Ansvarlig Dokument Innhold UOFF Merknader

Transkript

1 Høgskolen i Telemark RUTINE 3 TILSETTINGSSAK ephorte-sak 2009/305 Versjon: 3 Dato: Utarbeidet av: Jorunn Pedersen Innhold: 1. Oppretting av tilsettingssak 2. Dokumenter i tilsettingssaker på fakultetene (utlysning og tilsetting) 3. Saksflyt i tilsettingssaker 3.1 Oppretting av ny tilsettingssak 3.2 Oppretting av ny journalpost 3.3 Godkjenning på fakultetene 3.4 Melding fra fakultetet til PO-seksjonen 3.5 PO-saksbehandlers oppgaver 3.6 Påføring av tilgangsgrupper 4. Journalføringsrutiner i.f.m. tilsetting av studentvakter på BiB og IT 5. Oppretting av personalmappe 1 Oppretting av tilsettingssak Arkivdel skal være Unntak fra offentlighet (tilgangskode) SAK Hovedregel: Selve saken skal ikke unntas. Enkelte dokumenter i saken kan/skal unntas, men husk at tilgjengeligheten i saken blir mindre når tilgangskode er påført dokumentet (når saksbehandlere skal arbeide på tvers av enhetene). Tilgangskode som skal benyttes på journalposter i tilsettingssaker skal være U. (Dersom kode P benyttes, må medlemmene av tilsettingsutvalgene få utvidet tilgang til P, og dette kan ikke tilrådes da dette også vil gi innsyn i personalmapper). Administrativ enhet Saksansvarlig Den enhet som starter saken. Saksbehandler som oppretter saken. Tittel på sak 1. Enhet Tilsettingssak Fast stilling/midlertidig stilling/ Vikariat i faglig stilling i fagområdet 2. Enhet Tilsettingssak stillingsbetegnelse ( Bistilling/ Prosjektstilling/Stipendiatstilling) i fagområdet Klassering Se gruppe Tilgangsgruppe Fast tilgangsgruppe eller Ad-hoc-gruppe kan registreres: Dekan og/eller administrasjonssjef, eventuelt instituttleder, saksbehandler på fakultetet, PO-direktør og PO-saksbehandler. Gruppen får skrivetilgang til saken (får opprette nye journalposter), men får ikke automatisk tilgang til den enkelte JP hvis tilgangskode kun er påført på saksnivå. 2 Dokumenter i tilsettingssaker på fakultetene (utlysning og tilsetting) Rutinen er foreløpig frem til utvalgsmodulen blir tatt i bruk. Ansvarlig Dokument Innhold UOFF Merknader Tilsettingssaker skal som hovedregel behandles i høgskolens tilsettingsutvalg - TUF/TUT se punkt 3 og rutine PO-03 1 Fakultetet i samarbeid med PO-seksjonen Utlysningstekst Saksframlegg med ev. vedlegg Utlysningstekst skal ikke unntas fra offentlighet Journalposten (JP) skal ha status R frem til endelig godkjenning hos PO-direktør. Leder som godkjenner for fakultetet, påfører dette i merknadsfeltet for JP (ikke på saksnivå

2 I EasyCruit: PO-saksbehandler legger kunngjøringsteksten i EasyCruit Søkerne fyller ut søknadsskjema via høgskolens nettside og lenker til aktuelle vedlegg. Saksbehandler legger inn søknadsopplysninger for søkere som ikke har mulighet til å gjøre dette selv. Søknader eller vedlegg som mottas i ordinær post ved sentralt arkiv oversendes saksbehandler fortløpende Søker mottar automatisk svar om at søknaden er mottatt. Utvidet søkerliste sendes kun på forespørsel. 2 Saksansvarlig på fakultetet Utvidet søkerliste (med kunngjøringsteksten) Tas ut fra EasyCruit og registreres i ephorte For faglige stillinger: Når TUF er tilsettingsmyndighet oppnevner fakultetet v/dekan et sakkyndig utvalg for vurdering av søkere. Når Styret er tilsettingsmyndighet oversender fakultetet forslag til sakkyndig utvalg til PO-seksjonen som utarbeider saksforelegg til styret. Styret fatter deretter vedtak om oppnevning. Korrespondansen med sakkyndig utvalg er nedfelt i Rutine PO-03. EasyCruit: Innkalling til intervju skjer via EasyCruit 3 Fakultetet X-notat Notater fra intervju 4 Fakultetet i samarbeid Tilsetting med PO-seksjonen Saksframlegg med ev. vedlegg Faktiske opplysninger og vurderinger av søker. Vurderinger er UOFF. Journalposten skal ha status R frem til endelig godkjenning hos PO-direktør. Leder som godkjenner for fakultetet, påfører dette i merknadsfeltet for JP (ikke på saksnivå). EasyCruit: Saksbehandler sender orientering om innstillingen Ansvarlig Dokument Innhold UOFF Merknader Dok.type U Fakultetet påføres som Tilsettingsbrev kopimottaker (ufordelt) 5 Ansvarlig POsaksbehandler 6 PO-direktør Saksansvarlig POseksjonen 7 Saksansvarlig POseksjonen Vedlegg til tilsettingsbrev Dok.type I Undertegnet arb.avtale fra søker (papireks.) Eller: Dok.type I Brev fra søker som takker nei til stillingen. Dok.type U Tilsettingsbrev Dok. type U Undertegnet arb.avtale begge parter. Dok.type I HiTs eksemplar av avtalen Arbeidsavtale, personalreglement og prøvetidsskjema Papireks. legges umiddelbart til PO-direktør for undertegning. Brev skannes inn/lastes ned og registreres i saken. Tilbud til den som er innstilt som nr. 2 sendes ut. Retur av ett eks. som søker skal beholde. Ett eks. leveres arkivet for skanning og registrering i Som over Ved oppretting av JP, påfør svarfrist. Bruk ordet "Tilsetting" i JPtittel. Arb.avtalen skal påføres fødselsnummer og saksnummer. Ved PO-direktørens fravær skal den som fungerer i stillingen undertegne. Korrespondanse om ny lønnsvurdering kan oppstå før søker undertegner arbeidsavtalen. Fakultetet påføres som kopimottaker (ufordelt).

3 tilsettingssaken. I EasyCruit: Saksbehandler sender ut avslagsbrev via EasyCruit. 8 Fakultetet Setter saken i status F (Ferdig) 9 Sentralt arkiv Oppretter Personalmappe. Knytter til aktuelle dokumenter fra tilsettingssaken I EasyCruit: Saksbehandler legger søknad med vedlegg til den som fikk stillingen - i ephorte (Personalmappe se Arkivrutine 4) 10 Sentralt arkiv Setter saken i A (Avsluttes) Avslutter saken. Når det gjelder tilsettingsrutiner for driftsenhetene FA, BiB, IT og Drift er PO-seksjonen saksbehandler. Se Rutine PO-03.

4 3 Saksflyt i tilsettingssaker - saksframlegg til TUF/TUT Høgskolen har ikke innført modulen Saksflyt i ephorte. Dette medfører at kun 1 person kan stå som "godkjenner" av et dokument, og at dokumentet må ha status R (Reservert) frem til det er godkjent. I saksframlegg til TUT- og TUF-saker er det PO-direktør som skal godkjenne, og dette forslaget er lagt opp slik at dokumentet først får status F (Ferdig) når PO-direktør har godkjent. De som skal ha tilgang til et dokument så lenge det er under utarbeiding, må derfor påføres med tilgang til det enkelte dokument, se egen fremgangsmåte for påføring av tilgangsgruppe. 3.1 Oppretting av ny tilsettingssak Saksbehandler oppretter en ny tilsettingssak Eks. på tittel: AF Tilsettingssak Fast stilling som førsteamanuensis i informatikk (skal alltid starte med avd.forkortelsen + Tilsettingssak) Dekan og/eller administrasjonssjef, PO-direktør og ansvarlig PO-saksbehandler må alltid påføres som tilgangsgruppe på saken med skrivetilgang (eventuelt flere bør påføres hvis behov). De som påføres vil da senere kunne skrive dokumenter i saken. (Se egen fremgangsmåte for påføring av tilgangsgruppe - fast eller ad-hoc - side 3). 3.2 Oppretting av ny journalpost Saksbehandler på fakultetet skal utarbeide saksframlegg (med event. vedlegg), og må opprette ny journalpost i tilsettingssaken (punkt 1 over). Framgangsmåte: Opprett ny journalpost Nytt notat (X) Fyll ut Innhold Eks. på Innhold: TUT-sak xx/09 FA Konsulent økonomi Forlenget permisjon (PO-saksbehandler bør senere påføre TUF/TUT-saksnummer i feltet Innhold, se punkt 5 under. Dette vil gjøre gjenfinning lettere, og gi en bedre oversikt). Lagre og nytt dokument Velg Mal Velg HiT - Møte - Saksframlegg (dette er en felles mal for styre, råd og utvalg i høgskolen)) Velg OK Påfør rett navn på utvalg i headingen (i selve dokumentet) (slett "Navn på styre, råd og utvalg" og sett inn navn på tilsettingsutvalget). Møtedato og saksnummer (TUF/TUT-saksnummer) blir senere påført av PO-saksbehandler. Fastsatte veiledninger/maler skal benyttes for utforming av teksten i saksframlegg og vedlegg (f.eks. kunngjøringsteksten). Se intranett HiT: Kopier eventuelt nødvendig tekst fra nettsidene inn i saksframlegget. Husk å endre "underskrift" (Navn og tittel på den som skal godkjenne - i dette tilfelle PO-direktør). Lagre Tilbake til ephorte Utfør (IKKE HUK AV FOR FERDIG, husk at JP'en fortsatt skal stå i R. Bruk ALDRI LUKK!) Legg ved eventuelle vedlegg Vedleggene kan gjerne stå i F da de ikke skal være gjenstand for videre redigering. Unntak: Utkast til utlysningstekst må knyttes til saksframlegget som nytt vedlegg, ellers kan de ikke redigeres. Hvis et utkast til utlysningstekst er knyttet til en annen journalpost, må det igjen hentes fra egen disk og lagres som nytt vedlegg.

5 Følgende tilgangsgruppe (med skrivetilgang) påføres på journalposten (Se egen fremgangsmåte for påføring av tilgangsgruppe - fast eller ad-hoc - side 3). 1. Dekan og/eller administrasjonssjef på fakultetet (den som skal "godkjenne" saken på fakultetet) 2. PO-direktør 3. Ansvarlig PO-saksbehandler Da vil gruppen få innsyn og skrivetilgang til journalposten også så lenge den har status R (Reservert). 3.3 Godkjenning på fakultetet Når saksbehandler på fakultetet har utarbeidet dokumentet, og leder har "sett og vært enig i" innholdet, skal leder påføre dette på Merknadsfeltet i journalposten. (IKKE på sak!). (Eks.: Godkjent på Fakultet EFL /LR). Fortsatt skal dokumentet stå i status R (Reservert). Dersom muntlig kommunikasjon ikke benyttes, kan saksflyt mellom saksbehandler/leder på fakultetet gå via Send kopi med e-post (dato og tid blir da logget). 3.4 Melding fra fakultetet til PO-seksjonen Saksbehandler på fakultetet gir melding til ansvarlig PO-saksbehandler om at fakultetet anser dokumentet som ferdig. Det bør benyttes Send kopi med e-post. Fortsatt skal dokumentet stå i status R (Reservert). 3.5 PO-saksbehandlers oppgaver PO-saksbehandler sørger for å påføre TUF-/TUT-saksnummer i Innholdsbetegnelsen på journalposten påføre TUT/TUF-saksnummer på saksframlegget påføre møtedato på saksframlegget Dersom det mottatte saksframlegget ikke er OK, vil PO-saksbehandler starte en prosess/dialog med fakultetet, muntlig eller via Send kopi med e-post (blir logget). Dersom det mottatte saksframlegget er OK, oversender PO-saksbehandler dokumentet til PO-direktør til godkjenning. Når POdirektør har godkjent, endres status på journalposten automatisk til F (Ferdig). Ansvarlig PO-saksbehandler sørger for videreformidling til medlemmer i TUF/TUT. 3.6 Tilgangsgrupper Det finnes to typer tilgangsgrupper: Faste: Forhåndsdefinerte tilgangsgrupper som kan gjenbrukes på saker/journalposter. Faste tilgangsgrupper må opprettes av systemansvarlig (arkivleder). Fakultetet gir melding om medlemmer i ønsket gruppe(r) ifm tilsettingssaker, men må da også huske på å gi melding når endringer i gruppen inntreffer. Saksbehandler kan legge til en fast tilgangsgruppe i registreringsbilde når saken/journalposten opprettes. Ad hoc: Tilgangsgruppe som saksbehandler kan opprette og tilknytte en enkelt saksmappe eller JP. Kan ikke gjenbrukes, og må påføres v.h.a. hurtigmenyen etter at saken/journalposten er opprettet. Gå frem på følgende måte for å legge en fast tilgangsgruppe på en sak eller post: Gjør oppslag i feltet Tilgangsgruppe (arkivet må opprette gruppen etter beskjed fra saksbehandler) Søk (gjør oppslag på faste grupper) Marker ønsket Gruppenavn ad-hoc tilgangsgruppe på sak eller journalpost: Fra hurtigmenyen velg: Funksjoner Lag tilgangsgruppe (Start oppslag på saksbehandlere for å plukke medlemmer til gruppen, eller skriv initialene rett inn. Husk å markere om medlemmer skal ha skriverettigheter til sak/journalpost).

6 4 Journalføringsrutiner i.f.m. tilsetting av studentvakter på BiB og IT Studentvakter har studentmapper, og ikke personalmapper. Det opprettes en ny sak for hver tilsetting av en studentvakt på følgende måte (eks. her er vist for BiB): Tittel: Adm. enhet: Saksbehandler: Tilgangskode: BiB Tilsetting som studentvakt fornavn etternavn studentnummer (stud.nr. skjermes) Biblioteket Den som oppretter saken på biblioteket Koden U + aktuell hjemmel (må påføres siden studen.nr skal skjermes) Tilgangsgruppe: BiB-personal 1 Arkivdel: Sak Klassering: Når saken er opprettet, overføres opprettet tilgangsgruppe til journalpostene: (Stå i sakssymbolet - høyreklikk - Funksjoner - Tilgangsgruppe - Overfør tilgangsgruppe til journalposter.) Søk fram om studenten har fått opprettet studentmappe (søk på sak/saksmapper - tittel - navn). 1 Hvis studentmappe er opprettet: Notér saksnummer og legg lenke til studentmappen: Stå i tilsettingssaken du har opprettet Gå til fanen Lenker og høyreklikk turkis symbol Merk av Lenke til sak Påfør rett saksnummer Lagre 2 Dersom det ikke er opprettet studentmappe, gi beskjed til arkivet om å opprette ny mappe. Tilsettingssaken som er opprettet på hver student skal også benyttes ved forlengelse(r) av et engasjement. 5 Oppretting av personalmappe Personalmappen opprettes når tilsettingssaken avsluttes. Som hovedregel er det arkivet som oppretter personalmappe, se ephorte Rutine 4 Personalmapper. Relevante kopier av vitnemål og attester til den som fikk stillingen ligger i rekrutteringssystemet EasyCruit, og må overføres til personalmappa til den som fikk stillingen. Ansvaret for dette har saksbehandler, som også legger inn søkerlisten. 1 Det er opprettet fast tilgangsgruppe for BiB og IT som kan gjenbrukes i.f.m. tilsettingssaker vedr. studentvakter. Består av leder av driftsenheten, gruppeleder/bibliotekleder på studiestedene (3) og tilsatte i PO-seksjonen som har saksbehandling i.f.m. tilsettingssakene for BiB og IT