Mine restanser. Svare på notat Avskrive restanse

Transkript

1 Mine restanser. Svare på notat Avskrive restanse Formål Når du som saksbehandler mottar et dokument som krever oppfølging, kalles dette en restanse og det settes et oppfølgingsflagg på posten. Du får restanse på Innkomne brev og N-notater. Restansen oppheves ved å avskrive journalposten. Journalposter kan avskrives ved at det blir opprettet et svardokument eller du kan avskrive direkte f.eks. ved at mottatt post tas til etterretning eller besvart pr. tlf. Kriterier Gjelder for alle saksbehandlere og ledere på UiA Hvordan går jeg frem: Du finner dine restanser ved å klikke på Mine restanser i venstremenyen. En liste over alle dine ubehandlede innkommende dokumenter/restanser kommer opp til høyre i skjermbildet. Du får restanse på innkommende brev og N-notater. Rødt flagg betyr restanse. Saksbehandlere og ledere har ansvar for å avskrive mottatte journalposter.

2 Ulike typer avskriving Dersom det er et notat som skal avskrives har man to alternativer. Svar med notat, dvs. en skriver et svarnotat på det innkomne notatet. Avskriv JP, dvs. en avskriver restansen ved å ta notatet til etterretning (TE) eller ved at svar er gitt pr. telefon (TLF). Avskriv med nytt notat Finn N-notatet du ønsker å avskrive med et svardokument. Klikk på journalposten og velg fra nedrykkmenyen Besvar/Avskriv og Svar med utgående post. Du får opp avskrivningsvinduet Svar med notat med opplysninger fra det innkommende notatet.

3 Felt til utfylling: NB! På Interne kopimottakere må du klikke på fanene for å få feltene opp. Avskrivningsmåte: NN Besvart med nytt notat blir automatisk fylt ut. Dersom det bare er et midlertidig svar, se nederst i denne brukerveiledningen. Dokumenttype: X - Internt notat uten oppfølging blir automatisk fylt ut. Mottaker vil ikke få oppfølingsplikt, dvs. restanse. Notatet vil komme i venstremenysøket Til orientering. Dersom du ønsker at det skal være et N-notat der mottaker får restanse velg N-Internt notat fra nedtrekkmenyen. Innhold: Tittelen på det innkomne notatet kommer automatisk opp som tittel på svarnotatet. Rediger dette til en beskrivende tittel på svarnotatet. Tilgang: Sett inn tilgangskode og hjemmel dersom dokumentet skal unntas offentlighet. Skjerm også de deler av tittelen som evt. Inneholder sensitiv informasjon. Besvarer: Kun til informasjon Interne kopimottakere: Legg inn brukernavnet i feltet Saksbehandler. Og trykk på tabulatortasten på tastaturet. Dersom du ikke kjenner brukernavnet kan du søke opp den interne saksbehandleren ved å klikke på forstørrelsesglasset. Når all informasjon er lagt inn, klikk Lagre og nytt dokument.

4 Du får da opp et bilde med de malene som du som saksbehandler har tilgang til (listen kan variere fra bruker til bruker). Marker den malen du skal bruke og klikk OK. Du får da opp den valgte notatmalen. Kontroller at opplysningene fra journalposten flettes inn og skriv dokumentet. Når du er ferdig med notatet, klikker du på Tilbake til ephorte Web Du får da opp et spørsmål om du vil lagre dokumentet klikk Ja Deretter kommer det opp et nytt vindu der du får ulike valg: Dersom dokumentet er helt ferdig: Huk av: Marker dokumentet som ferdig. Status blir da endret fra R Reservert til F Ferdig som betyr at arkivet kan journalføre dokumentet og det er åpnet opp for innsyn/offentlig journal.. Klikk Utfør Dokumentet er nå ferdigstilt (status F) og det har fått et dokumentnummer. Restansen er nå fjernet (journalposten vil ikke lenger ligge under Mine Restanser i venstremenysøket).

5 Skal dokumentet til godkjenning? Sett et avhukk: Til godkjenning Skriv inn brukernavnet til din leder, evt. kan du søke frem navnet ved å klikke på forstørrelsesglasset. Skriv her inn navnet og husk trunkering* etter navnet og trykk Søk. Klikk på navnet og du kommer tilbake til registreringsbildet. Klikk Utfør Status blir da endret fra R Reservert til G Godkjenning. Er du ikke helt ferdig med dokumentet? Klikk bare Utfør Dokumentet vil fremdeles ha status R Reservert. Dvs. at du kan fortsette å skrive i tekstdokumentet ved en senere anledning, evt. du kan endre statusen til F Ferdig på et senere tidspunkt. Dokumentet kan du lett finne igjen i venstremenyen under søket Mine jp er med status R NB! Skal du legge til vedlegg, må statusen forbli R - Reservert til vedleggene er på plass, så kan statusen settes til F Ferdig og klikk utfør. Restansen er ikke fjernet. Journalposten vil fremdeles ligge i venstremenysøket Mine restanser.

6 Avskrive journalposten direkte Finn journalposten du ønsker å avskrive direkte. Klikk på journalposten og velg fra hurtigmenyen Besvar/Avskriv og Avskriv JP. Du får opp avskrivingsvinduet Avskriv journalpost direkte. Du får opp Tatt til etterretning (TE), men du kan også velge Besvart pr telefon (TLF) fra nedtrekkmenyen. Dersom du har en merknad kan dette legges inn i merknadsfeltet. Dette feltet bør benyttes dersom avskriningen er TLF, med en kort oppsummering av telefonsamtalen. Klikk OK. Journalposten er nå avskrevet og du vil nå ikke finne den under Mine restanser.

7 Midlertidig svar ikke avskrivning Dersom dokumentet bare skal være et midlertidig svar klikker en på Midlertidig svar send. Restansen blir da ikke opphevet. En fyller så ut informasjon som vist ovenfor. Universitetet i Agder 2010