Arkivrutiner Studentsaker HBV

Transkript

1 Arkivrutiner saker HBV Korrespondanse om studieforhold skal dokumenteres etter gjeldende lover, forskrifter og prosedyrer. Ved HBV foretas dokumentasjon i P360 og FS. Arkivverdig korrespondanse om en student ved HBV skal journalføres i studentmappen, i arkivdel STUDENT i P360. Øvrig arkivverdig korrespondanse om studentforhold journalføres i arkivdel SAK i P360. Dokumentasjon som ikke er arkivverdig, registreres kun i FS. Innhold mappe... 4 Manglende studiekrav / emner... 4 Avslutter studier / oppsigelse... 4 Fritak fra eksamen (prøve)... 4 Fritak / innpassing av fag... 5 Utsatt innlevering... 5 Permisjon som får konsekvenser for studieløpet... 5 Tilrettelegging av studieløp / eksamen... 5 Klage, karakterfastsetting... 6 Formelle feil, eksamen... 6 Avlegge eksamen for 4. gang... 6 Bekymringsmelding... 7 Tap av studierett

2 Søknad om overflytting... 7 Søknad om overflytting... 8 Utvekslingsopphold i utlandet... 8 Andre studentrelaterte saker... 9 Bekymringsmelding... 9 Fusk... 9 Skikkethet... 9 Bachelorgrad Vurdering av tidligere utdanning / faglig kompetanse Klage på opptak Politiattest Samlesaker Overflyttingssøknader Utenlandske studenter Oppholdstillatelser Eksamen som privatist Reservering av studieplass Masteroppgaver... Eksamensprotokoll... Eksamensoppgaver... Studieplan... Brage, publisering... 2

3 Veiledningsavtaler... 3

4 mappe Sakstittel: mappe Navn Klassering: 52 / fødselsnummer Arkivdel: Tilgangskode / Tilgangsgruppe: Offl. jf. fvl. / Ansvarlig: dekan / enhetsleder Kassasjonskode: Kasseres etter 25 år Emne Dokumenttittel Dokumenttype Arkivdel Tilgangskode / Tilgangsgruppe Manglende studiekrav / emner Avslutter studier / oppsigelse Fritak fra eksamen (prøve) Henvendelse vedrørende studieprogresjon U Offl., jf. fvl. Svar vedrørende studieprogresjon I Offl., jf. fvl. Oppsigelse av studierett (-plass) I Offl., jf. fvl. Bekreftelse oppsigelse av studierett (-plass) U Offl., jf. fvl. Søknad om fritak fra eksamen (prøve) I Offl., jf. fvl. Ufordelt seksjon eksamen Vedtak om fritak fra eksamen (prøve) U Offl., jf. fvl. 4

5 Fritak / innpassing av fag Søknad om fritak / innpassing / praksis I Offl., jf. fvl. Vedtak om fritak / innpassing / praksis U Offl., jf. fvl. Utsatt innlevering Søknad om utsettelse av innlevering Ufordelt studieavdelingen I Offl., jf. fvl. Svar på søknad om utsettelse U Offl., jf. fvl. Permisjon som får konsekvenser for studieløpet Søknad om permisjon I Offl., jf. fvl. Svar på søknad om permisjon U Offl., jf. fvl. Tilrettelegging av studieløp / eksamen Søknad om tilrettelagt studieløp, eksamen og/eller praksis Ufordelt seksjon eksamen Vedtak om tilrettelagt studieløp, eksamen og/eller praksis I Offl., jf. fvl. U Offl., jf. fvl. 5

6 Klage, karakterfastset ting Klage på karakterfastsetting fagkode Ufordelt seksjon eksamen I Offl., jf. fvl. Oppnevning av klagesensor U Offl., jf. fvl. Mottakernavn skjermes ikke Protokoll fra klagesensor - fagkode I Offl., jf. fvl. Avsendernavn skjermes ikke Svar på klage på karakterfastsetting - fagkode U Offl., jf. fvl. Formelle feil, eksamen Dersom klagen kommer fra flere studenter opprettes egen sak. Avlegge eksamen for 4. gang Klage over formelle feil ved eksamen Ufordelt seksjon eksamen I Offl., jf. fvl. Vedtak - klage over formelle feil ved eksamen U Offl., jf. fvl. Søknad om 4. gangs eksamensforsøk I Offl., jf. fvl. Ufordelt seksjon eksamen Vedtak om 4. gangs eksamensforsøk U Offl., jf. fvl. 6

7 Bekymringsme lding (Flyttes til sak i sakarkivet dersom meldingen fører til større sak.) Bekymringsmelding I eller N Offl., jf. fvl. Tap av studierett Varsel om tap av studierett U Offl., jf. fvl. Svar på varsel om tap av studierett I Offl., jf. fvl. Vedtak om tap av studierett U Offl., jf. fvl. Søknad om overflytting (fra HBV til annen høgskole) Søknad om overflytting I Offl., jf. fvl. Søknad om overflytting U Offl., jf. fvl. Svar til student, med kopi til oss I Offl., jf. fvl. 7

8 Søknad om overflytting (mellom egne studiesteder, HBV) Utvekslingsopp hold i utlandet Søknad om overflytting Svar på søknad om overflytting Søknad om utvekslingsopphold i utlandet Svar på søknad om utvekslingsopphold I U Offl., jf. fvl. U Offl., jf. fvl. I 8

9 Andre studentrelaterte saker (som ikke skal registreres på studentmappe) Emne Arkivkode Sakstittel Dokumenttittel Dokumenttype Arkivdel Tilgangskode / Tilgangsgruppe Bekymringsmelding Sak fordeles til dekan 539 Bekymringsmelding navn Bekymringsmelding et I, N Sakarkiv Offl., jf. fvl. Referater m.v. X Sakarkiv Offl., jf. fvl. Vedtak U Sakarkiv Offl., jf. fvl. Fusk Sak fordeles til Anne Fængsrud Skikkethet Sak fordeles til Anne Fængsrud 535 Fuskesak navn Diverse dokumenter Ufordelt stud. 534 Skikkethetssak navn Diverse dokumenter Ufordelt stud. Sakarkiv Offl., jf. fvl. Sakarkiv Offl., jf. fvl. 9

10 Bachelorgrad Sak fordeles til Anne Fængsrud 463 Bachelorgrad - navn Søknad om bachelorgrad Ufordelt stud. I Sakarkiv Offl., jf. fvl. Svar på søknad om bachelorgrad U Sakarkiv Offl., jf. fvl. Vurdering av tidligere utdanning / faglig kompetanse Sak fordeles til Anne Fængsrud 514 Søknad om vurdering av tidligere utdanning / faglig bakgrunn - navn Søknad om vurdering av tidligere utdanning / faglig bakgrunn Ufordelt stud. I Sakarkiv Offl., jf. fvl. Svar på søknad om vurdering av tidligere utdanning / faglig bakgrunn U Sakarkiv Offl., jf. fvl. Klage på opptak Sak fordeles til Bjørnar P. Wølner 512 Klage på opptak navn Klage på opptak Politiattest 517 Politiattest med merknad - navn Ufordelt seksjon opptak I Sakarkiv Offl., jf. fvl. Vedtak om klage på opptak U Sakarkiv Offl., jf. fvl. Politiattest med merknad NB: kassasjonskode registreres kasseres etter ett år I Sakarkiv Offl., jf. fvl. 10

11 Oversendelse av politiattest med merknad til nasjonal nemnd for politiattester U Sakarkiv Offl., jf. fvl. Samlesaker Emne Arkivko de Sakstittel Dokumenttittel Dokumenttype Arkivdel Tilgangskode / Tilgangsgruppe Overflyttingssøknad er (fra annen institusjon) Fordeles til dekan 5 Overflyttingssøknader fakultet studieår Søknad om overflytting navn Svar på søknad om overflytting navn I Offl., jf. fvl. U Utenlandske studenter Saken fordeles til Anne Kari Voldum Simonsen 511 Utenlandske / innreisende studenter forkortelse og navn på fakultet - årstall Søknad om opptak navn I Sakarkiv Offl., jf. fvl. Svar på søknad om opptak (Letter of admission ) - navn U Sakarkiv Offl., jf. fvl. 11

12 Oppholdstillatelser Fordeles til Heidi T. Knutsen. 5 Oppholdstillatelser for å studere ved HBV årstall Innvilgelse av midlertidig oppholdstillatelse - navn I Sakarkiv Offl., jf. fvl. Studieprogramavtale navn I / U Sakarkiv Offl., jf. fvl. Akseptering av studietilbud (Letter of acceptance ) - navn I Sakarkiv Offl., jf. fvl. Eksamen som privatist Fordeles til dekan 440 Eksamen som privatist fakultet årstall Søknad om privatisteksamen navn Ufordelt seksjon eksamen I Sakarkiv Offl., jf. fvl. Svar på søknad som privatist navn U Sakarkiv Offl., jf. fvl. Reservering av studieplass Fordeles til Anne Fængsrud 516 Reservering av studieplass Søknad om reservering av studieplass navn Ufordelt stud. I Sakarkiv Offl., jf. fvl. 12

13 Svar på søknad om reservering av studieplass - navn U Sakarkiv Offl., jf. fvl. Masteroppgaver Fordeles til dekan 452 Masteroppgaver fakultet årstall Tittel på oppgave (kan avskrives fortløpende) I Sakarkiv Eksamensprotokoll Fordeles til dekan *) 442 Eksamensprotokoll fakultet - årstall Fagkode navn på eksamen eksamensdato. Eventuell ny versjon av protokoll merkes «Ny versjon» X Sakarkiv Offl., jf. fvl. Eksamensoppgaver Fordeles til dekan *) 451 Eksamensoppgaver fakultet - studieår Fagkode Navn på eksamen kont/ekstraordinær/utsatt eksamensdato X Sakarkiv Studieplan Fordeles til dekan 412 Fakultet Studieplaner Kode Navn på fag vår/høst 2014 X Sakarkiv Brage, publisering Fordeles biblioteksjef 044 Brage - Avtale om elektronisk publisering - er Signert avtale om publisering I Sakarkiv Veiledningsavtaler Fordeles til dekan 54 Fakultet veiledningsavtaler for studenter - studieår *) Dokumenter som gjelder betalingsstudier, skal til studiesjef. Signert veiledningsavtale navn I Sakarkiv Offl., jf. fvl.