdig skrevet skal du trykke Tilbake til ephorte Web. Dette valget finner du under menyvalget Add-ins/Tillegg Du får spørsmål om du vil lagre endringer. Her svare du Ja. Du får opp en ny boks Hvis brevet er ferdig skrevet, kryss av for Marker dokument som ferdig - hvis du ønsker å fortsette senere trykk bare Utfør Brev som ble sjekket inn som ferdig får nå et dokumentnummer i saksmappa. Hvis du skal sende på papir må det skrives ut, signeres og 1 kopi til arkivet. Hvis du får det elektronisk godkjent kan du sende de pr epost Brev som bare ble sjekket inn i dokumentlageret kan nå hentes opp fra venstremenyen: Mine søk Mine konsepter Høyreklikk på ikonet til venstre (hurtigmeny) for ønsket dokument Tekstdokument Rediger tekstdokument, skrivingen kan fortsette. Avslutt med Tilbake til ephorte Web o.s.v. Opprette ny saksmappe: Trykk på grønne krysset oppe i verktøylinja (må stå Ny saksmappe i rullegardina ved siden av) Skriv inn tittel (husk at det kan bli mange dokument i mappa, derfor kort og forklarende tittel) Lagre i verktøylinja Saken får eget nummer saksmappa kommer opp i bildet Nå kan det skrives brev i saken: 1. Høyreklikk på den gule mappa Ny journalpost Ny utgående 2. Innhold fylles ut (overskrifta i brevet) 3. Under fanen Mottaker skrives navn og adresse inn (evt hent fra adressereg.) 4. Lagre og nytt dokument oppe i verktøylinja 5. Marker ønsket brevmal OK 6. Skriv brevet 7. Tilbake til Ephorte 8. Sjekk inn dokumentet eller marker som ferdig. HUSK: Endre status til E for ekspedert når dokumentet er sendt! 4 NYTT INTERNT BREV N-til oppfølging / X-uten oppfølging Søk frem saken du skal lage brevet i (kanskje har du vært innom saken i det siste og finner den i Siste saker?) evt. Søk! Du må stå i saken og første fane skal være Journalposter Høyreklikk på redigeringssymbolet på journalpostfanen og velg Nytt notat N eller Nytt notat X Velg selv hva du ønsker skal være overskriften/heading i brevet det skriver du i Innhold den lange hvite linjen Dersom dokumentet skal være unntatt offentlighet eller skjermet, fyller du ut tilgangskode og hjemmel i feltet for det, ca midt i skjermbildet I første fane setter du inn saksbehandler hos mottaker. Ved ukjent saksbehandler, skriver du på den hvite linjen under adm.enhet f.eks ATD og trykker tabulator. Ved navngitt saksbehandler, og kjent brukernavnet (som regel første bokstav i fornavn og to første i etternavn), fyller du det ut under saksbeh. og klikker tab. Hvis ikke, klikker du på den blå knappen med lupe på. Du får opp et søkebilde. Fyll inn ett eller flere av søkekriteriene. Fyll ut for eksempel Etternavn (stjerne * bak ordet sikrer bedre søk) og klikk på SØK. Søkeresultat vises. Klikk på blå tekst/navn og det blir valgt og lagt i hovedskjemaet. Du må gjenta prosessen for hver kopimottaker du skal ha inn som du ikke kjenner initialene til Klikk Lagre og nytt dokument hvitt ark og blyant på knappen Velg mal Internt brev med oppfølging for N dokument / Internt brev uten oppfølging for X dokument 13

5 NYTT UTGÅENDE BREV (uten å besvare) forts. Velg mal Utgående brev mal med logo er det vanlige Du er nå inne i dokumentet du skal skrive sjekk at alle opplysninger stemmer, bl.a. hvem som paraferer (medsignerer) rett opp evt feil! Gi arkivet beskjed om evt. feil tittel på personer Når du har skrevet ferdig brevet, går du opp til venstre og klikker tilbake til ephorte Web under valget Add-Ins/Tillegg det er slik man lagrer dokumenter i ephorte ikke klikk på kryss øverst til høyre!!! Velg Ja/Yes når du får forespørsel om du vil lagre endringene i dokumentet I den neste boksen med 5 linjer, er den øverste og nederste automatisk utfylt fra systemets side. Det er i denne boksen du kan velge å sende dokumentet til godkjenning. Hak av for Til godkjenning Det kommer opp et nytt felt hvor du skal velge navnet til den som skal godkjenne dokumentet Søk opp vedkommende vha den blå lupen JPen får status G og vil legge seg i søket Til godkjenning hos den som skal godkjenne den Når du er helt ferdig med dokumentet og sender det ut i den stand det er i, klikker du også i den 4. ruten for Merk dokument som ferdig evt får det status Ferdig når det er godkjent av leder Klikk Utfør Du er nå ferdig med ditt brev. Når brevet er Ekspedert, husk å endre status til E Ekspedert. 12 Brev som skal unntas offentlighet 1. Se over..skrive brev... Klikk deg fram til punkt nr. 3 og stå i dette bildet 2. Velg fanen Saksbehandler/tilgang og så Tilgangskode 3. Klikk på rullegardina til høyre og velg tilgangskode (unntatt offentlighet) og riktig hjemmel. Brevet kan da ikke leses av andre enn den som oppretter det, dennes leder, og andre som gis tilgang til dokumentet via tilgangsgruppe, eller som oppføres som intern kopimottaker. NB! For noen tilgangskoder vil hele enheten som saksbehandler hører til, kunne lese dokumentet 4. Vil du skjerme hele eller deler av tittelen (det du har skrevet i feltet innhold), merk teksten og høyreklikk med musa og velg Merk tekst som skjermet 5. Vil du skjerme navnet på vedkommende som skal ha brevet, klikk i den lille boksen som er merket U.off. 6. Punkt 4 og 5 er ikke nødvendig hvis innhold og navn kan være offentlig 7. Etter at du har påført dine valg ang. unntatt offentlighet, går du videre med Lagre og nytt dokument osv Aktuelle skjermingskoder og lover tilgjengelig i ephorte er: U = Unntatt offentlighet, P = Personalsaker, S = Studentsaker, F = Fonds- og legatsaker I = Tilgjengelig for enheten saksbehandler tilhører - Offentlighetsloven 13 sammen med Forvaltningsloven 13.1, lovbestemt taushetsplikt - Offentlighetsloven 14, unntak for interne dokumenter. NB! Saksutredninger til styret skal som regel ikke unntas etter denne - Offentlighetsloven 25, ansettelser - Offentlighetsloven 26, eksamensbesvarelser, konkurranser, anbud - Lov om riksrevisjonen 18, utsatt offentliggjøring i Riksrevisjonens dokumenter 5

6 Søke i ephorte: Prøv Søk i verktøylinja Ønsker at noen skal se på saken/dokumentet? Stå i saken eller dokumentet (journalposten) Trykk Send lenke i verktøylinja Mottaker får e-post med lenke direkte til saken i ephorte Skifte passord: De som ikke har skiftet passord før oppstart, må gjøre det Gjøres under Alternativer i verktøylinja Gjort noe feil? For eksempel et dokument har havnet i feil sak kontakt arkivet og vi fikser det meste Mottatt eller sendt brev/e-post som kanskje bør inn i arkivet? E-post importerer du vha Importsentralen Brev/avtaler/andre dokumenter henter du inn fra filområdet ditt. Opprett først en dokumenttype. Når du kommer til Lagre og opprett fil velger du Hent fil i stedet for en dokument-mal Du kan selvfølgelig sjekke det inn selv, men kontakt gjerne arkivet eller send det til NHH.postmottak@nhh.no Problemer? Kontakt superbruker på din avdeling, eller send en e-post til arkivet NHH.postmottak@nhh.no evt ring en superbruker på listen på første side her NYTT UTGÅENDE BREV (uten å besvare) Søk frem saken du skal lage brevet i (kanskje har du vært innom saken i det siste og finner den i Siste saker?) evt. søk! Du må stå i saken og første fane skal være Journalposter Klikk på redigeringssymbolet på journalpostfanen og velg ny utgående Velg selv hva du ønsker skal være overskriften/heading i brevet det skriver du i innhold den lange hvite linjen I første fane fyller du ut mottaker dersom det er en mye brukt adressat, (NFR, UHR, AAD osv) finner du adressen via kortnavnknappen. Hvis ikke, fyller du ut rubrikkene, navn, adr. osv her kan du bruke tabulator Dersom dokumentet skal være unntatt offentlighet eller skjermet, fyller du ut tilgangskoden i feltet for det, ca midt i skjermbildet Skal du ha flere mottakere, fyller du ut i listen nedover. Ekstern(e) kopimottaker(e) markeres med å krysse av i ruten for Kopi Ved interne kopimottakere, klikk innom fanen Interne kopimottakere. Ved inst./avd. med ukjent saksbehandler, skriver du på den hvite linjen under adm.enhet f. eks ATD og trykker tabulator. Ved navngitt saksbehandler, og du kjenner brukernavnet (som regel første bokstav i fornavn og to første i etternavn), fyller du det ut under saksbeh. og klikker tab. Hvis ikke, klikker du på den blå knappen med lupe på. Du får opp et søkebilde. Fyll inn ett eller flere av søkekriteriene. Fyll ut for eksempel Etternavn (stjerne * bak ordet sikrer bedre søk) og klikk på SØK. Søkeresultat vises. Klikk på blå tekst/navn og det blir valgt og lagt i hovedskjemaet. Du må gjenta prosessen for hver kopimottaker du skal ha inn som du ikke kjenner initialene til Klikk Lagre og nytt dokument hvitt ark og blyant på knappen 6. 11

7 SVAR PÅ INNKOMMET BREV du skal svare med utgående brev Du finner brevet/journalposten under Mine restanser i venstremenyen Klikk på saksnummeret (eks 2006/4) for å få oversikt over all korrespondanse i saken, evt gå til neste punkt Høyreklikk på redigeringssymbolet som er til venstre for linjen som tilhører innbrevet velg Besvar/avskriv Svar med utgående post Velg selv hva du ønsker skal være overskriften/heading i brevet det skriver du i Innhold den lange hvite linjen bare slett det som står der fra før om du ikke ønsker å bruke noe av det! Brevet adresseres automatisk til den du besvarer/fikk innbrev fra se fanen for Besvarer. For å legge til flere eksterne mottakere, evt kopimottakere, velg fanen Mottakere. For interne kopimottakere velges fanen Interne mottakere Dersom det skal være unntatt offentlighet, sjekker du om det er utfylt tilgangskode iht lovhjemmel/. se fanen for Tilgang Klikk Lagre og nytt dokument knappen med ark og blyant på Velg mal ( utgående brevmal med logo er det vanlige) Du er nå inne i dokumentet du skal skrive sjekk at alle opplysninger stemmer, bl.a. hvem som paraferer (medsignerer) rett opp evt feil! Gi arkivet beskjed om evt feil tittel på personer Takk Når du har skrevet ferdig brevet, trykker du på Print/Skriv ut, og deretter går du opp til venstre og klikker tilbake til ephorte Web under Add- Ins/Tillegg det er slik man lagrer dokumenter i ephorte ALDRI klikk på kryss øverst til høyre! Velg Yes når du får forespørsel om du vil lagre endringene i dokumentet I den neste boksen med 5 linjer, er den øverste og nederste automatisk utfylt fra systemets side. Når du er helt ferdig med dokumentet og sender det i den stand det er i, klikker du også i den 4. ruten for merk dokument som ferdig Klikk utfør du er nå ferdig med ditt svar på innkommet brev! ephorte light Nivåforskjell I Web-klienten kalles det øverste nivået saksnivå. Det gjenkjennes ved gul saksmappe. Saksbeskrivelsen er dekkende for alt saken/saksmappen inneholder. All korrespondanse/dokumentasjon, fra saken oppstår til den er avsluttet, lagres under saksnivået. Neste nivå er Journalpostnivå (JP). JP beskriver brevet/avtalen/dokumentet, type korrespondanse, avsender, dato, skjerming, mottaker mv. I ephorte enkelt-klikker man og kan bruke både venstreklikk og høyreklikk på musa. For å lese dokumenter klikker man på ikonet under D (for dokument) som viser dokumenttypen (W for word-dok, PDF-ikon for skannede/innhentede filer ol). Brev mellom enheter/institutter/utvalg er interne brev men lages i notatmalen i ephorte! N-notat brukes når du ønsker svar fra den du sender til. Gir restanse/rødt flagg til den som står som mottaker av det interne brevet, og vedkommende må enten besvare eller ta det til etterretning el. X-notat brukes når du ikke ønsker svar tilbake. Gir ikke restanse hos mottaker. Kommer i mottakers Mottatte journalposter /Kopidokumenter. Ekstern korrespondanse NHHS, SNF, AFF, m.fl.- alle utenfor NHHs budsjettenhet regnes som eksterne gjelder også når det skrives brev til en tilsatt eller student om vedkommendes arbeids-/studentsituasjon. Her brukes Utgående brevmal - IKKE NOTATMAL! Se egen rutine for Godkjenning og Ekspedering 10 7

8 Bokstaver brukt i ephorte-programmet og deres betydning Saksstatus: R - reservert av saksbehandler. Saken er opprettet av saksbehandler B - under behandling. Arkivpersonell har enten opprettet saken eller godkjent saksbehandler sin registrering F - ferdigstilt av saksbehandler eller leder. Viser at saken er klar til avslutning slik at arkivpersonell kan gå inn og endre status til avsluttet A - avsluttet. Arkivpersonell har gått gjennom JP-ene og avsluttet U - utgått. Feilregistrert, allerede opprettet el. Journalpoststatus: R reservert av saksbehandler. Saksbehandler jobber med dokumentet og er ikke ferdig med det! KUN saksbehandler får redigere og lese dokumentet! F ferdig utarbeidet og formidlet til mottaker (sendt ut i papir eksternt, og e- post internt når ikke mottaker er ephortebruker!) J journalført og kvalitetssikret G sendt til godkjenning etter avtale med leder (som regel nærmeste overordnede) Andre bokstaver/uttrykk brukt i kolonner: V vedlegg tallet under V-kolonnen viser antall vedlegg til journalposten D dokument viser hvordan dokumentet er lagret i systemet skannet, Word/Excel/e-post etc. R viser flagg ved restanse på journalposten rødt flagg vises for den som skal besvare/avskrive JP - blått flagg vises for kopimottaker, eller etter avskriving flagget indikerer at JP ikke er avskrevet/besvart (av alle, hvis flere mottakere) S status på journalposten om den er ferdig journalført eller under utarbeidelse av saksbehandler I = inngående, U = utgående, X = Internt brev uten oppfølging, N = Internt brev med oppfølging, S = Saksfremlegg til utvalgsbehandling Ved produksjon av dokument tips på veien Når du har opprettet dokumentet, men ikke er ferdig med det, MÅ du velge Tilbake til ephorte knapp som ligger under valget Add- Ins/Tillegg i verktøylinjen i word. Der velger du å lagre opplysningene og sjekker inn teksten i dokumentlageret Ikke klikk merk dokument som ferdig før du er helt ferdig med å skrive dokumentet og det kan sendes ut Samme gjelder hvis du vil legge til vedlegg. Da må status alltid være R for JPen. Du kan selv som saksbehandler endre status tilbake til R fra F eller G Når du ønsker å gå tilbake til dokumentet du ikke er ferdig med, høyreklikker du på redigeringssymbolet utenfor linjen til dokumentet og velger Rediger tekstdokument Denne prosessen kan du gjøre så mange ganger du måtte ønske, bare du husker tilbake til ephorte. Glemmer du det, lagres ikke dokumentet og du får det ikke frem igjen; ikke arkivet heller Når du er helt ferdig med dokumentet, må du huske å ekspedere det Hvis du sender det ut på papir og leder godkjenner ved å signere, så skal arkivet ha en papirkopi av dokumentet Hvis leder godkjenner dokumentet elektronisk, skal status på JP endres til E-Ekspedert når det er sendt ut, enten pr post eller pr e-post Sjekk innom mine konsepter med jevne mellomrom så du får ferdigstilt alt som faktisk er ferdig og evt sendt eller send melding til arkivet om at JP skal Utgå for det som ikke ble noe av Har du tips til flere ting som bør være med på listen; TA KONTAKT MED ARKIVET 8 9