ephorte-rutiner - doktorgradssaker Sakstype: hver kandidat har sin individuelle kandidatmappe

Transkript

1 1 ephorte-rutiner - doktorgradssaker Sakstype: hver har sin individuelle mappe Sakstittel: Doktorgrader Ph.D.(Dr. Philos) etternavn, fornavn (sladdes ikke) institutt og evt klinikk (akronym) Sakseier: Saksansvarlig: saksbehandler Tilgangskode: Kun på utvalgte journalposter. ngen tilgangskode på saksnivå Arkivdel: SAK O Ordningsverdi: 571 Aktuelle unntakshjemler etter Offentleglova: Offl. 13 jfr Fvl. 13 (Taushetsplikt om personlige forhold); offl. 5.3 (tsatt innsyn); offl (Eksamenssvar og karakterer), offl (Forskningsideer i prosjektbeskrivelser) samt offl (Fødselsnummer) Avskrivning: Stor bokstav avskrives med liten bokstav med samme tallet i parentes Klager: Legges på separat klagesak med jevnføring samt lenke til mappe Aktuelle journalposter: JP-type Tittel Avsendermottaker OPPTAK Søknad om opptak Påkrevet dokumentasjon i separate vedlegg: Vitnemål Finansieringsbekreftelse Arbeidsavtale Søknad og svar vedr. godkjenninger Prosjektbeskrivelse Plan for opplæringsdelen Plan for gjennomføring av prosjektet innen normert tid Tilgangskode og hjemmel Avskrevet Merknader Elektronisk godkjenning OF: offl. 26 A (1) Kandidat leverer til institutt som sjekker om all dokumentasjon foreligger. nstitutt undertegner og videresender til fakultetet. Arkivet legger signert søknad med vedlegg inn i ephorte Søknad og avtale om opptak uten andre dokumenter, legges til saksbehandler for signering av

2 2 N/ Vedlegg ved behov: Søknad om fritak fra krav om intern hovedveileder Prosjektvurderingsskjema nternasjonale søkere skal vedlegge resultat av TOEFLeller ELTS-test Nærings-Ph.D-avtale Cotutelle-avtale Redegjørelse for sen søknad Eventuelt: Avtale med ekstern part Eventuelt: Etterlysning av manglende dokumentasjon Eventuell: Ettersendelse av dokumentasjon Ekstern part institutt/ X Signert avtale om opptak Prodekan/dekan - saksbehandler X Signert avtale med ekstern part Prodekan/dekan - saksbehandler Enten: Fullført opptaksvedtak Signert søknads- og avtaleskjema Avtale med ekstern part der hvor dette foreligger Eller: Avslag på søknad om opptak Oversendelse av opptaksbrev og signert avtale Eventuelt: Oversendelse av avtale med ekstern part Signert avtale med ekstern part veiledere ekstern part sdekan/dekan. Tilgangskode OF: Offl. 26 pga opplysninger om sideer, karakterer samt fødselsnummer Opptakssøknader mottatt på e- post blir ikke saksbehandlet. De legges ikke i ephorte, men videresendes på e-post direkte til Ph.D.-teamet. A (2) Legges til saksbehandler for signering av sdekan E-post sendes ut i de tilfeller hvor søknaden er ufullstendig Arkiv legger signert avtale i ephorte samt i kontraktsarkiv på papir Arkiv legger signert avtale i ephorte samt i kontraktsarkiv på papir a (1) Saksbehandler knytter signert avtale til journalposten som vedlegg Fakultetsdirektør samt prodekan a (1) Fakultetsdirektør samt prodekan E-post med informasjon til veileder. Digital versjon av opptaksbrev samt av signert avtale oversendes til samtlige veiledere med FileSender a (2) Saksbehandler knytter signert avtale til journalposten som vedlegg. mottakerfeltet oppgis navnet på institusjonen evt. med kontaktperson

3 3 GODKJENNNG AV OPPLÆRNGSDEL Søknad om godkjenning av opplæringsdel Kursbevis Bekreftelser Eventuelt: Etterlysning av manglende dokumentasjon Eventuell: Ettersendelse av dokumentasjon Godkjent opplæringsdel FORLENGELSER Forenklet søknad om forlengelse inntil 6 år på programmet Svar på forenklet søknad om forlengelse tvidet søknad om forlengelse utover 6 år på programmet X Bekreftelser på finansiering og veiledning Oppsummering av utvidet søknad om forlengelse Enten: nnvilget søknad om utvidet forlengelse institutt A (3) E-post sendes ut i de tilfeller hvor søknaden er mangelfull a (3) Gruppeleder samt prodekan A (4) Eget skjema for opptak i inntil 6 år fra opptaksdato. Saksbehandler oppdaterer informasjon i FS a (4) Bruk funksjon «Svar med enkel e-post» i Evt. OF: offl. 13 jfr. fvl. 13 A (5) ephorte. Eget skjema for opptak utover 6 år fra opptaksdato brutto. A (6) Mal-skjema nstituttleder a (5)(6) Saksbehandler skriver utkast til brev som behandles på instituttnivå. Gruppeleder og instituttleder Eller: Avslag på søknad om utvidet forlengelse Kopi: gruppeleder a (5)(6) Saksbehandler skriver utkast til brev som behandles på fakultetsnivå. Jf. Ph.D. forskrift. nstituttleder samt prodekan Lovfestet permisjon Sykemelding NAV-vedtak m.m. OF: offl. 13 jfr. fvl. 13 A (7) Saksbehandler oppdaterer informasjon i FS. Svar på lovfestet permisjon OF: offl. 13 a (7) Enkel e-post-mal med informasjon

4 4 jfr. fvl. 13 KVALTSSYSMET Midtveisevalueringsprotokoll nstitutt Kandidatens selvrapportering Oppsummeringssamtaler Kandidat / veileder ENDRNGER VELEDERFORHOLD Avtale om endringer i veilederforhold X Ved behov: Signert avtale om endringer i veilederforhold Oversendelse av avtale om endringer i veilederforhold Kopi av avtale BEDØMMELSE Søknad om bedømmelse Ett eksemplar av avhandlingen på minnepinne Bekreftelse på godkjent opplæringsdel Bekreftelse på innhentede tillatelser/godkjenninger inklusiv tilhørende søknader Medforfattererklæringer Forslag til bedømmelseskomité og disputasleder Habilitetserklæringer veileder Kopi: Hovedveileder A (8) Original sendes til saksbehandler som innhenter signatur fra prodekan og deretter returnerer avtalen til arkivet. Saksbehandler oppdaterer informasjon i FS. a (8) Saksbehandler knytter signert avtale til journalposten som vedlegg A (9) Godkjenninger fra ulike instanser legges i adskilte vedlegg Søknad med minnepinne leveres til gruppe for forskerutdanning, som etter kvalitetssjekk legger til arkiv for innlegging i ephorte A (10) Saksbehandler sjekker komiteens habilitet. Gruppeleder samt saksbehandler

5 5 Ved behov: Habilitetserklæring Ettersendelse av habilitetserklæring Kandidat, veileder eller komitémedlem Brukes dersom habilitetserklæringen kommer separat fra forslaget til komité Oppnevning av komitémedlemmer Oversendelse av avhandling: nformasjon til komité bedømmelseskomité Kopi: instituttleder nformasjon til Eventuell: Anbefaling om omarbeiding Eventuell: Omarbeiding av avhandlingen Bedømmelseskomiteens innstilling Eventuell: Søknad om bedømmelse av omarbeidet avhandling Eventuell: Omarbeidet avhandling: nformasjon til komité Komiteens innstilling Oversendelsesbrev med oppgitt emne samt opplysninger om disputas bedømmelseskomité Bedømmelseskomité Kopi: Bedømmelseskomité, instituttleder bedømmelseskomité Kopi: Komité a (10) Formell oppnevning skjer på fakultetsnivå. Hvis dekanen har innsigelser eller kommentarer til den foreslåtte komité, returneres dokumentet uten godkjenning med nærmere beskjed i merknadsfeltet eller i egen e-post. Elektronisk utsendelse via FileSender av følgende: brev fra fakultetet, medforfatterskjema, avhandling samt etiske godkjenninger Kopi til veileder pr mail og i ephorte som dokumentasjon. Vitenskapelige bruker ikke ephorte og mottar ingen kopier her Behandles på fakultetsnivå. Hvis dekanen har innsigelser eller kommentarer, returneres dokumentet uten godkjenning med nærmere beskjed i merknadsfeltet. OF: offl. 5.3 nnstilling legges som hoveddokument med e-posten som vedlegg. Fakultetsdirektør Fakultetsdirektør

6 6 Eventuell: Oppgitt emne Bedømmelseskomité Eventuell: Selvvalgt emne Oversendelse av innstilling Merknader til innstillingen Enten: Bekreftelse på godkjent avhandling Godkjent avhandling: informasjon til Brev om godkjent innstilling Rekvisisjonsskjema Skjema for personalia og sammendrag (tomt) Attestasjonsskjema for prøveforelesning nformasjon om trykking Eller: Vedtak vedrørende innlevert avhandling ERRATA Søknad om retting av formelle feil i trykket avhandling (errata) Errata-liste Kopi: instituttleder Godkjenning av errata Leder i bedømmelseskomiteen Svar på søknad om errata DSPTAS OG PRØVEFORELESNNG Eventuelt: Oppnevning av Bedømmelseskomité settemedlem OF: offl. 5.3 Gjelder kun Dr. Philos. E-post fra saksbehandler med opplysninger om frist for ens merknader. NB! Referansenummer! Sendes inn av pr. e-post med referansenummer til postmottak@medisin.uio.no a (9) Fakultetsdirektør A (11) a (9) nderkjennelse av avhandling Fakultetsdirektør a (11) E-post til dekan

7 7 nformasjon til disputasleder Disputasveiledning nnstilling Kunngjøring Disputasledertekst Attestasjonsskjemaer Én trykt kopi av avhandling disputasleder Attestasjon for prøveforelesning Bedømmelseskomité Attestasjon for disputas Bedømmelseskomité Signert diplomvedlegg via LOS Arkiv legger på kopi til saksbehandler Fakultetsdirektør Arkivverdige henvendelser sendt på e-post direkte til saksbehandler skal registreres i ephorte av saksbehandleren selv