Arkivrutiner Studentsaker HBV

Transkript

1 Arkivrutiner Studentsaker HBV 1

2 Korrespondanse om studieforhold skal dokumenteres etter gjeldende lover, forskrifter og prosedyrer. Ved HBV foretas dokumentasjon i P360 og FS. Arkivverdig korrespondanse om en ved HiBV skal journalføres i mappen, i arkivdel STUDENT i P360. Øvrig arkivverdig korrespondanse om forhold journalføres i arkivdel SAK i P360. Dokumentasjon som ikke er arkivverdig, registreres i FS. SAKSTITTEL KLASSERING DOKUMENT DOKUMENTTITTEL JOURNAL- FØRES I P360 DOK. TYPE ARKIVDEL MERKNAD Studentmappe Navn på 52 Fødselsnummer Manglende studiekrav/emner Studieprogresjon Svar vedr. manglende studiekrav/emner Svar vedr. studieprogresjon Avslutter studiene. Brev fra om oppsigelse av studierett Svar på avslutning/oppsig else av studierett fritak fra eksamen eller prøve Oppsigelse av studierett (-plass) Bekreftelse avslutning av studier fritak fra eksamen 2

3 fritak/innpassing av fag Utsettelse innlevering Permisjon som får konsekvenser for studieløpet Tilrettelegging av studieløp, eksamen og/eller praksis fritak fra eksamen fritak/innpassing av fag/praksis fritak/innpassing av fag/praksis utsettelse av innlevering utsettelse permisjon permisjon tilrettelagt studieløp, eksamen og/eller praksis tilrettelagt studieløp, eksamen og/eller praksis Praksisrapporter FS Begrunnelse for karakter Krav om begrunnelse for karakter Klage over Klage - 3

4 Varsel om tap av studierett Bekymringsmelding - Navn karakterfastsettin g Ny sensur Avlegge eksamen for 4. gang Bekymringsmeldin g Bekymringsmeldin g Saksdokumenter i saken Karakterfastsetting Eksamensbesvarelse- Utsending til nye sensorer Protokoll fra klagesensor Svar på klage over karakterfastsetting 4. gangs eksamensforsøk Svar på søknad 4. gangs eksamensforsøk Bekymringsmelding Ja I eller N Varsel om tap av studierett Bekymringsmelding Ja I eller N STUDENT S - Offl. 13, jf. fvl. 13 Flyttes til sak i sakarkivet dersom bekymringsmeldingen fører til større sak. SAK Offl. 13, jf. fvl. 13 Referater m.v. Ja X SAK Offl. 13, jf. fvl. 13 Brev til Vedr. bekymringsmelding 4

5 Overflyttingssøknader Navn på fakultet (ekstern) Overflyttingssøknader (Våre er) overflytting fra annen institusjon 52 Fødselsnummer Vedtak Endelig vedtak overflytting til annen institusjon Brev til ønsket institusjon Svar til, med kopi til oss. overflytting Navn på overflytting Navn på overflytting overflytting Navn på overflytting Ja I SAK Offl. 13, jf. fvl. 13, per studieår, per studieår Søknader om utvekslingsopphold - Studieår 52 Fødselsnummer Søknader om utvekslingsopphol d i utlandet utvekslingsopphold i utlandet Navn på Svar på søknad utvekslingsopphold Navn på Studieprogramavt ale Studieprogramavtale Navn på Ja X STUDENT S - Offl. 13, jf. fvl. 13 Utenlandske er Utveksling per fakultet 516 opptak Namn på Ja I SAK S - Offl. 13, jf. fvl. 13 5

6 per studieår Vurdering av realkompetanse (utenom samordna opptak) Formelle feil Navn på eksamen Eksamen som privatist Navn på fakultet Vurdering av realkompetanse 455 Klage på formelle feil ved eksamen Eksamen som privatist Disiplinærsak 535 Dokumenter i disiplinærsaker opptak realkompetanse Navn på realkompetanse Navn på Klage over formelle feil ved eksamen Svar på klage over formelle feil ved eksamen privatisteksamen Navn på privatisteksamen Navn på Ja U SAK S - Offl. 13, jf. fvl. 13 Ja I SAK Offl. 13, jf. fvl. 13 Ja I SAK/STUDE NT Ja U SAK/STUDE NT Offl. 13, jf. fvl. 13 Egne saker, hvis klage fra flere. Føres på mappe, dersom klagen kommer fra én. Offl. 13, jf. fvl. 13 Ja I SAK Offl. 13, jf. fvl. 13 per fakultet Ja I, N, X, U per fakultet SAK Offl. 13, jf. fvl. 13 Studentmappe Navn 52 Mistanke om fusk Ja I eller STUDENT Offl. 13, jf. fvl. 13 6

7 på Fødselsnummer N Fuskesak Navn på Dokumenter i fuskesak Ja I, N, X og U SAK Offl. 13, jf. fvl. 13 Bekreftet fuskesak, flyttes til egen sak. Skikkethetssak Navn på 536 Dokumenter i skikkethetssak Bekymringsmelding Innkalling til samtale Ja I, N, X, U SAK Offl. 13, jf. fvl. 13 Referat/handlingsplan Oversendelse til skikkethetsnemnda Vedtak Melding om utestenging Møter i skikkethetsnemnda 536 Innkallinger og møtereferater Ja N, X, U SAK Offl. 13, jf. fvl. 13 (Oppnevninger egen sak.) Bachelorgrad (fri bachelor) bachelorgrad fra Bachelorgrad Ja I SAK Vedtak bachelorgrad Ja U SAK Bekreftelser vedr. studieplass og avlagte eksamener Spørsmål om å få bekreftelse på at en person er Høgskoletorget/resepsjon 7

8 ved skolen, og hvor langt i studieløpet vedkommende har kommet. Spørsmål om å få karakterutskrift på norsk/engelsk Spørsmål om å få kopi av diploma supplement Klage på opptak Klager, svar på klager Betinget opptak betinget opptak Svar på søknad om betinget opptak Høgskoletorget/resepsjon Høgskoletorget/resepsjon Ja I og U SAK Offl. 13, jf. fvl. 13 Ja I og U SAK Offl. 13, jf. fvl. 13 Forsinket frammøte ved studiestart Reservering av studieplass Melding fra om forsinket frammøte ved studiestart Brev fra reservering av studieplass Navn på Opptak Ja I SAK Offl. 13, jf. fvl. 13 8

9 Svar på søknad reservering av studieplass Navn på Sykmeldinger/legeatte st Leveres studiested, eksamenskontoret () Deltakelse i utdanning. Tilskudd (tilretteleggingstilskudd o.l.) Forespørsler fra NAV Sendes studiested Vedtak om utestenging fra andre institusjoner Vedtak om utestenging etter UHloven Ja I SAK Offl. 13, jf. fvl Masteroppgaver Navn på fakultet årstall (besvarelse/avhandl.) Eksamensprotokoll Navn på fakultet Masteroppgave Tittel på oppgave Ja I Eksamensprotokoll Eksamensprotokoll fakultet studieretning høst/vår årstall (fra stud ent) SAK per fakultet og år Ja X SAK S - Offl. 13, jf. fvl. 13 per studieår Eksamensoppgaver Navn på fakultet Eksamensoppgaver og eventuelle Fagkode Navn på eksamen Ja X SAK per studieår 9

10 Studieår løsningsforslag kont/ordinær eksamensdato Navn på fakultet Navn på institutt Fagplan/emnekode Brage - Avtale om elektronisk publisering - Studenter 421 Fagplan/emnekode Fagplan/emnekode Navn på fag Avtaler Signert avtale om publisering Ja X SAK per fakultet og institutt (over flere år) Ja I SAK Praksisrapporter JA I 10